基于RPA的財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷流程優(yōu)化探究

趙敬蘭

【摘要】基于大數(shù)據(jù)與人工智能的應(yīng)用現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，大中型企業(yè)積極引進智能化技術(shù)，以提升企業(yè)的經(jīng)營能力。機器人流程自動化技術(shù)（RPA）的發(fā)展，為企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用提出了新的方向。文章通過對企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷流程的現(xiàn)狀分析，提出將RPA技術(shù)應(yīng)用到費用報銷業(yè)務(wù)流程中，代替其中可重復(fù)、有規(guī)律、工作量大的人工工作等相關(guān)建議，從而優(yōu)化費用報銷流程，提高企業(yè)財務(wù)管理水平。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；RPA；財務(wù)共享；費用報銷

【中圖分類號】F275

★ 基金項目：2021年重慶開放大學(xué)（重慶工商職業(yè)學(xué)院）科研項目“基于RPA的財務(wù)共享服務(wù)中心的財務(wù)管控研究”（NDYB2021-40）。

一、引言

隨著經(jīng)濟全球化競爭的加劇和信息技術(shù)的高速發(fā)展，為了減少經(jīng)營成本，提高財務(wù)管理的有效性，大型集團企業(yè)設(shè)立財務(wù)共享服務(wù)中心已成為一種趨勢，可以將分布在各地的分公司和分部中發(fā)生的大量重復(fù)的、標準化的工作都集中在一個地點的財務(wù)共享服務(wù)中心完成，從而實現(xiàn)規(guī)模效益，規(guī)范公司的管理[ 1 ]。作為近年來大數(shù)據(jù)技術(shù)代表之一的機器人流程自動化（Robotic Process Automation，以下簡稱RPA）在眾多分工明確、程序規(guī)范的財務(wù)共享服務(wù)中心中能夠很好地運用，而且已經(jīng)被證明可以在各行業(yè)中提高企業(yè)的經(jīng)營效率，降低人力成本[2]。

在數(shù)字經(jīng)濟的帶動下，企業(yè)的財務(wù)管理可以將先進的技術(shù)和自身的經(jīng)營方式結(jié)合起來，以助力企業(yè)長遠發(fā)展。費用報銷作為集團企業(yè)日常工作中一個重要的部分，涉及到企業(yè)的每位員工，并且發(fā)生的頻率很高，集中到財務(wù)共享中心完成可提高費用報銷的效率，對降低人工成本和提高企業(yè)管理水平具有重要作用[ 3 ]。如何結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際，充分運用RPA等自動化技術(shù)到企業(yè)費用報銷業(yè)務(wù)操作流程當中，是一個亟待解決和思考的問題。

二、財務(wù)共享中心費用報銷流程的現(xiàn)狀

近年來，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)相關(guān)的費用報銷數(shù)量也隨之增多。建立了財務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)在進行報銷的時候，可以選擇在電腦端或者手機端操作，報銷速度和便利性較之前大幅度提升。在財務(wù)共享服務(wù)模式下，財務(wù)組織得以重組優(yōu)化，費用報銷流程得以再造，使得流程化和標準化較強的報銷工作完成效率提高[ 4 ]。

財務(wù)共享中心配有費用報銷小組，設(shè)立了票據(jù)初審、單據(jù)稽核、費用核算和計算等多個崗位，分公司和分部的員工在財務(wù)應(yīng)用平臺上填寫報銷單據(jù)和上傳原始憑證以提交報銷申請，然后集中在財務(wù)共享服務(wù)中心進行票據(jù)審核、資金結(jié)算等工作。但在費用報銷流程中，大量的紙質(zhì)發(fā)票、ORC掃描技術(shù)應(yīng)用不廣泛和存在大量審批流程等原因會導(dǎo)致財務(wù)共享服務(wù)中心仍存在大量重復(fù)性高的工作，加大了企業(yè)的人工成本和降低了企業(yè)財務(wù)管理效率。

