機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化路徑

于 藍／文

為了適應新的社會發(fā)展趨勢，機關(guān)事業(yè)單位對檔案的管理需要投入更多的精力，尤其是在人事檔案方面。同時，機關(guān)事業(yè)單位應在信息化管理的基礎(chǔ)上不斷發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種管理方式不斷融合，加以改進，讓機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理方式變得多元化和現(xiàn)代化，提升管理質(zhì)量和效率，最終讓信息化建設服務于人事檔案管理體系，讓其發(fā)揮相應的價值。

機關(guān)事業(yè)單位要想對工作中產(chǎn)生的各種文書進行整理，為今后的發(fā)展提供相關(guān)的理論基礎(chǔ)和依據(jù)，需要結(jié)合相關(guān)的技術(shù)來進行分類存放和管理。機關(guān)事業(yè)單位的檔案具有一定的復雜性，為了使檔案得到妥善保存，相關(guān)人員需要與時俱進，這給相關(guān)人員帶來了巨大的挑戰(zhàn)，部分檔案甚至因為存放太久而出現(xiàn)破損和丟失等情況，影響了檔案的完整性。在具體工作實施的過程中，要充分應用現(xiàn)行的信息技術(shù)，讓機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作更上一層樓，這樣才能充分體現(xiàn)新時期人事檔案管理工作的先進行和時代性，同時讓檔案管理工作成為單位的代表性工作，也能更真實地記錄機關(guān)事業(yè)單位工作人員的工作事跡，為機關(guān)事業(yè)單位的人才建設提供可靠的保障，對相關(guān)單位今后的發(fā)展也具備重要價值。

機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點和必要性

機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點

機關(guān)事業(yè)單位作為國家重要組成部分之一，相較于企業(yè)而言，具有公益性、非盈利性的特征，這也導致其人事檔案信息具有一定的復雜性，相應地，檔案管理要求也更加嚴格和規(guī)范。機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理涉及人事變動、工作紀要等，相關(guān)人員在管理時要做到嚴謹規(guī)范，否則將對機關(guān)事業(yè)單位的人事管理造成不利影響。隨著信息化進程的不斷加速，紙質(zhì)文檔管理的模式已經(jīng)不能滿足機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的需求，推進檔案信息化管理無疑是節(jié)約人力物力的重要方式。同時，隨著無紙化辦公時代的到來，相關(guān)工作在各個方面均會發(fā)生變化，對此，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度需要除舊納新，管理類型也要作出相應調(diào)整，這對單位未來的發(fā)展有積極作用。

機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

一是讓人事檔案管理更加安全。傳統(tǒng)檔案管理工作大部分采用紙質(zhì)管理，隨著時間的推移，檔案難免會因保存不當而出現(xiàn)紙張破損、信息丟失的情況。一旦信息丟失，對單位的檔案管理工作就會造成嚴重影響，進而導致正常工作受到阻礙。在這些工作中引入現(xiàn)代信息技術(shù)，能一改以往紙質(zhì)檔案管理的繁雜、冗長，將文檔變成電子形式，結(jié)合數(shù)字化無紙辦公技術(shù)，不只儲存規(guī)模變得更大，也使檔案更不容易丟失，對于長期管理而言，這種方式的安全性更高。此外，在不同的機關(guān)事業(yè)單位中，人事檔案的機密性不同，面對需要嚴格保密的文件，信息化管理則能對文檔進行加密，實現(xiàn)更加穩(wěn)妥的儲存，并確保嚴格保密。

二是讓管理工作更加高效。在相關(guān)的管理工作中，材料數(shù)量巨大，工作人員每天要面臨各種不同類型的文件。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，想要實現(xiàn)對某種檔案的快速查找，十分費力且耗時巨大。同時，這類單位涉及的工作內(nèi)容十分復雜，其中包含大量的文獻資料，這給相關(guān)人員的工作造成了更多挑戰(zhàn)。為了減輕相關(guān)人員的工作壓力，可對海量文獻資料進行數(shù)據(jù)化處理，不斷壓縮文檔，為管理人員節(jié)約時間和精力。

三是減輕檔案管理人員的工作壓力。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員日常需要將復雜的檔案進行分類整理和存放，這類工作通常需要消耗大量精力和時間，工作人員自身壓力也很大。通過信息化建設，工作人員在整理的過程中會更加方便迅速，也更加方便各個部門查閱，其工作壓力也會隨之降低。

