提高基層檔案管理水平的措施探討

摘 要：科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，為基層檔案管理工作帶來較大便利條件，有效緩解了工作人員的壓力。為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理水平的提高，相關(guān)人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，了解當(dāng)前檔案管理存在的問題，以增強(qiáng)檔案管理的安全性和穩(wěn)定性。本文主要闡述強(qiáng)化檔案管理工作的意義，并提出當(dāng)前檔案管理階段存在的問題，同時(shí)提出針對(duì)性管理措施，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：基層工作；現(xiàn)代技術(shù)；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，為各行業(yè)發(fā)展帶來較大機(jī)遇和挑戰(zhàn)?；鶎訖n案管理部門工作主要包含檔案收集、整理、保管和利用等內(nèi)容，日常工作依靠人工，工作量極大。同時(shí)，由于檔案管理和提取復(fù)雜，檔案資料的利用率不高，且極易受到外界環(huán)境的影響，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案損壞。對(duì)此，為增強(qiáng)檔案管理水平，應(yīng)積極引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入檔案管理的各個(gè)層面，為國(guó)家和社會(huì)提供良好的檔案服務(wù)。

一、增強(qiáng)基層檔案管理意義

在當(dāng)前時(shí)代背景下，社會(huì)環(huán)境的不斷變化，為檔案管理工作帶來較大沖擊。為了適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)，基層檔案部門應(yīng)積極轉(zhuǎn)變自身的工作模式，引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，使其融入檔案管理的各工作環(huán)節(jié)，以促使檔案管理效率全面提升。增強(qiáng)基層檔案管理的意義主要包含以下幾方面。

第一，推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。檔案管理工作對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義，完整真實(shí)的檔案資料能夠?yàn)楦骷?jí)政府以及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供參考依據(jù)，保障各項(xiàng)決策的科學(xué)性和合理性。第二，強(qiáng)化信息化建設(shè)。在基層檔案管理工作中，強(qiáng)化信息化建設(shè)，能夠推進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步發(fā)展，增強(qiáng)檔案的服務(wù)價(jià)值，以促使檔案信息的整體功能以及作用得到全面發(fā)揮。第三，節(jié)省管理成本。增強(qiáng)管理水平不僅能夠提高基層檔案管理效率，還能節(jié)省工作成本。通過完善信息化建設(shè)，引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理工作的智能化，減少人力成本的投入，以實(shí)現(xiàn)對(duì)成本的有效節(jié)約。

二、基層檔案管理現(xiàn)存問題

1.思想認(rèn)知不準(zhǔn)確

在基層檔案管理工作中，檔案管理方式逐漸向著數(shù)字化方向發(fā)展，有效緩解人員工作壓力，實(shí)現(xiàn)檔案資料共享。但是，在實(shí)際工作中，基層管理人員檔案管理意識(shí)不充足，領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度較低，導(dǎo)致部分檔案管理工作存在形式化嚴(yán)重問題。同時(shí)，部分工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)于上級(jí)下達(dá)的文件理解不到位，造成檔案資料混淆問題，檔案管理工作水平難以有效進(jìn)步。

2.檔案隊(duì)伍不專業(yè)

現(xiàn)階段，雖然檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，但是在人才隊(duì)伍建設(shè)方面，內(nèi)部缺乏數(shù)字化專業(yè)人員。一方面，內(nèi)部管理人員不能熟練掌握現(xiàn)代檔案管理方式，在實(shí)際工作中人員無法熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備。部分縣檔案館雖然開展了技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，但是培訓(xùn)內(nèi)容的針對(duì)性較差，導(dǎo)致參與人員難以掌握正確的管理方式，業(yè)務(wù)水平無法進(jìn)一步提高。另一方面，檔案管理部分專業(yè)管理人員少，管理人員流動(dòng)性較大，無法對(duì)內(nèi)部管理工作展開有效梳理，在面對(duì)復(fù)雜檔案管理工作時(shí)自身能力無法滿足工作需求。此外，缺乏對(duì)檔案管理人員的考評(píng)機(jī)制，對(duì)人員的業(yè)績(jī)考核不到位，工作指標(biāo)設(shè)置不明確，無法充分激發(fā)人員工作熱情，致使檔案管理工作的改革升級(jí)面臨較大困難。

