科技企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及優(yōu)化對策

薛海洋／文

隨著科技企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和運(yùn)營復(fù)雜性的加劇，內(nèi)部控制問題也日益凸顯。內(nèi)部控制是確?？萍计髽I(yè)正常運(yùn)作和可持續(xù)發(fā)展的重要機(jī)制，涉及組織結(jié)構(gòu)、管理制度、信息傳遞和內(nèi)部監(jiān)督等方面。然而，由于科技行業(yè)的特殊性和處于快速變化的市場，科技企業(yè)面臨著獨(dú)特的管理挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)。此外，在諸多因素的影響下，部分科技企業(yè)內(nèi)部控制存在各種問題，對科技企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面影響，而優(yōu)化對策的實(shí)施能幫助科技企業(yè)提升內(nèi)部管理水平，降低風(fēng)險(xiǎn)，提高效率和競爭力。所以，科技企業(yè)應(yīng)重視解決內(nèi)部控制問題、積極采取措施、提升內(nèi)部控制水平，從而保障科技企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

內(nèi)部控制的定義

內(nèi)部控制是指管理層為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)而建立的一套制度、流程和措施，以確保企業(yè)資源合理利用、運(yùn)作效率的提高以及風(fēng)險(xiǎn)的有效降低，并促進(jìn)可靠財(cái)務(wù)報(bào)告的編制。內(nèi)部控制包括建立適當(dāng)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)與職責(zé)分工、制定明確的政策和程序、設(shè)立科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評估和構(gòu)建控制體系，確保信息準(zhǔn)確和完整，監(jiān)督和審查企業(yè)運(yùn)營活動，以及建立有效的內(nèi)部溝通渠道等。通過有效加強(qiáng)內(nèi)部控制，企業(yè)能夠規(guī)范經(jīng)營行為、防范風(fēng)險(xiǎn)、保障利益相關(guān)者的權(quán)益，并增強(qiáng)決策的科學(xué)性和可靠性。同時，內(nèi)部控制也是企業(yè)持續(xù)發(fā)展和良好治理的重要保障，能為企業(yè)創(chuàng)造有利的營商環(huán)境，增強(qiáng)市場競爭力。

科技企業(yè)內(nèi)部控制的重要性

科技企業(yè)通常處于高度競爭和快速變化的市場環(huán)境，面臨著諸多管理挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)。良好的內(nèi)部控制能幫助科技企業(yè)預(yù)防和應(yīng)對各種風(fēng)險(xiǎn)，從而保護(hù)科技企業(yè)的利益和聲譽(yù)?？萍计髽I(yè)通常涉及大量的資金投入和知識產(chǎn)權(quán)，內(nèi)部控制還有助于確保這些資源的合理利用和保護(hù)。通過建立有效的財(cái)務(wù)管理機(jī)制和資產(chǎn)保護(hù)機(jī)制，科技企業(yè)可以降低損失風(fēng)險(xiǎn)，提高財(cái)務(wù)透明度和穩(wěn)定性，同時增強(qiáng)投資者和合作伙伴的信任。另外，科技企業(yè)往往依賴高科技設(shè)備和復(fù)雜的信息系統(tǒng)生產(chǎn)和運(yùn)營，內(nèi)部控制能幫助科技企業(yè)確保信息準(zhǔn)確、完整和保密，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用，提高運(yùn)營效率和創(chuàng)新能力。

科技企業(yè)內(nèi)部控制的常見問題

本節(jié)結(jié)合個案展開分析，了解當(dāng)前科技企業(yè)內(nèi)控現(xiàn)狀。以A 科技企業(yè)為例，A 科技企業(yè)于1998 年成立，當(dāng)時在全球?qū)儆谳^大云服務(wù)器供應(yīng)商。直到2019 年年末，該企業(yè)資產(chǎn)總額及其同比增長率分別達(dá)到294.1 億元和14.88%。A 科技企業(yè)擁有5 469 名員工，其中2 131 人屬于研發(fā)工作人員，占總?cè)藬?shù)的38.97%，博士和碩士分別為44 人和954 人，分別占總?cè)藬?shù)的0.8%和17.44%。通過對該企業(yè)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，其內(nèi)部控制方面存在許多問題，以下進(jìn)行詳細(xì)分析。

