徐海南
(淄博市中醫(yī)醫(yī)院,山東 淄博 255000)
隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展,醫(yī)療水平不斷提升,但從經(jīng)營和內(nèi)部管理來看,有的醫(yī)院仍然存在財(cái)務(wù)管理意識(shí)不強(qiáng)、財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制不夠健全的問題。事實(shí)上,良好的財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制有助于降低醫(yī)院經(jīng)營過程中的風(fēng)險(xiǎn),保障財(cái)務(wù)狀況的安全和健康,推動(dòng)醫(yī)院長遠(yuǎn)穩(wěn)健地發(fā)展。
從醫(yī)院的組織架構(gòu)來看,有的醫(yī)院的內(nèi)部設(shè)置并沒有滿足財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制開展的條件,其中最典型的問題是內(nèi)控部門的缺乏以及審計(jì)部門的不健全。一方面,財(cái)務(wù)內(nèi)控部門是財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制開展的核心,但有的醫(yī)院并沒有專門的內(nèi)控部門和崗位,而是由財(cái)務(wù)人員兼任內(nèi)控工作,導(dǎo)致內(nèi)控機(jī)制不完善、信息交流不通暢等現(xiàn)象普遍存在,嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)內(nèi)控價(jià)值的發(fā)揮[1]。 另一方面,醫(yī)院的審計(jì)監(jiān)督機(jī)制通常由獨(dú)立的審計(jì)部門來執(zhí)行,但有的醫(yī)院的審計(jì)部門在職權(quán)上并不獨(dú)立,審計(jì)工作更是由財(cái)務(wù)人員開展,組織架構(gòu)上的從屬關(guān)系和職務(wù)內(nèi)容的重疊交錯(cuò)直接對(duì)審計(jì)工作的具體執(zhí)行形成了掣肘。
財(cái)務(wù)內(nèi)控制度是內(nèi)控工作開展的基礎(chǔ)保障,醫(yī)院無法全面推進(jìn)科學(xué)的財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制正是制度上的缺失造成的。 制度的不完善主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)層面:第一,財(cái)務(wù)內(nèi)控制度缺乏全面性。 醫(yī)院的業(yè)務(wù)十分龐雜,要實(shí)現(xiàn)良好的財(cái)務(wù)內(nèi)控就必須建立起足以覆蓋全部業(yè)務(wù)的管理制度,但目前有的醫(yī)院的財(cái)務(wù)內(nèi)控制度存在局限性,不僅內(nèi)容規(guī)定不全,權(quán)責(zé)劃分也不夠明晰,在實(shí)際開展過程中很容易出現(xiàn)互相推諉的情況。 第二,財(cái)務(wù)內(nèi)控制度缺乏針對(duì)性。 部分醫(yī)院的財(cái)務(wù)內(nèi)控制度內(nèi)容十分空泛,缺乏針對(duì)性,相關(guān)人員無法完全依照制度的指導(dǎo)開展工作,導(dǎo)致工作實(shí)施不夠規(guī)范,容易出現(xiàn)漏洞。 以預(yù)算管理制度為例,有些醫(yī)院對(duì)超支、預(yù)算變更的規(guī)定并不詳細(xì),也沒有嚴(yán)格的執(zhí)行方案,導(dǎo)致預(yù)算金額時(shí)常發(fā)生變動(dòng),最終造成實(shí)際支出與預(yù)算金額存在較大差值,預(yù)算管理效果不佳。
在醫(yī)院的經(jīng)營過程中,風(fēng)險(xiǎn)防控是一項(xiàng)重要的工作,如果缺乏對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素的管理和預(yù)防,將會(huì)對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)行造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。 例如醫(yī)院財(cái)務(wù)部門沒有合理管理應(yīng)收賬款,導(dǎo)致頻繁出現(xiàn)壞賬,就有可能影響醫(yī)院的財(cái)務(wù)安全。 長期的風(fēng)險(xiǎn)因素積累還有可能造成醫(yī)院資金鏈斷裂,無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
當(dāng)前,有的醫(yī)院的管理者對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制的認(rèn)知并不充分,更沒有形成成熟的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí),導(dǎo)致醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制遲遲沒有建立。 部分醫(yī)院盡管有一定的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),也建立了風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制,但沒有科學(xué)的財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制作為支撐,無法從財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)隱藏的風(fēng)險(xiǎn)因素,導(dǎo)致難以對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行預(yù)測和預(yù)警,只能在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后進(jìn)行處理,降低不良影響[2]。 此外,醫(yī)院也沒有建立起全面的風(fēng)險(xiǎn)防控協(xié)同機(jī)制,讓醫(yī)院的各個(gè)部門和所有職工都參與進(jìn)來,使得部分隱藏在業(yè)務(wù)工作中的風(fēng)險(xiǎn)沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。
當(dāng)前,很多醫(yī)院開始利用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)辦公,但從信息化水平上來看,仍然存在明顯的不足。醫(yī)院大部分的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都需要醫(yī)護(hù)人員和其他職工手動(dòng)輸入,計(jì)算機(jī)只是辦公的電子化介質(zhì),信息技術(shù)的優(yōu)勢和價(jià)值沒有得到完全彰顯。
