公立醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷問題梳理及對(duì)策分析

周左磊

［摘 要］隨著科研領(lǐng)域“放管服”改革的不斷深化，公立醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理也在不斷革新?？蒲薪?jīng)費(fèi)的快速增長(zhǎng)和加快實(shí)現(xiàn)科技自立自強(qiáng)的緊迫形勢(shì)對(duì)公立醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理提出了更高的要求，以管理創(chuàng)新、數(shù)字賦能方式進(jìn)一步減輕科研人員經(jīng)費(fèi)報(bào)銷負(fù)擔(dān)勢(shì)在必行。文章以H醫(yī)院為例，通過分析其科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷審核過程中的票據(jù)樣式、必要附件、費(fèi)用概念等多方面問題，找到困擾科研人員的癥結(jié)所在，并提出強(qiáng)化政策學(xué)習(xí)、開展專題培訓(xùn)、加強(qiáng)業(yè)財(cái)交流和優(yōu)化系統(tǒng)功能等4項(xiàng)應(yīng)對(duì)措施，為公立醫(yī)院解決科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷問題提供思路。

［關(guān)鍵詞］公立醫(yī)院；科研經(jīng)費(fèi)；報(bào)銷審核

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.015

［中圖分類號(hào)］R197.322［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2024）06-0048-03

1? ? ?研究背景

黨的二十大報(bào)告提出，要加快實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，特別是要加強(qiáng)基礎(chǔ)研究，突出原創(chuàng)，鼓勵(lì)自由探索。對(duì)此，保障科研人員將主要精力用于科學(xué)研究工作，賦予其更大的自主支配權(quán)，是加快創(chuàng)新發(fā)展步伐、實(shí)現(xiàn)科技自立自強(qiáng)的重要舉措。公立醫(yī)院既是我國(guó)醫(yī)療服務(wù)體系的主體，也是集臨床、科研、教學(xué)于一體的綜合性研究單位，是國(guó)家科學(xué)研究的重要高地，也是展現(xiàn)研究能力的優(yōu)質(zhì)平臺(tái)。財(cái)務(wù)審核作為財(cái)務(wù)部門實(shí)行經(jīng)費(fèi)監(jiān)管的重要環(huán)節(jié)，是對(duì)科研活動(dòng)費(fèi)用使用的合法、合規(guī)審查，直接反映了公立醫(yī)院會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量和財(cái)務(wù)管理的水準(zhǔn)［1］。公立醫(yī)院要立足于財(cái)務(wù)審核崗位，發(fā)現(xiàn)制度局限和流程缺陷，進(jìn)而完善制度、優(yōu)化流程，進(jìn)一步提升科研經(jīng)費(fèi)管理效益［2］。本文以H醫(yī)院為例，對(duì)其科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷過程中的問題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期為公立醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷提供借鑒，有效減少科研人員的事務(wù)性工作。

2? ? ?H醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷存在的問題

H醫(yī)院創(chuàng)建于1907年，現(xiàn)為國(guó)家衛(wèi)生健康委、教育部、上海市三方共建共管的委屬醫(yī)院。目前，H醫(yī)院有在研科研項(xiàng)目近千項(xiàng)，經(jīng)費(fèi)類型有縱向科研經(jīng)費(fèi)、橫向科研經(jīng)費(fèi)、醫(yī)院自籌經(jīng)費(fèi)等。為解決科研經(jīng)費(fèi)“報(bào)銷繁”的問題，H醫(yī)院于2018年上線了科研信息管理平臺(tái)。對(duì)于新立項(xiàng)項(xiàng)目，H醫(yī)院“擯棄”了科研經(jīng)費(fèi)本，實(shí)行電子化管理。該平臺(tái)包含倫理審核、項(xiàng)目立項(xiàng)、資金上賬、費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)算調(diào)整等功能模塊，相比紙質(zhì)經(jīng)費(fèi)本，給科研課題管理帶來了較大便利。H醫(yī)院推行的電子化管理模式雖然解決了部分報(bào)銷難題，提升了操作體驗(yàn)，但從財(cái)務(wù)審核角度出發(fā)，仍存在一些典型問題。

