內(nèi)部控制視角下事業(yè)單位政府采購管理改進策略探析

王玫

事業(yè)單位在履行社會服務(wù)職能時，需啟動采購程序獲取所需的貨物、工程和服務(wù)，政府作為購買者，通過相應(yīng)手段獲取商品和服務(wù)，旨在提高資源配置效率，保障公共利益。文章首先闡述了內(nèi)控視角下事業(yè)單位強化政府采購管理的重要性，如可提升事業(yè)單位財政資金的使用效率，整頓秩序，有助于單位廉政建設(shè)；其次對采購管理中的常見問題進行了分析，包括單位內(nèi)部控制制度有待完善、政府采購的預算管理機制不足、單位對于供應(yīng)商的管理有待優(yōu)化、單位采購的合同管理不到位等；最后對政府采購策略進行了探討，包括健全內(nèi)部控制制度、完善政府采購預算管理機制、積極做好供應(yīng)商的管理工作、優(yōu)化采購的合同管理工作，以為事業(yè)單位政府采購管理的改進提供理論支持和實踐指導，促進公共資源的有效利用和管理的規(guī)范化。

事業(yè)單位政府采購不僅僅是一項經(jīng)濟活動，更是公共資源的配置和社會責任的體現(xiàn)。政府采購是事業(yè)單位日常運作中不可或缺的一環(huán)，其規(guī)范與高效運作直接關(guān)系到事業(yè)單位公共服務(wù)的質(zhì)量和效益，事業(yè)單位政府采購管理在當前階段面臨著日益復雜的內(nèi)外部挑戰(zhàn)，如果不對其引起足夠的重視，將會引發(fā)資源浪費和效益降低等問題，損害公眾對事業(yè)單位的信任。由此可見，下文從內(nèi)部控制視角出發(fā)，深入研究事業(yè)單位政府采購管理，并提出有效的改進策略，對于事業(yè)單位加強內(nèi)部管理、提高采購效率、降低風險具有重要意義。

內(nèi)控視角下事業(yè)單位強化政府采購管理的重要性

提升事業(yè)單位財政資金的使用效率 強化事業(yè)單位政府采購管理可有效提升財政資金的使用效率。首先，通過建立健全的內(nèi)部控制體系，事業(yè)單位可加強對政府采購活動的全面監(jiān)督和管理，內(nèi)部控制機制將確保采購流程的透明度和規(guī)范性，防范不當行為和濫用資金等風險，有助于消除采購中的非理性行為，確保財政資金用于實現(xiàn)事業(yè)單位的戰(zhàn)略目標，提升資源利用效率。其次，內(nèi)部控制視角下，政府采購管理強調(diào)合規(guī)性和透明度，降低腐敗風險，通過規(guī)范采購程序、建立明確的責任體系和審計機制，可有效減少財政資金被濫用和揮霍的可能性，提高公共資源的配置效率。最后，優(yōu)化政府采購決策過程，確保每一項采購都基于充分的需求分析和成本效益考慮，避免因不合理的決策而浪費財政資金，提高從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強對法規(guī)的遵守和內(nèi)部流程的規(guī)范執(zhí)行，降低因人為因素而引起的資源浪費和資金損失，確保財政資金得到有效使用，提高公共服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)財政資源的最大化利用。

整頓秩序，有助于單位廉政建設(shè) 內(nèi)控機制作為一種管理手段，其目的在于規(guī)范組織內(nèi)部行為，提高運作效率，并防范內(nèi)部不當行為，其在事業(yè)單位政府采購管理中的應(yīng)用尤為重要。首先，事業(yè)單位能夠更好地監(jiān)督和管理政府采購活動，內(nèi)部控制的核心在于明確責任、建立合理的流程和程序，并通過內(nèi)部審計等手段來實時監(jiān)測采購過程，有助于消除信息不對稱，降低內(nèi)部腐敗的可能性，提高決策的透明度和公正性，在政府采購中，有效地規(guī)范采購人員的行為，杜絕違規(guī)操作，從而維護了整個采購環(huán)節(jié)的廉潔。其次，提高事業(yè)單位對采購流程的全面監(jiān)管，減少潛在的違規(guī)風險，建立清晰的流程，事業(yè)單位可更好地追蹤資金使用情況、核查供應(yīng)商資質(zhì)，降低合同履行風險，在內(nèi)控框架下，有效地制定采購計劃，提高采購效率，減少浪費和濫用資源的可能性，達到事業(yè)單位的廉政建設(shè)目標。最后，有助于提高從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)廉政文化，通過內(nèi)部培訓和教育，使從業(yè)人員更好地理解廉政的重要性，在實際操作中增強誠信意識，為從業(yè)人員提供明確的行為規(guī)范和職業(yè)操守，強調(diào)廉政從業(yè)，進一步提升事業(yè)單位的廉政形象。