第一,不同部門和科室的信息并沒有實(shí)現(xiàn)互通,業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等辦公系統(tǒng)各自獨(dú)立,信息孤島現(xiàn)象仍然存在。 在這種狀態(tài)下,醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制無法對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督,難以充分挖掘醫(yī)院各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息的內(nèi)在價(jià)值,內(nèi)控措施的成效難以顯現(xiàn)。 第二,系統(tǒng)的功能模塊不健全。 在財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制中,預(yù)算管理是一項(xiàng)重點(diǎn)工作,通過信息管理系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)申請(qǐng)和審批流程進(jìn)行規(guī)范,能夠確保所有的費(fèi)用收支有章可循,最大化地保障了財(cái)務(wù)內(nèi)控的效果[3]。 但由于當(dāng)前醫(yī)院系統(tǒng)的功能模塊還有明顯缺陷,線上審批流程執(zhí)行不暢,如果出現(xiàn)流程延誤、審核不嚴(yán)等情況,將對(duì)財(cái)務(wù)管理和審計(jì)監(jiān)督的可靠性造成不利影響。
科學(xué)的組織架構(gòu)是確保醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理工作正常開展的前提,醫(yī)院所涵蓋的職能部門和科室眾多,各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展的流程也各不相同,只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化和規(guī)范化的管理和控制,才能確保財(cái)務(wù)工作順利開展。
首先,醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立健全以財(cái)務(wù)內(nèi)控為功能核心的組織架構(gòu),實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)同。 院長是財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制的主要負(fù)責(zé)人,各項(xiàng)內(nèi)控工作的開展則由醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)。 各部門和科室要建立內(nèi)控協(xié)同機(jī)制,部門負(fù)責(zé)人需要全面控制本部門的相關(guān)流程,為整體性財(cái)務(wù)內(nèi)控提供助益。 為了提升財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制的實(shí)效性,組織架構(gòu)應(yīng)當(dāng)盡可能扁平化,減少?zèng)Q策指令上傳下達(dá)的行政消耗。
其次,醫(yī)院應(yīng)當(dāng)設(shè)置具有獨(dú)立權(quán)限的審計(jì)機(jī)構(gòu),確保審計(jì)工作正常開展。 部分醫(yī)院存在審計(jì)機(jī)制不明或?qū)徲?jì)單位不夠獨(dú)立的現(xiàn)象,這會(huì)嚴(yán)重干擾到審計(jì)部門工作的正常開展。 醫(yī)院必須設(shè)置具有獨(dú)立權(quán)限、直接向醫(yī)院負(fù)責(zé)人匯報(bào)的審計(jì)部門,給審計(jì)人員一個(gè)不受干擾的工作環(huán)境;審計(jì)人員不可由財(cái)務(wù)人員兼任,避免工作內(nèi)容重合、沖突,導(dǎo)致監(jiān)管不力[4]。 醫(yī)院還可以實(shí)行內(nèi)外雙重審計(jì)機(jī)制,即在內(nèi)部審計(jì)部門的基礎(chǔ)上,引入第三方專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu),進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管控水平。
最后,醫(yī)院應(yīng)當(dāng)實(shí)施流程負(fù)責(zé)制管理機(jī)制,明確權(quán)責(zé)歸屬。 醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展包含較為復(fù)雜的流程,對(duì)此,醫(yī)院要做好業(yè)務(wù)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的控制工作,明確該業(yè)務(wù)流程的責(zé)任人,開展流程責(zé)任制,實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素和流程要素的精準(zhǔn)控制,最大限度地避免責(zé)任混亂、相互推諉現(xiàn)象的發(fā)生。
醫(yī)院作為一個(gè)部門眾多、運(yùn)轉(zhuǎn)周密的系統(tǒng),建立一套立體化、層次化的財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制十分重要。 健全科學(xué)的內(nèi)控體系能夠確保醫(yī)院自上而下的管理和基層執(zhí)行工作有明確詳細(xì)的指引和規(guī)范,最大限度地避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
首先,明確財(cái)務(wù)內(nèi)控目標(biāo),構(gòu)建內(nèi)控制度框架。醫(yī)院要結(jié)合自身的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營狀況,明確財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制的管理目標(biāo),然后以目標(biāo)為導(dǎo)向,構(gòu)建內(nèi)容全面、覆蓋廣泛的制度框架,將運(yùn)營機(jī)制、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)因素都涵蓋其中,規(guī)范每一層級(jí)的崗位職責(zé)和具體要求[5]。
