電子通信會議，并非想象中那么簡單

王志剛

當新公司法打開電子通信方式召開會議和表決合法有效的大門時，各家公司的“三會”會議管理者，必須以更高的專業(yè)標準和更謹慎的態(tài)度，來面對電子通信方式在“三會”會議中的應(yīng)用

2023年12月修訂的新公司法，在第一章總則中新增了一條規(guī)定：“公司股東會、董事會、監(jiān)事會召開會議和表決可以采用電子通信方式，公司章程另有規(guī)定的除外?！闭缛珖舜蟪Ｎ瘯üの撠熑私庾x的那樣，新公司法明確采用電子通信方式召開會議和表決的法律效力，意在“充分利用信息化建設(shè)成果”。對深陷“三會”會議事務(wù)的各家公司來說，是不是可以伸開雙臂、熱情擁抱“三會”會議的“電子通信時代”呢？

且慢，新公司法明確電子通信方式參會效力的同時，也新增了股東會和董事會決議不成立的規(guī)則，新公司法整體而言對“三會”的程序要求是提高而非降低。新公司法將司法實踐中的會議決議效力“三分法”引入法律條文，如果股東會和董事會在會議的召集、召開和表決上存在問題，將可能導(dǎo)致會議作出的決議被認定為不成立、可撤銷或無效。

當新公司法打開電子通信方式召開會議和表決合法有效的大門時，各家公司的“三會”會議管理者，必須以更高的專業(yè)標準和更謹慎的態(tài)度，來面對電子通信方式在“三會”會議中的應(yīng)用。

何謂“電子通信方式”？

電子通信簡稱“電信”，就是以電子技術(shù)和設(shè)備實現(xiàn)信息傳輸，包括傳統(tǒng)的電話、無線電、通信網(wǎng)絡(luò)，也包括新興的互聯(lián)網(wǎng)、傳感器網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)、無線網(wǎng)絡(luò)等?！吨腥A人民共和國電信條例》規(guī)定，電信“是指利用有線、無線的電磁系統(tǒng)或者光電系統(tǒng)，傳送、發(fā)射或者接收語音、文字、數(shù)據(jù)、圖像以及其他任何形式信息的活動”。

電子通信方式在會議中被采用早已有之，電話會議、電視會議、網(wǎng)絡(luò)視頻會議已是正常的會議召開方式之一，以騰訊會議為代表的移動網(wǎng)絡(luò)會議也漸成工作的常態(tài)。至于以傳真、電子郵件、微信方式傳送表決票，更是快捷辦公的基本操作。

采取電子通信方式召開或參加會議，有如下幾個特點：一是實際非現(xiàn)場，會議參與者全部或部分不在現(xiàn)場，或通過網(wǎng)絡(luò)虛擬的會議場所召開會議，或部分參會者以會議組織方提供或允許的電子通信方式接入會議現(xiàn)場；二是即時信息交互，參會者有條件實現(xiàn)對會議信息的即時獲取和反饋；三是電子信息存在，會議簽到、議案報告、發(fā)言、現(xiàn)場表決均以電子信息的方式呈現(xiàn)與存在，并且必然面臨著會議事實證明和會議文件管理方面的現(xiàn)實問題。

采取電子通信方式表決，如果會議是電子通信方式召開，電子通信表決就是該會議程序的一部分；如果參會者未參加會議的其他部分程序，只是按照會議通知要求采取電子通信方式表決，對該參會者而言，表決即為參會，最為典型的就是上市公司股東大會網(wǎng)絡(luò)投票。

顯而易見，采用電子通信方式召開會議和表決，與常規(guī)的現(xiàn)場會議和現(xiàn)場舉手表決、現(xiàn)場投票表決，在會議程序和會議管理上有著相當大的差異。

就“三會”的召開方式而言，可分為現(xiàn)場會議、非現(xiàn)場會議，非現(xiàn)場方式包括了電子通信方式和非電子通信方式。這種兩級“二分法”的前者均為會議召開的主要方式，是被法律所認可的方式，而后者則是需要公司有相關(guān)規(guī)則來明確的。

