建筑設(shè)計企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制體系的幾點思考

郭曉靜

(伊犁鼎軒建筑設(shè)計院有限公司，新疆 伊寧 835000)

0 引言

在全球經(jīng)濟環(huán)境不斷演變的背景下，建筑設(shè)計企業(yè)作為推動城市發(fā)展的重要力量，面臨日益嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和機遇。 在競爭激烈的行業(yè)中，如何保障企業(yè)的穩(wěn)定運營、確保財務(wù)透明性，并在合規(guī)性和效率之間取得平衡，是每一家建筑設(shè)計企業(yè)都需要認(rèn)真思考的議題。 通過建立合理的內(nèi)部控制體系，建筑設(shè)計企業(yè)能夠更好地識別和管理風(fēng)險，確保資源的高效利用，減少錯誤和失誤的發(fā)生，從而在快速變化的市場環(huán)境中保持靈活性和應(yīng)變能力[1]。

1 建筑設(shè)計企業(yè)內(nèi)部控制要素及目標(biāo)

在當(dāng)今快速變化和高度競爭的商業(yè)環(huán)境中，建筑設(shè)計企業(yè)必須建立健全的內(nèi)部控制體系，以確保企業(yè)的穩(wěn)定運營、合規(guī)性和可持續(xù)發(fā)展。 內(nèi)部控制體系不僅能夠規(guī)范企業(yè)的各項活動，還能提高管理效率，增強合規(guī)性，降低風(fēng)險。 因此，理解內(nèi)部控制的基本要素和目標(biāo)要求變得尤為重要。

1.1 基本要素

在建筑設(shè)計企業(yè)內(nèi)部控制體系中，控制環(huán)境的塑造至關(guān)重要。 要求樹立積極企業(yè)文化、明確管理層對內(nèi)控的重視，并激發(fā)員工敬業(yè)精神。 在這樣的積極氛圍下，內(nèi)部控制體系才能穩(wěn)固運作。 風(fēng)險評估是內(nèi)部控制的核心。 建筑設(shè)計企業(yè)需全面識別和評估市場、技術(shù)、法規(guī)等方面的風(fēng)險。 深入分析并制訂應(yīng)對不斷變化商業(yè)環(huán)境的風(fēng)險管理策略。 控制活動是內(nèi)部控制的實質(zhì)。 企業(yè)需要建立明確的操作規(guī)程，確保每個環(huán)節(jié)都受到內(nèi)部控制的制約。 審計、核算等活動有助于減少錯誤和失誤的風(fēng)險。 信息與溝通支持內(nèi)部控制。 建筑設(shè)計企業(yè)需建立高效的信息流和溝通機制，使管理層和員工能及時共享信息和反饋，以適應(yīng)市場變化。 最后，監(jiān)督是內(nèi)部控制的保障。 內(nèi)部審計和監(jiān)察機制有助于持續(xù)評估內(nèi)部控制的有效性。 定期風(fēng)險評估和審計有助于及時發(fā)現(xiàn)問題，確保內(nèi)部控制體系持續(xù)適應(yīng)商業(yè)環(huán)境。 通過整合這些要素，建筑設(shè)計企業(yè)能夠構(gòu)建高效的內(nèi)部控制體系，為持續(xù)成功奠定基礎(chǔ)。

1.2 目標(biāo)要求

首先，資產(chǎn)保護是內(nèi)部控制體系的首要目標(biāo)。通過精細(xì)的內(nèi)部控制措施，建筑設(shè)計企業(yè)能夠有力地減少資產(chǎn)損失、濫用和盜竊等風(fēng)險。 其次，信息可靠性在內(nèi)部控制體系中不容忽視。 確保企業(yè)內(nèi)外部信息的準(zhǔn)確性和可靠性，有助于為管理層的決策制訂和業(yè)務(wù)運營提供堅實的基礎(chǔ)。 此外，法律合規(guī)是內(nèi)部控制體系的另一個核心目標(biāo)。 確保企業(yè)在各項活動中遵守適用的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和道德準(zhǔn)則，維護企業(yè)的聲譽和可持續(xù)發(fā)展。 同時，經(jīng)營效率也是目標(biāo)之一。 通過內(nèi)部控制體系，建筑設(shè)計企業(yè)能夠提高業(yè)務(wù)流程的效率，減少重復(fù)和浪費，從而在競爭中保持領(lǐng)先地位。 最后，風(fēng)險管理是內(nèi)部控制體系的重要任務(wù)。 通過全面的風(fēng)險評估和定期的監(jiān)督，企業(yè)能夠敏銳地識別并應(yīng)對潛在風(fēng)險，確保業(yè)務(wù)的穩(wěn)定運營[2]。

