人防工程檔案流程優(yōu)化管理研究

[摘 要]本文旨在探討人防工程檔案流程優(yōu)化管理的意義、現(xiàn)狀及方法，通過深入分析檔案流程優(yōu)化管理的框架和實(shí)施路徑，提出針對性的建議，以提升人防工程檔案管理的效率和效果。

[關(guān)鍵詞]人防工程；檔案流程；優(yōu)化管理；思考分析

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和城市化進(jìn)程的加快，地下空間開發(fā)利用不斷推進(jìn)，人防工程建設(shè)步入了快車道。人防工程是國防工程的重要組成部分，作為重要的基礎(chǔ)設(shè)施，是履行人民防空“戰(zhàn)時(shí)防空、平時(shí)服務(wù)、應(yīng)急支援”使命職能的重要物質(zhì)保障。在城市建設(shè)和地下空間開發(fā)利用過程中發(fā)揮著十分重要的作用。新形勢下做好人防工程建設(shè)的同時(shí)也離不開一套科學(xué)、完善的人防工程檔案管理體系的支撐，人防工程檔案對國家的戰(zhàn)略安全而言意義重大，是和平時(shí)期人防規(guī)劃建設(shè)、平時(shí)開發(fā)利用和維護(hù)管理的重要政策依據(jù)。本文圍繞人防工程檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，進(jìn)一步研究分析優(yōu)劣勢、機(jī)遇和挑戰(zhàn)，提出優(yōu)化人防工程檔案管理思路和對策。

一、人防工程檔案的特殊性

人防工程檔案是指人防工程項(xiàng)目建設(shè)管理全過程中，相關(guān)單位及部門的項(xiàng)目建設(shè)信息[1]。通常情況下，該檔案中的信息載體呈現(xiàn)多樣化特征，具體包含文字、影像視頻資料、音頻、數(shù)據(jù)等的建設(shè)記錄。人防工程檔案中涉及許多項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵信息，這使得該檔案的戰(zhàn)略性及信息性價(jià)值凸顯。因此，該工程檔案具有極強(qiáng)的特殊性，需要設(shè)置相應(yīng)的檔案的信息保密及安全保護(hù)措施。并且，因?yàn)槿朔拦こ添?xiàng)目建設(shè)對于國家安全起到重要的作用，因此，該工程檔案在設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、材料選擇等環(huán)節(jié)，都具有一定的專業(yè)性、針對性。相較民用建筑建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)更高，防護(hù)能力更強(qiáng)，這些特定因素也決定了人防工程檔案與一般建筑工程而言，擁有其自身的特殊性與復(fù)雜性[2]。

二、人防工程檔案管理現(xiàn)狀

人防工程檔案流程是指對國防工程項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到維護(hù)、改造等全過程中的各種文件、圖紙、資料等進(jìn)行收集、整理、歸檔和管理的過程。目前包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

（一）檔案收集

在人防工程建設(shè)過程中，各個(gè)部門和單位會(huì)不斷產(chǎn)生各種檔案信息，如工程設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、驗(yàn)收報(bào)告等。檔案收集工作就是將這些分散的檔案信息進(jìn)行集中收集，以便后續(xù)的整理和分類。

1.人防工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集工作，與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。項(xiàng)目申請立項(xiàng)時(shí)，即應(yīng)開始進(jìn)行文件資料的積累、整理、審查工作；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)完成工程技術(shù)文件材料的鑒定和歸檔工作。

2.建設(shè)單位在與人防工程設(shè)計(jì)、施工等有關(guān)單位簽訂合同（協(xié)議）時(shí)，明確工程建檔的責(zé)任和要求。工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，各有關(guān)單位應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)，做好工程檔案資料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作。建設(shè)單位統(tǒng)一收集歸檔范圍的檔案資料，按時(shí)整理、移交市人防辦，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

3.人防工程檔案資料立卷分工。工程準(zhǔn)備階段文件、竣工驗(yàn)收文件由建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集、整理；監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理；施工文件、竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)收集、整理后，移交立卷歸檔。

4.人防工程新建、續(xù)建、擴(kuò)建、加固改造和口部處理工程竣工后，都按規(guī)定編制竣工圖?？⒐D必須圖物相符，并經(jīng)施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人和監(jiān)理工程師（建設(shè)單位技術(shù)負(fù)責(zé)人）審簽[3]。

