加強(qiáng)合同管理，促進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展

摘 要：隨著醫(yī)療改革的深入及醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的推進(jìn)，對醫(yī)院精細(xì)化管理提出了更高的要求，合同作為連接醫(yī)院和服務(wù)方的重要契約，對醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提升及資源的配置優(yōu)化至關(guān)重要。文章通過對醫(yī)院合同管理存在的問題進(jìn)行研究和分析，探索醫(yī)院合同管理優(yōu)化的方向和可行的措施，為醫(yī)院內(nèi)控管理及高質(zhì)量發(fā)展賦能。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 合同管理 內(nèi)控管理 優(yōu)化措施

中圖分類號(hào)：F062.6

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2024）04-246-03

醫(yī)院合同管理涉及醫(yī)院眾多部門，涵蓋眾多環(huán)節(jié)，財(cái)政部、衛(wèi)生健康委及醫(yī)院內(nèi)部出臺(tái)了眾多規(guī)范和制度，旨在探索全面的、規(guī)范的、有效的合同管理方法。在國家衛(wèi)生健康委會(huì)同國家中醫(yī)藥管理局于2020年12月聯(lián)合出臺(tái)的《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》中，從單位層面及業(yè)務(wù)層面解構(gòu)了合同管理中需要注意的重點(diǎn)問題，為合同管理向精細(xì)化轉(zhuǎn)變提供了指導(dǎo)方向；在2023年12月財(cái)政部印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》中，指出了合同管理中需要著力完善的重點(diǎn)內(nèi)容，包含合同的歸口管理、合法性審查、授權(quán)管理、簽署和履行管理等。醫(yī)院合同管理體系一直在不斷探索和完善中，本文就目前醫(yī)院合同管理還存在的一些亟待解決的問題，進(jìn)行了探索和研究。

一、醫(yī)院合同管理的意義

隨著醫(yī)院的發(fā)展及業(yè)務(wù)的豐富，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)體量也隨之增加，根據(jù)2023年5月發(fā)布的《中國衛(wèi)生健康統(tǒng)計(jì)年鑒（2022）》顯示，目前醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)支出占醫(yī)院業(yè)務(wù)總支出的60%左右。合同作為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要載體，是連接醫(yī)院及各供應(yīng)商和合作伙伴的紐帶，對推動(dòng)醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展、提升醫(yī)院的整體管理水平具有至關(guān)重要的作用：通過簽訂經(jīng)濟(jì)合同，醫(yī)院明確了與供應(yīng)商和合作伙伴的經(jīng)濟(jì)關(guān)系，明確了雙方的權(quán)利和義務(wù)，幫助醫(yī)院有效進(jìn)行內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理、優(yōu)化資源配置、保障雙方的合法權(quán)益；同時(shí)，通過合同的約束，醫(yī)院可以規(guī)范院內(nèi)各部門及供應(yīng)商和合作伙伴的行為，使醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量及管理質(zhì)量得到提升。因?yàn)楹贤卺t(yī)院管理中占據(jù)的重要地位，加強(qiáng)醫(yī)院的合同管理也顯得至關(guān)重要。

二、醫(yī)院合同管理存在的問題及原因探究

（一）單位層面

1.合同管理體系及制度有待完善。合同管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，應(yīng)包含合同全流程的管理，即涵蓋合同業(yè)務(wù)的決策、起草、審核、簽訂、執(zhí)行、糾紛協(xié)調(diào)、驗(yàn)收、歸檔等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)亦有對應(yīng)的工作程序，涉及的程序及部門眾多。從整體來看，目前醫(yī)院合同管理制度主要集中在合同的審核、簽訂環(huán)節(jié)，而忽略了對合同前期準(zhǔn)備工作及后期執(zhí)行、驗(yàn)收、歸檔工作的詳細(xì)規(guī)定。前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量決定了合同審簽環(huán)節(jié)的效率，簽訂合同后的履約工作及驗(yàn)收工作與醫(yī)院的日常運(yùn)營息息相關(guān)，執(zhí)行偏差可能會(huì)影響醫(yī)院運(yùn)行或是導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失，這些都是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。

