紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合管理

王洪優(yōu)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使電子檔案成為歷史舞臺上的重要角色。不論是對個人、企業(yè)還是國家，檔案都具有極其重要的意義。在現(xiàn)代生活中，電子檔案得到了廣泛應(yīng)用，但是紙質(zhì)檔案憑借其獨特性也沒有被淘汰。分析紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的差異性可以發(fā)現(xiàn)，將二者相融合才是檔案管理的可持續(xù)發(fā)展道路?，F(xiàn)在此基礎(chǔ)上提出紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的具體策略，以供參考。

信息技術(shù)在人類社會的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，改變了人們的工作和學(xué)習(xí)方式。當(dāng)前，檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢，電子檔案得到了普及，電子檔案管理模式也得到了蓬勃發(fā)展。雖然電子檔案管理有許多優(yōu)點，但在某些方面仍然無法完全取代紙質(zhì)檔案管理。因此，探索二者的融合路徑，充分發(fā)揮各自優(yōu)勢，對檔案管理的發(fā)展具有重要作用。

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的差異分析

存儲、管理環(huán)境

紙質(zhì)檔案以紙張為載體，需要專門的場地和空間進行存放。這意味著紙質(zhì)檔案管理需要足夠的物理空間來存放大量的檔案，并且需要采取措施保護檔案免受損壞。相比之下，電子檔案以數(shù)字存儲設(shè)備為載體，對場地和空間的需求較低。電子檔案可以存儲在計算機硬盤上，占用的物理空間較小。這使得電子檔案的使用和管理更加便捷和靈活。然而，電子檔案的管理環(huán)境更為嚴(yán)格。由于計算機的電子元器件對環(huán)境干擾較為敏感，電子檔案存儲設(shè)備需要采取防塵、防磁場等措施以保證檔案的安全性和完整性。同時，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案還面臨著黑客攻擊和病毒感染等安全風(fēng)險。紙質(zhì)檔案的管理相對簡單，檔案管理員可以直觀地查找和檢索檔案。而電子檔案管理則需要專門的電子檔案管理系統(tǒng)，同時需要安排專業(yè)人員操作和維護系統(tǒng)。

檔案查詢方式

在檔案查詢方式上，紙質(zhì)檔案和電子檔案有很大區(qū)別。紙質(zhì)檔案采用傳統(tǒng)的手工查閱方式，既費時又低效。而電子檔案的查詢方式更加多樣化。用戶既可以輸入時間、關(guān)鍵詞和作者等信息進行查詢，又可以限定搜索區(qū)域，從而達(dá)到精確搜索的目的。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案的查詢方式具有以下優(yōu)勢。首先，電子檔案不需要人工手動查找檔案，節(jié)省了大量的時間和精力。其次，電子檔案可以快速定位所需信息，提高了檢索效率。然而，當(dāng)前檔案管理普遍采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式。電子檔案通過電子系統(tǒng)進行管理和檢索，方便用戶快速獲取所需信息。而紙質(zhì)檔案則保留了原始文件，作為重要的歷史遺存和備份。將紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合起來可以更好地滿足用戶的需求，為用戶提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

檔案管理員的能力

紙質(zhì)檔案管理流程簡單，標(biāo)準(zhǔn)較低，因此對檔案管理員的能力要求也相對較低。檔案管理員只需要掌握基本的檢索技能和做好場館清潔工作即可。而電子檔案管理需要檔案管理員具備良好的計算機技術(shù)應(yīng)用能力，能夠通過計算機等終端對檔案進行檢索，并且在保證檔案安全的同時，提高檔案管理效率。因此，電子檔案管理對檔案管理員的能力要求更高。電子檔案管理員需要掌握計算機網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)知識和應(yīng)用技能，熟練使用各種辦公軟件和檔案管理系統(tǒng)，并能及時處理檔案信息化過程中出現(xiàn)的各種問題。同時，電子檔案管理員還需要具備良好的溝通能力和團隊合作能力，能夠與其他部門協(xié)作，共同推進檔案管理工作。總之，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已成為檔案管理的主要方式。檔案管理員的能力會直接影響電子檔案管理的效果，因此，相關(guān)主體必須重視電子檔案管理員的培養(yǎng)。