5.在繪制人防工程檔案的竣工圖時(shí)需要根據(jù)不同的項(xiàng)目工程情況，確定相應(yīng)竣工圖的形式。首先，針對發(fā)生施工變更的情況，施工單位可以在最初的施工圖中加上“竣工圖”的相關(guān)標(biāo)志，作為該項(xiàng)目的竣工圖。其次，針對在施工過程中發(fā)生一般設(shè)計(jì)變更的工程，需要在最初的施工圖中進(jìn)行圖紙一般設(shè)計(jì)變更的信息補(bǔ)充。在最初的施工圖紙中完成設(shè)計(jì)補(bǔ)充及修改后，施工單位的負(fù)責(zé)人在修改后的施工圖紙中標(biāo)明設(shè)計(jì)變更部分，并將相應(yīng)的施工說明等信息記錄在設(shè)計(jì)圖紙之中加上“竣工圖”的相關(guān)標(biāo)志，作為該項(xiàng)目的竣工圖。再次，針對出現(xiàn)重大項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更的工程，如改變項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)及平面布置等。施工項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要根據(jù)實(shí)際的施工情況，重新繪制施工圖紙。根據(jù)重大施工設(shè)計(jì)變更的實(shí)際原因，確定重新繪圖方案。如果是設(shè)計(jì)原因則需要設(shè)計(jì)單位進(jìn)行重新繪圖。如果是施工原因，則由施工單位負(fù)責(zé)。施工單位在竣工后在新設(shè)計(jì)圖紙中加上“竣工圖”的相關(guān)標(biāo)志，作為該項(xiàng)目的竣工圖，并附有關(guān)記錄和說明，作為竣工圖。最后，針對工程加固區(qū)域處理，需要將相關(guān)項(xiàng)目的竣工圖資料分類整理，并在原圖案卷內(nèi)進(jìn)行補(bǔ)充說明。

6.人防工程建設(shè)單位把好人防工程檔案資料驗(yàn)收關(guān)。在工程竣工之前，檔案管理人員應(yīng)按歸檔范圍對人防工程檔案資料進(jìn)行審核。及時(shí)做好立卷歸檔。人防工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收工程檔案。凡工程檔案不完整、不正確的，不能通過竣工驗(yàn)收，也不得評為優(yōu)良工程。

7.歸檔的文件、資料、圖紙，要字跡清楚，圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。案卷質(zhì)量要符合國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。

（二）檔案整理

對所有歸檔的檔案資料進(jìn)行分類和編目。一般按照工程項(xiàng)目的各個(gè)階段、專業(yè)領(lǐng)域、文檔類型等進(jìn)行分類，例如：規(guī)劃階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段、驗(yàn)收階段、維護(hù)階段和平時(shí)使用階段等。也可以按照不同的專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行分類，如建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等。對每個(gè)分類的檔案資料進(jìn)行整理。包括檔案盒的制作、檔案袋的準(zhǔn)備、檔案編號的編寫、檔案題名的填寫等[4]。同時(shí)，還需要對每個(gè)檔案盒內(nèi)的檔案資料進(jìn)行逐一核對，確保每個(gè)檔案盒內(nèi)的資料完整、準(zhǔn)確、清晰。將整理好的檔案資料按照分類和編號順序裝入檔案盒中。裝盒時(shí)需要注意檔案盒內(nèi)的資料數(shù)量、順序和擺放方式，以便后續(xù)的檔案檢索和管理。將裝好檔案盒的檔案資料按照分類和編號順序上架。上架時(shí)需要注意檔案盒的位置和擺放方式，確保整個(gè)檔案室的整潔和規(guī)范。對所有歸檔的檔案資料進(jìn)行備份，以防止檔案資料的丟失和損壞。備份可以采用電子版和紙質(zhì)版兩種形式，同時(shí)還需要定期進(jìn)行備份更新和維護(hù)。

（三）檔案存儲(chǔ)

整理好的檔案信息需要選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，以保障檔案信息的安全性和可靠性。對于重要的檔案信息，還需要進(jìn)行備份和加密處理。

（四）檔案管理

檔案管理包括對檔案的日常管理和維護(hù)工作，如檔案的存放、清繳、銷毀等。同時(shí)，還需要制訂應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對突發(fā)事件對檔案造成的損害。

