衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)研究

摘 要：業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)是衛(wèi)生健康系統(tǒng)運(yùn)營中至關(guān)重要的一環(huán)，涉及醫(yī)療記錄、患者信息和機(jī)構(gòu)管理等方面的內(nèi)容，直接關(guān)系到醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和效率。然而，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)也面臨著諸多挑戰(zhàn)和問題，如信息化程度不高、數(shù)據(jù)安全問題等。文章深入探討了衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)的現(xiàn)狀及存在的問題，并提出相應(yīng)的解決方案，以期為相關(guān)行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供借鑒和指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生；健康系統(tǒng)；業(yè)務(wù)檔案；管理服務(wù)

中圖分類號：G271；R197.32 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著衛(wèi)生健康事業(yè)的不斷發(fā)展，衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量和種類不斷增加，如何有效管理和利用這些檔案成為亟待解決的問題。業(yè)務(wù)檔案管理是衛(wèi)生健康系統(tǒng)管理的重要組成部分，對于提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、保障人民群眾健康權(quán)益等方面具有重要意義。因此，一旦本領(lǐng)域存在不足和問題，如發(fā)展的滯后性等，必然會影響廣大人民群眾的切身利益。

一、衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)概述

1.衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案的定義和價值

衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案是指衛(wèi)生健康機(jī)構(gòu)在開展業(yè)務(wù)活動過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。這些檔案不僅記錄了衛(wèi)生健康機(jī)構(gòu)的工作成果和經(jīng)驗，還為后續(xù)工作提供了重要的參考和依據(jù)。首先，業(yè)務(wù)檔案具有歷史憑證作用，可為各級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)提供重要的決策參考的同時，還可以為衛(wèi)生健康業(yè)務(wù)各項工作的順利開展提供必要的依據(jù)和憑證；其次，業(yè)務(wù)檔案是衛(wèi)生健康系統(tǒng)的重要資產(chǎn)，具有不可替代的價值。通過對業(yè)務(wù)檔案的整理、分析和利用，可助力衛(wèi)生健康單位梳理當(dāng)前工作中存在的問題，從而進(jìn)一步提升應(yīng)對措施的針對性、有效性和可靠性；最后，業(yè)務(wù)檔案是衛(wèi)生健康系統(tǒng)對外交流和合作的重要工具。在與其他機(jī)構(gòu)聯(lián)動合作或接受外部檢查時，完整、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)檔案可以展示衛(wèi)生健康系統(tǒng)的專業(yè)水平和工作成果，有助于建立良好的合作關(guān)系，提升衛(wèi)生健康系統(tǒng)的整體形象。

2.衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案特點(diǎn)

結(jié)合衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理要素，其主要包含以下三個方面特點(diǎn)：一是內(nèi)容復(fù)雜性。衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案涉及的內(nèi)容復(fù)雜多樣，包括但不限于醫(yī)療記錄、病歷、影像資料、病理切片、檢驗報告、藥品管理、健康管理、科研等。這些檔案不但種類繁多，而且每個個體的檔案都極具個性化，需要精細(xì)且準(zhǔn)確的分類和存儲；二是隱私性和安全性。衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案涉及大量的個人隱私信息，如患者的姓名、聯(lián)系方式和病歷信息等。這些信息一旦被泄露，可能會給患者和家庭帶來不良影響，甚至引發(fā)社會問題。因此，衛(wèi)生健康系統(tǒng)在處理這些檔案時，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案的隱私性和安全性；三是時間和空間特性。衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案不僅在時間上具有連續(xù)性，在空間上也具有關(guān)聯(lián)性。每個患者的檔案隨著時間的推移而不斷增加和更新，同時，不同患者之間的檔案也可能存在某種關(guān)聯(lián)性。因此，衛(wèi)生健康系統(tǒng)在管理業(yè)務(wù)檔案時，應(yīng)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和處理能力，以便準(zhǔn)確、及時地更新和查詢檔案信息。

二、衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理不足分析

目前，雖然大部分衛(wèi)生健康系統(tǒng)管理單位開始重視業(yè)務(wù)檔案的開發(fā)和利用，如主動完善現(xiàn)有管理制度、引入可靠的信息技術(shù)和完善的硬件設(shè)備設(shè)施等，取得了較好的成果。但從整體角度看，仍有部分單位在業(yè)務(wù)檔案管理上存在一些問題。