內(nèi)控視角下事業(yè)單位政府采購管理中的常見問題

單位的內(nèi)部控制制度有待完善 雖然多數(shù)事業(yè)單位已建立了相應(yīng)的內(nèi)控制度，但由于單位本身的管理體系較為復雜，導致內(nèi)控制度難以全面、精細地貫徹執(zhí)行；部門的分散與繁雜使信息流通受到了阻礙，監(jiān)督和協(xié)調(diào)難以到位，進而對政府采購的管理實效造成了不利影響。一方面，由于事業(yè)單位具有非營利性質(zhì)和公共服務(wù)屬性，在工作實踐中部分事業(yè)單位的管理層更關(guān)注如何提升公共服務(wù)水平，對內(nèi)部控制制度建設(shè)的重視程度和資源投入相對不足，導致內(nèi)控制度的實施與推進受到了不利影響。另一方面，事業(yè)單位的人員體制相對固定，內(nèi)部職工在實際工作中容易產(chǎn)生惰性情緒，同時缺乏足夠的創(chuàng)新意識，導致內(nèi)部控制制度的優(yōu)化與改進不夠及時。由此可見，采購作為事業(yè)單位內(nèi)部控制中的重要內(nèi)容，如果內(nèi)控制度建設(shè)不足，將會導致采購管理中出現(xiàn)漏洞或風險隱患。

政府采購的預算管理機制不足 事業(yè)單位受財政撥款限制，預算相對固定，但實際工作中的采購需求難免會受到項目變化、市場波動等方面的影響，導致現(xiàn)有預算管理機制難以靈活應(yīng)對采購方面的變化。首先，政府采購涉及專業(yè)領(lǐng)域和復雜項目，相關(guān)人員對市場行情缺乏深刻了解，難以準確評估采購成本，預算在設(shè)定時存在較大的不確定性和誤差。其次，事業(yè)單位政府采購預算管理機制存在信息不對稱和缺乏透明度的問題，采購活動中的各環(huán)節(jié)缺乏及時、準確的信息反饋，導致預算控制難以精準進行。最后，管理層對采購預算的監(jiān)管不嚴格，對預算執(zhí)行過程缺乏有效監(jiān)控，導致采購行為容易偏離預定的預算路徑。

單位對于供應(yīng)商的管理有待優(yōu)化

部分事業(yè)單位的供應(yīng)商準入標準和審核機制相對較為寬松，導致供應(yīng)商的素質(zhì)參差不齊，有一些供應(yīng)商缺乏必要的資質(zhì)和實力，但由于準入門檻不明確或執(zhí)行不力，其仍能參與采購活動，增加了采購風險。與此同時，事業(yè)單位在供應(yīng)商的選取中過于偏重價格因素，而忽視了供應(yīng)商的綜合實力和服務(wù)能力，雖然采購成本可能降低，但也容易導致服務(wù)質(zhì)量不穩(wěn)定，出現(xiàn)供應(yīng)鏈中斷等風險。此外，部分事業(yè)單位在供應(yīng)商管理過程中缺乏系統(tǒng)化的評估和監(jiān)管機制，對供應(yīng)商的評價和風險管理不夠全面和及時，導致一些不良供應(yīng)商長期存在而未被發(fā)現(xiàn)，為事業(yè)單位的運營帶來了不必要的風險。