三、人防工程檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

部分單位和檔案管理人員對于檔案管理的重視程度不足，未形成檔案管理意識(shí)，缺乏專業(yè)的檔案管理人才。例如，有些部門的檔案管理崗位由其他崗位人員兼任，檔案管理人員并未受到專業(yè)知識(shí)技術(shù)培訓(xùn)，對檔案的收集、整理、分類、存儲(chǔ)和利用等流程不熟悉，難以保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性[5]。

（二）檔案利用程度低

盡管人防工程檔案具有重要的利用價(jià)值，但由于各種原因，當(dāng)前利用程度并不高。例如，很多單位大部分檔案資源被束之高閣，沒有得到充分的開發(fā)和利用，無法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。此外，由于檔案管理的方式落后，很多有價(jià)值的檔案信息沒有被有效地整合和挖掘，導(dǎo)致檔案資源的浪費(fèi)。

（三）檔案信息安全問題突出

人防工程檔案中包含諸多國家軍事機(jī)密，其安全性至關(guān)重要。然而，當(dāng)前很多單位的檔案管理存在較大的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。例如，一些單位在檔案管理中，未實(shí)施嚴(yán)格的信息安全措施，導(dǎo)致檔案信息可能被非法訪問、篡改或竊取。同時(shí)，部分檔案管理部門的工作人員信息安全意識(shí)較差，可能無意中泄露敏感信息，嚴(yán)重威脅到國家安全。

四、優(yōu)化人防工程檔案流程管理的舉措

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

應(yīng)通過宣傳和教育，使各級領(lǐng)導(dǎo)和員工認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。例如，可以組織定期的檔案管理培訓(xùn)，邀請業(yè)內(nèi)專家進(jìn)行授課，以具體案例來解析檔案管理不當(dāng)可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)和損失。同時(shí)，對于檔案管理崗位，應(yīng)盡量設(shè)置具備相關(guān)專業(yè)背景和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的人員，以提高檔案管理的專業(yè)性和規(guī)范性。

（二）創(chuàng)新檔案管理手段

實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和查詢，這樣的系統(tǒng)通常具有自動(dòng)化分類、整理和索引功能，可以顯著減少人工操作，提高管理效率。同時(shí)，對于紙質(zhì)檔案，可以考慮引入數(shù)字化掃描技術(shù)，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便于查詢和使用。

（三）提高檔案利用價(jià)值

加強(qiáng)檔案信息資源的整合，提高檔案信息資源的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。例如，可以建立完善的檔案檢索系統(tǒng)和目錄，提供多種查詢方式和途徑，如關(guān)鍵詞查詢、主題分類查詢等，提高用戶獲取檔案信息的效率和準(zhǔn)確性。

可以開展檔案數(shù)據(jù)分析服務(wù)，將大量的檔案信息進(jìn)行分析和挖掘，提取出有價(jià)值的信息和知識(shí)，為使用者的決策和管理提供參考。例如，可以對大量的工程設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、驗(yàn)收報(bào)告等檔案信息進(jìn)行分析和挖掘，發(fā)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)中的不足之處，為工程設(shè)計(jì)和施工提供參考。推廣數(shù)字化檔案利用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，使得用戶可以更加方便地獲取和使用檔案信息。例如，可以通過數(shù)字化掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，支持線上檔案查詢，提高檔案利用的便捷性和效率。建立用戶反饋機(jī)制，了解用戶對檔案利用的需求和反饋，不斷優(yōu)化檔案管理流程和服務(wù)?？梢酝ㄟ^調(diào)查問卷、在線評價(jià)等方式收集用戶反饋，針對用戶的需求和反饋不斷改進(jìn)檔案管理流程和服務(wù)，提高檔案利用價(jià)值和使用體驗(yàn)。

（四）加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理

對于重要的檔案信息，應(yīng)定期進(jìn)行備份和恢復(fù)演練，確保能夠及時(shí)恢復(fù)檔案信息，避免損失。采取措施保障檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性和可靠性。例如，對于重要的檔案信息，應(yīng)采用專業(yè)的存儲(chǔ)設(shè)備和技術(shù)，確保檔案信息不會(huì)損壞或丟失。