2.1? ?票據(jù)開具日期超過報(bào)銷時(shí)限

票據(jù)作為報(bào)銷的重要原始憑證，是科研活動(dòng)的財(cái)務(wù)憑據(jù)。根據(jù)H醫(yī)院票據(jù)報(bào)銷規(guī)定，當(dāng)年開具的票據(jù)應(yīng)于當(dāng)年報(bào)銷完畢，如遇特殊情況延誤的，可酌情處理，但也應(yīng)于次年3月底前完成報(bào)銷。但在實(shí)際報(bào)銷時(shí)，科研人員會(huì)因不熟悉規(guī)定、不慎遺忘、不可抗力等因素導(dǎo)致當(dāng)年開具的票據(jù)未能趕在規(guī)定時(shí)限前報(bào)銷，相關(guān)費(fèi)用也只能自行承擔(dān)。

2.2? ?發(fā)票形式及購(gòu)買方信息錯(cuò)誤

近年來，隨著全電發(fā)票開票試點(diǎn)工作的開展，當(dāng)前并存著6類發(fā)票形式，分別是紙質(zhì)增值稅普票、紙質(zhì)增值稅專票、電子增值稅普票、電子增值稅專票、全電增值稅普票、全電增值稅專票。其中，兩類紙質(zhì)發(fā)票須使用發(fā)票原件方可報(bào)銷。因?qū)Πl(fā)票形式不了解，H醫(yī)院科研人員會(huì)誤使用紙質(zhì)發(fā)票掃描或復(fù)印件進(jìn)行報(bào)銷，導(dǎo)致財(cái)務(wù)審核不通過。此外，發(fā)票購(gòu)買方信息錯(cuò)誤也是一個(gè)常見問題。部分供應(yīng)商會(huì)將購(gòu)買方名稱、購(gòu)買方地址與電話開具為相關(guān)高?；蚱渌t(yī)院，將購(gòu)買方納稅人識(shí)別號(hào)開具為三證合一前的舊稅號(hào)，以上均不符合財(cái)務(wù)審核要求。

2.3? ?發(fā)票銷貨清單格式不規(guī)范

因單張發(fā)票對(duì)“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱”欄錄入條數(shù)有限制，當(dāng)提供貨物或服務(wù)類別較多時(shí)，供應(yīng)商會(huì)在該欄錄入“詳見銷貨清單”字樣，附上“增值稅應(yīng)稅貨物或勞務(wù)銷貨清單”（以下簡(jiǎn)稱“銷貨清單”），并在清單上蓋具發(fā)票專用章。部分供應(yīng)商會(huì)出具“出庫(kù)單”“發(fā)貨清單”等替代“銷貨清單”，或未在“銷貨清單”上蓋具發(fā)票專用章，上述清單格式均不規(guī)范?！颁N貨清單”作為發(fā)票的組成部分，記載的發(fā)票代碼與號(hào)碼應(yīng)與發(fā)票一致，同時(shí)應(yīng)蓋發(fā)票專用章。

2.4? ?發(fā)票名稱大類與明細(xì)不匹配

發(fā)票“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱”欄開具事項(xiàng)由兩部分組成，一是名稱大類，即供應(yīng)商在單位業(yè)務(wù)范圍內(nèi)開具的有關(guān)事項(xiàng)；二是相關(guān)明細(xì)，即供應(yīng)商根據(jù)發(fā)生的具體事項(xiàng)對(duì)名稱大類的具象描述。因此，發(fā)票的名稱大類應(yīng)與相關(guān)明細(xì)相匹配，但有時(shí)H醫(yī)院會(huì)出現(xiàn)二者不匹配的情況。比如，發(fā)票名稱大類開具“研發(fā)服務(wù)”，相關(guān)明細(xì)開具某種試劑；前者對(duì)應(yīng)“測(cè)試費(fèi)”預(yù)算項(xiàng)，后者對(duì)應(yīng)“材料費(fèi)”預(yù)算項(xiàng)，不符合財(cái)務(wù)審核要求。