內(nèi)部控制環(huán)境缺失

1.缺乏完善的人力資源政策

根據(jù)A 科技企業(yè)員工構(gòu)成來看，研發(fā)和科技人員占比較高，表面上似乎人才儲備非常充分。但是，經(jīng)過深入調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，其中大部分研發(fā)人員工齡不超過五年，技術(shù)人員離職率較高，不穩(wěn)定性非常強(qiáng)，財(cái)務(wù)人員也是如此。老員工流失比較嚴(yán)重，其主要原因在于激勵機(jī)制不夠健全，“大鍋飯”現(xiàn)象比較嚴(yán)重，許多技術(shù)人員和財(cái)務(wù)人員在科技企業(yè)中得不到成長，如晉升、漲薪等，企業(yè)難以留住人才，內(nèi)部控制缺乏人才支撐。

2.A 科技企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)不夠完善，人員內(nèi)部控制意識也

非常薄弱

該科技企業(yè)雖然設(shè)立了各種各樣的獨(dú)立職能部門，但是內(nèi)部控制層面缺少專門機(jī)構(gòu)，影響內(nèi)部控制效果。此外，管理層人員也并未對員工進(jìn)行必要的培訓(xùn)和教育。由于缺乏制度約束及員工對內(nèi)部控制認(rèn)知不清，無法形成良好的內(nèi)部控制環(huán)境，出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息錯誤記錄、內(nèi)部管理混亂、違規(guī)行為頻發(fā)等問題，內(nèi)部控制執(zhí)行效果也不理想。

對風(fēng)險(xiǎn)的評估不充分

作為科技企業(yè)，A 科技企業(yè)不僅面臨巨大的行業(yè)競爭，而且要應(yīng)對市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下更多的不確定性因素和挑戰(zhàn)，因此，A 科技企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展過程中更需要注重風(fēng)險(xiǎn)評估和應(yīng)對。結(jié)合實(shí)際情況來看，目前企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評估及認(rèn)識都缺乏深度，未能全面規(guī)避各種風(fēng)險(xiǎn)，也無法有效應(yīng)對和控制風(fēng)險(xiǎn)。一方面，缺乏完善的風(fēng)險(xiǎn)評估和預(yù)警制度。企業(yè)通常在事后進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對，即風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后才想辦法挽救，往往導(dǎo)致?lián)p失慘重。另一方面，該企業(yè)成立了專門的部門，負(fù)責(zé)法律風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，但是卻并未達(dá)到預(yù)期的執(zhí)行效果。究其原因，主要是各職能部門以各自領(lǐng)域所涉及的風(fēng)險(xiǎn)防范為主，缺少跨部門風(fēng)險(xiǎn)識別和分析機(jī)制，風(fēng)險(xiǎn)傳遞機(jī)制也不夠健全。由于各領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)通常具有緊密的關(guān)聯(lián)性，因此該情形使企業(yè)難以實(shí)現(xiàn)多層次、全方位的風(fēng)險(xiǎn)管控。即使存在風(fēng)險(xiǎn)隱患，工作人員也難以及時發(fā)現(xiàn)，長此以往，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)事件頻發(fā)，對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展極為不利。

信息溝通障礙

信息溝通是內(nèi)部控制中尤為關(guān)鍵的要素，而A 科技企業(yè)存在信息溝通不暢的情形。一是企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)龐大，且各部門分工比較復(fù)雜，職能部門之間存在信息孤島，造成信息流通不暢，關(guān)鍵信息無法及時傳遞到?jīng)Q策層面，從而影響企業(yè)對市場變化和競爭勢態(tài)的把握。有的職能部門只關(guān)注自身職責(zé)范圍內(nèi)的信息和資料，完全不考慮涉及其他部門的內(nèi)容。部分工作人員甚至抱著“多一事不如少一事”的態(tài)度，且相關(guān)工作人員之間存在競爭關(guān)系。因?yàn)槔骊P(guān)系，許多工作人員和其他員工存在矛盾，掌握關(guān)鍵信息后很少能及時共享，影響了科技企業(yè)的發(fā)展。二是科技企業(yè)有關(guān)重點(diǎn)信息和關(guān)鍵信息的保密工作不到位，如開發(fā)設(shè)計(jì)類、客戶敏感信息等，容易造成客戶流失。