2 建筑設(shè)計企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制體系內(nèi)容

2.1 內(nèi)部控制環(huán)境體系建設(shè)

內(nèi)部控制體系的構(gòu)建始于內(nèi)部控制環(huán)境的培育。 在這個階段，企業(yè)需要塑造積極健康的內(nèi)部控制文化，明確管理層對內(nèi)部控制的重視，并激發(fā)員工的責(zé)任感和敬業(yè)精神。 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和價值觀在內(nèi)部控制實施中發(fā)揮重要作用。 首先，從管理層開始倡導(dǎo)內(nèi)部控制文化的重要性，明確承諾并將其納入企業(yè)價值體系中，以領(lǐng)導(dǎo)示范培養(yǎng)積極內(nèi)部控制文化。其次，管理層的誠信行為和規(guī)范操守塑造著員工的內(nèi)控態(tài)度，透明度、責(zé)任感和敬業(yè)精神應(yīng)貫穿企業(yè)各層面，引導(dǎo)員工在內(nèi)控體系中表現(xiàn)優(yōu)異。 另外，通過培訓(xùn)和教育，讓員工理解內(nèi)部控制的重要性和目標(biāo)，培養(yǎng)責(zé)任感和自覺性，從而鼓勵積極參與內(nèi)部控制建設(shè)。 持續(xù)的溝通和反饋機制是確保內(nèi)部控制環(huán)境健康發(fā)展的關(guān)鍵，企業(yè)需定期與員工溝通，分享內(nèi)部控制進展并解答疑慮，同時建立反饋機制，促進員工提出改進建議。 通過這些關(guān)鍵要素的有機結(jié)合，建筑設(shè)計企業(yè)能夠在內(nèi)部控制環(huán)境方面取得顯著進展，為后續(xù)內(nèi)部控制體系的其他要素奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.2 風(fēng)險管理體系建設(shè)

首先，必須進行全面的風(fēng)險識別和評估，涵蓋市場、技術(shù)、法律合規(guī)等各方面的風(fēng)險。 通過系統(tǒng)性的評估，可以深入了解每種風(fēng)險的影響程度和可能性，從而有針對性地制訂風(fēng)險管理策略。 其次，建筑設(shè)計企業(yè)需要制訂針對不同類型風(fēng)險的管理策略，包括規(guī)避、減輕、轉(zhuǎn)移或承擔(dān)風(fēng)險等措施，以降低風(fēng)險帶來的負(fù)面影響。 同時，建立風(fēng)險監(jiān)控機制至關(guān)重要，及時察覺風(fēng)險變化和新風(fēng)險的出現(xiàn)。 對已經(jīng)存在的風(fēng)險，需要制訂適當(dāng)?shù)膽?yīng)對措施，以最小化風(fēng)險的影響。 有效的信息共享和溝通機制能夠確保員工了解企業(yè)所面臨的各類風(fēng)險，能夠提供相關(guān)信息和建議。 最后，風(fēng)險管理體系需要持續(xù)改進，建筑設(shè)計企業(yè)應(yīng)定期回顧風(fēng)險管理策略的有效性，根據(jù)經(jīng)驗不斷優(yōu)化，以適應(yīng)不斷變化的商業(yè)環(huán)境[3]。

2.3 內(nèi)部控制活動體系建設(shè)

