淺析新醫(yī)改背景下如何做好醫(yī)院檔案管理工作

文/劉麗

醫(yī)院日常管理內(nèi)容多，其中醫(yī)院檔案管理是日常管理工作的一個(gè)重點(diǎn)。隨著醫(yī)療改革的持續(xù)深入以及信息化技術(shù)在醫(yī)院不同科室、不同管理部門的應(yīng)用，對(duì)檔案管理工作提出了更高要求，并強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)檔案工作管理的規(guī)范化，提升檔案管理質(zhì)量與效率。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中還存在一些不足，需要在分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上給出對(duì)策，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范，發(fā)揮檔案在醫(yī)院不同方面工作的應(yīng)用價(jià)值。

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的意義

新醫(yī)改背景下對(duì)醫(yī)院檔案工作管理有著更高要求，其中規(guī)范化管理是基本要求之一。同時(shí)加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

提升檔案管理效率。醫(yī)院日常管理工作中產(chǎn)生的檔案較多，通過加強(qiáng)規(guī)范化管理，能夠確保不同部門、不同科室規(guī)范完成各種檔案的收集、整理、保存、利用等。相對(duì)于醫(yī)院檔案管理的隨機(jī)性，通過規(guī)范化管理可保證檔案管理各項(xiàng)工作都有明確的標(biāo)準(zhǔn)、流程與要求，更有利于檔案管理人員在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，促使檔案管理效率的持續(xù)提高，進(jìn)而為醫(yī)院的管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)開展提供支持。

確保檔案資料的完整性與安全性。醫(yī)院檔案較多，在管理時(shí)容易出現(xiàn)檔案損壞、檔案丟失等問題。而通過加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，能夠通過規(guī)范化的要求完成各類檔案信息的保存、存儲(chǔ)、備份等，降低檔案丟失或損壞風(fēng)險(xiǎn)，有效保證檔案資源的完整性、安全性，為檔案信息的實(shí)際應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，兼顧醫(yī)院與患者的權(quán)益。

促進(jìn)對(duì)醫(yī)院檔案的有效使用。醫(yī)院檔案信息在醫(yī)院不同管理工作中發(fā)揮著重要作用，如臨床典型患者的病案資料能夠?yàn)榕R床科研、醫(yī)療、教學(xué)工作提供素材；而醫(yī)院人事檔案則可為醫(yī)院人事改革與變動(dòng)提供參考，提升醫(yī)院人力資源管理水平，發(fā)揮不同醫(yī)務(wù)人員的作用。相對(duì)于早期醫(yī)院檔案管理，通過加強(qiáng)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，能夠更好開發(fā)與利用不同檔案資源，進(jìn)而為臨床醫(yī)學(xué)、醫(yī)務(wù)人員崗位調(diào)配、職位晉升、攻克醫(yī)學(xué)難題等提供依據(jù)。通過對(duì)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，能更好發(fā)揮檔案的作用，提升對(duì)檔案資源的利用率。

促進(jìn)醫(yī)院管理水平的提升。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的一個(gè)重要部分，通過加強(qiáng)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，并進(jìn)一步影響醫(yī)院的人事管理、醫(yī)療管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等相關(guān)工作，可促進(jìn)其他方面管理水平的提升。通過多方面管理水平的提升，將整體提高醫(yī)院管理水平，促使醫(yī)院能夠運(yùn)用現(xiàn)代管理學(xué)思想、管理方法等開展日常管理，提升醫(yī)院管理的科學(xué)性與規(guī)范性。

符合新醫(yī)改的具體要求。與早期管理相比，新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院多個(gè)方面的管理工作提出了更高的要求，而檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，也需要滿足新醫(yī)改的相關(guān)要求。通過加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理，更好地適應(yīng)新醫(yī)改要求，能為醫(yī)療改革提供各方面的檔案信息支持，提升新醫(yī)改決策的科學(xué)性、有效性。

醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理現(xiàn)狀

檔案管理流程的規(guī)范化不足。盡管在醫(yī)院檔案管理中強(qiáng)調(diào)規(guī)范化，但是部分醫(yī)院在檔案管理期間的流程本身存在不規(guī)范性。如在檔案管理方面沒有明確的規(guī)范流程，同時(shí)管理流程也不統(tǒng)一，沒有充分考慮不同檔案資料的管理特點(diǎn)，致使流程規(guī)范化不足，造成檔案管理中出現(xiàn)部分信息重復(fù)、信息不完整、檔案管理信息分類混亂等問題，影響檔案管理效果。

檔案管理信息化程度較低。新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子化檔案管理的轉(zhuǎn)變，提升了醫(yī)院檔案管理的信息化程度。但是檔案管理信息化程度較低，不同醫(yī)院在檔案管理信息化水平方面參差不齊，同時(shí)醫(yī)院其他相關(guān)系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)兼容，無(wú)法完成信息共享。此外，醫(yī)院檔案信息較多，但信息化程度較低使信息檢索效率不高，影響對(duì)檔案中各類信息的利用，不能更好地發(fā)揮檔案信息在醫(yī)院管理方面的作用。

檔案管理相關(guān)制度不健全，制度執(zhí)行不到位。不同醫(yī)院根據(jù)檔案管理的規(guī)范化要求制定了相應(yīng)的管理制度，但是管理制度不健全，不夠精細(xì)化，側(cè)重于整體檔案規(guī)范化管理，未能充分考慮醫(yī)院各類檔案的特點(diǎn)以及實(shí)際管理需求。部分醫(yī)院雖然有檔案管理制度，也能夠定期更新，但是因?yàn)槿狈ΡO(jiān)督以及沒有對(duì)檔案管理進(jìn)行績(jī)效考核，造成制度在實(shí)際指導(dǎo)檔案管理工作過程中存在執(zhí)行不到位的情況，沒有充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)以及規(guī)范化管理作用，影響醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化開展。

