學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標準化管理探討

摘 要：學(xué)校承擔(dān)著“為黨育人、為國育才”的重要使命，是為社會培養(yǎng)人才的重要教育機構(gòu)，加強對學(xué)校檔案的管理具有較強的現(xiàn)實意義。規(guī)范化的檔案管理可以為學(xué)校發(fā)展提供有力支持，幫助教師提升教學(xué)質(zhì)量，為學(xué)生提供良好的育人環(huán)境。由于當(dāng)前許多學(xué)校檔案管理工作仍采取傳統(tǒng)方式，阻礙了檔案管理質(zhì)量的提升，還存在檔案丟失等問題，影響檔案工作服務(wù)學(xué)校發(fā)展的效果。因此，提高學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化水平，實現(xiàn)檔案管理智能化非常重要。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；規(guī)范化；標準化；管理方式

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A

引言

學(xué)校檔案記錄著學(xué)校的創(chuàng)建以及發(fā)展的歷史信息，能夠為學(xué)校后續(xù)建設(shè)提供重要的服務(wù)與支持。當(dāng)前，學(xué)校采用的人工檔案管理模式效率較為低下，查找檔案信息時速度也比較慢，并對后續(xù)的維護工作也不能落實到位。因此，管理人員應(yīng)運用先進的信息技術(shù)，提升檔案管理質(zhì)量，并以標準的形式做好管理，為后續(xù)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化提供重要支持。

一、檔案工作規(guī)范化與標準化管理的重要性及其特征

1.規(guī)范化與標準化管理的重要性

對當(dāng)前教育工作來說，學(xué)校檔案管理可以直接反映學(xué)校的綜合管理水平，是維護各項工作的重要保障。結(jié)合目前大部分學(xué)校檔案管理模式來看，總體管理能力存在不足問題對于后續(xù)教學(xué)質(zhì)量的提升存在阻礙性。學(xué)校需要對檔案管理工作進一步明確標準化模式，引導(dǎo)檔案管理工作人員展開分析，及時、準確地找出問題并解決，以實現(xiàn)學(xué)校的全面發(fā)展與進步。

2.檔案管理工作標準化、規(guī)范化特征

從現(xiàn)階段分析，大部分學(xué)校檔案管理的標準化工作具有以下特征：首先，系統(tǒng)的儲存量較大，便于查詢數(shù)據(jù)。隨著智能化時代的發(fā)展，無紙化辦公已經(jīng)成為各行業(yè)領(lǐng)域中的主要工作方式。然而，對于學(xué)校來說，需要利用現(xiàn)代化管理體系，并以計算機技術(shù)為輔助構(gòu)建更加科學(xué)、合理的檔案管理模式，在一定程度上提供便利的條件，減少工作人員的壓力；其次，能夠科學(xué)歸檔。由于學(xué)校的不斷發(fā)展，導(dǎo)致檔案內(nèi)容逐漸增多，應(yīng)以標準化模式來規(guī)范檔案管理工作，科學(xué)、合理地規(guī)劃檔案管理工作；最后，能夠降低管理成本。學(xué)校檔案類型較為豐富，現(xiàn)代化的管理模式能夠更好地擴充信息存儲容量，利用現(xiàn)代化模式能夠很好地節(jié)約人力資源。規(guī)范化與標準化開展檔案管理工作不僅能滿足學(xué)?，F(xiàn)階段的管理需求，還能節(jié)約人力資源和檔案存儲成本，一舉兩得。

二、學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

雖然大多數(shù)學(xué)校已經(jīng)意識到檔案管理規(guī)范化與標準化的重要性，但在最終的工作落實中還存在很多問題亟待解決。

1.監(jiān)管不足

要想實行規(guī)范化與標準化的檔案管理模式，建立完善的監(jiān)管機制是重要環(huán)節(jié)。相關(guān)人員必須嚴格遵守管理制度，提升檔案管理工作的綜合質(zhì)量?，F(xiàn)階段，很多學(xué)校檔案管理工作人員的穩(wěn)定性較差，甚至有部分崗位是由其他人員兼職，檔案管理人員一直處于業(yè)務(wù)不熟練的狀態(tài)，對檔案管理工作落實就會出現(xiàn)許多問題，問題不斷積累就會增加檔案管理的工作難度。

2.檔案管理人員整體素質(zhì)偏低

學(xué)校檔案管理工作對人員的綜合素質(zhì)要求較高，但由于大部分檔案管理人員的專業(yè)不對口，檔案管理業(yè)務(wù)能力不高，在不同的環(huán)境下對于檔案管理的各項工作可能會存在較大出入。另外，檔案管理的滯后性也會致使很多人員沒有重視檔案管理工作。長此以往，就會導(dǎo)致檔案管理人員數(shù)量與能力下降，進而限制學(xué)校檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

