高質(zhì)量發(fā)展背景下提升中醫(yī)醫(yī)院行政辦公室管理效能的思考

文/郭春燕

中醫(yī)醫(yī)院是中醫(yī)藥傳承創(chuàng)新、振興發(fā)展的重要場所，是實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的主力軍。行政辦公室是中醫(yī)醫(yī)院職能管理部門的重要組成部分，加強(qiáng)行政辦公室對新思想、新途徑、新觀念的研究，改變固有的習(xí)慣思維影響，充分發(fā)揮參與政務(wù)、統(tǒng)籌院務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)等服務(wù)職能，不斷提高管理效能，對促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)管理水平提升，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。

中醫(yī)醫(yī)院行政辦公室管理工作現(xiàn)狀

在醫(yī)院的內(nèi)部治理體系中，醫(yī)院行政辦公室除開展日常行政管理事務(wù)外，還承擔(dān)著統(tǒng)籌協(xié)調(diào)醫(yī)院各職能部門、督促落實(shí)醫(yī)院重大決策等重要職能，經(jīng)常會出現(xiàn)管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。一是工作事務(wù)性強(qiáng)，繁雜而瑣碎，被動性、臨時性、不可預(yù)測性且難以量化。二是工作人員數(shù)量偏少，且大多數(shù)都來自臨床醫(yī)療業(yè)務(wù)專業(yè)，缺乏行政管理專業(yè)培訓(xùn)和系統(tǒng)鍛煉，管理知識和能力欠缺。三是服務(wù)規(guī)范、制度建設(shè)、流程管理等精細(xì)化管理不足，在統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、溝通聯(lián)絡(luò)、承上啟下職能上難以實(shí)現(xiàn)原則性和靈活性、綜合性和創(chuàng)新性、全局性和階段性的統(tǒng)一。四是參謀助手、跟蹤督辦、組織落實(shí)等職責(zé)不清晰，導(dǎo)致工作的及時性、準(zhǔn)確性和高效性效率偏低。

提升管理效能的實(shí)踐探索

中醫(yī)醫(yī)院行政辦公室堅(jiān)持“以人為本、創(chuàng)新發(fā)展、注重內(nèi)涵”的工作方針，強(qiáng)化“體制機(jī)制創(chuàng)新、服務(wù)能力提升、管理水平精益”的發(fā)展理念，打破傳統(tǒng)管理模式，不斷開拓創(chuàng)新提升管理效能，助推醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

強(qiáng)化體制機(jī)制創(chuàng)新。一是細(xì)化日常行政管理，實(shí)行“AB角”工作制。“AB 角”工作制作為一種組織管理模式，有助于保證醫(yī)院辦公室工作流暢，提高工作效能。行政辦公室把日常行政事務(wù)細(xì)分為辦文、辦事、辦會三大方面，通過將科室有限的人員分為A、B 角，根據(jù)實(shí)際工作要求進(jìn)行兩兩組合，在全面熟悉辦公室的日常工作流程的基礎(chǔ)上，進(jìn)行有側(cè)重的安排，有效彌補(bǔ)人員請假休息或不熟悉業(yè)務(wù)而出現(xiàn)無人工作的局面，形成既分工明確又密切合作的工作機(jī)制。二是規(guī)范各項(xiàng)工作制度，提高工作效能。行政辦公室牽頭組織制定《“三重一大”事項(xiàng)決策議事規(guī)則》《院長辦公會議議事規(guī)則》《院長現(xiàn)場辦公會制度》《黨委書記和院長定期溝通制度》等，并及時修訂與完善；修訂完善相關(guān)會議會務(wù)、公務(wù)接待、公務(wù)車輛使用等制度，改進(jìn)工作作風(fēng)，提高工作效能。三是密切聯(lián)系臨床，常態(tài)化落實(shí)“黨政聯(lián)合查房制度”。由行政辦公室牽頭組織，醫(yī)院黨委書記、院長及各分管領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)職能科室負(fù)責(zé)人，通過行政查房、參與臨床晨交班等形式下沉到臨床一線科室了解醫(yī)療、教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)、專科建設(shè)方面的情況，現(xiàn)場研究、協(xié)調(diào)、落實(shí)和解決工作中遇到的問題和困難，并通過院務(wù)會、專題會議等形式，做好問題的整改及落實(shí)，切實(shí)體現(xiàn)職能服務(wù)臨床的效能，形成了一套比較完整的行政業(yè)務(wù)全面管理的運(yùn)行機(jī)制。