其次,結(jié)合醫(yī)院業(yè)務(wù)特征,制定具體內(nèi)控機(jī)制。醫(yī)院與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容較多,要實(shí)現(xiàn)全面的管理,就要在財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制的框架之內(nèi),針對(duì)性制定具體的內(nèi)控機(jī)制,包括設(shè)備采購、藥品采購、器械使用等。 只有確保每個(gè)流程都經(jīng)過規(guī)范管理和嚴(yán)格控制,才能有效減少各個(gè)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)因素。 隨著醫(yī)院外部和內(nèi)部環(huán)境的不斷變化,內(nèi)控機(jī)制也需要完善和優(yōu)化,以免滯后的內(nèi)控機(jī)制給醫(yī)院的發(fā)展造成阻礙。
最后,完善考核評(píng)價(jià)體系,把握財(cái)務(wù)內(nèi)控效果。財(cái)務(wù)內(nèi)控工作不僅是財(cái)務(wù)部門的職責(zé),更是醫(yī)院每個(gè)部門科室的責(zé)任,醫(yī)院應(yīng)當(dāng)樹立全員參與、協(xié)同管理的內(nèi)控意識(shí),將財(cái)務(wù)內(nèi)控效果納入考核機(jī)制,通過績效考核和激勵(lì)機(jī)制,提升醫(yī)院職工的自主性和積極性,不斷增強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控效果。
醫(yī)院的財(cái)務(wù)內(nèi)控工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作,包含了多項(xiàng)關(guān)鍵業(yè)務(wù),財(cái)會(huì)人員必須做好預(yù)算管理、收支業(yè)務(wù)、資金管理等業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制,實(shí)施科學(xué)有效的管理措施,提升醫(yī)院的財(cái)務(wù)內(nèi)控效能。
第一,在預(yù)算管理層面,全面預(yù)算管理是醫(yī)院開展財(cái)務(wù)內(nèi)控的重要措施,有助于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行的全流程控制,強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行效能,避免資金的浪費(fèi)。 首先,要將預(yù)算管理目標(biāo)下發(fā)至各個(gè)部門和科室,明確醫(yī)院全體對(duì)預(yù)算管理工作的職責(zé),完善預(yù)算編制、審核工作。 其次,實(shí)施“經(jīng)批復(fù)”預(yù)算,對(duì)預(yù)算調(diào)整、預(yù)算追加和預(yù)算申請(qǐng)等流程進(jìn)行嚴(yán)格控制,全面約束預(yù)算超支、非預(yù)算費(fèi)用申請(qǐng)行為,確保預(yù)算執(zhí)行效果[6]。 最后,將預(yù)算管理效能納入部門績效考核指標(biāo),定期對(duì)部門的預(yù)算管理效果進(jìn)行考核評(píng)估,從而第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)部門預(yù)算管理中存在的問題,并進(jìn)行有力調(diào)整。
第二,在收支業(yè)務(wù)層面,醫(yī)院涉及的業(yè)務(wù)科室較多,收支業(yè)務(wù)內(nèi)容繁多、流程復(fù)雜,管理難度很大。對(duì)此,醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制要加強(qiáng)對(duì)收支業(yè)務(wù)的管理,確保流程規(guī)范、數(shù)據(jù)完整。 醫(yī)院要加強(qiáng)票據(jù)管理、應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款管理,做到分類精準(zhǔn)、入賬準(zhǔn)確;及時(shí)開展應(yīng)收對(duì)賬和欠費(fèi)催繳工作,最大限度地避免壞賬。 醫(yī)院要規(guī)范費(fèi)用審批流程,與預(yù)算管理工作結(jié)合起來,保障費(fèi)用支出的科學(xué)性;要加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的審批和管理,確保報(bào)銷單據(jù)信息真實(shí)完整、報(bào)銷憑證齊全。
第三,在資金管理層面,醫(yī)院的資金流動(dòng)性通常較強(qiáng),必須開展嚴(yán)格的資金安全保護(hù)工作,定期進(jìn)行資金、資產(chǎn)盤點(diǎn),明確財(cái)會(huì)人員和其他人員的資金應(yīng)用權(quán)限,最大限度地防止違法行為的發(fā)生,提高資金安全性。
醫(yī)院開展財(cái)務(wù)內(nèi)控工作的重要意義在于有效控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)因素,降低醫(yī)院的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。 對(duì)此,醫(yī)院管理者必須具備較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),全面梳理財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險(xiǎn)因素,實(shí)施“事前預(yù)防、事中優(yōu)化和事后評(píng)估”的管理模式。
首先,要構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和防控機(jī)制。 醫(yī)院要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)因素的識(shí)別和評(píng)估,對(duì)醫(yī)院的業(yè)務(wù)活動(dòng)開展全面梳理,并根據(jù)內(nèi)外財(cái)務(wù)環(huán)境的維度建立風(fēng)險(xiǎn)坐標(biāo),通過大數(shù)據(jù)算法技術(shù)和模型推演技術(shù)建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別體系,對(duì)醫(yī)院的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,一旦出現(xiàn)異常風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)立刻發(fā)送預(yù)警信息[7]。