內(nèi)部控制活動是建筑設(shè)計企業(yè)內(nèi)部控制體系的核心組成部分。 在內(nèi)部控制活動體系的建設(shè)過程中，需要充分考慮以下幾個方面。 首先，建筑設(shè)計企業(yè)需要確立明確的操作規(guī)程，以確保每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都受到內(nèi)部控制的嚴(yán)格約束。 清晰的流程和步驟有助于規(guī)范業(yè)務(wù)操作，最大限度地減少錯誤和失誤的風(fēng)險。 其次，內(nèi)部控制活動包括審計、審查和核算等環(huán)節(jié)，這些控制活動有助于確保業(yè)務(wù)流程按照規(guī)定進行。 審計有助于揭示潛在問題，審查確認(rèn)合規(guī)性，核算保障數(shù)據(jù)的精確性。 再次，建筑設(shè)計企業(yè)需要建立明確的授權(quán)和審批機制，以確保決策和行動符合規(guī)定。 適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和審批流程可以有效避免權(quán)力濫用和不當(dāng)操作。 在制訂內(nèi)部控制活動時，根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果制訂相應(yīng)的控制措施至關(guān)重要。 企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同風(fēng)險的特點，采取適宜的控制手段，以減少潛在風(fēng)險的影響。 最后，內(nèi)部控制活動需要持續(xù)改進和監(jiān)控。 建筑設(shè)計企業(yè)應(yīng)建立有效的監(jiān)控機制，定期評估控制活動的有效性，并根據(jù)評估結(jié)果進行調(diào)整和改進。

2.4 信息管理體系建設(shè)

在建筑設(shè)計企業(yè)的內(nèi)部控制體系中，信息管理體系的建設(shè)至關(guān)重要。 首先，企業(yè)需明確信息流程和存儲規(guī)范，避免信息傳遞中的錯誤和遺漏。 同時，應(yīng)采取數(shù)據(jù)安全措施，如訪問控制、加密和備份，以保護敏感信息不受未授權(quán)訪問。 其次，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，建立數(shù)據(jù)校驗和核實機制。 高效的信息共享和交流機制對快速決策至關(guān)重要，需要建立有效的信息共享和溝通機制。 最后，穩(wěn)定的信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施是支持信息管理體系的基礎(chǔ)，確保硬件和軟件設(shè)備的正常運行，保障信息系統(tǒng)的安全和可靠。 通過這些措施，建筑設(shè)計企業(yè)能夠確保信息的保密性、準(zhǔn)確性和完整性，從而提升競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。

2.5 監(jiān)管體系建設(shè)

為確保建筑設(shè)計企業(yè)的內(nèi)部控制體系持續(xù)有效，需建立強大的監(jiān)管體系。 首先，設(shè)立內(nèi)部審計機制，定期審查和評估內(nèi)部控制體系，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施。 其次，建立監(jiān)察和監(jiān)督機制，實時監(jiān)控內(nèi)部控制運行，可通過監(jiān)察委員會或監(jiān)督團隊實現(xiàn)。 確保法律合規(guī)審查也很重要，建筑設(shè)計企業(yè)需定期審查確?；顒雍弦?guī)。 外部審計和評估機構(gòu)可提供獨立審查結(jié)果，優(yōu)化內(nèi)部控制。 最后，持續(xù)改進和反饋機制核心，定期收集員工和管理層意見，不斷改進內(nèi)部控制以適應(yīng)商業(yè)環(huán)境變化。 建筑設(shè)計企業(yè)通過健全監(jiān)管體系，實現(xiàn)內(nèi)部控制持續(xù)適應(yīng)性，為未來可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)[4]。