強(qiáng)化服務(wù)能力提升。一是創(chuàng)新參謀助手模式，實(shí)行職能科室MDT（多學(xué)科診療）聯(lián)合管理。行政辦公室牽頭醫(yī)院各行政職能科室積極參與醫(yī)院管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)醫(yī)院發(fā)展，對于醫(yī)院重點(diǎn)發(fā)展事項(xiàng)、重點(diǎn)專（學(xué)）科建設(shè)、人才梯隊(duì)培養(yǎng)、新技術(shù)新項(xiàng)目開展、科研教學(xué)等定期召開相關(guān)專題會議，以“調(diào)查協(xié)調(diào)+ 督促落實(shí)”閉環(huán)管理的形式，一方面做好基礎(chǔ)調(diào)查，完成調(diào)研專題報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供依據(jù)；另一方面反饋梳理臨床科室需求，制定實(shí)施管理方案，督促落實(shí)醫(yī)院各項(xiàng)工作完成。二是創(chuàng)新統(tǒng)籌服務(wù)模式，實(shí)行流程信息化。充分運(yùn)用OA 辦公系統(tǒng)等信息化手段豐富創(chuàng)新管理模式，提升服務(wù)能力和工作效率，在OA 辦公系統(tǒng)中增加會議室預(yù)訂申請，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排全院各科室會議室使用，避免出現(xiàn)使用沖突。增加科主任、護(hù)士長等中層管理人員的參會統(tǒng)計(jì)模塊，規(guī)范中層干部相關(guān)請假、會議精神內(nèi)容傳達(dá)等審批流程，提高管理效率。規(guī)范收發(fā)文流程管理，提升全院公文流轉(zhuǎn)的及時性、準(zhǔn)確性和實(shí)效性，使公文的收發(fā)、閱辦、催辦等更加便捷高效。完善公務(wù)（加班）訂餐申請、學(xué)術(shù)活動預(yù)算、公務(wù)用車申請、醫(yī)院用?。ü拢┥暾?、開具介紹信申請、職能科室月度工作計(jì)劃上報(bào)、辦公雜支用品領(lǐng)用審核等信息化審批流程，降低醫(yī)院行政運(yùn)行成本，提高工作效率，強(qiáng)化統(tǒng)籌協(xié)調(diào)效能。三是創(chuàng)新跟蹤督辦模式，實(shí)行表單流程化。督辦工作是醫(yī)院行政辦公室的重要職能，也是貫徹醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和部署，推動醫(yī)院重點(diǎn)工作和目標(biāo)落實(shí)的重要手段。行政辦公室通過制定醫(yī)院年度重點(diǎn)工作推進(jìn)表、醫(yī)院階段性重點(diǎn)工作安排表等形式，使跟蹤督辦管理更加系統(tǒng)規(guī)范。不斷深化醫(yī)院決策層與臨床一線的橋梁樞紐作用，將醫(yī)院在黨委會、院長辦公會、院務(wù)會、院周會、科主任例會、護(hù)士長例會、行政查房等會議反饋內(nèi)容表格化，使整改落實(shí)情況更加細(xì)化、明確、及時，增強(qiáng)工作整改落實(shí)力度及連續(xù)性，大大提高跟蹤督辦效能。

強(qiáng)化管理水平精益。一是細(xì)化醫(yī)院精細(xì)化管理方案，提高科學(xué)管理水平。行政辦公室轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識，找準(zhǔn)推進(jìn)精細(xì)化管理的切入點(diǎn)，細(xì)化精細(xì)化管理工作相關(guān)實(shí)施方案，按照“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的原則，體現(xiàn)“處處有標(biāo)準(zhǔn)、事事見管理、件件有落實(shí)”，建立責(zé)任明確、管理規(guī)范、運(yùn)行高效、監(jiān)督到位的精細(xì)化管理長效機(jī)制。著力完善崗位管理、質(zhì)量管理、技術(shù)管理、安全管理、服務(wù)流程、資源配置、績效管理、成本管理和后勤保障等九個方面的精細(xì)化管理體系，提高精細(xì)管理水平。二是完善年度科室綜合目標(biāo)管理考核方案，促進(jìn)中醫(yī)內(nèi)涵建設(shè)。行政辦公室根據(jù)醫(yī)院“十四五”等中長期規(guī)劃，結(jié)合中醫(yī)醫(yī)院階段性重點(diǎn)工作目標(biāo)，通過充分發(fā)揮國家三級公立中醫(yī)醫(yī)院績效考核指揮棒作用，根據(jù)臨床中醫(yī)、西醫(yī)、醫(yī)技科室等不同的特點(diǎn)，綜合考慮職責(zé)履行、工作效率、服務(wù)質(zhì)量、費(fèi)用控制、運(yùn)營管理、成本控制、醫(yī)保政策執(zhí)行情況等因素，制定年度科室綜合目標(biāo)考核方案。并在醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療質(zhì)量、行風(fēng)建設(shè)、運(yùn)行效率、科研教學(xué)等項(xiàng)目中，增加中醫(yī)藥特色指標(biāo)考核權(quán)重和力度，通過考核的杠桿作用，強(qiáng)化過程管理和結(jié)果控制，不斷增強(qiáng)醫(yī)院中醫(yī)內(nèi)涵建設(shè)。

