淺談中小企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策

衛(wèi)媛媛

(西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院，陜西 西安 710077)

1 中小企業(yè)內(nèi)部控制管理的重要性

古人云:“欲知平直，則必準(zhǔn)繩；欲知方圓，則必規(guī)矩?！币婪ㄖ螄?guó)，依規(guī)治企，大至國(guó)家，小至部門都要建章立制。 隨著國(guó)家對(duì)中小企業(yè)的監(jiān)控管理力度的不斷加大，中小企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈。 而單純的制度管理由于以問(wèn)題為導(dǎo)向，缺乏系統(tǒng)性和完整性，難免形成沖突和重復(fù)，容易形成破窗效應(yīng)。 由此，中小企業(yè)內(nèi)部控制管理愈發(fā)重要，其完善與否已逐漸成為能否維持中小企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展、提高運(yùn)行管理效率的關(guān)鍵點(diǎn)。

內(nèi)部控制是以流程為基礎(chǔ)、以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的制度系統(tǒng)化梳理與流程再造的過(guò)程，將不相容崗位相互分離、授權(quán)管理、分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、歸口控制、強(qiáng)制輪崗、預(yù)算控制、公開制度等內(nèi)控的方法設(shè)置在流程之中，以達(dá)到制衡的效果[1]，以具體的控制措施降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)梳理內(nèi)部控制制度發(fā)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)流程中存在的問(wèn)題，并通過(guò)重新規(guī)劃科學(xué)的流程而得以解決。 構(gòu)建科學(xué)合理的內(nèi)控體系會(huì)促使企業(yè)的各部門規(guī)范運(yùn)作，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益得以提升，管理水平得以提高，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，并最終實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

2 中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

2.1 中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)控管理意識(shí)薄弱

部分中小企業(yè)側(cè)重于業(yè)務(wù)發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)內(nèi)部控制的構(gòu)建不夠重視，對(duì)內(nèi)控管理體系沒(méi)有全面認(rèn)識(shí)，沒(méi)有真正意識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，且在內(nèi)部控制管理工作中缺乏先進(jìn)的內(nèi)部控制觀念，或?qū)ο冗M(jìn)的內(nèi)部控制管理技術(shù)和方法未能有效應(yīng)用，沒(méi)有將內(nèi)部控制管理納入企業(yè)管理的有效機(jī)制中，使企業(yè)失去許多成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)。

2.2 中小企業(yè)信息化建設(shè)緩慢，信息不對(duì)稱問(wèn)題嚴(yán)重

企業(yè)往往側(cè)重于產(chǎn)品研發(fā)上的財(cái)力投入，而對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)的投入相對(duì)薄弱。 企業(yè)各個(gè)系統(tǒng)間的信息相互交流通常需要人工銜接，數(shù)據(jù)信息的安全性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性通常得不到有效保障。 同時(shí)，受傳統(tǒng)企業(yè)管理模式的影響，往往采用上傳下達(dá)進(jìn)行信息溝通，相對(duì)缺乏信息交互和決策思想上的交流，這不僅直接影響企業(yè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，還可能會(huì)直接導(dǎo)致企業(yè)上下級(jí)之間存在認(rèn)識(shí)理解上的偏差，從而影響企業(yè)決策的有效性。

2.3 缺乏完善的內(nèi)部控制管理制度

首先，仍有中小企業(yè)以傳統(tǒng)的行政管理模式為主，在內(nèi)部控制管理體系上，仍受傳統(tǒng)管理理念和運(yùn)行的制約，部分企業(yè)僅僅參考內(nèi)部控制指引來(lái)構(gòu)建本企業(yè)內(nèi)部控制制度架構(gòu)，并未充分細(xì)化到具體，適用性不強(qiáng)，不能給具體工作提供一個(gè)切實(shí)可行性的操作指引，建立的企業(yè)內(nèi)控管理制度和企業(yè)實(shí)際發(fā)展目標(biāo)之間存在較大偏差，使得企業(yè)內(nèi)部控制制度流于形式。 其次，內(nèi)部控制工作缺乏有效的指導(dǎo)，工作人員缺乏工作的依據(jù)，使得他們?cè)谶M(jìn)行內(nèi)部控制工作的過(guò)程中沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)。 最后，對(duì)內(nèi)部控制的執(zhí)行沒(méi)有監(jiān)督和獎(jiǎng)懲機(jī)制，監(jiān)管并未真正落實(shí)到企業(yè)內(nèi)控管理活動(dòng)的全過(guò)程，難以準(zhǔn)確地分析和評(píng)價(jià)企業(yè)內(nèi)控管理制度落實(shí)的有效性，不能形成良性的反饋循環(huán)，使得內(nèi)部控制制度成為一紙空文。