其次,要重視事中優(yōu)化和事后評(píng)估工作。 為了提高財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制的靈活性和安全性,醫(yī)院管理者和財(cái)會(huì)人員要重視財(cái)務(wù)控制工作的事中優(yōu)化和事后評(píng)估,以進(jìn)一步提質(zhì)增效、降低風(fēng)險(xiǎn)。 事中優(yōu)化是指定期評(píng)估一定周期內(nèi)的財(cái)務(wù)內(nèi)控效果,與控制目標(biāo)進(jìn)行交叉對(duì)比,分析其中的不足之處和隱患,并快速調(diào)整方案進(jìn)行優(yōu)化。 事后評(píng)估是指在一項(xiàng)內(nèi)控工作結(jié)束后,對(duì)其過程、成果、投入等因素進(jìn)行全方位評(píng)估,了解內(nèi)控措施的執(zhí)行效果,消除其中的不利因素。
最后,要增強(qiáng)醫(yī)院職工的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。 風(fēng)險(xiǎn)因素可能存在于任何一個(gè)流程之中,這就要求醫(yī)院的全體職工都必須具備良好的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),能從日常的工作中發(fā)現(xiàn)潛藏的風(fēng)險(xiǎn)因素,并及時(shí)上報(bào)處理。 財(cái)務(wù)人員更要具備敏銳的風(fēng)險(xiǎn)判斷能力和應(yīng)對(duì)能力,強(qiáng)化財(cái)務(wù)報(bào)表分析,對(duì)財(cái)務(wù)管理行為實(shí)施全過程的動(dòng)態(tài)化監(jiān)管。 一旦發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)因素,立刻啟動(dòng)應(yīng)對(duì)預(yù)案,將風(fēng)險(xiǎn)因素所帶來的負(fù)面影響降至最低。
隨著時(shí)代的快速發(fā)展,信息技術(shù)的應(yīng)用越來越深入。 在醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)內(nèi)控工作中引入先進(jìn)的信息技術(shù),有助于提升財(cái)務(wù)內(nèi)控效能,最大限度地避免人為因素造成的失誤。
首先,醫(yī)院要做好資源投入工作,搭建現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)。 醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加快信息化建設(shè)腳步,在資金、人力、技術(shù)等層面加大財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化管理系統(tǒng)的投入,構(gòu)建架構(gòu)完善、功能模塊齊全的信息管理系統(tǒng),為財(cái)務(wù)內(nèi)控工作提供有力的技術(shù)支持。 醫(yī)院還要配備專業(yè)的技術(shù)人員,定期對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新,完善系統(tǒng)防火墻,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息的安全性。
其次,醫(yī)院要完善系統(tǒng)內(nèi)部的控制模塊,搭建通暢的信息共享渠道。 財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制的有效實(shí)施離不開醫(yī)院各個(gè)部門之間的信息共享和流通,因此在信息管理系統(tǒng)中要設(shè)置內(nèi)控模塊和數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)全面、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)共享,有效規(guī)避信息孤島現(xiàn)象[8]。
最后,醫(yī)院要加強(qiáng)智能技術(shù)的應(yīng)用,充分挖掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值。 醫(yī)院應(yīng)當(dāng)引入人工智能、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù),充分挖掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中的價(jià)值,對(duì)外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境、醫(yī)院業(yè)務(wù)形勢進(jìn)行精準(zhǔn)預(yù)測和分析,為醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的戰(zhàn)略決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐。醫(yī)院財(cái)務(wù)部門要推動(dòng)財(cái)務(wù)工作的轉(zhuǎn)型升級(jí),不僅要做好財(cái)務(wù)報(bào)表的核算工作,更要利用算法技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析,評(píng)估財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制的實(shí)際效果,還可以在人工智能技術(shù)的輔助下,對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系和具體措施進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化。
綜上所述,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理工作是醫(yī)院規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、穩(wěn)健運(yùn)行的關(guān)鍵,醫(yī)院管理者和財(cái)會(huì)人員應(yīng)當(dāng)樹立財(cái)務(wù)內(nèi)控意識(shí),從組織架構(gòu)、管理制度、風(fēng)險(xiǎn)防控和信息化建設(shè)等角度入手,解決當(dāng)前醫(yī)院在財(cái)務(wù)內(nèi)控方面存在的種種問題,不斷提高控制和管理水平,推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)部信息高效流通,實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)因素的實(shí)時(shí)監(jiān)控。