三、財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷流程的問題分析

（一）紙質(zhì)單據(jù)增加報銷成本

目前，仍有很多企業(yè)將紙質(zhì)單據(jù)作為報銷的主要憑證，各分公司的報銷人員在填制報銷單后交由部門領(lǐng)導(dǎo)進行審核，再將一段時間內(nèi)的原始憑證郵寄到財務(wù)共享中心，由共享中心初審崗的財務(wù)人員審核原始憑證及交接單的一致性和真實性。幾年前我國就一直在積極推動電子發(fā)票的使用，提倡企業(yè)和個人在消費過程中開具電子發(fā)票，提高發(fā)票的無紙化率，但是目前在企業(yè)中依然存在大量的紙質(zhì)發(fā)票。由于普遍費用報銷的員工與財務(wù)共享服務(wù)中心不在一個地方，員工必須將紙質(zhì)發(fā)票統(tǒng)一收集起來后郵寄到財務(wù)共享服務(wù)中心，增加了報銷的成本。

財務(wù)共享服務(wù)中心票據(jù)初審崗的員工要對紙質(zhì)發(fā)票進行逐一審核，檢查發(fā)票是否有破損臟污等問題，對不清晰的紙質(zhì)發(fā)票掃描件、錯誤的發(fā)票內(nèi)容填寫等有問題的報銷單進行退單處理，需要耗費大量的時間和精力。此外，紙質(zhì)發(fā)票可能存在破損、丟失等現(xiàn)象，由于很多發(fā)票都具有唯一性，需要妥善的保存及粘貼處理，其過程比較繁瑣，會造成人力和資源的浪費。同時，針對一些特殊的業(yè)務(wù)，比如員工培訓(xùn)通知單需要領(lǐng)導(dǎo)簽字之后作為原始紙質(zhì)報銷單據(jù)，需要在各部門直接傳遞審核，也會很大程度地降低報銷效率。這種單一的、重復(fù)的財務(wù)工作會耗費大量的資金和人力，從而影響到財務(wù)人員的工作效率。

（二）發(fā)票關(guān)鍵信息提取工作量較大

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，越來越多的集團企業(yè)都面臨著票據(jù)數(shù)據(jù)和信息采集帶來的困難。目前，很多報銷人員在填寫報銷單的時候都是手工填寫報銷發(fā)票的內(nèi)容，例如發(fā)票的日期、金額、事項等。雖然有的公司利用掃描軟件等工具能快速識別發(fā)票信息，但是應(yīng)用并不廣泛。在稅務(wù)局的網(wǎng)站，可以根據(jù)增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票的代碼和號碼等信息輸入，實現(xiàn)對發(fā)票信息真?zhèn)蔚牟樵儯斯すぷ髁枯^大。對于定額發(fā)票、手寫發(fā)票、火車票等無法自動查驗發(fā)票信息，需要報銷人員根據(jù)報銷事項，逐一填寫發(fā)票信息，手工填寫的錯誤率較高。

此外，由于發(fā)票信息是手工錄入的，財務(wù)共享服務(wù)中心工作人員在審核報銷單時，需要對比發(fā)票信息與報銷單的內(nèi)容是否一致，增加了審核的工作量。并且，傳統(tǒng)的報銷方式存在重復(fù)打印、重復(fù)報銷等問題，這些都是人工審核過程中難以辨別的。尤其是在對各種類型發(fā)票的真實性進行審查時，要花很多時間去手工掃描、識別、核對等，由于缺乏智能終端，無法提取和處理關(guān)鍵信息，造成了人力資源的碎片化和低價值的浪費。

（三）辨別費用報銷附件是否合規(guī)有一定難度

費用報銷附件為原始憑證，附件是確認費用真實性的主要依據(jù)。報銷的附件包括發(fā)票、車票、機票等符合費用報銷要求的憑證。因為各城市的具體情況不同，必須認真審核報銷附件，排除不合格因素。費用報銷附件的不合規(guī)也分為形式上的不符合和本質(zhì)上的不符合。形式上的不符合是指附件的種類和其他財務(wù)方面的不規(guī)范，例如報銷人使用無稅務(wù)監(jiān)制章的發(fā)票。本質(zhì)上的不符合，比如分公司員工在報銷差旅費的時候，所提供的車票是否為本次出差的車票，餐飲發(fā)票、住宿發(fā)票是否符合報銷標準，以及同一項目的報銷人員與項目人員的名單等。同時要對發(fā)票進行真?zhèn)舞b定，必須在稅務(wù)部門的網(wǎng)站進行的查詢，以防止偽造。財務(wù)共享中心工作人員應(yīng)全面審查發(fā)票上的各項內(nèi)容，報銷后的電子發(fā)票，依然可以儲存在報銷人員的電腦、手機或郵箱里，因此可能存在虛報的虛假票、重復(fù)報銷電子發(fā)票等違法行為。當前，對電子發(fā)票進行核對的主要方式是由財務(wù)工作人員登錄國家稅務(wù)機關(guān)的發(fā)票核對平臺進行人工掃描和核對，從而造成了大量的重復(fù)勞動，大大降低了報銷的及時率。