2.5? ?發(fā)票監(jiān)制章、專用章缺失

前文提到當(dāng)前并存的發(fā)票形式較多，相關(guān)印章缺失也成為H醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的一個(gè)痛點(diǎn)問題。兩類紙質(zhì)發(fā)票問題聚焦于供應(yīng)商未蓋發(fā)票專用章，未提供專票抵扣聯(lián)方面；四類電子發(fā)票問題聚焦于供應(yīng)商未按電子發(fā)票右下角字樣蓋發(fā)票專用章，未提供印有發(fā)票監(jiān)制章的全電發(fā)票等方面。

2.6? ?未取得正式的涉外費(fèi)用發(fā)票

因研究需要，科研活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生涉外費(fèi)用，如出境旅費(fèi)與住宿費(fèi)、國(guó)外期刊文章版面費(fèi)等。受地域影響，國(guó)外發(fā)票的形式、格式均與國(guó)內(nèi)大相徑庭，會(huì)給經(jīng)費(fèi)報(bào)銷帶來困擾。正式的國(guó)外發(fā)票一般應(yīng)帶有“Invoice”“Receipt”等字樣，發(fā)票信息欄（部分國(guó)家的住宿費(fèi)發(fā)票除外）應(yīng)注明單位全稱。但H醫(yī)院涉外費(fèi)用發(fā)票不夠正式、合規(guī)，一般用付款記錄進(jìn)行報(bào)銷。而費(fèi)用相關(guān)付款記錄、付款回執(zhí)等材料都不能代替正式發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷。

2.7? ?未選用正確的發(fā)票支付方式

根據(jù)《現(xiàn)金管理暫行條例》要求，科研活動(dòng)發(fā)生的費(fèi)用原則上通過單位開戶銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。因研究急需試劑耗材或技術(shù)服務(wù)，科研人員會(huì)被供應(yīng)商要求先付款再開票，這就出現(xiàn)私轉(zhuǎn)公（供應(yīng)商）、私轉(zhuǎn)私（供應(yīng)商銷售）等不規(guī)范結(jié)算方式。另外，考慮到部分科研活動(dòng)的特殊性，有關(guān)費(fèi)用（差旅費(fèi)、版面費(fèi)、專利費(fèi)等）可先墊付再報(bào)銷，墊付憑據(jù)上顯示的收款方名稱應(yīng)與發(fā)票開具單位一致。但H醫(yī)院部分科研人員由于不了解相關(guān)規(guī)定，未選用正確的發(fā)票支付方式。

2.8? ?未提供合同付款條件相應(yīng)材料

當(dāng)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)達(dá)到一定金額時(shí)，須以書面方式簽訂經(jīng)濟(jì)合同，報(bào)銷時(shí)隨相關(guān)材料一并提供。經(jīng)濟(jì)合同中一般會(huì)列明付款條件，如“貨到驗(yàn)收無誤后一次性付款”“實(shí)驗(yàn)完成交付結(jié)果后支付款項(xiàng)”等，但科研人員會(huì)因疏忽付款條件未提供相應(yīng)材料（試劑耗材出入庫(kù)單、實(shí)驗(yàn)測(cè)試報(bào)告等），導(dǎo)致報(bào)銷材料完整性不足。

2.9? ?未分清部分費(fèi)用類別的概念

H醫(yī)院科研人員對(duì)部分費(fèi)用類別存在概念混淆的問題，最為典型的是“會(huì)議費(fèi)”與“會(huì)議注冊(cè)費(fèi)”。雖然兩類費(fèi)用同屬“差旅費(fèi)/會(huì)議費(fèi)/國(guó)際交流合作費(fèi)”預(yù)算項(xiàng)，但提供的附件材料截然不同?！皶?huì)議費(fèi)”是指在項(xiàng)目研究過程中組織開展學(xué)術(shù)研討、咨詢等活動(dòng)發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)提供會(huì)議通知、會(huì)議簽到等材料；而“會(huì)議注冊(cè)費(fèi)”是指在項(xiàng)目研究過程中參加會(huì)議發(fā)生的費(fèi)用，屬于“差旅費(fèi)”范疇，應(yīng)提供出差審批表、會(huì)議邀請(qǐng)函等材料。