單位采購的合同管理不到位 事業(yè)單位政府采購涉及復雜項目和專業(yè)領(lǐng)域，合同涵蓋內(nèi)容較多，然而部分從業(yè)人員缺乏足夠的法律和合同管理知識，導致合同在制定和管理上面臨一定難題。首先，事業(yè)單位合同管理的組織結(jié)構(gòu)和人員配置不足，缺乏專業(yè)的合同管理團隊或?qū)Ｂ毴藛T，在合同履行過程中遇到問題時難以迅速地響應(yīng)和解決，合同管理的及時性和效率性受到了影響。其次，事業(yè)單位預算有限和資源分配差，合同管理系統(tǒng)的建設(shè)和信息化水平滯后，影響了合同履行情況的實時監(jiān)控和評估，存在信息不對稱和透明度不足等問題，在合同履行過程中容易出現(xiàn)關(guān)鍵信息的缺失，難以實現(xiàn)全面、準確的合同管理。最后，事業(yè)單位在合同管理的培訓和教育方面投入不足，從業(yè)人員對合同管理的重要性認識不足，缺乏合同意識和法律風險防范意識。

內(nèi)部控制視角下的事業(yè)單位政府采購策略

樹立風險防控意識，健全內(nèi)部控制制度 一方面，事業(yè)單位要樹立風險防控意識、健全內(nèi)部控制制度，建立全員參與的風險管理文化，通過培訓、宣貫等手段，加強單位內(nèi)部對風險的正確認知，讓全體職工都能深刻理解和敢于承擔風險防控的職責，建立完善的內(nèi)部控制制度，包括規(guī)范的流程和明確的權(quán)限體系，確保資源分配和使用的透明度和合理性，充分應(yīng)用科技手段，借助信息系統(tǒng)實現(xiàn)對流程的實時監(jiān)控和數(shù)據(jù)的及時分析，提高對潛在風險的感知和預警能力。另一方面，建立定期的內(nèi)部審計機制，通過獨立的審計程序來評估內(nèi)部控制的有效性，及時發(fā)現(xiàn)和糾正潛在問題，強化對關(guān)鍵崗位人員的培訓，提高其對風險的識別和應(yīng)對能力，確保內(nèi)部控制的全面性和持續(xù)性，設(shè)立風險管理委員會或?qū)Ｂ毴藛T，負責協(xié)調(diào)和推動整個風險管理工作，確保風險防控工作在單位戰(zhàn)略和運營層面得到有效融入，形成一體化的風險管理體系，使事業(yè)單位在面對外部和內(nèi)部變化時能從容穩(wěn)健地應(yīng)對各類風險挑戰(zhàn)，并為政府采購活動提供有力的內(nèi)控管理支撐。

完善政府采購預算管理機制 事業(yè)單位要確保采購預算的科學性、規(guī)范性。首先，建立規(guī)范的政府采購預算編制流程，確保采購計劃在預算編制中得到充分考慮，制定明確的政府采購預算標準和指南，以便各部門能夠根據(jù)具體需求進行合理的采購預算安排，將政府采購的預算計劃與年度預算編制過程相銜接，確保采購計劃與整體的財政預算相協(xié)調(diào)，建立政府采購計劃與年度預算聯(lián)動機制，使采購計劃在早期便納入預算編制過程，確保資源的有效配置，建立定期的政府采購支出評估機制，對采購支出的實際執(zhí)行情況進行定期的監(jiān)測和評估，及時發(fā)現(xiàn)偏差并調(diào)整采購計劃，保障支出的合理性和計劃性。其次，在實際工作中確保采購預算管理的各環(huán)節(jié)都經(jīng)過了嚴格的審批和核準，包括確定編制周期、相關(guān)部門的協(xié)同工作，加強預算草案的審核和審批流程，規(guī)范責任主體，明確各個部門在預算編制中的職責和權(quán)限，確保責任的明確性和透明度，建立責任主體清單，明確各級管理人員在預算編制中的具體職責，避免信息不對稱和責任不明確等問題，明確預算項目的劃分標準和方法，確保每個項目都有清晰的界定和分類，建立統(tǒng)一的預算科目和編碼體系，規(guī)范會計核算規(guī)則。