2.合同管理相關(guān)的部門權(quán)責(zé)不清。按照合同管理的流程，所涉及的部門可分為5個(gè)大類：合同擬寫部門、合同審批部門、合同執(zhí)行部門、合同歸口管理部門、合同監(jiān)督部門，醫(yī)院雖明確了各科室歸屬的類別，但每個(gè)科室在每個(gè)流程中的職責(zé)未在制度中進(jìn)行明確。如合同審批部門包含合同擬寫部門、合同歸口管理部門、財(cái)務(wù)科、法務(wù)部、審計(jì)科共5個(gè)科室，在合同審批時(shí)，各個(gè)科室的職責(zé)及審核內(nèi)容未有清晰劃分，存在合同內(nèi)容重復(fù)審核或遺漏審核的問題，降低合同審核效率，合同審核質(zhì)量也得不到保證，一旦合同出現(xiàn)失誤或問題，也易發(fā)生“踢皮球”的情況。有些醫(yī)院還存在部門權(quán)限設(shè)置不合規(guī)的問題，例如由審計(jì)部門作為合同歸口管理部門，違反了《國家衛(wèi)生健康委關(guān)于印發(fā)進(jìn)一步加強(qiáng)衛(wèi)生健康行業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作若干意見的通知》（國衛(wèi)財(cái)務(wù)發(fā)〔2022〕9號(hào)）的有關(guān)規(guī)定。

3.信息化管理程度低，且存在信息孤島問題。目前，醫(yī)院的HRP系統(tǒng)包含合同管理版塊，但包含的功能單一，不能滿足管理需求。以B醫(yī)院為例，其HRP合同管理版塊主要為合同錄入、臺(tái)賬查詢、合同臨期及過期提示等。合同歸口管理部門在該系統(tǒng)上做完合同錄入后很少再會(huì)進(jìn)去使用，除了合同錄入功能，其他功能形同虛設(shè)，未能幫助合同歸口管理部門監(jiān)督合同執(zhí)行情況。此外，該醫(yī)院的合同審簽流程在OA系統(tǒng)中進(jìn)行，而OA系統(tǒng)未與HRP系統(tǒng)進(jìn)行連通，即該醫(yī)院目前使用的與合同管理有關(guān)的兩個(gè)系統(tǒng)都未能實(shí)現(xiàn)合同全流程的管理，且兩系統(tǒng)數(shù)據(jù)不互通，獨(dú)立存在成為信息孤島，降低了合同管理效率。

（二）業(yè)務(wù)層面

1.合同內(nèi)容管理尚需加強(qiáng)。醫(yī)院合同可分為四個(gè)大類：貨物供應(yīng)合同、服務(wù)供應(yīng)合同、工程建設(shè)合同、其他合同，各類合同雖有通性但也各具特點(diǎn)，包含特定的條款，不能互通互用，因合同模板體系未建立、合同擬寫人員的專業(yè)度受限等問題，合同擬寫部門通常采用網(wǎng)絡(luò)搜索相關(guān)合同的方式或是直接套用政府采購合同的方式擬寫合同初稿，易出現(xiàn)合同條款錯(cuò)漏或不適用項(xiàng)目的情況，例如，用于貨物類合同的相關(guān)用詞和條款，如“三包”“售后服務(wù)”等，出現(xiàn)在服務(wù)類合同中；此外，合同擬寫部門也會(huì)采用參考往期合同的方式擬寫新合同，若本期合同內(nèi)容較往期有改變的部分忘記修改，則會(huì)導(dǎo)致合同條款前后不一致。合同內(nèi)容制定不夠規(guī)范導(dǎo)致合同內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤，存在一定法律風(fēng)險(xiǎn)，因此需加強(qiáng)對合同內(nèi)容的管理。