3? ? ?H醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷問題的產(chǎn)生原因

3.1? ?難以及時(shí)掌握政策與制度

第一，科研經(jīng)費(fèi)來源渠道多元，有國(guó)家級(jí)經(jīng)費(fèi)、地市級(jí)經(jīng)費(fèi)、橫向合作經(jīng)費(fèi)，同時(shí)按不同部委或單位可進(jìn)一步細(xì)分。盡管《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見》的出臺(tái)減輕了科研人員的負(fù)擔(dān)，卻仍不足以“一文通吃遍天”。由于財(cái)經(jīng)制度更新頻繁，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷涵蓋面廣，科研人員很難及時(shí)掌握最近的財(cái)經(jīng)制度或政策。

第二，科研管理部門缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)。雖然管理部門會(huì)定期開展專題培訓(xùn)，但頻次相對(duì)有限，溝通方式以文字傳達(dá)為主。文字傳達(dá)的弊端在于不能及時(shí)查收，認(rèn)知存在偏差，導(dǎo)致溝通效果大打折扣。這樣一來，科研管理部門很難使所有科研人員及時(shí)、全面地掌握政策與制度的變化。

第三，科研人員專業(yè)受限、精力有限?？蒲腥藛T非財(cái)務(wù)出身，加上工作忙碌，對(duì)政策和制度了解不夠，導(dǎo)致在業(yè)務(wù)流程、票據(jù)規(guī)范、預(yù)算執(zhí)行等方面出現(xiàn)問題，給科研工作順利開展帶來一定阻礙［3］。

3.2? ?系統(tǒng)智能化程度有待提升

第一，系統(tǒng)缺少信息提取和智能審核功能。例如，發(fā)票記載著報(bào)銷必要信息，包括開票日期、開票抬頭、開票內(nèi)容、發(fā)票印章等，以上信息均由人工審核，不僅工作量大，還可能產(chǎn)生差錯(cuò)［4］。

第二，系統(tǒng)缺少費(fèi)用分類和政策導(dǎo)覽功能。因該功能缺失，科研人員在填寫報(bào)銷單時(shí)或錯(cuò)誤提供報(bào)銷材料，或四處找尋費(fèi)用（如差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、咨詢費(fèi)等）政策，這增加了科研人員的事務(wù)性負(fù)擔(dān)。

3.3? ?費(fèi)用報(bào)銷人員常有變動(dòng)

科研經(jīng)費(fèi)課題組一般由多人組成，有本院職工、帶教研究生，還可能有院外合作人員。在整個(gè)科研項(xiàng)目執(zhí)行過程中，課題組成員的結(jié)構(gòu)、分工會(huì)隨著時(shí)間的推移而有所調(diào)整?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理注重謹(jǐn)慎性、延續(xù)性，成員的更迭需要一定時(shí)間的適應(yīng)期與磨合期，難免對(duì)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷造成不利影響，進(jìn)而給經(jīng)費(fèi)后續(xù)的使用、審計(jì)帶來阻礙和風(fēng)險(xiǎn)［5］。

4? ? ?H醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷問題的對(duì)策

4.1? ?強(qiáng)化政策學(xué)習(xí)，提高專業(yè)水平

政策是一切工作的生命線。只有將政策學(xué)懂、弄通、研透，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)政策精神。只有準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)政策精神，才能把握好政策的紅線與邊界，為管理工作提供依據(jù)，為科研人員提供指導(dǎo)。近些年，中央和地方陸續(xù)出臺(tái)了有關(guān)科研、財(cái)經(jīng)的新政策，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作提出了新要求，帶來了新挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)管理主要負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)的資金與票據(jù)管理，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)決定了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量。因此，H醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化政策學(xué)習(xí)，通過院內(nèi)探討、院外交流等形式提高相關(guān)人員的專業(yè)水平。院內(nèi)探討有助于新政策的學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)、落地實(shí)施；院外交流可以借鑒起步較早的同行單位的成功經(jīng)驗(yàn)，拓寬眼界，打開思路［6］。

4.2? ?梳理政策制度，開展專題培訓(xùn)