積極做好供應(yīng)商管理工作 一方面，事業(yè)單位要制定全面、規(guī)范的供應(yīng)商評估標準和指標，包括質(zhì)量、交付能力及社會責任等多個方面，同時建立統(tǒng)一的評估模型，通過量化方法對供應(yīng)商的綜合實力進行評估，建立供應(yīng)商檔案，詳細記錄每個供應(yīng)商的基本信息、業(yè)績、證照等相關(guān)資料，以便定期進行評估和分類，還應(yīng)確保評估工作的及時性和連續(xù)性，定期對供應(yīng)商進行評估，根據(jù)評估結(jié)果對其進行分類，分別確定合格供應(yīng)商和潛在改進供應(yīng)商，并針對性地進行管理。另一方面，明確社會責任標準，將其納入供應(yīng)商評估體系，使其成為供應(yīng)商合作的重要考量因素，包括環(huán)保、勞工權(quán)益、道德商業(yè)實踐等方面，確保供應(yīng)商在經(jīng)營中充分考慮社會和環(huán)境的可持續(xù)性，設(shè)立社會責任審核機制，對供應(yīng)商進行定期的社會責任審查，確保其業(yè)務(wù)活動符合相關(guān)的法規(guī)和倫理標準，建立合作方自查和第三方社會責任審核相結(jié)合的方式，提高審核的客觀性和可信度，在合同中明確社會責任要求，與供應(yīng)商簽訂誠信經(jīng)營協(xié)議，承諾遵守相關(guān)法規(guī)和履行社會責任，規(guī)范供應(yīng)商行為。

優(yōu)化采購合同管理工作 事業(yè)單位在政府采購管理中，要建立健全的合同管理體系，包括明確的合同管理流程、責任主體，規(guī)范的合同模板和標準條款，確保合同的一致性和合法性，制定明確的合同管理政策，明確合同管理的目標和原則，統(tǒng)一合同管理的標準和流程，提高管理的規(guī)范性和效率。與此同時，事業(yè)單位可根據(jù)實際情況采用信息化手段來強化合同管理工作，建立電子合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對合同的全生命周期管理，包括合同的起草、審批、簽訂、履行和結(jié)算等環(huán)節(jié)，以提高合同管理的透明度和操作性，在合同履行方面強化對供應(yīng)商的監(jiān)督與評估，建立履約評價機制，對供應(yīng)商的履約情況進行定期評估，形成履約記錄，以為今后的供應(yīng)商選擇提供參考。此外，要積極做好合同變更和風險管理工作，確保在合同履行過程中及時應(yīng)對各類風險和變更需求，保障采購項目的順利完成，加強對采購人員和相關(guān)工作人員的培訓，提高合同管理的專業(yè)水平和風險防范意識，使其能夠應(yīng)對合同管理中的各類挑戰(zhàn)，實現(xiàn)事業(yè)單位采購合同管理工作的優(yōu)化，提高采購項目的合規(guī)性和效率，為單位的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

事業(yè)單位的政府采購是一項復雜且重要的任務(wù)，事業(yè)單位要不斷加強內(nèi)部控制，以此提高政府采購管理水平。在實際工作中，事業(yè)單位要全面查找、精準定位、及時發(fā)現(xiàn)政府采購管理中存在的問題或不足，并根據(jù)現(xiàn)實情況采用科學有效的優(yōu)化與應(yīng)對方式，首先要樹立良好的風險防控意識，通過健全內(nèi)控制度來為政府采購提供支持和保障，同時要不斷完善政府采購預算管理機制，并且積極做好供應(yīng)商管理和采購合同管理等工作。此外，事業(yè)單位要結(jié)合自身實際，吸收和學習同類型工作的先進經(jīng)驗，以此不斷提升政府采購管理的效率及質(zhì)量。

（作者單位：項城市城市管理局項城市城市管理執(zhí)法大隊）