1.檔案管理制度不健全

在當(dāng)前的衛(wèi)生健康系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)檔案管理制度普遍不夠健全，大部分單位缺乏一套完整、規(guī)范化的管理流程，導(dǎo)致檔案整理工作效率低下，容易出現(xiàn)檔案混亂、遺漏的情況。例如，在檔案的分類、整理、存儲和借閱等方面，缺乏明確的規(guī)定和操作流程，使業(yè)務(wù)檔案管理人員開展工作時沒有依據(jù)。

2.缺乏專業(yè)的檔案管理人才

衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理工作逐漸向復(fù)雜化和系統(tǒng)化的方向轉(zhuǎn)變，然而，很多衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理人員素質(zhì)水平卻相對較低，不僅會直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，還在一定程度上制約了衛(wèi)生健康業(yè)務(wù)檔案的利用效果。例如，由于缺乏專業(yè)的檔案管理知識，管理人員可能無法有效地對檔案分類、整理和利用，導(dǎo)致部分檔案被“數(shù)據(jù)遺失”。

3.檔案管理手段落后

一些衛(wèi)生健康系統(tǒng)的檔案管理手段比較落后，其雖然引入了較為先進(jìn)的軟件和硬件管理系統(tǒng)，但仍使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對檔案的利用需要復(fù)雜的審核程序或缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的管理手段，如不同的部門有自己的檔案管理方式，導(dǎo)致檔案的格式、分類和存儲方式都不一致。

4.檔案安全性低

衛(wèi)生健康系統(tǒng)的檔案包含大量的個人隱私信息，如病情記錄、個人身份信息等。如果檔案安全性得不到保障，容易導(dǎo)致隱私被泄露、數(shù)據(jù)丟失等問題，給個人和社會帶來不良影響。事實上，當(dāng)前一些衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理部門并未重視這一工作的開展，導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案的保密管理存在較大的風(fēng)險。例如，業(yè)務(wù)檔案管理中缺乏必要的安全措施，如密碼保護(hù)、防篡改等，使得檔案信息容易受到攻擊和被泄露。

5.檔案利用價值未得到充分發(fā)揮

有些衛(wèi)生健康系統(tǒng)的檔案利用價值未得到充分發(fā)揮，檔案的查閱和利用效率不高。例如，在一些地區(qū)，衛(wèi)生健康系統(tǒng)的檔案信息仍然采用紙質(zhì)形式保存，不僅查閱不便，還難以有效分析和利用數(shù)據(jù)。有的機(jī)構(gòu)雖然已經(jīng)采用信息和數(shù)據(jù)技術(shù)，優(yōu)化了檔案管理模式，但卻未開發(fā)和利用相應(yīng)的數(shù)據(jù)資源，導(dǎo)致這些數(shù)據(jù)資源被“閑置”。

三、衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)優(yōu)化分析

針對上述共性問題，衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)基于自身實際發(fā)展需求，定期對照相關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理的方式、內(nèi)容，并以管理模式的合理性、有效性和可靠性為出發(fā)點(diǎn)，動態(tài)優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理措施，以提高服務(wù)能力。同時，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)特色經(jīng)驗，做好以下幾點(diǎn)工作：

1.建立健全管理制度

相關(guān)部門應(yīng)以國家相關(guān)法律法規(guī)以及衛(wèi)生健康行業(yè)的實際情況為基礎(chǔ)，圍繞自身業(yè)務(wù)檔案需求，制定和完善檔案管理制度，明確業(yè)務(wù)檔案的分類、整理要求、存儲規(guī)定和借閱流程，確保每一個環(huán)節(jié)都有明確的操作指引和責(zé)任分工，并落實到具體的工作實踐中。同時，也要時刻關(guān)注國家醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案的最新規(guī)范，并動態(tài)完善相關(guān)制度內(nèi)容，應(yīng)包含病人病歷、醫(yī)生診斷、手術(shù)記錄和藥品使用等業(yè)務(wù)檔案。例如，整理制度應(yīng)明確規(guī)定管理人員要將同一類型的檔案放在同一文件夾或同一目錄下，按照時間順序排列，最新的檔案放在最上面，并要定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失等。此外，制度的完善還應(yīng)深入基層，即相關(guān)管理部門應(yīng)定期深入業(yè)務(wù)檔案管理部門一線，了解制度執(zhí)行情況等，優(yōu)化原制度內(nèi)容、形式，以進(jìn)一步提升制度的適應(yīng)力、可靠性和約束性等。需要注意的是，對于收集的建議、措施等，相關(guān)管理部門要及時整理、分析，將形成的最終制度內(nèi)容反饋至各個部門，并監(jiān)督和評估制度的執(zhí)行情況，以確保優(yōu)化方案取得預(yù)期的效果。