（四）費用報銷審批工作量大

費用報銷審批是報銷流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

對報銷項目的輔助材料的識別、發(fā)票的真實性和流向的識別、審核和記賬是財務(wù)共享服務(wù)中心財務(wù)人員的重要工作。財務(wù)共享服務(wù)中心的稽核人員按報銷事由手工選取賬目，檢查相關(guān)資料是否完善、發(fā)票日期是否準確等，并與款項的支付方向是否相符。在這個過程中，財務(wù)共享中心的稽查員必須認真處理每一個細節(jié)，其龐大的工作量會花費更多的時間和精力，導(dǎo)致工作效率的下降。

（五）報銷款支付不及時

當前，財務(wù)共享中心在支付部分沒有建立員工信用評級體系，當報銷單累積到一定數(shù)量時，不能對各部門的資金進行分流，導(dǎo)致員工在報銷和領(lǐng)取工資的過程中會有很長的一段時期。如果沒有按時支付報銷款，不僅會影響到職工的工作熱情，還會嚴重地影響到公司的人員穩(wěn)定性。

由于在申報和付款時，沒有事先對員工的信用級別進行分流，造成了大量未報銷單據(jù)積壓，致使基層工作人員出現(xiàn)了發(fā)票與報銷內(nèi)容不一致、循環(huán)重復(fù)退單、報銷單號與憑證混亂等問題。另一方面，由于報銷工作很多都累積到月末，短時間內(nèi)工作量劇增，會讓報銷工作人員產(chǎn)生巨大壓力，可能導(dǎo)致員工辭職率上升，影響財務(wù)共享服務(wù)中心的人員穩(wěn)定性。

四、基于RPA的財務(wù)共享中心的費用報銷流程優(yōu)化

通過以上對費用報銷流程的現(xiàn)狀和問題分析，發(fā)現(xiàn)在集團企業(yè)的費用報銷流程中存在著重復(fù)性高、單一標準化的人工環(huán)節(jié)。因此，目前財務(wù)共享服務(wù)中心的費用報銷流程應(yīng)該從大量依賴人員手動操作轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊㈧`活化、低成本化的工作。RPA技術(shù)的迅速發(fā)展應(yīng)用到費用報銷流程中，能解決重復(fù)性高、單一標準化人工環(huán)節(jié)的問題，并且可以使用電子發(fā)票代替大部分紙質(zhì)發(fā)票，運用ORC自動掃描技術(shù)、根據(jù)報銷人員不同的信用評級決定報銷順序等方式提高費用報銷效率。RPA技術(shù)在費用報銷流程中的應(yīng)用大致如下。

（一）智能提取發(fā)票關(guān)鍵信息

對于紙質(zhì)發(fā)票在保管和郵寄途中可能會出現(xiàn)的丟失及損壞問題，分公司報銷人員可以將紙質(zhì)發(fā)票進行掃描整理，并由分公司的財務(wù)人員統(tǒng)一匯總，再定期通過電子郵件的形式打包發(fā)送給財務(wù)共享服務(wù)中心。利用RPA自動下載、歸集、篩選出各分公司的發(fā)票報銷單據(jù)，再通過ORC掃描所有的報銷單據(jù)和發(fā)票，經(jīng)整理匯總，完成初步處理任務(wù)。通過RPA對重要的發(fā)票信息進行提取，實現(xiàn)對報銷單據(jù)的自動生成。報銷人員登錄公司支付系統(tǒng)，檢查RPA自動產(chǎn)生的費用報銷申請表，核對無誤后可以確認報銷申請。通過RPA智能提取發(fā)票關(guān)鍵信息，可以大大地提高填寫報銷單的速度、增大錄入報銷單錄入正確率及減少后期的核對發(fā)票與報銷單是否對應(yīng)的工作量。

