從傳統(tǒng)到現(xiàn)代 水利檔案管理新方式

張青

檔案管理作為水利部門(mén)管理工作中的重要組成部分，對(duì)水利部門(mén)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展具有非常重要的作用。水利部門(mén)為了挖掘與利用檔案的價(jià)值，應(yīng)加強(qiáng)水利檔案管理建設(shè)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式，提高檔案管理水平?；诖?，現(xiàn)針對(duì)水利檔案管理方式的轉(zhuǎn)變進(jìn)行研究，首先概述水利檔案的相關(guān)內(nèi)容，其次分析水利檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)，再次探討水利檔案管理從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變的意義，最后提出水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變的策略，以期為其他水利單位提供參考。

在水利部門(mén)運(yùn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料，這些資料能夠反映水利活動(dòng)情況，是水利單位中最重要的內(nèi)容。隨著水利行業(yè)的高速發(fā)展，水利檔案資料逐漸增多，如果在管理水利檔案時(shí)依然采用傳統(tǒng)的管理方式，那么就無(wú)法滿足當(dāng)下水利部門(mén)的發(fā)展需求，因此需要轉(zhuǎn)變檔案管理方式。在信息技術(shù)普遍應(yīng)用的今天，電子檔案成為信息時(shí)代檔案資料的新形式，水利部門(mén)在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)變管理方式，不斷提升檔案管理人員的檔案管理水平。

水利檔案概述

檔案是對(duì)組織、個(gè)人等方面的情況進(jìn)行記錄的文件，是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展中的重要組成部分。在時(shí)代發(fā)展的過(guò)程中，水利單位對(duì)檔案管理的需求越來(lái)越高，檔案的地位明顯提升，因此需要加強(qiáng)檔案管理工作。水利檔案管理需要建立完善的制度體系，對(duì)水利單位中的相關(guān)信息資源進(jìn)行整合，同時(shí)以特定的形式進(jìn)行傳播。在此過(guò)程中，需要充分考慮實(shí)際情況，根據(jù)水利單位的職能與工作性質(zhì)，采取有效的管理方法，保證檔案管理的質(zhì)量。隨著時(shí)代的發(fā)展，水利檔案資料越來(lái)越豐富，從檔案資料中不僅能夠了解水利單位的歷史與文化內(nèi)涵，還能促進(jìn)水利單位的發(fā)展。在對(duì)檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)重視對(duì)相關(guān)資料的收集，同時(shí)根據(jù)具體情況采取有效措施，做好資料的收集和保存工作。由于傳統(tǒng)的管理方式效率較低，無(wú)法滿足信息時(shí)代水利單位的需求，水利單位應(yīng)根據(jù)自身情況轉(zhuǎn)變檔案管理方式，充分利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，發(fā)揮出水利檔案資料的價(jià)值。

水利檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)

現(xiàn)代化的水利檔案管理方式相較于傳統(tǒng)的管理方式而言具有鮮明特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。一是強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識(shí)。在水利檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中，最重要的是為水利單位提供全面服務(wù)，這需要檔案管理人員具有良好的服務(wù)意識(shí)，利用現(xiàn)代化方式與手段開(kāi)展檔案管理工作，提高檔案歸類(lèi)整合工作的科學(xué)性，促進(jìn)水利單位得到更好的發(fā)展。此外，還應(yīng)從用戶角度出發(fā)，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，對(duì)檔案管理工作給予高度重視，使其重心由以往的保存相關(guān)數(shù)據(jù)資料逐漸轉(zhuǎn)變成為水利事業(yè)發(fā)展提供更加優(yōu)良的服務(wù)。二是挖掘檔案資料價(jià)值。水利工程屬于民生工程，是為廣大人民群眾謀福利的重要工程項(xiàng)目，深入挖掘水利檔案資料價(jià)值，公開(kāi)水利檔案信息，可以引起人們對(duì)水利工程的關(guān)注與重視，讓更多的人積極參與到水利事業(yè)的發(fā)展中，加強(qiáng)水利工程監(jiān)督，推動(dòng)水利事業(yè)的發(fā)展。三是要求檔案管理人員具備更高的綜合素養(yǎng)。轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式，要求檔案管理人員具備更高的綜合素養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想，提升社會(huì)責(zé)任感，不斷更新與完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，以滿足檔案管理現(xiàn)代化的要求。

轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式的意義

信息時(shí)代下傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息容量有限，在查閱與使用時(shí)往往需要翻閱大量文獻(xiàn)資料，大大降低了檔案資料的利用效率以及水利工作效率，因此加強(qiáng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