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的困境分析

缺乏完善的檔案管理制度

缺乏完善的檔案管理制度是紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合面臨的困境之一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理逐漸朝著信息化方向轉(zhuǎn)變，這對檔案管理制度提出了新的要求。然而，當(dāng)前的檔案管理制度無法滿足信息化檔案管理的需求。這不僅給紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合管理帶來了阻礙，還提高了檔案管理的復(fù)雜程度。

部分管理者認(rèn)知不足

隨著信息化時代的到來，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合已成為檔案管理的必然趨勢。然而，當(dāng)前部分管理者對二者融合的認(rèn)知不足，這在一定程度上制約了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

首先，許多檔案管理員仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，對電子檔案管理的認(rèn)知不足，未能深入理解其價值及優(yōu)勢。其次，部分管理者對紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的重視程度不足，未能認(rèn)識到二者融合對提高檔案管理效率的重要性。最后，部分管理者對如何實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的有效融合缺乏系統(tǒng)的思考和規(guī)劃。

檔案管理流程有待細(xì)化

檔案管理是指對組織或個人檔案資料的維護、整理、歸檔和提供使用等工作，對保障信息的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性至關(guān)重要。然而，在實踐中，一些機構(gòu)或組織存在檔案管理流程不夠細(xì)化的問題，具體表現(xiàn)在檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不清晰、存儲與保護措施不完善、利用與處置規(guī)章制度不明確等方面。這些問題會導(dǎo)致檔案混亂無序，影響檔案的質(zhì)量和利用率。

部分檔案管理員專業(yè)水平有限

電子檔案管理要求檔案管理員不僅要有紙質(zhì)檔案管理能力，還要有一定的信息技術(shù)應(yīng)用能力。但在實際工作中，部分檔案管理員存在專業(yè)水平有限的問題。首先，部分檔案管理員缺乏信息技術(shù)基礎(chǔ)知識和應(yīng)用技能，無法充分發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的作用。其次，技術(shù)人員數(shù)量不足也影響了檔案管理工作的開展。檔案系統(tǒng)的正常運行需要技術(shù)人員進行日常維護與定期檢查。然而，由于技術(shù)人員數(shù)量不足或技術(shù)水平不高，無法及時處理系統(tǒng)故障或網(wǎng)絡(luò)安全問題，檔案管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)。

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的策略

健全檔案管理制度

任何經(jīng)營活動都需要建立有效的管理制度，以確保工作有序開展。檔案管理制度需要平衡紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的關(guān)系，避免二者產(chǎn)生矛盾和沖突。為了實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合，需要對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行規(guī)范化評價。這意味著需要對紙質(zhì)檔案和電子檔案的存儲、檢索、傳輸?shù)确矫孢M行規(guī)定，并對工作人員進行相應(yīng)的培訓(xùn)，使他們熟悉并按照規(guī)定進行操作。此外，還需要對管理者的素質(zhì)進行全面評價，并建立獎懲機制，以達(dá)到更好的管理效果。

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依靠人工完成，效率較低。隨著信息化時代的到來，電子檔案得到了普及。電子檔案管理可以通過數(shù)字化技術(shù)快速查找有用的信息。這不僅提高了檔案管理效率，還節(jié)省了人力成本。健全檔案管理制度和應(yīng)用信息化技術(shù)是優(yōu)化檔案管理的重要手段。在建立健全檔案管理制度的過程中，需要注重行政人員素質(zhì)的提升，提高他們的專業(yè)知識和操作能力。同時，還需要不斷推動技術(shù)創(chuàng)新，將新的科技手段應(yīng)用于檔案管理工作中，以更好地滿足社會發(fā)展的需求。

加強檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理是一項重要工作，關(guān)系到信息的保存、利用和共享。目前，我國的檔案主要有紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式。紙質(zhì)檔案管理需要建立科學(xué)的制度和規(guī)范，以確保檔案的安全性和完整性，包括完善檔案管理的組織機構(gòu)和人員配備，明確檔案的歸檔、借閱和銷毀等流程。同時，還需要建立檔案存儲庫房，保證檔案的存儲條件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用也越來越廣泛。電子檔案具有容量大、便于檢索、傳輸速度快等優(yōu)勢，可以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。當(dāng)前，我國的檔案管理正逐漸朝著信息化的方向發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)需要建立電子檔案管理系統(tǒng)，完善相關(guān)的硬件設(shè)施。電子檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和共享，提高檔案管理的效率。檔案管理信息化建設(shè)還需要建立數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程訪問和傳輸。不同單位和部門可以根據(jù)自身的需要選擇合適的檔案管理模式。不論是紙質(zhì)檔案管理還是電子檔案管理，都需要與時俱進，不斷創(chuàng)新。對于重要的檔案，可以對其進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，同時保留紙質(zhì)檔案作為備份，以確保檔案的安全性?？傊?，只有不斷創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理流程，才能更好地保存、利用和共享檔案信息，提高檔案管理的效率和水平。