“三會”會議召開與表決方式的規(guī)則

公司法關(guān)于“三會”的會議召開與表決方式，是作為公司自治范疇的事項來規(guī)制的。股東會、董事會、監(jiān)事會的“議事方式和表決程序，除本法有規(guī)定的外，由公司章程規(guī)定”。新公司法總則第二十四條關(guān)于“三會”以電子通信方式召開和表決的規(guī)定，也只是規(guī)定“可以采用”，并明確“公司章程另有規(guī)定的除外”，仍然堅守了公司治理事項的自治基本原則。

從新公司法條文來看，公司“三會”會議的召開和表決方式雖然鮮有明文規(guī)定，但現(xiàn)場會議為“三會”會議召開的正規(guī)方式，這一點是不言而喻的。在這一假設(shè)之下，新公司法對于公司“三會”的召開和表決方式，做了如下不同制度安排：

不召開：以簽署“決定”替代召開會議

新公司法規(guī)定，對有限公司股東會職權(quán)內(nèi)的審議事項，股東以書面形式一致表示同意的，可以不召開股東會會議，直接作出決定，并由全體股東在決定文件上簽名或者蓋章。這不僅僅是決策文件的名稱問題，而且是股東因追求效率而同意放棄遵循會議規(guī)則，放棄了會議程序?qū)τ趦?nèi)容審查和審議結(jié)果有效性的特別保護?；诮狗囱缘脑瓌t，書面一致同意和全體成員的簽署，排除了公司法關(guān)于會議召集召開和表決程序規(guī)定的適用，也保障了所做出的“決定”的有效性。

現(xiàn)場召開：履行規(guī)制的召集和表決程序

公司法對公司“三會”的職責都做了明確規(guī)定，公司章程對“三會”的召集召開和表決有具體規(guī)定，正常履行程序召開的“三會”會議一般不會存在決策效力問題。

新公司法規(guī)定，如果股東會、董事會未召開會議或未表決而直接作出決議，或出席數(shù)量、同意決議數(shù)量未達規(guī)定，則會議決議不成立；如果會議召集程序、表決方式違反法律法規(guī)或公司章程，股東自決議作出之日起60日內(nèi)，可訴請撤銷；如果會議召集程序或者表決方式僅有輕微瑕疵，對決議未產(chǎn)生實質(zhì)影響的除外。

召開現(xiàn)場會議，可以結(jié)合部分非現(xiàn)場參會方式，包括電子通信方式或其他方式參會和表決。電子通信方式是一種法律明文認可其效力的非現(xiàn)場參會方式，其他非現(xiàn)場參會方式就需要公司章程作出具體規(guī)定。

現(xiàn)場會議作為規(guī)則完備、程序可靠的一種會議方式，理應(yīng)成為各類公司“三會”會議基本方式。《上市公司章程指引》規(guī)定，股東大會以現(xiàn)場會議形式召開，還提供網(wǎng)絡(luò)投票方式便利股東參加股東大會，股東通過上述方式參加股東大會的視為出席；股東大會采取記名方式投票表決。這樣的規(guī)則，就非常明確地解決了“現(xiàn)場+通信”會議各方面的實際問題。

非現(xiàn)場召開：自治規(guī)則保障下的決策效力

新公司法認可電子通信方式召開會議與表決的效力，但仍然是以公司章程的具體規(guī)定為基礎(chǔ)。由于該規(guī)定并非強制規(guī)定，因此以非電子通信方式召開非現(xiàn)場會議并非不可行，但前提是應(yīng)在公司章程、“三會”議事規(guī)則中有相應(yīng)的規(guī)則，否則未來會在“是否召開會議”“是否計為出席”這類問題上產(chǎn)生爭議。

以“書面?zhèn)骱灐狈绞秸匍_董事會會議，是部分上市公司非現(xiàn)場會議的一種操作方式。2021年印發(fā)的《銀行保險機構(gòu)公司治理準則》規(guī)定：“董事會決議可以采用現(xiàn)場會議表決和書面?zhèn)骱灡頉Q兩種方式作出?！比绻罁?jù)或參考此規(guī)則而采取這種非現(xiàn)場會議方式，那么首先需要分清會議召開方式和表決方式的不同，其次需要在公司章程中對于書面?zhèn)骱炌瓿蓵h程序作出具體規(guī)定并據(jù)此執(zhí)行。否則，可能會在董事會會議的召集程序上出現(xiàn)合規(guī)問題。