（二）智能核驗發(fā)票真?zhèn)?/p>

報銷發(fā)票在費用報銷的過程中需要對其真實性進行核驗，相比之前需要手工登錄稅務(wù)局網(wǎng)站核驗增值稅發(fā)票的真?zhèn)?，利用RPA技術(shù)會極大地提高發(fā)票核驗效率。RPA技術(shù)可以按照預(yù)設(shè)的規(guī)則自動進行核驗，辨別發(fā)票的真?zhèn)巍Ｍㄟ^“啟動活動”規(guī)則，添加國家稅務(wù)總局的網(wǎng)址，設(shè)置登錄網(wǎng)站，再通過“ORC識別”規(guī)則來提取報銷發(fā)票中的如發(fā)票編碼、日期、號碼等需要錄入的信息，最后通過“網(wǎng)頁要求”規(guī)則接口去自動輸入網(wǎng)站中需要填寫的驗證碼，可以自動驗證發(fā)票的真實性。對于未核驗通過的發(fā)票，RPA將發(fā)送核驗未通過的信息給分公司報銷人員，報銷人需要尋找未通過原因并重新填寫費用報銷單。對于核驗通過的發(fā)票，將跟報銷單的相關(guān)數(shù)據(jù)進行一致性對比，一致后將轉(zhuǎn)入下一步費用報銷流程。因此，財務(wù)共享中心工作人員將會大大減少核驗發(fā)票真?zhèn)蔚墓ぷ髁浚蕴岣甙l(fā)票管理的效率。

（三）智能審核單據(jù)及支付報銷款

財務(wù)共享中心的工作人員通過RPA，將提交的申請表和附件中的重要資料，例如員工編號、項目編號、報銷金額、發(fā)票名稱等，與系統(tǒng)內(nèi)的報銷標準相比較，判定是否合理；通過采集到的發(fā)票代碼、發(fā)票號、發(fā)票日期、購方稅號、銷方稅號、金額、稅額等信息，自動登錄全國增值稅發(fā)票查詢系統(tǒng)，對發(fā)票進行歸類；通過對預(yù)算表的閱讀，確認款項與預(yù)算相符，然后自動輸入并進行審核。審核完畢，系統(tǒng)會生成一張支付憑證，RPA機器人會按照訂單的要求，將支付信息輸入到系統(tǒng)中，然后在網(wǎng)上銀行進行付款。一旦審核通過，系統(tǒng)就會自動生成一份付款單，結(jié)算中心會根據(jù)付款信息在指令池中生成相應(yīng)的付款指示，將訂單發(fā)送給相關(guān)人員，然后財務(wù)人員負責對款項的支付及賬戶的資料進行核對，審核合格后，將根據(jù)信用期限將其歸類。按照信用級別的先后次序，實時發(fā)送付款通知，將付款憑證送到等待付款中心，如果沒有銀行和企業(yè)的直接聯(lián)系，財務(wù)機器人會自動運行支付流程，再向銀行發(fā)出付款申請。

（四）智能進行賬務(wù)處理

在支付之前，相關(guān)的報銷人員會在支付過程中選擇自己常用的一種支付方式，如內(nèi)轉(zhuǎn)、入卡、電匯、支票等，在支付人確認后，自動生成相應(yīng)的支付憑證，然后自動提交、審核，由財務(wù)機器人提交給公司的管理層進行審核。在報銷流程結(jié)束后，報銷單將會推送給財務(wù)共享服務(wù)中心的記賬會計，RPA可以根據(jù)審核通過的報銷單自動完成記賬業(yè)務(wù)，極大提高工作效率。

五、結(jié)語

RPA的運用，使企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的運作方式發(fā)生了革命性的變化。文章針對目前財務(wù)共享中心費用報銷流程的現(xiàn)狀和問題進行分析，將RPA技術(shù)應(yīng)用于提取發(fā)票信息、核驗發(fā)票真?zhèn)巍⒅悄苤Ц逗唾~務(wù)處理等方面，可以提高工作效率，加強預(yù)算管理，減少人工成本，提高企業(yè)財務(wù)管理的效率和質(zhì)量。

主要參考文獻：

[1]陳磊.財務(wù)共享服務(wù)助力企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型的探討[J].財務(wù)與會計，2022（22）：62-64.

[2]王厚明.RPA助力企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型[J].中國注冊會計師，2021（05）：93-95.

[3]周奇鳳.財務(wù)共享模式下費用報銷管理探析——以重慶鋼鐵為例[J].財會通訊，2020（04）：102-105+114.

[4]曲京山，張晶，李玉松.財務(wù)共享模式下的高?？蒲泄芾砀倪M研究[J].會計之友，2020（20）：87-92.

責編：楊雪