2.合同簽訂的審核機(jī)制流于形式。各公立醫(yī)院一般都制定了合同簽訂的審核機(jī)制，但未完全按照機(jī)制執(zhí)行到位，如提交審核資料不全，未提供需提交的資料：事項(xiàng)審批單（院領(lǐng)導(dǎo)審批單、院長辦公會(huì)或黨委會(huì)批準(zhǔn)的會(huì)議紀(jì)要）、詢價(jià)記錄、招標(biāo)文件、中標(biāo)單位的投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、院內(nèi)議價(jià)會(huì)議記錄、擬定的合同文本、審計(jì)審核意見書、資質(zhì)及法人身份證復(fù)印件等；個(gè)別合同存在合同簽訂日期早于合同審批日期的現(xiàn)象。

3.合同的執(zhí)行及驗(yàn)收落實(shí)不到位。合同的執(zhí)行及驗(yàn)收落實(shí)不到位主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先是未嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，容易出現(xiàn)在貨物交付時(shí)間上或是付款時(shí)間上與合同約定出現(xiàn)出入；其次是合同執(zhí)行部門未建立合同臺(tái)賬導(dǎo)致未能及時(shí)有效地跟進(jìn)合同的履約進(jìn)度，易出現(xiàn)付款已超出合同約定總金額或是合同項(xiàng)目即將到期來不及采購的情況；最后是未妥善保存履約過程中的各項(xiàng)記錄和文件，如供應(yīng)商考核表、驗(yàn)收單等。以上三點(diǎn)也是內(nèi)控關(guān)注的重點(diǎn)，決定了合同履行的質(zhì)量。

4.合同監(jiān)督部門未能充分發(fā)揮監(jiān)督作用。醫(yī)院合同監(jiān)督部門主要為院長辦公室、審計(jì)科和紀(jì)檢監(jiān)察室。院長辦公室未能充分發(fā)揮在合同管理中的牽頭管理作用，未能對醫(yī)院的合同管理制度進(jìn)行充分的培訓(xùn)和解讀，不利于合同管理制度的落地和深化執(zhí)行；審計(jì)科未能充分利用專項(xiàng)審計(jì)手段對合同管理體系進(jìn)行全面評價(jià)；紀(jì)檢監(jiān)察室未能及時(shí)組織各相關(guān)部門查找合同管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并列出風(fēng)險(xiǎn)管控清單。

5.合同管理人員專業(yè)知識(shí)欠缺。合同歸口管理部門負(fù)責(zé)合同管理的同事應(yīng)及時(shí)了解、掌握合同的履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)處理，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，保證合同的履約質(zhì)量，但醫(yī)院合同的歸口管理部門主要為后勤部、設(shè)備科、藥學(xué)部、醫(yī)務(wù)部、科研部，這些科室人員多為技術(shù)類人員，不具有合同管理的專業(yè)知識(shí)，醫(yī)院也缺少這方面的專業(yè)人員及相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致這些科室的合同管理人員常會(huì)忽略上述幾個(gè)內(nèi)控關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理。

三、醫(yī)院合同管理優(yōu)化的方向及措施

（一）完善合同管理制度，利用制度實(shí)現(xiàn)合同的規(guī)范化管理

合同管理制度是對合同全流程管理作出的規(guī)范，在制度中應(yīng)明確合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各環(huán)節(jié)相關(guān)的流程、各流程涉及的部門以及各部門在該流程中的職責(zé)。

1.合同擬寫部門指的是負(fù)責(zé)起草、擬定合同內(nèi)容的部門，一般為合同業(yè)務(wù)的需求科室及合同歸口管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)的需要進(jìn)行擬定。

2.合同審批部門指的是負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)合同內(nèi)容的部門，確保合同內(nèi)容的正確性、可行性、合規(guī)性、合法性等，主要包含的部門為合同歸口管理部門、財(cái)務(wù)科、法務(wù)部。合同歸口管理部門對合同的整體內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保合同內(nèi)容的完整性，重點(diǎn)審核合同條款的可行性及參數(shù)的正確性；財(cái)務(wù)科審核付款方式及付款條件等與財(cái)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容；法務(wù)部對合同條款的合法、合規(guī)性負(fù)責(zé)，確保合同條款符合民法典、合同法等法律法規(guī)的規(guī)定，避免法律風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