《上市公司章程指引》對董事會會議的召開方式以現(xiàn)場會議為常規(guī)設(shè)置，對于董事會決議表決方式條款注釋為“選擇性條款”，由公司自行決定是否采納。在保障董事充分表達意見的前提下，董事會臨時會議可以用其他方式進行并作出決議，并由參會董事簽字。這也是將非現(xiàn)場會議的規(guī)則交由公司自行制定。

“三會”采用電子通信方式面臨的挑戰(zhàn)

參會者的身份確認

基于電子通信方式的非現(xiàn)場、非面對面特點，對會議組織者而言，需要確定收到會議通知、反饋參會信息、會場電子呈現(xiàn)、電子通信表決的主體，就是公司“三會”本應(yīng)出席的主體。這一點對于上市公司而言可能不成問題，所有股東都在結(jié)算公司有登記，參會的股東要做會議登記，董事和監(jiān)事都提供了聯(lián)系用的電子郵箱；股東大會通過網(wǎng)絡(luò)投票的股東，則更是有支持投票系統(tǒng)的投資者網(wǎng)絡(luò)服務(wù)身份認證，上市公司根本不需要考慮參會股東的身份確認問題。但對有限公司而言，如何在不引發(fā)不良影響的情況下完成對通信參會者的身份確認，就需要會議組織者在公司治理工作中統(tǒng)籌規(guī)劃，提前做好基礎(chǔ)的信息管理。

參會者的出席確認

采用電子通信方式召開會議或進行表決，會增加出席人數(shù)、股東代表股權(quán)數(shù)量確認與計算的難度。出席人應(yīng)當以簽到為準還是以參加表決為準，還是以電子呈現(xiàn)為準？如果沒有明確的規(guī)則，無論是參會者還是主持人，都會在會議中處于不斷制造問題、發(fā)現(xiàn)問題的混亂之中。

財達證券董事會議事規(guī)則規(guī)定，非以現(xiàn)場方式召開的，以視頻顯示在場的董事、在電話會議中發(fā)表意見的董事、規(guī)定期限內(nèi)實際收到傳真或者電子郵件等有效表決票，或者董事事后提交的曾參加會議的書面確認函等計算出席會議的董事人數(shù)。這一規(guī)則對于董事會、監(jiān)事會，甚至非上市公司的股東會，確定電子通信出席人員都很有借鑒意義。

參會者的意見記錄

股東會需要記錄不同股東在會議上的意見，董事會需要記錄議案的匯報和辯論，對董事來說，經(jīng)證明在表決時曾表明異議并記載于董事會會議記錄的，還可以免除相關(guān)決議的個人責任。當“三會”采取電子通信方式，如何記錄、留存出席股東和董事、監(jiān)事在會議上的發(fā)言和表決意見，在當前要求抓好“關(guān)鍵少數(shù)”、要求董事履職盡責的形勢下，具有特別的現(xiàn)實意義。針對不同的電子通信會議和表決方式，采取相應(yīng)信息記錄和文檔制作、保存措施，保證真實、全面、準確地記錄會議全程信息，理應(yīng)在相關(guān)會議規(guī)則中得到明確。

“三會”采用電子通信方式的制度建設(shè)

電子通信方式的適用會議管理

電子通信參會雖可通過信息系統(tǒng)為“三會”會議創(chuàng)造便利，但現(xiàn)場會議可以展現(xiàn)審議事項的各方面信息、參會各方的不同看法、會議過程中的辯論與補充說明，這些都是非現(xiàn)場的通信參會者或通信表決者難以獲得的信息，某些信息可能會影響通信參會者表決的最終意見。

2013年印發(fā)的《商業(yè)銀行公司治理指引》規(guī)定：“商業(yè)銀行章程應(yīng)當規(guī)定，利潤分配方案、重大投資、重大資產(chǎn)處置方案、聘任或解聘高級管理人員、資本補充方案、重大股權(quán)變動以及財務(wù)重組等重大事項不得采取通信表決方式。”“董事會會議采取通信表決方式時應(yīng)當說明理由?！惫P者認為，審議年度和半年度報告的定期會議，不應(yīng)采取電子通信方式召開；審議重大事項，審議關(guān)聯(lián)交易等敏感事項、有爭議和分歧的事項，均不應(yīng)采取電子通信會議?；采用電子通信表決，應(yīng)保障參會人全面掌握會議信息和動態(tài)。