內(nèi)部監(jiān)控體系不健全

一方面，科技企業(yè)現(xiàn)有的內(nèi)部監(jiān)控體系建設(shè)不健全，不能充分明確和規(guī)劃內(nèi)部監(jiān)控目標(biāo)、職責(zé)和流程，缺乏具體的監(jiān)控指標(biāo)和方法，從而無法有效地識別和防范潛在風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，內(nèi)部監(jiān)控局限于特定領(lǐng)域或環(huán)節(jié)，未能涵蓋全面的業(yè)務(wù)活動和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，造成漏洞和盲區(qū)，而且缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)控工具和技術(shù)支持，數(shù)據(jù)分析不全面、不及時，不能及時識別異常模式，難以發(fā)現(xiàn)內(nèi)部違規(guī)或異常行為。此外，A 科技企業(yè)最大股東是當(dāng)?shù)貒Y委，和國有獨(dú)資企業(yè)相比，國資委對該企業(yè)的監(jiān)管力度比較薄弱，甚至出現(xiàn)監(jiān)管缺失或監(jiān)管模糊等問題，或缺少有效的監(jiān)管方法和手段等，容易導(dǎo)致資產(chǎn)流失。

審批流程不規(guī)范

分析A 科技企業(yè)資金審批流程發(fā)現(xiàn)，金融機(jī)構(gòu)手續(xù)費(fèi)付款審批控制機(jī)制缺位。由于其涉及的款項(xiàng)額度通常較高，在實(shí)際控制環(huán)節(jié)，僅由財(cái)務(wù)部融資專員發(fā)揮作用，具體表現(xiàn)在提交付款申請后直接到出納人員環(huán)節(jié)，如此設(shè)計(jì)能夠在一定程度上保證資金支付，但是難免會出現(xiàn)人為計(jì)算失誤，進(jìn)而造成科技企業(yè)資金損失較大。同時，A 科技企業(yè)缺少資金預(yù)算專員控制環(huán)節(jié)，造成預(yù)算得不到有效執(zhí)行，預(yù)算缺乏剛性約束，項(xiàng)目支出無序且混亂。此外，缺乏規(guī)范的審批標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，導(dǎo)致決策不一致或存在偏差，各部門可能根據(jù)自身主觀意愿做出不同的決策，影響資源分配公平性和工作效率。

科技企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化對策

建立完善的內(nèi)部控制體系，提高全員對內(nèi)部控制的認(rèn)知度

建立內(nèi)部控制手冊，詳細(xì)記錄各項(xiàng)內(nèi)部控制措施和要求；在人力資源管理方面規(guī)定招聘流程、員工培訓(xùn)和離職程序等；在財(cái)務(wù)管理方面規(guī)定預(yù)算編制、費(fèi)用報(bào)銷和審計(jì)程序等。這樣，員工在進(jìn)行相關(guān)操作時可以參照內(nèi)部控制手冊，確保每個步驟都符合規(guī)定，從而降低風(fēng)險(xiǎn)和錯誤發(fā)生概率，進(jìn)一步形成完善的內(nèi)控體系。

此外，提高全員對內(nèi)部控制的認(rèn)知是優(yōu)化內(nèi)部控制的重要舉措?？萍计髽I(yè)可以通過內(nèi)部培訓(xùn)、線上線下會議等方式向全員傳達(dá)內(nèi)部控制的重要性和操作方法。例如，在內(nèi)部組織培訓(xùn)課程，講解內(nèi)部控制的基本概念、原則和實(shí)施方法；定期組織會議，分享內(nèi)部控制的案例和經(jīng)驗(yàn)；加強(qiáng)與員工的溝通和反饋，及時解答員工在實(shí)際操作中遇到的問題。同時，為了進(jìn)一步提升全員內(nèi)控意識，還需注重文化建設(shè)，將內(nèi)部控制貫穿始終，使內(nèi)控規(guī)范成為約束員工行為的重要內(nèi)容。