2.4 復(fù)合型人才缺乏，培養(yǎng)機(jī)制不健全

中小企業(yè)管理復(fù)合型人才長(zhǎng)期以來(lái)處于“亞維持”的短缺狀態(tài)。 人才培養(yǎng)機(jī)制多集中為業(yè)務(wù)管理質(zhì)量等方面的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏對(duì)職員在管理實(shí)務(wù)、內(nèi)部控制等方面的專業(yè)管理培訓(xùn)。 部分企業(yè)行政管理人員的綜合管理能力不強(qiáng)，技術(shù)人員又不主動(dòng)學(xué)習(xí)內(nèi)控管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)和管理難以融合，專業(yè)人員轉(zhuǎn)型緩慢，難以滿足企業(yè)內(nèi)控體系運(yùn)行和建設(shè)的需求。

3 建議及措施

3.1 提升領(lǐng)導(dǎo)層的內(nèi)控意識(shí)與認(rèn)知

內(nèi)部控制建設(shè)是一項(xiàng)一把手抓的工程，領(lǐng)導(dǎo)必須以身作則發(fā)揮表率作用。 領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)控管理意識(shí)的深化到位，是使本企業(yè)加快建設(shè)內(nèi)部控制體系的根本前提。 企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度決定了企業(yè)內(nèi)控管理體系建設(shè)工作的深度和執(zhí)行的效果。 建立內(nèi)控制度應(yīng)當(dāng)起到提高勞動(dòng)效率、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的作用，并與企業(yè)自身情況相結(jié)合，而不是脫離實(shí)際成為應(yīng)付差事的工具[2]。 因此，在內(nèi)控體系建立之前，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和管理者應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展方向，明確目標(biāo)，要有目的、有計(jì)劃地構(gòu)建內(nèi)控體系，實(shí)施內(nèi)控制度，而不能一味蠻干。

中小企業(yè)內(nèi)控體系的建設(shè)不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，還需全員參與部署，集結(jié)全體員工的力量共同組織實(shí)施。 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)與員工的溝通交流，加大對(duì)企業(yè)員工內(nèi)部控制管理的知識(shí)宣傳教育力度，增強(qiáng)全體職工的內(nèi)部控制意識(shí)，樹立與企業(yè)未來(lái)發(fā)展方向相匹配的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理文化理念，培育和努力塑造良好的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制企業(yè)文化，做到人人參與內(nèi)控，人人都是主人翁，把內(nèi)部管理做成企業(yè)文化。 進(jìn)而要將內(nèi)部控制文化意識(shí)充分融入和運(yùn)用到日常業(yè)務(wù)工作中，使各部門職員準(zhǔn)確地定位自身在內(nèi)部控制體系結(jié)構(gòu)中扮演的重要角色，充分發(fā)揮一二道防線的作用，主動(dòng)推進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系建設(shè)，從而更好地執(zhí)行企業(yè)內(nèi)控實(shí)施計(jì)劃。

3.2 建立并不斷完善內(nèi)部控制制度

內(nèi)部控制制度是影響企業(yè)內(nèi)控實(shí)施有效性和預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)確性的關(guān)鍵性因素，是內(nèi)控管理思路的集中體現(xiàn)，是業(yè)務(wù)流程活動(dòng)的載體，內(nèi)控制度的建立必須符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的方向，尊重中小企業(yè)的治理架構(gòu)和管理模式，同時(shí)考慮中小企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)、發(fā)展階段、風(fēng)險(xiǎn)偏好等。

首先，可以由專業(yè)人員根據(jù)企業(yè)文化和規(guī)章制度進(jìn)行綜合分析，參照同行業(yè)其他較為成熟的大型企業(yè)的內(nèi)部制度管理架構(gòu)，針對(duì)本企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行梳理和優(yōu)化內(nèi)部控制工作流程，對(duì)內(nèi)部控制工作的組織情況、內(nèi)部控制機(jī)制的建設(shè)情況、內(nèi)部管理制度的完善情況、內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位工作人員的管理情況、財(cái)務(wù)信息的編報(bào)情況，以及業(yè)務(wù)模塊內(nèi)部控制執(zhí)行情況等出具風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告經(jīng)內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)審議批準(zhǔn)后，內(nèi)部控制工作小組根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果制定內(nèi)部控制管理規(guī)劃或方案，做好頂層結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。