3.缺乏管理意識

當(dāng)前，在學(xué)校管理過程中，很多教師沒有意識到檔案規(guī)范化管理的重要性，缺乏應(yīng)有的管理意識。還有部分人員認為檔案管理工作是為學(xué)校發(fā)展提供服務(wù)工作的，對于教師來說，做好學(xué)生的教育管理更為重要，導(dǎo)致管理失衡，無法從根本上認識檔案管理的重要意義與價值。

另外，有的學(xué)校管理人員認為規(guī)范化開展檔案管理工作的現(xiàn)實意義不大，又因缺乏管理意識，最終導(dǎo)致學(xué)校檔案管理的工作質(zhì)量不高。

三、學(xué)校歸檔整理的規(guī)范程序

第一，對文檔處理的印刷存檔以及核稿工作應(yīng)展開全面落實，在文稿合稿期間要結(jié)合稿件的內(nèi)容認真審核，并逐一修正問題。如有違背要求的文稿必須退回并二次重發(fā)，這樣可以優(yōu)化文件綜合質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)奠定基礎(chǔ)。另外，文件對于檔案的重要性不言而喻，為了優(yōu)化檔案管控的質(zhì)量，在繕印過程中應(yīng)注重文字準確，符合統(tǒng)一的體式。第二，重視文檔歸卷工作。在日常文件審核當(dāng)中應(yīng)做好文檔分類，加強日常工作當(dāng)中的合理管控，避免出現(xiàn)堆積損失的問題。在規(guī)定時間內(nèi)開展日常的立卷歸檔，在初期按文章內(nèi)容調(diào)整并及時做好增補與修改。對于沒有考察價值的文件材料應(yīng)單獨存放，在年中抄錄過程中做銷毀處理。第三，重視對文件收發(fā)的處理工作。這是加強檔案完整管控的重要環(huán)節(jié)之一，因為文件管理的程度決定著檔案齊全情況，所以，應(yīng)建立文件收發(fā)登記體系。要求從文件的送批運轉(zhuǎn)承辦以及文件銷毀等制度都要按照體系來開展工作，同時，重視登記管理的準確，定時催辦、清退，使現(xiàn)行文件的管理得到加強。第四，歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。管理人員應(yīng)加強紙質(zhì)與電子文件的全面控制處理，通過協(xié)調(diào)兩種管理方式并優(yōu)化整體問題來提高管控效率。在實踐中應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理的工作方式，要求公文處理檔案的具體要求，在原有基礎(chǔ)上采用文書處理階段產(chǎn)生的信息并使兩者深度融合。明確管控主要是以電子還是紙質(zhì)文件為主，根據(jù)不同的文件形式確定管理工作方式。

四、學(xué)校檔案工作規(guī)范化與標準化管理方案

1.建立健全人員管理制度

第一，在智能化發(fā)展的過程中，作為學(xué)校管理者需要以相關(guān)技術(shù)為基準建立更加有效的檔案管理機制，確保檔案管理的各項流程能夠更加完善。同時，管理人員應(yīng)承擔(dān)自身的責(zé)任與義務(wù)。例如，某學(xué)校為了更好地規(guī)范日常檔案管控工作，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的特點制定了相關(guān)的檔案管理手冊。其中，包括《檔案立卷歸檔制度》《檔案安全保管制度》《檔案保密制度》等多項管理制度。這些制度能夠為后續(xù)檔案管理提供有效的依據(jù)，推進檔案管理工作標準化開展。另外，在各項制度實行的基礎(chǔ)上，還要及時記錄重要的信息內(nèi)容以及借調(diào)人員的信息，以免在使用過程中出現(xiàn)檔案丟失的情況，并進一步明確所有人員的工作職責(zé)，設(shè)立有效的獎懲制度來約束工作人員行為。

第二，加強管理隊伍建設(shè)。為了更好地落實檔案管理工作，加強隊伍建設(shè)非常關(guān)鍵。一是政治素養(yǎng)提高。由于檔案管理的特殊性要求，對于管理人員的綜合水平要求較高，尤其是保密以及綜合協(xié)調(diào)能力都需要提高；其二，提高業(yè)務(wù)水平。工作人員只有充分了解學(xué)校檔案管理內(nèi)容以及有關(guān)規(guī)定，才能在工作中準確分析問題并解決問題。這也是實現(xiàn)檔案管理標準化與規(guī)范化的重要方向，管理者必須高度重視。