H醫(yī)院應(yīng)圍繞科研經(jīng)費(fèi)管理目標(biāo)，對(duì)已印發(fā)的各級(jí)各類政策制度進(jìn)行梳理、歸集、分類［7］，從完整性、合規(guī)性、適用性和可操作性等4個(gè)方面入手，全面深入解讀現(xiàn)行政策制度，幫助科研人員掃清政策盲區(qū)，厘清政策要點(diǎn)，確保醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷工作有序推進(jìn)。

針對(duì)集中反映的報(bào)銷問題，定期開展相關(guān)專題培訓(xùn)。2022年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于新時(shí)代進(jìn)一步加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)普及工作的意見》，體現(xiàn)出國(guó)家對(duì)于科學(xué)技術(shù)普及（以下簡(jiǎn)稱“科普”）工作的高度重視與實(shí)施決心?？破帐菫樯鐣?huì)大眾普及科學(xué)知識(shí)的傳播形式，是實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的重要基礎(chǔ)。因此，專題培訓(xùn)也應(yīng)逐步科普化。一是把專業(yè)難懂的財(cái)經(jīng)術(shù)語轉(zhuǎn)化為通俗易懂的大眾話語，結(jié)合當(dāng)前流行的文化元素，讓科研人員從知道到理解，從理解到掌握；二是通過分享報(bào)銷經(jīng)典案例，解析觸及違規(guī)行為，警示相關(guān)報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)，將培訓(xùn)的實(shí)際價(jià)值最大化。

4.3? ?加強(qiáng)業(yè)財(cái)交流，探尋工作方向

一是設(shè)置科研財(cái)務(wù)助理崗位，建立專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)?？蒲胸?cái)務(wù)助理在科研人員與管理部門之間搭建了一座溝通的橋梁，能降低溝通成本，減少事務(wù)性工作，支撐科研人員潛心于科學(xué)研究［8］。二是了解業(yè)務(wù)需求，明確努力方向。通過問卷調(diào)查、試點(diǎn)調(diào)研、定性座談等方式，搜集、整理科研人員對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程、系統(tǒng)功能的需求和建議，尋找相應(yīng)的優(yōu)化、解決方案，營(yíng)造良好的業(yè)財(cái)融合氛圍。

4.4? ?優(yōu)化系統(tǒng)功能，提升工作效率

在確保數(shù)據(jù)安全、穩(wěn)定的前提下，進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)功能，助力報(bào)銷體驗(yàn)升級(jí)。設(shè)置獨(dú)立的費(fèi)用模塊。根據(jù)各類費(fèi)用性質(zhì)，分門別類設(shè)置模塊，將對(duì)應(yīng)費(fèi)用涉及的注意事項(xiàng)、政策制度、附件材料等內(nèi)嵌于報(bào)銷申請(qǐng)環(huán)節(jié)，幫助申請(qǐng)人提供正確材料，搜索相關(guān)文件。引入智能審核技術(shù)。利用光學(xué)字符識(shí)別（Optical Character Recognition，OCR）技術(shù)對(duì)上傳的發(fā)票進(jìn)行信息提取，以智能規(guī)則對(duì)提取的信息進(jìn)行自動(dòng)校驗(yàn)，有效解決因發(fā)票開票日期、抬頭、內(nèi)容、清單、印章等標(biāo)準(zhǔn)化問題帶來的報(bào)銷難題。

5? ? ?結(jié)束語

經(jīng)費(fèi)報(bào)銷作為公立醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理的重要組成部分，對(duì)提高經(jīng)費(fèi)使用效益、提升項(xiàng)目完成質(zhì)量有著深遠(yuǎn)影響。以前科研人員除了要完成課題研究，還會(huì)被“報(bào)銷難”問題束縛，導(dǎo)致身心俱疲。隨著科研經(jīng)費(fèi)管理改革文件的陸續(xù)出臺(tái)，“以人為本”的導(dǎo)向讓“報(bào)銷難”問題得到了解決?；诖耍⑨t(yī)院在科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷中應(yīng)更加關(guān)注科研人員的需求，從細(xì)節(jié)入手解決主要矛盾，讓其不再為經(jīng)費(fèi)報(bào)銷“傷腦筋”。

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