3.合同執(zhí)行部門指的是在合同簽訂完成后，負(fù)責(zé)履行合同約定的部門，通常為合同業(yè)務(wù)的需求科室，包含臨床科室、行政后勤部門等所有會(huì)直接使用合同所涉及的業(yè)務(wù)的科室。合同執(zhí)行部門作為合同使用一線部門，需要熟悉合同內(nèi)容，確保合同條款得到正確的執(zhí)行，包含合同的驗(yàn)收工作、供應(yīng)商的溝通工作、付款申請的提交工作等。

4.合同歸口管理部門指的是對合同內(nèi)容、合同履約情況及供應(yīng)商的服務(wù)情況進(jìn)行監(jiān)督的部門。醫(yī)院合同歸口管理部門主要為設(shè)備科、后勤部、藥學(xué)部，根據(jù)科室的業(yè)務(wù)范圍管理其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同。合同歸口管理部門在合同擬寫及合同執(zhí)行過程中都扮演著重要的角色：在合同擬寫階段，應(yīng)由歸口管理部門根據(jù)各類合同的特點(diǎn)制定合同模板，并根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)對模板合同進(jìn)行調(diào)整，提升合同的規(guī)范性和一致性，提高合同擬寫效率及擬寫質(zhì)量，減少合同的出錯(cuò)率，降低法律風(fēng)險(xiǎn)；在合同執(zhí)行階段，合同管理部門需組織合同的驗(yàn)收工作、對合同的履約進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督、對合同的變更事宜進(jìn)行處理、對供應(yīng)商的服務(wù)情況進(jìn)行考核、對合同的付款申請進(jìn)行審核等，切實(shí)做到對合同進(jìn)行全面管理。

5.合同監(jiān)督部門指的是對合同的擬寫、審核、簽訂、執(zhí)行、管理等全部流程進(jìn)行監(jiān)督的部門，主要為院長辦公室、審計(jì)科、紀(jì)檢監(jiān)察室。這些部門獨(dú)立于流程之外，對流程的完整性、合規(guī)性及合法性進(jìn)行監(jiān)督。院長辦公室作為合同管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、執(zhí)行、監(jiān)督以及合同的編號(hào)歸檔等工作，對合同制度的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、評價(jià)，不斷規(guī)范和優(yōu)化合同管理流程；審計(jì)科作為內(nèi)控評價(jià)牽頭部門，對合同全流程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出監(jiān)督意見或建議，對內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行把控；紀(jì)檢監(jiān)察室作為廉政風(fēng)險(xiǎn)防控的牽頭部門，對合同全流程進(jìn)行廉政監(jiān)督，建立并落實(shí)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控措施。

（二）充分利用信息化手段進(jìn)行合同管理，提升合同管理效率和質(zhì)量

實(shí)現(xiàn)合同管理流程電子化、合同執(zhí)行監(jiān)督信息化，即將合同管理的全流程嵌入信息系統(tǒng)中，通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合同管理流程的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，形成項(xiàng)目閉環(huán)。例如，合同歸口管理部門利用系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的合同模板進(jìn)行合同擬寫，提交后自動(dòng)進(jìn)入合同審簽流程；合同依據(jù)系統(tǒng)中設(shè)定的審簽流程流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門進(jìn)行審簽，并設(shè)定各部門的審簽時(shí)限保證合同審簽的時(shí)效性；審簽結(jié)束后自動(dòng)發(fā)起用印流程，此流程中可考慮使用電子簽章以減少多份合同需人工蓋章而花費(fèi)的時(shí)間；合同蓋章完成后自動(dòng)存檔并促發(fā)合同的執(zhí)行監(jiān)督流程，在重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)如每月結(jié)算時(shí)間點(diǎn)、合同到期前三個(gè)月會(huì)自動(dòng)提醒，幫助歸口管理部門監(jiān)督合同履約情況和進(jìn)度。