其次，結(jié)合企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況、業(yè)務(wù)發(fā)展特點(diǎn)，以及企業(yè)市場(chǎng)需求變動(dòng)對(duì)內(nèi)部控制管理架構(gòu)和風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施細(xì)則架構(gòu)進(jìn)行整體優(yōu)化和綜合調(diào)控，在單位建立內(nèi)部控制管理制度、流程文件時(shí)，需考慮法律法規(guī)及相關(guān)政策，需將風(fēng)險(xiǎn)控制措施納入制度、流程管理中。 在制度流程制定過(guò)程中至少需要包含預(yù)算管理、收支管理、采購(gòu)管理、固定資產(chǎn)管理、項(xiàng)目管理、合同管理等，使其更符合企業(yè)自身發(fā)展實(shí)際需求。 還要對(duì)現(xiàn)有制度和流程按照內(nèi)部控制要求進(jìn)行全面梳理優(yōu)化，明確重要業(yè)務(wù)領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制要求和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

最后，內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)必須以易于執(zhí)行為前提，內(nèi)控環(huán)節(jié)不宜過(guò)長(zhǎng)且要環(huán)環(huán)相扣，各部門銜接緊密且要配合流暢，還要方便監(jiān)督和檢查。 通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、識(shí)別、應(yīng)對(duì)和監(jiān)控應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制，實(shí)施閉環(huán)內(nèi)部控制監(jiān)管，并不斷對(duì)內(nèi)部控制制度進(jìn)行完善修補(bǔ)，從而確保企業(yè)內(nèi)控制度的適用性。

3.3 加大對(duì)信息化建設(shè)的投入，定期或不定期進(jìn)行內(nèi)部控制評(píng)價(jià)

管理制度化、制度流程化、流程信息化是內(nèi)部控制的重要理念，也是風(fēng)險(xiǎn)管理的重要抓手。 信息化是企業(yè)內(nèi)部控制管理產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性作用的必要條件，應(yīng)加大對(duì)信息化建設(shè)的投入，具體原因如下:一是依托信息系統(tǒng)，能夠提高工作效率和質(zhì)量，助力企業(yè)科學(xué)理順企業(yè)的人財(cái)物各個(gè)方面、產(chǎn)供銷各個(gè)環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮整體的效能，增加收入、節(jié)約開支，杜絕浪費(fèi)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，有效提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，從而促進(jìn)企業(yè)有效經(jīng)營(yíng)，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效果。 二是可以降低管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的審批流程、各層級(jí)管理人員權(quán)限予以規(guī)范，將內(nèi)部控制的管控措施嵌入信息系統(tǒng)的具體業(yè)務(wù)流程，確保關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)得到有效控制，自動(dòng)識(shí)別并終止逾越權(quán)限、逾越程序等違反內(nèi)部控制要求的行為。 由于信息系統(tǒng)操作的留痕，實(shí)際執(zhí)行活動(dòng)可控制、可追溯、可檢查，能夠有效減少人為違規(guī)操縱因素。 三是作為企業(yè)管理的重要載體，年度預(yù)算、支出審批、政府采購(gòu)、固定資產(chǎn)等都在獨(dú)立的信息系統(tǒng)中運(yùn)行，將各個(gè)模塊中的數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)在信息系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，可以更準(zhǔn)確、及時(shí)地統(tǒng)計(jì)所需的信息。

同時(shí)，企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部管理，獎(jiǎng)懲分明是一個(gè)很好的手段，定期組織對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)、執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，出具內(nèi)部控制管理評(píng)價(jià)報(bào)告，并強(qiáng)化責(zé)任追究。 另外，適當(dāng)引進(jìn)高水平的外部審計(jì)，可以檢查一個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制整體的履行能力，對(duì)中小企業(yè)提出更為專業(yè)的內(nèi)部控制管理建議，提高其對(duì)發(fā)展趨勢(shì)的預(yù)判能力，定期開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別重大風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)內(nèi)控管理水平，也有助于多維度、全過(guò)程地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制事前、事中全程監(jiān)督和事后跟蹤，對(duì)內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與運(yùn)行實(shí)施情況進(jìn)行全面監(jiān)督。

3.4 建立多部門協(xié)作聯(lián)動(dòng)機(jī)制

一是對(duì)內(nèi)控管理過(guò)程中所涉及的各部門科室、各企業(yè)崗位要按權(quán)責(zé)進(jìn)行明確的職責(zé)劃分，避免出現(xiàn)崗位混崗、亂崗、獨(dú)裁等突出問(wèn)題。 二是不斷加強(qiáng)企業(yè)預(yù)算控制管理，提高企業(yè)預(yù)算控制指標(biāo)和實(shí)際企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)、實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)展需求之間的有效契合度。 三是由信息管理人員對(duì)各系統(tǒng)管理模塊設(shè)計(jì)中的風(fēng)險(xiǎn)板塊進(jìn)行完善，再結(jié)合對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)整體狀況的分析，降低系統(tǒng)運(yùn)行產(chǎn)生的內(nèi)控薄弱點(diǎn)，從而多維度提升內(nèi)控應(yīng)用效果。