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理措施

持續(xù)規(guī)范醫(yī)院檔案管理流程。醫(yī)院在檔案工作規(guī)范化管理中需要有規(guī)范的醫(yī)院檔案管理流程，并結(jié)合新醫(yī)改的發(fā)展持續(xù)調(diào)整。結(jié)合醫(yī)院不同檔案特點(diǎn)，針對(duì)不同檔案類型確定出統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保不同類型醫(yī)院檔案在分類、檔案編號(hào)、檔案存儲(chǔ)、檔案使用、檔案查閱等方面有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。確保醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范整個(gè)管理流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化?？紤]到檔案管理人員在整個(gè)醫(yī)院檔案管理工作中的重要性，可從檔案管理基本知識(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與要求、檔案管理信息化、檔案管理相關(guān)軟件操作等知識(shí)與技能出發(fā)，加強(qiáng)培訓(xùn)，通過定期開展檔案管理培訓(xùn)，幫助醫(yī)院檔案管理員工提高醫(yī)院檔案管理知識(shí)與技能，按照要求完成對(duì)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理。通過對(duì)醫(yī)院檔案管理流程的規(guī)范與統(tǒng)一，提升醫(yī)院檔案規(guī)范化管理質(zhì)量。

提升醫(yī)院檔案管理的信息化程度。醫(yī)院在檔案管理方面不僅需要注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，還需要提高檔案管理的信息化程度。應(yīng)強(qiáng)調(diào)電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，并注重該系統(tǒng)與醫(yī)院其他相關(guān)系統(tǒng)的兼容與部分信息的共享，實(shí)現(xiàn)不同管理系統(tǒng)的信息聯(lián)動(dòng)，提升醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化與高效性。運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、查詢與檢索。重視大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等在醫(yī)院檔案信息管理中的應(yīng)用。為了提升醫(yī)院檔案管理的信息化程度，要做好硬件設(shè)備的支持工作，如購(gòu)置高性能計(jì)算機(jī)、高性能快速讀取存儲(chǔ)設(shè)備、較好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保醫(yī)院檔案管理有較好的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。醫(yī)院檔案信息化管理過程中也需要做好信息防護(hù)，避免檔案信息可能被非法獲取、非法篡改或者泄露等，要求檔案管理人員及時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)信息備份、通過相關(guān)加密技術(shù)以及訪問控制等確保信息化背景下醫(yī)院檔案管理的安全性。

持續(xù)完善醫(yī)院檔案管理制度并強(qiáng)調(diào)執(zhí)行力。醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理過程中需要不斷完善管理制度，強(qiáng)調(diào)管理制度的精細(xì)化，依據(jù)醫(yī)院基建檔案、病歷檔案、人事檔案、文書檔案、科研檔案等各類檔案的重要性、數(shù)據(jù)量等制定出符合各類檔案管理內(nèi)容的管理制度，提升管理制度的精細(xì)化程度，通過更加具體、詳細(xì)、規(guī)范的管理制度確保醫(yī)院不同檔案管理工作的規(guī)范化開展。精細(xì)化的檔案管理制度可讓不同檔案管理崗位工作人員結(jié)合檔案類型、范圍、分類、保管期限、管理要求等完成管理，指導(dǎo)醫(yī)院各類檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范性。為了讓醫(yī)院檔案管理制度有效實(shí)施，需要落實(shí)檔案管理責(zé)任制，明確不同人員在檔案管理中的責(zé)任、義務(wù)、工作內(nèi)容等，保證權(quán)責(zé)對(duì)等，確保不同檔案管理制度能夠執(zhí)行到位。在檔案管理制度執(zhí)行期間，還可加入考核機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制、溝通機(jī)制以及反饋機(jī)制等，通過考核評(píng)價(jià)、激勵(lì)措施，確保不同人員能夠按照要求開展檔案管理工作，提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量與管理效率。通過溝通機(jī)制，促進(jìn)不同部門、不同科室與醫(yī)院檔案管理室的溝通與協(xié)調(diào)，提升檔案管理效率，并收集不同部門對(duì)檔案管理的意見建議。通過反饋機(jī)制的應(yīng)用，便于患者、醫(yī)護(hù)人員、檔案管理人員、醫(yī)院行政管理人員等參與到檔案管理中，并提出對(duì)檔案管理的建議等，能夠?qū)︶t(yī)院檔案管理流程的優(yōu)化以及檔案規(guī)范化管理提供動(dòng)力，對(duì)做的不好的方面進(jìn)行調(diào)整，從而為不同人員提供更加便捷、安全的檔案信息，提升對(duì)檔案信息的有效利用。

醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理對(duì)提高檔案管理效率與管理質(zhì)量、促進(jìn)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提升有積極作用。不同醫(yī)院在檔案管理過程中應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并重視基礎(chǔ)設(shè)施的投入，依靠現(xiàn)代信息化技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案管理的信息化程度。對(duì)醫(yī)院檔案管理人員需要定期加強(qiáng)知識(shí)與能力的培訓(xùn)，確保不同檔案管理人員符合新醫(yī)改背景下的檔案管理要求。在醫(yī)院檔案規(guī)范化管理中還需要不斷總結(jié)，聽取來自各方的建議，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化以及服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)提升。