強化兩者的共存性和互動性

當(dāng)前，我國的檔案管理模式是電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理共存的模式，兩種模式互為補充，相輔相成。紙質(zhì)檔案存在時間較久，在檔案管理中依然占據(jù)重要地位，而電子檔案則是近年來快速發(fā)展起來的一種新型檔案形式。為了更好地適應(yīng)時代發(fā)展要求，檔案部門可以利用電子掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便查閱、共享和傳遞檔案信息，節(jié)省空間和資源。電子檔案的檢索速度快、效率高，可以幫助人們快速獲取所需信息。電子檔案可以根據(jù)內(nèi)容建立索引并進行分類，提高檔案管理效率?？傊娮訖n案和紙質(zhì)檔案相互補充，相輔相成，將信息技術(shù)應(yīng)用于紙質(zhì)檔案管理中可以更好地滿足時代發(fā)展的需求。

細(xì)化檔案管理流程

新時代下，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合是必然趨勢。檔案管理是指檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。現(xiàn)代檔案管理應(yīng)對電子檔案和紙質(zhì)檔案進行統(tǒng)一管理，不僅在歸檔工作中做到統(tǒng)一，而且在鑒定、整理和儲存工作中保持一致。首先，檔案鑒定工作是對檔案的真實性、完整性和可信度進行評估和確認(rèn)的過程。鑒定工作應(yīng)采用科學(xué)的方法和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行準(zhǔn)確評估，確保檔案的真實性和可靠性。其次，檔案整理工作是對檔案進行分類、整理和編排的過程?，F(xiàn)代檔案管理工作應(yīng)統(tǒng)一紙質(zhì)檔案和電子檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保檔案的有序性，使其易于管理。同時，還需要制定相應(yīng)的文件命名和編碼規(guī)范，方便檔案的查找和檢索。最后，檔案歸檔工作是將已經(jīng)整理好的檔案按照一定的規(guī)則和順序存放到指定的位置。在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況下，需要明確歸檔規(guī)范和流程，確保檔案的安全性和完整性。

加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

信息時代下，如何確保檔案資料的安全性成為檔案管理面臨的重要問題。紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理并非排斥關(guān)系，而是相互補充、相互依存的。在實踐中，需要充分利用紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)勢，將二者結(jié)合起來。檔案部門應(yīng)加強對檔案的管理，將現(xiàn)代科技與檔案管理相結(jié)合，以提升檔案管理的效率；運用先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案信息的專業(yè)化、科學(xué)化分類和標(biāo)注，推動檔案管理的數(shù)字化進程。數(shù)字技術(shù)的崛起極大地促進了復(fù)合型人才的培養(yǎng)。企業(yè)可以積極鼓勵員工參與國際學(xué)術(shù)交流，深入了解國外檔案管理的前沿動態(tài)，并激發(fā)他們持續(xù)學(xué)習(xí)的熱情。這有助于全面提升員工的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出既具備扎實的專業(yè)知識，又能熟練運用先進技術(shù)完成檔案管理工作的復(fù)合型人才。同時，企業(yè)應(yīng)為優(yōu)秀人才提供優(yōu)越的工作環(huán)境和廣闊的發(fā)展空間。這不僅有助于吸引更多人才投身檔案管理事業(yè)，還能為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展注入新的活力。加強檔案管理人才隊伍建設(shè)是推動檔案管理事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵。充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，大力培養(yǎng)復(fù)合型人才，能夠有效推進檔案管理的數(shù)字化進程，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

總之，紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各有優(yōu)勢和劣勢。在實踐中，需要充分發(fā)揮兩種檔案管理模式的優(yōu)勢，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。同時，還需要不斷完善電子檔案管理體系，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，以確保檔案管理工作順利開展，使檔案信息更好地為人們的生活、學(xué)習(xí)和工作服務(wù)。

（作者單位：貴州省望謨縣人力資源和社會保障局）