2.提升檔案管理人員的技能素養(yǎng)

針對衛(wèi)生健康系統(tǒng)缺乏專業(yè)檔案管理人才所帶來的問題，應(yīng)采取一系列的應(yīng)對措施，以提高相關(guān)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量和效率。首先，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。要定期舉辦專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)活動，如檔案資源信息安全培訓(xùn)、檔案資源數(shù)據(jù)分析技術(shù)、檔案資源科學(xué)整理與備份等，以提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平。同時，鼓勵檔案管理人員積極參加相關(guān)的國家級或行業(yè)級的檔案管理認(rèn)證考試，激勵他們自主學(xué)習(xí)，不斷提高自身的專業(yè)水平；其次，要定期更新培訓(xùn)內(nèi)容。在培訓(xùn)過程中，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合當(dāng)前衛(wèi)生健康業(yè)務(wù)檔案管理工作中涉及的技術(shù)、設(shè)備設(shè)施等要素，豐富、改進(jìn)和優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容與形式。例如，提供業(yè)務(wù)檔案管理技能的升階培訓(xùn)活動，豐富培訓(xùn)形式，如借助信息化技術(shù)打造線上+培訓(xùn)等；最后，加大對檔案管理人才的引進(jìn)力度。可以通過多種途徑，吸引具有檔案管理專業(yè)背景的人才加入衛(wèi)生健康系統(tǒng)，與相關(guān)的專業(yè)院校聯(lián)動，培養(yǎng)定向檔案管理人才，為未來的檔案管理工作輸送更多的專業(yè)人才。

3.強(qiáng)化檔案管理手段

衛(wèi)生健康業(yè)務(wù)檔案管理是保障患者權(quán)益、提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。首先，要明確檔案管理目標(biāo)和原則，即業(yè)務(wù)檔案管理要以真實性、可靠性和完整性等目標(biāo)和原則為核心，開展管理活動。例如，在真實性管理上，要對醫(yī)療檔案采取更加細(xì)致、深入、全面和系統(tǒng)的核查，檢查其診斷、治療等醫(yī)療過程的記錄，再依據(jù)建立的規(guī)范和審查機(jī)制，對照業(yè)務(wù)檔案是否虛假或被篡改。再如在可靠性和完整性管理上，要檢查業(yè)務(wù)檔案是否規(guī)范填寫，并定期抽查和評估檔案質(zhì)量，保障檔案的完整與準(zhǔn)確度，確保醫(yī)療信息的準(zhǔn)確性和可靠性；其次，要加強(qiáng)檔案責(zé)任落地，強(qiáng)化檔案管理流程。要建立專門的檔案管理部門或崗位，并明確相關(guān)人員的具體責(zé)任。例如，部門主要責(zé)任人員應(yīng)做好協(xié)調(diào)工作，并執(zhí)行醫(yī)療健康業(yè)務(wù)檔案全過程管理任務(wù)。在檔案收集方面，可以通過信息技術(shù)手段，建立電子病歷系統(tǒng)，便于醫(yī)務(wù)人員實時錄入患者信息，并實現(xiàn)信息共享。同時，為提升業(yè)務(wù)檔案整理和分類效果，應(yīng)建立統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，確保每個環(huán)節(jié)的流程和內(nèi)容都符合規(guī)范要求，以避免各個部門在業(yè)務(wù)檔案收集、整理、分類、存儲、備份和銷毀等環(huán)節(jié)存在差異。