以固定資產(chǎn)為例，提高中小企業(yè)固定資產(chǎn)使用頻率和效益，定期跟蹤固定資產(chǎn)管理效率，防止部門固定資產(chǎn)長(zhǎng)期閑置；強(qiáng)化固定資產(chǎn)購(gòu)置事前論證工作，對(duì)其可行性分析、資金籌措、成本預(yù)計(jì)等做好事前管理，促使各主管職能部門合理、科學(xué)、有效地使用固定資產(chǎn)，不斷改善固定資產(chǎn)成本使用管理頻率高和效能低下的資產(chǎn)管理使用現(xiàn)狀，從而實(shí)現(xiàn)投資效益的最大化和控制力度的實(shí)效化。

3.5 引進(jìn)復(fù)合型人才，加強(qiáng)內(nèi)部控制思想建設(shè)與培訓(xùn)

企業(yè)的各項(xiàng)工作都離不開人，內(nèi)部控制工作也是如此。 企業(yè)要對(duì)自身有一個(gè)清晰準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)，完全靠外部的力量來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、制定制度、解決問(wèn)題是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。 企業(yè)自身的情況還是自己最清楚，如果重視內(nèi)控工作，充分發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性，就能夠把握要點(diǎn)，對(duì)癥下藥。 企業(yè)只有引進(jìn)和培養(yǎng)一批符合企業(yè)要求、熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)、忠于企業(yè)的內(nèi)控管理人才，才能讓內(nèi)控工作真正地落到實(shí)處，生根發(fā)芽。

企業(yè)高層應(yīng)積極引入經(jīng)驗(yàn)豐富的內(nèi)部控制專業(yè)人才，加大在基層人才市場(chǎng)招募上的資金投入。 同時(shí)，還應(yīng)開展全方位的內(nèi)控培訓(xùn)課程，加大內(nèi)控宣傳力度，讓內(nèi)控管理的理念多角度、多層面地延伸開來(lái)。 對(duì)中小企業(yè)主要負(fù)責(zé)人和內(nèi)部控制牽頭部門工作人員進(jìn)行專業(yè)的強(qiáng)化培訓(xùn)。 一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要起到表率作用，確保企業(yè)內(nèi)部控制體系的建立健全和有效實(shí)施。 二是對(duì)中小企業(yè)負(fù)責(zé)人、內(nèi)部控制牽頭部門工作人員開設(shè)內(nèi)部控制建設(shè)啟動(dòng)會(huì)。 通過(guò)啟動(dòng)會(huì)，初步講解中小企業(yè)內(nèi)部控制的概念、目的和意義，提高企業(yè)中高層對(duì)內(nèi)部控制制度建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。 三是通過(guò)內(nèi)部控制實(shí)施實(shí)務(wù)培訓(xùn)，獲得各層級(jí)職員對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)的認(rèn)同感，并明確其在內(nèi)部控制體系中的位置，使得全員自覺(jué)履行內(nèi)部控制規(guī)則，強(qiáng)化各部門職員的內(nèi)部控制責(zé)任，共同營(yíng)造“領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與”的良好內(nèi)部控制環(huán)境。

企業(yè)要通過(guò)有計(jì)劃的、科學(xué)有效的培訓(xùn)和輔導(dǎo)，使大家真正認(rèn)識(shí)到內(nèi)控的重要性，驅(qū)動(dòng)企業(yè)員工不斷獲取新的專業(yè)知識(shí)，創(chuàng)新應(yīng)用信息化辦公管理手段，培養(yǎng)員工的自我適應(yīng)能力。

企業(yè)還要?jiǎng)?chuàng)造人人知內(nèi)控、人人學(xué)內(nèi)控、事事有內(nèi)控的良好氛圍，激活在崗員工學(xué)習(xí)能力和興趣，不斷提高職員的整體素質(zhì)，使其更有效地支持內(nèi)部控制體系的運(yùn)行。

4 結(jié)論

在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)邁入快速發(fā)展軌道，強(qiáng)化內(nèi)部控制建設(shè)成為增強(qiáng)企業(yè)活力的有效途徑，也是中小企業(yè)可持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。 我國(guó)中小企業(yè)應(yīng)充分結(jié)合企業(yè)內(nèi)部控制管理發(fā)展實(shí)際環(huán)境，加大內(nèi)部控制體系探索力度，通過(guò)建立與實(shí)施全面、全員、全方位、全過(guò)程的內(nèi)部控制管理體系，確保企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理更具制度標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，從而促進(jìn)中小企業(yè)健康發(fā)展。