3.信息建設(shè)不完善

檔案管理水平的提高需要完善的硬件設(shè)備設(shè)施以及信息化設(shè)備。部分縣級(jí)檔案管理部門，由于資金條件限制，內(nèi)部信息化建設(shè)不完善，硬件設(shè)施配備不充足，給檔案管理工作帶來較大影響。首先，檔案儲(chǔ)存環(huán)境差。部分基層部門缺乏專門的檔案管理場(chǎng)所，檔案保管場(chǎng)所難以達(dá)到工作需求，致使檔案面臨較大安全風(fēng)險(xiǎn)。其次，現(xiàn)代化設(shè)備較為落后，部分單位在檔案管理方面使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備較為老舊，現(xiàn)代化設(shè)備配備不完善，大數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存等信息管理系統(tǒng)缺乏，導(dǎo)致管理水平無法得到全面發(fā)展。最后，檔案部門對(duì)信息化建設(shè)缺乏完善的工作計(jì)劃，設(shè)備更新和采購方面缺乏規(guī)劃。在日常工作中缺乏對(duì)設(shè)備設(shè)施的更新維護(hù)，致使設(shè)備設(shè)施使用壽命降低。

4.監(jiān)督管理不到位

檔案安全是檔案管理工作中的重要任務(wù)。部分檔案管理部門缺乏完善的監(jiān)督機(jī)制，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理階段存在的問題以及風(fēng)險(xiǎn)因素，致使檔案面臨較大的丟失和損壞風(fēng)險(xiǎn)，無法保證檔案的真實(shí)性和完整性，檔案利用價(jià)值難以充分發(fā)揮。同時(shí)，內(nèi)部沒有設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)管部門，致使日常監(jiān)管工作不到位，無法保證監(jiān)督的客觀性和公正性，使其管理效果未能達(dá)到理想目標(biāo)。

三、提高基層檔案管理措施

1.提高思想認(rèn)知

現(xiàn)階段，縣級(jí)檔案管理部門應(yīng)加大對(duì)檔案管理數(shù)字化工作的重視，改善傳統(tǒng)思想。

第一，轉(zhuǎn)變陳舊觀念?；鶎訖n案管理人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化對(duì)社會(huì)發(fā)展的重要意義，跟隨時(shí)代發(fā)展步伐，將檔案管理工作融入日常工作環(huán)節(jié)中，營(yíng)造濃厚的檔案工作氛圍，以增強(qiáng)內(nèi)部人員的檔案管理意識(shí)。第二，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的法律規(guī)定，了解相關(guān)政策文件內(nèi)容，以對(duì)檔案工作具備全面、系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，從法律層面增強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，加大對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度。第三，樹立創(chuàng)新意識(shí)?？h級(jí)檔案管理部門應(yīng)積極創(chuàng)新思想觀念，營(yíng)造良好的檔案服務(wù)環(huán)境。簡(jiǎn)化檔案查閱工作流程，為群眾提供便捷高效的檔案服務(wù)。拓寬檔案服務(wù)范圍，加深群眾對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，以便人員可針對(duì)自身需要查閱檔案，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)價(jià)值，也能加深群眾的檔案管理意識(shí)。

2.加強(qiáng)技能培訓(xùn)

為增強(qiáng)人員的數(shù)字化專業(yè)水平，應(yīng)積極建設(shè)檔案管理人員隊(duì)伍，定期組織技能培訓(xùn)活動(dòng)。強(qiáng)化技能培訓(xùn)可從以下幾方面開展。