4.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理

數(shù)據(jù)安全作為當(dāng)前衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理的核心要素，應(yīng)建立更加可靠、全面的安全管理機(jī)制。首先，加強(qiáng)技術(shù)手段的保護(hù)。要建立健全信息安全管理制度，采用先進(jìn)的加密技術(shù)對敏感信息加密存儲或云傳輸處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中不易被竊取或篡改。同時，引入防火墻、監(jiān)測系統(tǒng)等安全設(shè)備，及時發(fā)現(xiàn)并遏制惡意攻擊行為。例如，對于敏感信息，可以引入多重身份驗證安全措施，如密碼結(jié)合手機(jī)驗證碼等，以提高訪問的安全性。還可以借助大數(shù)據(jù)安全技術(shù)，對系統(tǒng)中的異常行為和安全事件實施實時監(jiān)控與檢測，及時發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對潛在的安全威脅；其次，建立完善的監(jiān)測和審計機(jī)制。通過日志記錄、定期審計等方式，實時監(jiān)測檔案操作情況，及時發(fā)現(xiàn)異常操作和安全風(fēng)險，確保檔案信息的安全性和完整性；再次，加強(qiáng)和相關(guān)部門的合作與溝通，建立跨部門的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同機(jī)制，在提高信息共享效率的同時，確保數(shù)據(jù)安全。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對外部供應(yīng)商和合作伙伴的信息安全管理，確保其符合相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)和約束；最后，加強(qiáng)社會監(jiān)督與公眾參與。建立檔案安全信息公開制度，公開、透明檔案管理工作，接受社會監(jiān)督。同時，積極引導(dǎo)和鼓勵患者和群眾參與檔案安全管理，加強(qiáng)社會共治。此外，還應(yīng)加強(qiáng)物理環(huán)境安全管理。相關(guān)單位應(yīng)建立完善的物理環(huán)境安全管理體系，對重要信息存儲和處理場所實施嚴(yán)格出入控制和監(jiān)管，確保敏感信息不會通過物理途徑被泄露或非法獲取。同時，加強(qiáng)對重要信息存儲和處理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)備設(shè)施的安全性和穩(wěn)定性。例如，加強(qiáng)對敏感信息存儲和處理場所的監(jiān)控和報警系統(tǒng)建設(shè)，及時發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對潛在的安全威脅。

5.全面提升業(yè)務(wù)檔案利用價值

衛(wèi)生健康業(yè)務(wù)檔案利用是醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理重要的一環(huán)，不僅可以幫助醫(yī)生更好地了解患者病情和病史，還可以提高醫(yī)療質(zhì)量和效率。因此，相關(guān)單位應(yīng)積極探究如何借助新技術(shù)、新理論對業(yè)務(wù)檔案展開深度挖掘，以提升其應(yīng)用價值。以大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為例，首先，在資源整合方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助衛(wèi)生健康部門整合醫(yī)療機(jī)構(gòu)、藥品供應(yīng)商和醫(yī)療設(shè)備制造商等各方資源。例如，通過建立健全數(shù)據(jù)平臺，可以整合各類醫(yī)療資源信息，包括醫(yī)院、診所的診療數(shù)據(jù)、患者健康檔案、藥品信息和醫(yī)療設(shè)備數(shù)據(jù)等，實現(xiàn)全面的資源匯聚和共享；其次，在服務(wù)方式優(yōu)化方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)可幫助醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)打造個性化醫(yī)療定制服務(wù)，提高醫(yī)療服務(wù)的精準(zhǔn)度和效果?；诖髷?shù)據(jù)分析，可以挖掘患者的健康檔案、疾病發(fā)展趨勢、用藥反應(yīng)情況等關(guān)鍵信息，從而為醫(yī)生提供更為精細(xì)的診療建議和治療方案，實現(xiàn)個性化的醫(yī)療服務(wù)。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以通過分析患者健康檔案和預(yù)測模型，提前發(fā)現(xiàn)潛在的健康問題，幫助醫(yī)療機(jī)構(gòu)實施預(yù)防性干預(yù)和管理。因此，相關(guān)單位在管理衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案時，應(yīng)主動整合自身現(xiàn)有資源，圍繞資源利用最大效益為出發(fā)點(diǎn)，開發(fā)符合自身實際需求的業(yè)務(wù)資源檔案利用形式，進(jìn)一步挖掘檔案利用效果。

綜上所述，通過對衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)的研究和分析，本文揭示了當(dāng)前檔案管理存在的問題，并提出了一系列改進(jìn)措施和解決方案，具有一定參考價值。在今后的研究中，將結(jié)合具體的實證研究和案例驗證，進(jìn)一步完善檔案管理服務(wù)的相關(guān)理論和實踐，促進(jìn)衛(wèi)生健康系統(tǒng)的信息化和管理水平的提高，為衛(wèi)生健康系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展提供堅實的支撐。

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作者單位：延安市老齡健康服務(wù)中心

作者簡介：李菁（1979—），男，漢族，陜西洛川人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。