3 建筑設(shè)計企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制體系的保障措施

3.1 改善企業(yè)經(jīng)營環(huán)境

為確保內(nèi)部控制體系的高效運行，建筑設(shè)計企業(yè)需要積極地改善其經(jīng)營環(huán)境，從而營造出一個有利于內(nèi)部控制的氛圍。 首先，在組織結(jié)構(gòu)方面，企業(yè)可以考慮減少煩瑣的層級，優(yōu)化溝通渠道，以便信息能夠更加順暢地傳遞和交流。 通過簡化決策層級，可以使管理層更加迅速地做出決策，從而降低信息滯后帶來的風(fēng)險。 其次，明確的職責(zé)和權(quán)限分配也是關(guān)鍵。 建筑設(shè)計企業(yè)應(yīng)確保每個崗位的職責(zé)清晰明確，員工了解自己的責(zé)任范圍，避免職責(zé)交叉和責(zé)任不明。 同時，為員工提供適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)和指導(dǎo)，以便他們能夠勝任自己的工作，并在內(nèi)部控制體系中扮演積極的角色。 再次，建立透明的業(yè)務(wù)流程和規(guī)范的操作流程是另一個關(guān)鍵方面。 通過明確規(guī)定業(yè)務(wù)流程，企業(yè)可以避免信息在流轉(zhuǎn)過程中的混淆和錯誤，從而提高業(yè)務(wù)操作的準(zhǔn)確性和效率。 規(guī)范的操作流程可以減少主觀判斷和隨意操作，降低內(nèi)部控制體系受到挑戰(zhàn)的風(fēng)險。 最后，在營造積極的內(nèi)部控制環(huán)境的同時，建筑設(shè)計企業(yè)還應(yīng)倡導(dǎo)開放的溝通氛圍，鼓勵員工提出改進建議和意見。 這樣的文化將有助于不斷優(yōu)化企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境，進一步提升內(nèi)部控制體系的效能和適應(yīng)性。 通過在各個方面的努力，建筑設(shè)計企業(yè)可以構(gòu)建一個支持內(nèi)部控制的良好經(jīng)營環(huán)境，從而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.2 加強活動關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理

為確保建筑設(shè)計企業(yè)內(nèi)部控制體系的牢固性，加強活動關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理至關(guān)重要。 第一，企業(yè)應(yīng)該明確識別和界定其關(guān)鍵活動環(huán)節(jié)。 這需要對業(yè)務(wù)流程進行詳細(xì)的分析，找出影響整體運作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如項目立項、設(shè)計過程、成本控制等。 通過明確關(guān)鍵環(huán)節(jié)，企業(yè)可以有針對性地設(shè)計內(nèi)部控制措施，以降低風(fēng)險和提高效率。 第二，針對關(guān)鍵環(huán)節(jié)，建筑設(shè)計企業(yè)需要建立明確的操作規(guī)范和流程。 這些規(guī)范應(yīng)涵蓋從業(yè)務(wù)操作、數(shù)據(jù)錄入到?jīng)Q策制訂等各個方面，確保每個步驟都受到內(nèi)部控制的制約。 規(guī)范的操作流程不僅可以減少操作失誤，還能為內(nèi)部控制的實施提供明確的依據(jù)。 第三，為確保規(guī)范的執(zhí)行，企業(yè)應(yīng)實施有效的監(jiān)督和審查機制。 內(nèi)部審計、定期的復(fù)核以及現(xiàn)場檢查等手段可以幫助企業(yè)持續(xù)監(jiān)控關(guān)鍵環(huán)節(jié)的運行狀況。 這些措施有助于及時發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施，確保關(guān)鍵環(huán)節(jié)的穩(wěn)定運行。第四，建筑設(shè)計企業(yè)還可以借助現(xiàn)代技術(shù)來強化關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理。 例如，引入數(shù)字化工具和信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時監(jiān)測和分析，提升對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的可見性和控制能力[5]。