應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的利用和訪問權(quán)限，避免無關(guān)人員獲取敏感信息。例如，對于敏感的檔案信息，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行保護(hù)，只有授權(quán)人員才能訪問和使用。定期對檔案管理工作進(jìn)行安全審計(jì)和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)可能存在的安全隱患。例如，可以定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全審計(jì)，檢查系統(tǒng)是否存在漏洞或者后門，確保系統(tǒng)的安全性和可靠性。

（五）建立檔案管理評估機(jī)制

為了更客觀、全面地評估檔案管理工作，可以引入第三方評估機(jī)構(gòu)來進(jìn)行評估。例如，可以聘請專業(yè)的檔案管理工作人員或機(jī)構(gòu)來進(jìn)行評估，提出改進(jìn)意見和建議。應(yīng)建立良好的反饋機(jī)制，及時(shí)將評估結(jié)果和改進(jìn)意見反饋給檔案管理部門或人員，以便及時(shí)改進(jìn)和優(yōu)化工作流程。例如，可以定期召開檔案管理工作會(huì)議，將評估結(jié)果和改進(jìn)意見進(jìn)行傳達(dá)和討論，制訂相應(yīng)的改進(jìn)措施。建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際表現(xiàn)，進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰，提高檔案管理人員的工作積極性，培養(yǎng)其形成崗位責(zé)任意識(shí)。

（六）加強(qiáng)與現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的結(jié)合

國防工程檔案可以借助云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效存儲(chǔ)和管理。通過將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在云端，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理和備份，提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)，云計(jì)算技術(shù)還可以提供靈活的存儲(chǔ)空間，滿足檔案數(shù)據(jù)不斷增長的需求。通過對大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，可以提取出有價(jià)值的信息和知識(shí)，為決策提供支持。例如，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對國防工程檔案中的施工記錄、驗(yàn)收報(bào)告等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘，發(fā)現(xiàn)問題和不足之處，提出改進(jìn)建議。

利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐步電子化。這可以便于檔案的存儲(chǔ)、管理和檢索。通過掃描、OCR等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并利用云存儲(chǔ)等技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，可以通過權(quán)限控制，實(shí)現(xiàn)在線檔案借閱和歸還，避免傳統(tǒng)檔案管理中存在的檔案損壞、丟失等問題。通過“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線利用。例如，通過建立在線檔案數(shù)據(jù)庫，提供關(guān)鍵詞檢索、全文檢索等功能，方便用戶快速找到所需檔案。同時(shí)，可以利用人工智能技術(shù)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和挖掘，提供更精準(zhǔn)的檔案服務(wù)。利用App、小程序等移動(dòng)端技術(shù)，實(shí)現(xiàn)在手機(jī)、平板等設(shè)備上隨時(shí)隨地訪問國防工程檔案。移動(dòng)端服務(wù)可以提供更便捷的檔案利用方式，提高檔案服務(wù)的效率和用戶滿意度。

通過“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，建立數(shù)字化檔案館。數(shù)字化檔案館可以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、管理和利用，提高檔案管理的效率和便利性。同時(shí)，數(shù)字化檔案館可以提供更豐富的展示形式，如利用虛擬現(xiàn)實(shí)、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)等技術(shù)，使檔案呈現(xiàn)更加生動(dòng)、形象。通過物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)國防工程檔案的智能化管理。例如，利用人工智能技術(shù)對檔案進(jìn)行自動(dòng)分類、編目等處理；利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案庫房進(jìn)行智能監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)盤點(diǎn)、智能排架等功能。

結(jié)束語

綜上所述，人防工程檔案流程優(yōu)化管理是提高工程建設(shè)和管理效率的重要手段，可以使國防工程檔案流程更加高效、便捷、智能化，檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量也可以得到顯著提高，能充分利用人防工程檔案資源，使之更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，戰(zhàn)時(shí)又能發(fā)揮自身作用，保護(hù)城市人民生命財(cái)產(chǎn)安全，是一項(xiàng)十分有意義、有價(jià)值的工作。當(dāng)然，檔案管理是一個(gè)不斷發(fā)展的過程，需要不斷探索和創(chuàng)新，以更好地服務(wù)于人防工程項(xiàng)目的建設(shè)和管理。

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作者簡介：褚菲（1977— ），女，漢族，吉林公主嶺人，攀枝花市人民政府國防動(dòng)員辦公室，檔案館員，本科。

研究方向：行政機(jī)關(guān)綜合檔案管理。