2.紙質(zhì)文件與電子文件并重

近年來，雖然信息技術(shù)推進了無紙化辦公的開展，但在檔案管理過程中還有許多紙質(zhì)文件需要管理。尤其是在學(xué)校組織活動時會形成相應(yīng)的檔案材料，其中包括獎狀、照片、獎杯以及影像等檔案資料。還有學(xué)校在評優(yōu)工作時所涉及的某些檔案材料都是需要合理保管的。需要注意的是，必須保證電子文件與紙質(zhì)文件的合理規(guī)劃。同時，針對不同的檔案類型，做好科學(xué)、合理的管理。此外，從當(dāng)前學(xué)校檔案管理的工作現(xiàn)狀來看，有部分學(xué)校僅儲存了學(xué)生與教師具有參考價值的文檔，而對于應(yīng)用價值不高的文檔，通常會選擇刪除或者銷毀。為了確保檔案信息的真實性與有效性，在此期間應(yīng)當(dāng)保證相應(yīng)的紙質(zhì)檔案文件也能被有效儲存，將紙質(zhì)檔案與電子檔案雙向轉(zhuǎn)換，避免出現(xiàn)檔案缺失的情況。

3.保證案卷的完整性與有序性

確保檔案信息的完整性和有序性也是推進規(guī)范化管理的重要措施。檔案管理人員一定要注重對存檔信息的完整性要求，根據(jù)信息內(nèi)容將其歸入不同的類目當(dāng)中，為后續(xù)管理工作的優(yōu)化打下基礎(chǔ)。

第一，提高檔案管理人員的責(zé)任心。在收集、整理和歸檔的過程會碰到檔案損壞以及不完整的問題，這說明檔案管理人員的責(zé)任意識非常關(guān)鍵，在工作中沒有開展規(guī)范化、標準化管理。為此，需要檔案管理者結(jié)合實際情況開展檔案標準化與規(guī)范化整理。另外，還需要及時做好各類文件的整理與匯總工作，及時歸檔處理，確保檔案的時效性。

第二，制定嚴格的檔案歸檔標準。要想更好地實現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作，確保整體的管理質(zhì)量，就要制定科學(xué)、嚴謹?shù)臍w檔標準。在實踐過程中要確保檔案信息的完整度，尤其需要注意檔案材料的采集工作，是確保信息完整的重要環(huán)節(jié)。例如，某學(xué)校在體育賽事檔案建立的過程中，學(xué)校承擔(dān)了省級的比賽任務(wù)，在整個賽事活動過程中涉及很多事情，對賽事檔案材料整合與收集過程較為煩瑣，要想保證材料收集的完整性，就需要制定嚴格的歸類標準。通過科學(xué)、合理利用檔案并實行管理，該學(xué)校在舉辦賽事后，得到了社會各界的好評。

第三，檔案外觀符合要求。為了更好地管理學(xué)校檔案，檔案管理工作者應(yīng)注意檔案的整潔程度、文字書寫清晰情況以及書寫格式等多項內(nèi)容。其中，檔案存儲方式、裝訂等都需要按照具體要求嚴格規(guī)范，并確定檔案擺放的位置，可以減少工作人員查找檔案的時間。通過這樣的方式，進一步推進檔案管理的規(guī)范化和標準化落實。

4.加強一手資料的采集

學(xué)校檔案包括人事、體育、建筑、合同和職稱等多種類型。在檔案收集的工作中很容易出現(xiàn)紙質(zhì)文檔散落以及損毀的情況，會影響后續(xù)的工作質(zhì)量。為此，需要制定有效的管理規(guī)章制度，要求對各科室統(tǒng)一收集標準，并做好信息數(shù)據(jù)的采集與輸入工作。每份檔案都要電子留底，避免紙質(zhì)檔案丟失而造成不良影響。電子信息的采集工作也要嚴格檢驗，從根本上杜絕錯別字等問題，確保檔案的真實與有效，保證檔案采集的質(zhì)量。在驗收的過程中，由負責(zé)人完成工作后簽字確認，并開展檢驗工作，確保檔案資料的采集質(zhì)量。在現(xiàn)有的學(xué)校檔案管理實踐階段應(yīng)注重檔案內(nèi)容及格式的控制，不同部門人員應(yīng)加強嚴格管控，從根本上杜絕風(fēng)險問題。另外，應(yīng)針對一手檔案資料收集實行檔案質(zhì)量控制，分析檔案格式與原始記錄標準是否符合，確認無誤之后簽字確認。

5.推進檔案管理信息化建設(shè)