推動(dòng)水利事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展

在水利事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，水利檔案是非常重要的資料，水利檔案資料記錄了水利事業(yè)在建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中遇到的各種水利問(wèn)題、處理措施及水利研究成果等，通過(guò)挖掘水利檔案的價(jià)值，能夠?yàn)樗聵I(yè)的發(fā)展作出重要貢獻(xiàn)。此外，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理方式現(xiàn)代化還能形成檔案共享管理模式，提高檔案資料的利用率，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，讓檔案管理方式呈現(xiàn)出多元化發(fā)展趨勢(shì)。在當(dāng)今社會(huì)，經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，人們的生活水平得到了明顯改善，對(duì)生活品質(zhì)的要求越來(lái)越高，而水利工程作為一項(xiàng)重要的民生工程，會(huì)對(duì)人們的生活產(chǎn)生重要的影響，因此應(yīng)進(jìn)一步提升水利檔案管理質(zhì)量。采用現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理，既能夠提高水利部門(mén)的檔案資料存儲(chǔ)能力，拓展存儲(chǔ)空間，又能提升檔案管理效率，促進(jìn)水利活動(dòng)的順利開(kāi)展和水利事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

滿足檔案工作發(fā)展需求

傳統(tǒng)檔案管理方式下，相關(guān)檔案管理人員在對(duì)檔案資料進(jìn)行檢索時(shí)，需要逐頁(yè)翻閱查找資料，耗費(fèi)大量的時(shí)間；但信息化管理方式下，只需要輸入關(guān)鍵詞，就能夠檢索出相關(guān)的全部檔案資料，減輕了檔案資料查閱的工作量，提高了檔案資料查閱效率。由此看出，水利檔案管理方式的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，不僅能夠滿足水利單位的發(fā)展需要，而且契合了水利檔案的發(fā)展要求。因此，加快水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變成為水利部門(mén)重要的工作內(nèi)容，應(yīng)利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，提升水利單位檔案管理能力，滿足新時(shí)代水利單位發(fā)展的需求，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

優(yōu)化升級(jí)水利工程項(xiàng)目

要想實(shí)現(xiàn)水利工程的優(yōu)化升級(jí)，應(yīng)全面考慮水利工程自身的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，對(duì)水利檔案進(jìn)行科學(xué)整理，提升水利檔案的管理水平。在水利工程的投入與運(yùn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的資料，水利單位需要對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，而水利檔案資料對(duì)水利工程的運(yùn)行至關(guān)重要。例如，水利工程在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)故障，需要及時(shí)進(jìn)行維修，并對(duì)維修記錄進(jìn)行整理，同時(shí)分析維修中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，并依托數(shù)據(jù)制訂科學(xué)的維修方案。此外，水利工程在運(yùn)行過(guò)程中還會(huì)形成很多原始資料，通過(guò)對(duì)這些資料進(jìn)行科學(xué)整理，能夠顯著提升水利工程的效率。因此，加強(qiáng)水利檔案管理工作，轉(zhuǎn)變其檔案管理方式，能夠提高檔案資料管理的質(zhì)量，為水利工程優(yōu)化升級(jí)提供數(shù)據(jù)支持。

水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變的策略

隨著時(shí)代的發(fā)展，國(guó)家和社會(huì)也對(duì)水利檔案管理工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的需求，阻礙了水利事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，所以水利部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理改革工作，推動(dòng)水利檔案管理向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變。

加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)與檔案管理工作質(zhì)量密切相關(guān)。在水利檔案管理工作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。員工是一切管理工作的執(zhí)行者，因此，在轉(zhuǎn)變檔案管理方式時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員在工作之余應(yīng)積極了解現(xiàn)代化檔案管理理論，掌握信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)以及電子檔案管理方法，使其滿足現(xiàn)代化水利檔案管理工作的要求，并對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作給予高度重視，不斷提升自身檔案管理水平。此外，水利管理部門(mén)在進(jìn)行檔案管理隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，應(yīng)改善落后的管理方法，將自身的實(shí)際情況與市場(chǎng)發(fā)展方向相結(jié)合，并加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的合作，使水利檔案管理工作得到有效落實(shí)。

優(yōu)化水利檔案管理制度

由于水利檔案管理工作較為復(fù)雜，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化方式的轉(zhuǎn)變，不僅要采用先進(jìn)的管理理念與管理方法，而且還要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，使檔案管理制度與檔案管理工作相契合。水利管理部門(mén)在優(yōu)化檔案管理制度時(shí)，需要充分結(jié)合市場(chǎng)與水利部門(mén)的發(fā)展情況，提高檔案管理制度的有效性。在對(duì)水利檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，主要從以下兩個(gè)方面入手。第一，健全檔案保密制度。檔案管理人員在記錄與保存水利檔案資料時(shí)，需要加強(qiáng)保密管理，避免發(fā)生保密檔案資料泄漏等情況，給水利部門(mén)帶來(lái)嚴(yán)重的損失，特別是要做好水利科研成果的保密管理工作。要根據(jù)現(xiàn)代化水利檔案管理工作情況，不斷完善檔案保密制度，提高檔案管理的安全性，這不僅能夠使水利檔案管理工作更好地開(kāi)展，而且還能保障個(gè)人的工作成果。第二，構(gòu)建完善的問(wèn)責(zé)制度。構(gòu)建問(wèn)責(zé)制度，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，使其樹(shù)立正確的工作態(tài)度，在出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)第一時(shí)間落實(shí)到相應(yīng)責(zé)任人，并對(duì)其進(jìn)行問(wèn)責(zé)。問(wèn)責(zé)制度能夠避免在工作中出現(xiàn)相互推諉責(zé)任的情況，促使檔案管理人員明確自身職責(zé)，從而更加認(rèn)真負(fù)責(zé)地開(kāi)展檔案管理工作，推動(dòng)水利檔案管理方式實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