建立科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評估系統(tǒng)，進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)控制

建立科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評估系統(tǒng)是為了及時識別和評估科技企業(yè)面臨的各類風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的控制措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)矩陣法是通過綜合考慮風(fēng)險(xiǎn)概率和影響程度，將風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個級別，并制訂相應(yīng)的控制措施，是科技企業(yè)內(nèi)部常用的一種方法。

例如，針對數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)，科技企業(yè)可以從以下幾個方面做起，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制。首先，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定其可能發(fā)生的概率和潛在影響，結(jié)合評估結(jié)果，利用風(fēng)險(xiǎn)矩陣法將風(fēng)險(xiǎn)劃分為高、中、低三個級別。高級別的風(fēng)險(xiǎn)是數(shù)據(jù)泄露頻率高、影響范圍廣；中級別的風(fēng)險(xiǎn)是數(shù)據(jù)泄露頻率較低、影響范圍適中；低級別的風(fēng)險(xiǎn)是數(shù)據(jù)泄露頻率很低、影響范圍有限。其次。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果制訂相應(yīng)的控制措施。對高級別風(fēng)險(xiǎn)，科技企業(yè)可以采取更嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全措施，如加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻、限制敏感數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限、定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)等；對中級別的風(fēng)險(xiǎn)，科技企業(yè)可以采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧?，如加?qiáng)員工安全意識培訓(xùn)、建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制等；對于低級別的風(fēng)險(xiǎn)，科技企業(yè)則可以采取基本的控制措施，如定期更新安全補(bǔ)丁、加強(qiáng)密碼管理等，以此來降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和影響程度。

利用科技手段，建立開放、透明的溝通環(huán)境

在現(xiàn)代科技企業(yè)中，有效的溝通是保障內(nèi)部控制順利運(yùn)作的重要環(huán)節(jié)?？萍计髽I(yè)建立開放、透明的溝通環(huán)境，可以促進(jìn)員工之間信息共享和合作，提高問題解決效率，規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)。

具體而言，科技企業(yè)可以利用內(nèi)部社交平臺或團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具，如Slack、Microsoft Teams 等，建立全員參與的溝通平臺。通過建立的溝通平臺，員工可以自由地分享信息、提出問題、尋求幫助，并進(jìn)行實(shí)時討論和協(xié)作，打破部門之間的壁壘，促進(jìn)跨團(tuán)隊(duì)合作和知識共享。同時，管理層也可以及時了解員工的想法和需求，并為其提供支持和資源。除了內(nèi)部社交平臺，科技企業(yè)還可以利用在線會議工具，如Zoom、騰訊會議等，建立虛擬會議室，方便異地辦公或分布式團(tuán)隊(duì)之間的溝通和協(xié)作，突破時間和空間限制，節(jié)省科技企業(yè)在差旅費(fèi)用上的開支。同時，利用在線會議記錄每次會議的討論內(nèi)容和決策結(jié)果，為后續(xù)的跟進(jìn)提供便利。此外，科技企業(yè)還可以通過建立員工反饋機(jī)制，鼓勵和傾聽員工的意見和建議，根據(jù)反饋結(jié)果，管理層及時調(diào)整和優(yōu)化內(nèi)部控制措施，提高員工的參與感和工作滿意度。

強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)控，確保內(nèi)部控制工作有效運(yùn)行

強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)控是指對企業(yè)各個環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行監(jiān)督、檢查和評估，以確保科技企業(yè)內(nèi)部控制制度有效。通過建立科學(xué)的內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制，可以及時發(fā)現(xiàn)潛在問題和風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的糾正和預(yù)防措施，確保內(nèi)部控制工作穩(wěn)定和持續(xù)運(yùn)行。