電子通信參會的適用主體管理

公司“三會”會議的參會者有不同的角色，股東會上董事長是主持人，審議事項的匯報人通常是董事會的代表，也可能是股東提案的股東代表，出席的股東是會議的決策者；董事會和監(jiān)事會會議主持人是董事長、監(jiān)事會主席，出席的董事、監(jiān)事有的可能是提案人，有的是專門委員會的負責人或獨立董事，須發(fā)表專門委員會和獨立董事意見。主持人是會議議程的負責人和組織者，除整個會議采取電子通信方式召開的外，主持人如果不在會議現(xiàn)場將難以掌控整個議程，因此原則上不能以電子通信方式參會；如果董事長因故無法在現(xiàn)場主持，應(yīng)委托副董事長或其他董事主持，董事長可以電子通信方式參會或表決?！叭龝弊h案的提案人、審議事項的匯報人，是否適合采用電子通信方式參會，根據(jù)會議審議事項和參會者的具體通信方式來確定，判斷的標準是電子通信參會是否影響議案的正常審議。

采用電子通信的會議程序管理

針對電子通信方式會議的特點，“三會”會議組織者更需要建立會議全流程管理的規(guī)則。在會議召集階段，會議召集人須根據(jù)擬上會議案判斷可否采用電子通信會議或通信表決；在會議通知環(huán)節(jié)，要保證參會者在合理時間內(nèi)收到議案及相關(guān)資料，對參會者出席和表決方式等進行登記；在會議召開前，對參會者反饋意見進行歸集和匯總，由主持人在會議審議時進行補充說明；在會議開始時按照規(guī)定進行出席確認，會議議程盡可能保證參會者的信息同步與信息共享，表決程序需根據(jù)會議召開方式和表決方式明確有效表決的形式與時間要求，多種表決意見的效力確定規(guī)則，會議文件的形成、會后簽署與管理。凡此種種，均應(yīng)納入電子通信會議規(guī)則。

電子通信會議的公共資源建設(shè)

通信會議和表決是公司“三會”會議管理與時俱進的應(yīng)有之舉，但現(xiàn)實中眾多中小型公司在會議管理經(jīng)驗和技術(shù)實現(xiàn)手段等方面都多有不足，迫切需要有關(guān)部門在會議規(guī)則與技術(shù)平臺上給予公共資源的支持。

新公司法明確了電子通信會議和表決的法律效力，但缺乏可操作性的會議規(guī)則指引，眾多公司要么茫然無措，要么置之不理。如果組織相關(guān)協(xié)會擬定通用型的電子通信會議規(guī)則指引，供各家公司選擇采用，將有助于電子通信在“三會”會議上的規(guī)范應(yīng)用，也可減少無意義的規(guī)章建設(shè)。

電子通信方式召開的“三會”應(yīng)當以會議過程為中心，關(guān)注參會人在會議中的意見?？晒蚕淼碾娮由矸菡J證系統(tǒng)，將極大提升電子通信會議方式中，對參會者、表決者的身份確認效率和質(zhì)量。這種身份認證系統(tǒng)在當今社會越來越普遍，如社保認證、工商登記認證，完全可以通過某個相關(guān)系統(tǒng)的認證接口開放，實現(xiàn)“三會”電子通信參會的直接認證。

如今我們通過騰訊會議系統(tǒng)召開工作會議，通過微信群召開臨時碰頭會議，電子通信的會議已是我們?nèi)粘９ぷ鞯囊徊糠帧５斶@些通用的電子會議系統(tǒng)對標“三會”規(guī)則時，我們會發(fā)現(xiàn)這些便捷的系統(tǒng)無法滿足“三會”會議管理的基本要求。因此，對現(xiàn)有即時電子會議系統(tǒng)進行適用性升級，如同淘寶可以成為法院拍賣的平臺一樣，筆者相信適合公司“三會”會議管理的電子會議系統(tǒng)不會是我們這個時代的奢望。

作者系北京上市公司協(xié)會董秘委員會副主任