做好資料采集整理工作

在水利檔案管理過(guò)程中，需要做好相關(guān)資料的采集與整理工作。從目前的水利檔案資料的管理現(xiàn)狀來(lái)看，這項(xiàng)工作有一定的難度，主要原因在于水利材料文件數(shù)量較多，所以在對(duì)水利資料進(jìn)行采集時(shí)，應(yīng)根據(jù)水利工程的具體情況采取合適的資料采集方法。一般情況下，水利資料采集法主要包括追蹤采集法和分階段采集法。追蹤采集法主要應(yīng)用于周期較短且檔案資料整理方便快捷的水利工程，具有采集速度快、目標(biāo)性強(qiáng)等特點(diǎn)，追蹤采集法能夠有效避免由于時(shí)間拖延而產(chǎn)生缺漏，在一定程度上保證了檔案資料質(zhì)量。分階段采集法則主要應(yīng)用于周期較長(zhǎng)的水利工程，采集水利資料信息時(shí)應(yīng)做好采集內(nèi)容、時(shí)間等方面的劃分，確保初始資料的完整性。為了提高水利資料采集的有效性與時(shí)效性，還可以借助信息技術(shù)，當(dāng)水利資料形成后的第一時(shí)間利用信息技術(shù)完成資料的采集與整理工作，為后續(xù)管理工作的開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。完成采集工作以后，要做好信息整合工作，按照上級(jí)部門(mén)的要求以及相關(guān)規(guī)章制度做好水利資料分類(lèi)、歸檔工作，同時(shí)對(duì)每個(gè)水利資料進(jìn)行編號(hào)，以便后續(xù)工作人員檢索、查閱和使用。

實(shí)現(xiàn)水利檔案資料共享

根據(jù)水利工程的發(fā)展情況來(lái)看，在傳統(tǒng)的水利檔案資料檔案管理工作中并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)資源共享，各地區(qū)很少交流水利資料信息，這導(dǎo)致各個(gè)地區(qū)的水利發(fā)展存在不平衡現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了水利事業(yè)的發(fā)展。事實(shí)上，水利檔案管理是否能夠從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化方式，與檔案資料共享有著密切的聯(lián)系。實(shí)現(xiàn)水利檔案的資料共享能夠加強(qiáng)各地區(qū)之間的交流，不斷積累水利工程領(lǐng)域的工作經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)水利檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。此外，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的現(xiàn)代化，可以加強(qiáng)各地區(qū)之間的交流，有利于解決水利事業(yè)在發(fā)展中遇到的問(wèn)題，從而提升檔案管理的質(zhì)量與水平。檔案管理人員還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)隨時(shí)隨地對(duì)水利資料信息進(jìn)行檢索，為檔案管理人員的工作提供便利，這也體現(xiàn)出了檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)勢(shì)，能夠推動(dòng)水利單位更好地發(fā)展。

規(guī)范水利檔案管理工作

對(duì)水利檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范時(shí)，需要考慮時(shí)代發(fā)展要求，做好電子資料與和紙質(zhì)資料的統(tǒng)籌工作。目前，很多水利單位在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在明顯不足，管理人員在硬件與軟件方面難以獲得很好的支持，這在一定程度上限制了檔案管理的現(xiàn)代化。為了充分發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)存，健全檔案資料分類(lèi)制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子資料的存儲(chǔ)。從實(shí)踐來(lái)看，水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的具體情況與檔案管理現(xiàn)代化特點(diǎn)，拓寬檔案服務(wù)范圍，并向檔案管理人員介紹檔案管理特點(diǎn)和成果，使檔案管理人員都能對(duì)檔案管理工作形成正確的認(rèn)識(shí)，并在工作過(guò)程中相互配合，以便完成對(duì)檔案管理的有效宣傳，從而提高檔案管理工作的影響力。

總之，隨著社會(huì)的高速發(fā)展，水利檔案管理方式也需要進(jìn)行相應(yīng)的變革，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。為了實(shí)現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化方式的轉(zhuǎn)變，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理方式的轉(zhuǎn)變提供相應(yīng)的人才支持，優(yōu)化水利檔案管理制度，做好資料采集整理工作，實(shí)現(xiàn)水利檔案資料共享，規(guī)范水利檔案管理工作，為水利檔案管理方式的轉(zhuǎn)變奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這樣不僅能夠提升水利檔案管理水平，而且還能夠提升水利檔案管理工作的科學(xué)性、合理性，從而促進(jìn)水利單位更好地發(fā)展。

（作者單位：濱州市城鄉(xiāng)水務(wù)發(fā)展服務(wù)中心）