圍繞高質(zhì)量發(fā)展的思考

中醫(yī)醫(yī)院行政辦公室緊緊圍繞醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展這根主線，在具有辦公室職能行政性、事務(wù)性、服務(wù)性等共性特點(diǎn)的同時，又要具有中醫(yī)藥文化特色的個性特點(diǎn)，因此堅(jiān)持黨建引領(lǐng)，充分發(fā)揮中醫(yī)藥特色優(yōu)勢，能夠不斷提高管理高度，增強(qiáng)管理厚度，進(jìn)一步提升管理效能。

堅(jiān)持黨建引領(lǐng)，提高管理效能高度。黨建工作既是中醫(yī)醫(yī)院堅(jiān)持中醫(yī)辦院方向和公益性質(zhì)的重要組織、思想和體制保障，也是貫徹落實(shí)新時期衛(wèi)生健康方針和健康中國建設(shè)的必然要求。行政辦公室是中醫(yī)醫(yī)院職能管理的中心，既是決策層的執(zhí)行者，又是執(zhí)行層的管理者，擔(dān)負(fù)承上啟下的服務(wù)職責(zé)。這就尤其需要行政辦公室堅(jiān)持和加強(qiáng)黨的全面領(lǐng)導(dǎo)，不斷加強(qiáng)科室人員參加相關(guān)法律法規(guī)、方針、政策等各方面的學(xué)習(xí)，提高理論水平和政策素養(yǎng)，加強(qiáng)政治站位，強(qiáng)化使命擔(dān)當(dāng)，做到思想認(rèn)識到位、建章立制到位、統(tǒng)籌督辦到位、狠抓落實(shí)到位，確保行政辦公室工作行穩(wěn)致遠(yuǎn)。

弘揚(yáng)中醫(yī)藥文化核心價值，增強(qiáng)管理效能厚度。基于中醫(yī)藥文化價值視角進(jìn)行中醫(yī)院管理要提升管理者的素質(zhì)和水平，加強(qiáng)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)，在精神文化層面入手進(jìn)行醫(yī)院管理，同時要建立明確的規(guī)章制度及實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)來輔助管理，讓中醫(yī)院管理既有硬性依據(jù)同時也有中醫(yī)藥文化內(nèi)核的支撐。將中醫(yī)藥文化核心價值的“仁、和、精、誠”理念精髓融入行政辦公室的日常工作管理中，尤其在制定全院各科室年度綜合目標(biāo)考核中，能夠?qū)︶t(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療安全、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、科研教學(xué)、新技術(shù)新項(xiàng)目開展、醫(yī)患滿意度等做到更加科學(xué)研判、精準(zhǔn)考核，有助于增強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)意識，提高科學(xué)管理水平，加強(qiáng)中醫(yī)內(nèi)涵建設(shè)，凝聚高質(zhì)量發(fā)展合力，確保行政辦公室工作優(yōu)質(zhì)高效。

中醫(yī)醫(yī)院行政辦公室作為醫(yī)院重要的職能管理部門，需要更科學(xué)規(guī)范的管理規(guī)劃和方法來提高管理能力。必須積極順應(yīng)政策，不斷加大學(xué)習(xí)力度，加強(qiáng)管理深度，拓寬工作維度，始終堅(jiān)持為人民群眾健康服務(wù)，致力于中醫(yī)藥的傳承創(chuàng)新，樹立前瞻意識、服務(wù)意識、大局意識，全面提升管理效能，助力中醫(yī)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。