信息化技術(shù)在機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中的應用優(yōu)勢

提高檔案信息的傳遞速度并保障其安全性

相關(guān)工作要想穩(wěn)步開展，對財力、物力及人力的消耗較大，檔案在傳遞過程中也會面臨一定損耗，這對人事檔案管理工作造成了一定阻礙。將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化成電子文檔進行傳輸，不光傳輸速度能得到提升，檔案被盜取的可能性也會降低，還能最大限度節(jié)約傳輸成本，防止文檔丟失。

讓管理更加高效

結(jié)合現(xiàn)行相關(guān)人事檔案管理工作的變化，需要結(jié)合其變化趨勢對管理工作進行調(diào)整。這種調(diào)整及維護利用本身就是一項巨大而艱難的工作，管理工作更是十分復雜，這是導致管理效率低下的原因之一。由此可見，將信息技術(shù)引入機關(guān)事業(yè)單位中十分有必要。有了信息技術(shù)的加持，能迅速解決機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理難題，并建立起人事檔案管理的專業(yè)信息平臺，提升相關(guān)工作的時效性，不光能簡化工作，更加能讓檔案管理質(zhì)量邁上新臺階，工作人員也能變得更加輕松。

提高檔案保存的穩(wěn)定性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于長期存放，難免出現(xiàn)紙張缺失，甚至檔案丟失事件。要想這些檔案得到更加長久的存放，應充分利用信息技術(shù)對檔案進行備份和儲存，使文檔變得更加安全可靠，也為機關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)工作添磚加瓦。

機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的影響因素專業(yè)的管理人才的影響

結(jié)合現(xiàn)行的管理狀態(tài)，部分機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍然延用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的方式，很多檔案管理人員是臨近退休的老人，他們對于信息化管理技術(shù)的接受能力有限，同時在這方面的專業(yè)人才比較匱乏，這在一定程度上對單位的人事檔案管理造成了制約。為了提升相關(guān)工作的效能，促使管理工作不斷優(yōu)化，管理人員需要具備極高的專業(yè)技能，需要不斷深造學習，同時大量引進先進的技術(shù)人才，提升人事檔案管理工作效率。

本文提出了基于磁開關(guān)的近方波脈沖Marx發(fā)生器技術(shù)路線，摒棄了傳統(tǒng)發(fā)生器中的氣體開關(guān)與觸發(fā)系統(tǒng)，利用磁開關(guān)磁場的同步控制，保證各級開關(guān)同步導通。同時，基于多倍頻電壓脈沖的疊加原理，使得發(fā)生器具備輸出方波脈沖的能力。

檔案信息化數(shù)據(jù)庫完善程度的影響

隨著信息技術(shù)的普及，人們對其的接受程度也在不斷提升，并且組建了相應的信息資源庫，但是在設備方面仍需加強，這樣最終才能實現(xiàn)數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案資源的二次利用。同時，完善人事檔案信息庫，更能促進相關(guān)檔案的有效使用和流通。

領(lǐng)導層檔案管理信息化意識的影響

隨著智能化辦公模式的推廣，大部分人員均在逐漸接受這種新的工作方式，但仍然存在部分領(lǐng)導對于信息化的理解不夠透徹，簡單理解為只要將相關(guān)人事檔案錄入電腦就能形成信息化管理，對信息化的接受程度存在偏差，這種偏差會導致認知的局限性，在一定程度上對人事檔案管理有所阻礙。這就需要領(lǐng)導層在日常的工作中不斷強化自身意識，讓人事檔案管理工作受到應有的重視，逐漸融入信息化管理技術(shù)，最終讓該項工作的效益得到質(zhì)的提升。

檔案管理信息化工作經(jīng)費影響

人事檔案管理要想實現(xiàn)信息化管理，就需要建設相關(guān)系統(tǒng)，但由于單位領(lǐng)導缺乏對該項工作的重視，沒有給予足夠的資金支持，所以檔案管理設備設施比較匱乏，這也對機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作造成了一定阻礙。只有積極關(guān)注，投入更多經(jīng)費，方能促進人事檔案的信息化建設水平得到提升。

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的辦法和建設路徑

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的辦法

1.提升信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)

機關(guān)事業(yè)單位的人事信息化管理是一項需要高端技術(shù)支撐的工作，這就需要引進更多先進人才，提升相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)，不斷加強科技人才管理。一是要對機關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)人員進行技術(shù)培訓。二是加大技術(shù)人才引進力度，并在機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部培養(yǎng)更多懂得管理和信息化技術(shù)的復合型人才，打造高質(zhì)量人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案信息化管理程度。