此外，合同管理系統(tǒng)作為醫(yī)院信息化管理的一個(gè)子系統(tǒng)，應(yīng)與整個(gè)醫(yī)院的HRP系統(tǒng)相融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互融互通，如與財(cái)務(wù)付款數(shù)據(jù)進(jìn)行對接，幫助歸口管理部門監(jiān)督合同的付款進(jìn)度，在發(fā)現(xiàn)問題能及時(shí)與財(cái)務(wù)溝通，提升合同管理及內(nèi)控管理質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)合同專項(xiàng)審計(jì)，促進(jìn)合同管理執(zhí)行力的提升

與日常流程中的審計(jì)工作不同，醫(yī)院審計(jì)部門的合同專項(xiàng)審計(jì)是對醫(yī)院合同管理全流程的審計(jì)，即對合同管理所涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面“體檢”。通過對合同管理全流程的專項(xiàng)審計(jì)，深入發(fā)現(xiàn)合同管理各流程存在的不足，提出審計(jì)意見或建議，促使相關(guān)科室不斷完善自己內(nèi)部的合同管理制度、規(guī)范管理流程及科室行為，不斷提高合同管理的執(zhí)行力，確保合同管理制度落實(shí)到位。

（四）加強(qiáng)人員的管理，發(fā)揮人員的主觀能動(dòng)性，提升內(nèi)部控制效果

首先，在招聘時(shí)，應(yīng)努力尋求相關(guān)專業(yè)的人才勝任崗位，保證合同管理工作的質(zhì)量，目前醫(yī)院單位的法律相關(guān)人員十分緊缺，應(yīng)加大宣傳吸引從事相關(guān)專業(yè)的人員道醫(yī)院進(jìn)行應(yīng)聘；其次，須加強(qiáng)相關(guān)崗位人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，定期開展培訓(xùn)幫助相關(guān)崗位人員了解各類合同的區(qū)別和特點(diǎn)，分享合同管理、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、合同法、民法典等相關(guān)知識(shí)及法律法規(guī)，提升相關(guān)崗位人員的合同管理意識(shí)及專業(yè)素養(yǎng)，使他們能更好的履職；最后，可設(shè)置相關(guān)的績效管理機(jī)制，鼓勵(lì)相關(guān)崗位人員主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，促使他們發(fā)揮主觀能動(dòng)性自主地進(jìn)行自我提升，積極主動(dòng)地發(fā)現(xiàn)工作中的不足并提出解決辦法，不斷優(yōu)化醫(yī)院的合同管理，提升內(nèi)部控制效果。

綜上所述，合同管理是醫(yī)院內(nèi)控管理的重要組成部分，需對其進(jìn)行全流程、精細(xì)化的管理。通過對制度的完善明確各部門的職責(zé)、利用信息化手段加強(qiáng)各部門的聯(lián)系、通過人員的培養(yǎng)提升員工的履職能力，形成職責(zé)明確、相互合作、相互監(jiān)督、高效有序的合同管理體系，提升合同風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部管控的質(zhì)量，為醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展賦能。

參考文獻(xiàn)：

[1] 韓鈺.公立醫(yī)院合同管理風(fēng)險(xiǎn)管控探析——以A公立醫(yī)院為例[J].會(huì)計(jì)之友，2017（19）：18-20.

[2] 楊曦.公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制制度探析[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2021（33）：195-196.

[3] 耿桂鳳，馬迎民.完善醫(yī)院合同管理，提高財(cái)務(wù)精細(xì)化管理水平[J].中國醫(yī)院管理，2016（36）：70-71.

[4] 胡春飛，李文佳，王西雯.基于內(nèi)部控制的醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理優(yōu)化探析——以C公立醫(yī)院為例[J].會(huì)計(jì)之友，2021（24）：85-91.

（作者單位：廣西醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院 廣西南寧 530007）

[作者簡介：胡芷榕，廣西醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院國資科中級(jí)經(jīng)濟(jì)師。]

（責(zé)編：賈偉）