3.3 依托基礎(chǔ)信息強化監(jiān)督

依托基礎(chǔ)信息強化監(jiān)督是確保內(nèi)部控制的持續(xù)性和適應(yīng)性的重要手段。 其一，建筑設(shè)計企業(yè)應(yīng)建立完善的信息管理系統(tǒng)。 這包括確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性。 通過數(shù)字化技術(shù)和信息系統(tǒng)，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)對業(yè)務(wù)活動的實時監(jiān)測和數(shù)據(jù)分析，從而及時發(fā)現(xiàn)異常情況和潛在問題。 其二，建筑設(shè)計企業(yè)可以采用數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，深入挖掘數(shù)據(jù)中隱藏的信息，識別潛在的風(fēng)險和機會。 通過對數(shù)據(jù)的分析，企業(yè)可以更好地了解業(yè)務(wù)的運行情況，及時采取措施來應(yīng)對變化的商業(yè)環(huán)境。 其三，為了強化監(jiān)督，企業(yè)應(yīng)建立有效的內(nèi)部報告和反饋機制。各級管理層應(yīng)定期匯報業(yè)務(wù)運行情況和內(nèi)部控制的有效性，確保信息的傳遞和反饋暢通無阻。 同時，建筑設(shè)計企業(yè)也可以引入外部專業(yè)機構(gòu)進行獨立的審計和評估，為監(jiān)督提供客觀的第三方意見。 其四，培養(yǎng)員工的信息素養(yǎng)和風(fēng)險意識也是強化監(jiān)督的關(guān)鍵。 建筑設(shè)計企業(yè)應(yīng)提供必要的培訓(xùn)和教育，使員工能夠識別和應(yīng)對潛在的風(fēng)險，保障內(nèi)部控制體系的有效運行。

3.4 重視人員技術(shù)保障

注重人員技術(shù)保障是確保內(nèi)部控制體系的高效運行和持續(xù)改進的重要方面。 首先，建筑設(shè)計企業(yè)應(yīng)招聘和培養(yǎng)具備內(nèi)部控制專業(yè)知識和技能的人才。 內(nèi)部控制需要涵蓋多個領(lǐng)域，包括風(fēng)險管理、審計、信息技術(shù)等。 企業(yè)應(yīng)確保擁有足夠的人力資源，能夠有效地開展內(nèi)部控制相關(guān)工作。 其次，持續(xù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升員工內(nèi)部控制技術(shù)水平的關(guān)鍵。建筑設(shè)計企業(yè)可以定期組織內(nèi)部控制培訓(xùn)課程，幫助員工了解最新的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實踐。同時，鼓勵員工參與專業(yè)認(rèn)證，提升其內(nèi)部控制的專業(yè)素養(yǎng)。 為了保障人員技術(shù)，企業(yè)可以引入先進的技術(shù)工具和軟件系統(tǒng)。 再次，內(nèi)部控制的有效實施和監(jiān)督需要支持性的技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施。 建筑設(shè)計企業(yè)可以投資于信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析工具和安全軟件，提高內(nèi)部控制工作的效率和準(zhǔn)確性。 最后，建筑設(shè)計企業(yè)應(yīng)鼓勵員工積極參與內(nèi)部控制相關(guān)的研究和交流活動。 參加行業(yè)會議、研討會等，能夠使員工了解行業(yè)的最新動態(tài)和趨勢，從而更好地指導(dǎo)內(nèi)部控制工作的實踐[6]。

4 結(jié)論

建筑設(shè)計企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制體系是確保企業(yè)經(jīng)營穩(wěn)健、合規(guī)發(fā)展的關(guān)鍵舉措。 通過文章的探討，筆者深入探究了內(nèi)部控制體系的各個要素及其構(gòu)建過程，從內(nèi)控環(huán)境到風(fēng)險管理，再到內(nèi)控活動、信息管理和監(jiān)管體系的建設(shè)，每一個環(huán)節(jié)都顯現(xiàn)出其重要性。 內(nèi)部控制的目標(biāo)多元，從資產(chǎn)保護到信息可靠性，從法律合規(guī)到經(jīng)營效率，從風(fēng)險管理到穩(wěn)定運營，每一個目標(biāo)都彰顯內(nèi)部控制體系的綜合性和戰(zhàn)略性。 在建設(shè)內(nèi)部控制體系的過程中，企業(yè)需要從改善經(jīng)營環(huán)境，加強活動關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理，依托基礎(chǔ)信息強化監(jiān)督，到重視人員技術(shù)保障等方面出發(fā)，以確保體系的健全性和可持續(xù)性。 這些措施將有助于企業(yè)在變化多端的商業(yè)環(huán)境中保持靈活性和競爭力，為長期的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。