在基層人員培訓(xùn)方面，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)移到線上。因此，在人員培訓(xùn)階段，應(yīng)幫助管理人員認(rèn)識(shí)電子檔案管理的作用和優(yōu)勢(shì)條件，明確電子檔案數(shù)字化管理工作的要點(diǎn)。首先，應(yīng)對(duì)檔案信息錄入、掃描方式展開詳細(xì)講解，隨后明確檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和儲(chǔ)存方式。在數(shù)據(jù)錄入工作中，應(yīng)注重核查信息的準(zhǔn)確性，強(qiáng)化人員的責(zé)任意識(shí)，以增強(qiáng)人員對(duì)檔案管理流程的全面了解?；A(chǔ)知識(shí)講解結(jié)束后，可帶領(lǐng)人員開展實(shí)際操作培訓(xùn)，以幫助人員掌握熟練的操作方式，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，在后續(xù)工作中能夠始終以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度完成檔案管理和保存工作。

在提升管理人員業(yè)務(wù)水平方面，基層檔案管理人員的主要任務(wù)是展開檔案歸檔管理，確保檔案的安全性和完整性。但是，部分單位檔案管理人員專業(yè)水平較低，致使管理工作的實(shí)施效果難以達(dá)到理想目標(biāo)。對(duì)此，單位應(yīng)積極開展技能培訓(xùn)工作，擴(kuò)寬人才培養(yǎng)途徑，開展多樣化培訓(xùn)活動(dòng)，以強(qiáng)化人員的專業(yè)水平。同時(shí)，積極引進(jìn)復(fù)合型人才，不僅要求人才具備充足的檔案管理知識(shí)，還應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技巧以及現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)用能力，提高數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用水平，以保證內(nèi)部人員隊(duì)伍的專業(yè)化水平。此外，培養(yǎng)人員的責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)，在日常工作中不斷強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)水平，以為檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。

3.完善信息化建設(shè)

在信息化建設(shè)方面，當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門應(yīng)不斷增加資金投入力度，將檔案管理工作納入年度預(yù)算，并設(shè)置專項(xiàng)資金，嚴(yán)格按照檔案管理要求配備智能化設(shè)備，保障縣級(jí)檔案管理部門配備合格的檔案儲(chǔ)存場(chǎng)所。同時(shí)，部門針對(duì)自身工作需要，適當(dāng)購買計(jì)算機(jī)、掃描儀等工作設(shè)備，并引進(jìn)先進(jìn)管理系統(tǒng)，以推進(jìn)檔案管理工作向著智能化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

為提高檔案管理工作的時(shí)效性水平，在檔案管理方面應(yīng)推進(jìn)信息化建設(shè)。一方面，上級(jí)部門應(yīng)對(duì)該項(xiàng)工作給予大力支持，提供充足的政策、人力、物力保障，完善內(nèi)部辦公設(shè)施，促使內(nèi)部達(dá)到信息化辦公水平。另一方面，在檔案管理系統(tǒng)建立方面，應(yīng)注重增強(qiáng)自身風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)，定期排查內(nèi)部潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，并開展針對(duì)性的防范工作。在管理系統(tǒng)中應(yīng)配備完善的殺毒和防御軟件，避免系統(tǒng)遭遇外來人員侵略，保障檔案資料的儲(chǔ)存安全。同時(shí)，定期安排人員更新和維護(hù)系統(tǒng)，保障各項(xiàng)設(shè)備的良好運(yùn)行性能，以提高檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