首先，科技企業(yè)應(yīng)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門，定期對企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動和內(nèi)部控制制度進(jìn)行全面地審計(jì)和評估。例如，由審計(jì)人員抽樣檢查各部門的操作流程、財(cái)務(wù)記錄和數(shù)據(jù)安全措施，以確保其符合規(guī)定和最佳實(shí)踐。同時，審計(jì)人員開展風(fēng)險(xiǎn)評估工作，識別和評估可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并提出改進(jìn)建議和控制措施。其次，科技企業(yè)可以使用內(nèi)部控制管理系統(tǒng)，監(jiān)測各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)和關(guān)鍵控制點(diǎn)的運(yùn)行情況。利用信息系統(tǒng)，科技企業(yè)可以實(shí)時收集和分析數(shù)據(jù)，并生成相應(yīng)的報(bào)告和預(yù)警信息，以便管理層及時進(jìn)行決策和干預(yù)。最后，科技企業(yè)還可以建立獨(dú)立的內(nèi)部舉報(bào)渠道，鼓勵員工主動揭示違規(guī)行為和潛在風(fēng)險(xiǎn)，通過內(nèi)部舉報(bào)渠道保護(hù)舉報(bào)人的隱私和權(quán)益，并確保其收到的舉報(bào)信息得到及時處理和調(diào)查，有效地規(guī)避內(nèi)部不當(dāng)行為，同時及時采取糾正措施，保護(hù)科技企業(yè)的利益和聲譽(yù)。

修訂和完善審核流程，增強(qiáng)審核流程規(guī)范性

審核流程是指對企業(yè)各項(xiàng)決策和行動進(jìn)行審核和審查的程序。通過修訂和完善審核流程，可以確保決策合理性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性，避免錯誤和違規(guī)行為發(fā)生。

在科技企業(yè)中，財(cái)務(wù)審核是確保財(cái)務(wù)活動合規(guī)和財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)修訂和完善財(cái)務(wù)審核流程，提高審核規(guī)范性和效率。首先，明確財(cái)務(wù)審核的責(zé)任和權(quán)限。例如，設(shè)立財(cái)務(wù)審核委員會或指定專門的審核人員負(fù)責(zé)對重要的財(cái)務(wù)決策和交易進(jìn)行審核和審批，進(jìn)一步明確審核人員的職責(zé)和權(quán)限，避免審核過程混亂和不當(dāng)操作。其次，制定詳細(xì)的審核程序和標(biāo)準(zhǔn)。如要求審核人員核對相關(guān)文件和憑證，并進(jìn)行核算和比對，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。同時，還可以建立審計(jì)工作底稿和檢查清單，確保審核工作全面和一致。最后，利用科技手段提升審核流程的規(guī)范性。如采用財(cái)務(wù)管理軟件或?qū)徲?jì)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的電子化處理和自動化審核，自動生成報(bào)表和財(cái)務(wù)分析，減少人為錯誤和數(shù)據(jù)造假的風(fēng)險(xiǎn)，并提供內(nèi)部控制的可追溯性和透明度，以提高審核的客觀性和公正性。

綜上所述，科技企業(yè)內(nèi)部控制在快速發(fā)展的環(huán)境下面臨內(nèi)部控制環(huán)境缺失、風(fēng)險(xiǎn)評估不充分和內(nèi)部溝通不暢等問題，為了有效應(yīng)對這些問題，本文采取一系列優(yōu)化對策，如建立完善的內(nèi)部控制體系、科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評估系統(tǒng)，以及開放、透明的溝通環(huán)境等。這些對策有助于科技企業(yè)建立健全的內(nèi)部控制體系，提高管理和運(yùn)營的效率和可靠性，防止風(fēng)險(xiǎn)和違規(guī)行為發(fā)生?？萍计髽I(yè)應(yīng)意識到內(nèi)部控制的重要性，并將其納入日常運(yùn)營和管理。只有通過不斷優(yōu)化和完善內(nèi)部控制，科技企業(yè)才能穩(wěn)步發(fā)展，創(chuàng)新驅(qū)動，并不斷增強(qiáng)市場競爭優(yōu)勢。