2.強化檔案管理人員的基本技能

要想從根源上提升機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理效率，首先要從管理層入手，提升其專業(yè)認知，進而降低其工作難度，這就要求相關(guān)人員應與時俱進，不斷推動人事檔案管理工作的發(fā)展?；谝陨媳尘?，相關(guān)機關(guān)事業(yè)單位要加強管理人員的業(yè)務技能訓練，比如促使相關(guān)人員學習計算機操作技能，使其掌握一定的計算機知識及技能，為檔案管理信息化建設提供關(guān)鍵人才。

3.加大人事檔案管理信息化資金投入

建設相關(guān)系統(tǒng)離不開充足的資金，需要加大資金投入力度，購買先進的設備和設施，從各個方面加以強化，為檔案信息化管理打下堅實的基礎(chǔ)。同時，要充分發(fā)揮相關(guān)社會資源的效用，不斷加強相關(guān)利益的聯(lián)系。

4.加大人事檔案信息化建設力度

機關(guān)事業(yè)單位要想迅速實現(xiàn)人事檔案信息化建設，需要羅列重點，分清主次，并對相關(guān)工作加以引導。首先，要逐漸將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，對現(xiàn)有文件進行升級處理，并根據(jù)文檔類型進行分類，采用專業(yè)表格來進行管理，提升文件檢索效率。其次，提升相關(guān)人員的網(wǎng)絡素養(yǎng)，讓檔案管理更加安全。最后，建立健全信息化系統(tǒng)，對所有信息進行統(tǒng)一規(guī)劃，讓信息利用變得更加高效。

5.提升機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導的信息化意識

目前，機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導要不斷提升信息化意識，不斷推動人事檔案管理工作向信息化領(lǐng)域發(fā)展，并倡導單位人員對信息化建設給予足夠支持。同時，要在全單位開展信息化建設工作，部門之間應該協(xié)同合作，及時溝通和交流，真正保證信息化建設穩(wěn)步推進。必要的情況下，可在單位實施獎懲制度，不斷激勵員工積極上進，主動參與到信息化建設工作中，促使機關(guān)事業(yè)單的信息化建設水平不斷提升。

機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的建設路徑

1.與信息技術(shù)研發(fā)公司協(xié)作，研發(fā)機關(guān)事業(yè)單位適用的管理

軟件

目前，國家的信息化進程不斷加速，機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理信息化建設將面臨更多挑戰(zhàn)。不同單位在信息檔案方面的差異十分明顯，因此各個單位需要選擇適合各自單位情況的檔案管理軟件。部分機關(guān)事業(yè)單位在建立人事檔案系統(tǒng)時，需要對單位人事檔案體系進行詳細拆解，不斷完善相關(guān)問題。可以依靠去中心化技術(shù)將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成為電子文檔，同時建立起專業(yè)的文檔機制，或者另外聘請專業(yè)的技術(shù)人員，建立一套相應的檔案識別系統(tǒng)；還可結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)采集技術(shù)等，實現(xiàn)檔案的智能化和電子化管理。

2.提高檔案信息化水平，加快搭建規(guī)模較大的檔案管理信息化系統(tǒng)

良好的軟件和硬件系統(tǒng)是機關(guān)事業(yè)單位人事檔案系統(tǒng)升級的重要條件，就當下的管理條件而言，軟硬件的升級是十分有必要的。相關(guān)單位要重點將資金集中在這一方面，對人事檔案管理工作給予充分支持。為了防止文檔遺失和損害，需要提高電子文檔的安全性能，同時要對已經(jīng)儲存的信息進行深加工，實現(xiàn)對檔案的有效保管和利用。比如，在相關(guān)區(qū)域進行文檔的備份和升級、對相關(guān)資料進行加密處理，同時對需要儲存的文件進行科學審核，不斷擴充信息庫，形成規(guī)模較大的人事檔案管理信息化系統(tǒng)。

3.強化檔案管理信息化理念，組建專業(yè)的檔案管理信息化人才隊伍

第一，加大檔案管理部門的人力、物力和資金投入，提高人員的綜合素質(zhì)。在機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，應當加強對人事檔案管理人員的專業(yè)培訓，鼓勵工作人員主動學習相關(guān)知識，提高自身的人事檔案管理信息化能力，并盡快實現(xiàn)從傳統(tǒng)的人事檔案管理人員向信息化管理人才轉(zhuǎn)型，將檔案管理信息化工作提高到一個新的水平。在機關(guān)事業(yè)單位的信息化建設過程中，管理人員的信息化觀念尤為重要，是實現(xiàn)管理信息化的重要保證。同時，機關(guān)事業(yè)單位要制訂相應的短期、中期和中長期計劃，確保檔案管理信息系統(tǒng)建設具有規(guī)劃性，還要對專門的檔案工作人員進行全面的監(jiān)督和指導，不斷提高機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性。