4.強(qiáng)化監(jiān)督管理

為保障檔案資料的安全，應(yīng)建立完善的檔案監(jiān)督管理機(jī)制。首先，縣級(jí)檔案館應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)督部門，避免出現(xiàn)由其他部門人員兼任的情況，以此保障監(jiān)督工作的客觀性和公正性。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過程監(jiān)督，建立全程監(jiān)督流程，以確保各項(xiàng)工作開展的規(guī)范性。最后，為增強(qiáng)監(jiān)督工作開展效果，應(yīng)增加內(nèi)部人員的參與水平，實(shí)現(xiàn)全員參與，建立多部門聯(lián)動(dòng)的監(jiān)督體系，確保檔案管理工作的高效、規(guī)范開展。此外，再監(jiān)督管理工作中，應(yīng)定期開展對(duì)口檢查工作。檔案管理工作應(yīng)設(shè)置明確的管理權(quán)限，合理劃分人員工作職責(zé)，并定期安排一線管理部門檢查基層檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并第一時(shí)間改進(jìn)調(diào)整。同時(shí)，可設(shè)置人員交流平臺(tái)，通過各部門人員之間的交流討論，以吸收更多的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，促使檔案管理工作水平不斷提升。

四、其他措施

1.完善管理制度

科學(xué)完善的管理制度是開展各項(xiàng)管理工作的參考依據(jù)。在管理制度建立方面，應(yīng)注重細(xì)化管理內(nèi)容，對(duì)檔案收集、分類。整理、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)設(shè)置規(guī)范化流程，確保各環(huán)節(jié)工作的標(biāo)準(zhǔn)性，以此保障檔案工作的質(zhì)量。在檔案收集階段，工作人員應(yīng)保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保檔案收集的完整性，以全局角度出發(fā)，嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，及時(shí)全面地收集檔案資料。對(duì)于國(guó)家規(guī)定不得歸檔的資料，應(yīng)避免擅自歸檔。在檔案整理過程中，應(yīng)按照檔案類別分類儲(chǔ)存，并系統(tǒng)組合、編號(hào)，以為后續(xù)檔案查閱提供便利條件。檔案保存方面，應(yīng)分析各檔案之間的聯(lián)系，并制定保管期限，以發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。

2.規(guī)范歸檔流程

在檔案歸檔管理方面，應(yīng)合理劃分人員工作職責(zé)，嚴(yán)格遵循整理和歸檔人員一致原則。為避免人員流動(dòng)頻繁而影響檔案歸檔工作。在實(shí)際工作前期，應(yīng)將檔案管理工作要求在合同中明確說明，詳細(xì)說明檔案移交階段，紙質(zhì)文件和電子文件移交要求，制定規(guī)范的歸檔流程，確保各項(xiàng)工作嚴(yán)格按照流程要求展開。同時(shí)，將檔案質(zhì)量作為歸還施工單位保證金的必要條件，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還檔案質(zhì)量實(shí)行嚴(yán)格審核，對(duì)于不符合歸檔要求的文件應(yīng)拒絕接受，以此保障檔案文件的整體質(zhì)量，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

檔案管理方面，檔案資料數(shù)量多，內(nèi)容復(fù)雜。在歸檔工作中，應(yīng)使用現(xiàn)代化設(shè)備，針對(duì)檔案類別統(tǒng)籌規(guī)劃、合理劃分。針對(duì)當(dāng)前檔案管理部門的場(chǎng)地和設(shè)備條件，優(yōu)先將涉及范圍廣、利用價(jià)值高且保存期長(zhǎng)的檔案歸檔，并實(shí)行數(shù)字化處理。其次，對(duì)檔案庫存情況展開核查，優(yōu)先將檔案頁面平整、薄厚適中且能夠正常翻閱的檔案逐步歸檔。最后，相關(guān)建設(shè)部門應(yīng)對(duì)已竣工的工程檔案的電子版資料提供給檔案管理部門，以保證檔案的數(shù)字化效率。