利用信息技術(shù)推進檔案管理工作是目前較為先進的手段，為了確保檔案管理作用的有效發(fā)揮，可以從以下幾方面落實學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作。第一，要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)。學(xué)校要重視對相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)。同時，培養(yǎng)新技術(shù)人才，要求他們掌握先進的業(yè)務(wù)技術(shù)，確保信息技術(shù)的優(yōu)勢能夠充分發(fā)揮出來；第二，確保檔案信息的安全性與保密性。在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，由于其特殊性，雖然能夠提高整體的工作效率，但同時也會出現(xiàn)安全問題。因此，需要加強檔案管理人員的保密安全意識，確保重要檔案信息不會出現(xiàn)被泄露；第三，建立檔案管理信息化平臺。在信息技術(shù)應(yīng)用的過程當(dāng)中，需要完善各項功能，設(shè)立有效的在線查詢功能。同時，進一步健全存儲中心的功能，確保能夠?qū)n案文件實時共享；第四，建立完善的檔案資料收集制度。以更好地對檔案資料整理和應(yīng)用，彰顯校園文化，并推進學(xué)校的全面發(fā)展。

6.加強檔案管理技術(shù)的開發(fā)

做好檔案的開發(fā)利用工作也是重要的環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理過程中，因為大部分檔案是紙質(zhì)材料，在日常檢查工作中需要對檔案資料重新翻閱，會浪費更多的人力、物力資源。如果能夠做好信息技術(shù)的開發(fā)與普及，就能更好地實現(xiàn)檔案信息化管理。除此以外，做好學(xué)校檔案管理技術(shù)的開發(fā)，能夠更好地保存數(shù)據(jù)信息，提升檔案管理的完整性與規(guī)范性。同時，在檔案信息的匯總過程中由于數(shù)據(jù)信息量較大，傳統(tǒng)的管理模式不能滿足現(xiàn)階段要求，需要以學(xué)校實際工作要求為基準，做好現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)工作，實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理。

在現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型的過程中，學(xué)校管理人員應(yīng)注重對時代發(fā)展趨勢的分析與重視，結(jié)合現(xiàn)階段的先進技術(shù)全面創(chuàng)新檔案管理工作模式，提高學(xué)?，F(xiàn)代化管理水平，健全學(xué)校檔案信息數(shù)據(jù)庫，以推進檔案管理的規(guī)范性與標準化開展。除此以外，學(xué)校檔案管理工作人員還要定期檢查檔案資料，及時處理檔案信息內(nèi)容與原始資料存在不一致的問題。另外，對自動化設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用也要有所重視，可以選擇先進的檔案管理機器人以及智能存儲柜等輔助工具，助力檔案管理規(guī)范化、標準化開展。在條件允許的情況下，要保證檔案庫房的溫度、濕度在國家標準的范圍內(nèi)，其溫度標準在15～25度之間，濕度應(yīng)在50%左右。同時，還要對檔案按卷宗的整體屬性編號，能夠更加準確地記錄檔案資料內(nèi)容。如果學(xué)校檔案需要移交，還需要注意移交的具體范圍和年限，要遵循國家相關(guān)規(guī)定要求。在檔案管理的過程中，要深入分析與應(yīng)用人工智能技術(shù)，確保檔案管理信息系統(tǒng)界面更加簡潔、實用，提高信息導(dǎo)入的便捷性，這也是近幾年來檔案管理信息化建設(shè)的趨勢。

五、結(jié)語

總之，規(guī)范化、標準化開展檔案管理工作能夠更好地促進學(xué)校的發(fā)展，為此，需要加強對檔案管理工作的重視，解決與優(yōu)化現(xiàn)階段存在的檔案管理問題。同時，增強學(xué)校全體員工的檔案意識，提高檔案工作人員的管理能力、健全管理制度、建立有效的監(jiān)管機制、采用先進的智能化技術(shù)，并做好檔案數(shù)據(jù)的審核、存儲及利用工作，不斷提高學(xué)校檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平。

參考文獻：

[1]劉 政.學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標準化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2022（17）：162-164.

[2]孫文凱.中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范化與信息化建設(shè)實踐[J].黑龍江人力資源和社會保障， 2022（03）：95-97.

[3]蘇玲萍.中學(xué)檔案資料收集工作規(guī)范化高效開展研究[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2020（11）：135-139.

[4]邱 雷，劉現(xiàn)英，孫文婷.高校人事檔案管理規(guī)范化對教學(xué)管理的重要性[J].科幻畫報， 2020（05）：165-167.

[5]薛亞男.新時期學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑分析[J].山西青年， 2020（08）： 228.

[6]單鵬斌.新時期學(xué)校檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新路徑研究[J].中國民族博覽， 2019（06）： 253-254.

作者單位：山東省聊城第三中學(xué)

作者簡介：王春梅（1982—），女，漢族，山東兗州人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。