3.實(shí)現(xiàn)資源共享

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，各部門的數(shù)字化水平進(jìn)一步提高。但是，在檔案管理方面，依舊沒有形成集成系統(tǒng)，各類文件格式不統(tǒng)一，導(dǎo)致信息資源共享效果較差。在實(shí)際工作中，檔案管理人員應(yīng)充分利用數(shù)字化優(yōu)勢(shì)條件，建立資源共享平臺(tái)，在單位內(nèi)部形成網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息系統(tǒng)，將大量分散的檔案資料開展整合，以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案的利用效率。為落實(shí)線上檔案管理工作，基層部門應(yīng)針對(duì)實(shí)際情況建立單位內(nèi)部局域網(wǎng)，以此保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。為保障工作開展效果，應(yīng)積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，以建立單位內(nèi)部網(wǎng)站并定期維護(hù)網(wǎng)站，保障網(wǎng)站的安全性能。局域網(wǎng)建立結(jié)束后，可實(shí)現(xiàn)資源共享平臺(tái)，各單位可通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案資料實(shí)時(shí)調(diào)取，也可實(shí)時(shí)監(jiān)督檔案管理工作的開展效果，從而全面提高檔案的利用效率。

該項(xiàng)工作的順利開展，對(duì)人員專業(yè)能力提出更高標(biāo)準(zhǔn)要求，為保障工作執(zhí)行效果，檔案管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)自身的計(jì)算機(jī)技能，了解管理系統(tǒng)的操作流程，熟練完成各項(xiàng)操作任務(wù)，以確保檔案管理工作的順利開展。

4.健全配套設(shè)施

為提高檔案工作數(shù)字化管理水平，應(yīng)健全配套設(shè)施，檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案儲(chǔ)存場(chǎng)地，實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)存、查閱、辦公室分離，并在檔案儲(chǔ)存場(chǎng)所設(shè)置專門的檔案架，配備空調(diào)和除濕機(jī)等設(shè)備。檔案儲(chǔ)存?zhèn)}庫則應(yīng)做好防火、防盜、防水措施，具備良好的防控條件，以防止外界因素對(duì)檔案造成不良影響。檔案內(nèi)部具備大量數(shù)據(jù)資料，且包含人員的隱私信息，在檔案管理階段，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的安全防護(hù)工作，避免檔案整理儲(chǔ)存階段出現(xiàn)檔案丟失和被泄露的問題。在安全管理方面，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部安裝防火墻和殺毒軟件，以避免非法分子侵入系統(tǒng)，造成檔案信息被泄露。同時(shí)，做好重要檔案的備份工作，防止檔案丟失對(duì)單位造成嚴(yán)重?fù)p失。為保障檔案安全，還應(yīng)配備完善設(shè)施，合理設(shè)置人員訪問權(quán)限，檔案?jìng)鬏旊A段應(yīng)經(jīng)過相關(guān)人員審核通過后展開傳輸，以避免人員的不規(guī)范操作對(duì)檔案管理造成不利影響。

總結(jié)

綜上所述，在當(dāng)前時(shí)代背景下，群眾對(duì)檔案管理工作的要求逐漸提高，群眾對(duì)檔案管理的專注度日益增強(qiáng)。針對(duì)該種社會(huì)狀況，基層檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)工作觀念，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，完善相關(guān)配套設(shè)施，以為檔案管理工作營(yíng)造良好環(huán)境。同時(shí)，為了保障檔案儲(chǔ)存的安全性和完整性，應(yīng)建立完善的監(jiān)督管理部門，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的全過程監(jiān)督，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)立防火墻和殺毒軟件，劃分人員訪問權(quán)限，對(duì)重要檔案實(shí)行備份處理，以防止檔案丟失和被泄露風(fēng)險(xiǎn)。此外，建立共享機(jī)制，發(fā)揮檔案的服務(wù)價(jià)值，滿足群眾對(duì)檔案的利用需求，從而增強(qiáng)檔案的社會(huì)影響力。

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作者單位：山東省微山縣檔案館

作者簡(jiǎn)介：於欣穎（1976—），女，漢族，山東濟(jì)寧人，本科，館員，研究方向：縣級(jí)檔案館數(shù)字化檔案館建設(shè)、數(shù)字化庫房管理、庫房安全管理。