數(shù)字中國背景下提高航天企業(yè)檔案編研水平的策略研究

摘 要：文章基于數(shù)字中國建設(shè)背景，以《八院組織機構(gòu)沿革》為例，總結(jié)了編纂過程中出現(xiàn)的問題，分析了數(shù)字中國背景下檔案工作面臨的變化，探析了航天企業(yè)檔案編研水平的提升策略，以期為數(shù)字時代檔案資源的開發(fā)利用提供參考，促進航天企業(yè)文化的傳承。

關(guān)鍵詞：數(shù)字中國；組織機構(gòu)沿革；航天企業(yè)；檔案編研

中圖分類號：G273 文獻標(biāo)識碼：A

2023年2月，中共中央、國務(wù)院發(fā)出《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）。數(shù)字中國建設(shè)按照“2522”的整體框架布局，即夯實數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)據(jù)資源體系“兩大基礎(chǔ)”，推進數(shù)字技術(shù)與經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明建設(shè)“五位一體”深度融合，強化數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新體系和數(shù)字安全屏障“兩大能力”，優(yōu)化數(shù)字化發(fā)展國內(nèi)國際“兩個環(huán)境”。檔案數(shù)據(jù)在“2522”的整體框架中占據(jù)著重要的地位。在數(shù)字中國的戰(zhàn)略大背景下，怎樣挖掘檔案數(shù)據(jù)來提升航天企業(yè)檔案編研水平是一項值得研究的重要課題。本文以《八院組織機構(gòu)沿革》為例，探索數(shù)字中國背景下提高航天企業(yè)檔案編研水平的策略。

一、《八院組織機構(gòu)沿革》編纂情況和過程描述

1.總體編纂情況

中國航天科技集團有限公司第八研究院（以下簡稱八院）是中國航天科技集團有限公司總體院之一?！栋嗽航M織機構(gòu)沿革》（以下簡稱《沿革》）是《中國航天工業(yè)組織機構(gòu)沿革》的組成之一，是以圖表和文字形式系統(tǒng)記述和反映航天工業(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構(gòu)、人員編制發(fā)展演變情況的參考資料。《沿革》的編寫起止時間為1961年～2016年，在選題上梳理了從成立之初到2016年之間的組織機構(gòu)沿革情況，是由院辦公室、院檔案館和20余家下屬單位聯(lián)合開展的大型編研。在編研過程中，各級領(lǐng)導(dǎo)、專家和檔案專業(yè)人員等數(shù)百余人參與了該編研項目的編、校、審工作，完成成果約14萬字。

2.編纂過程描述

2017年7月，集團公司辦公廳啟動《中國航天工業(yè)組織機構(gòu)沿革》的編寫工作。8月，八院組織落實《沿革》的編寫工作，開展調(diào)研與策劃工作，形成編寫方案，確定了職責(zé)分工，明確了編寫要求，統(tǒng)一了編寫模板。9月，八院召開《沿革》編寫工作啟動會，各下屬單位同步開展各單位的沿革編寫工作。

自2017年9月召開啟動會以后，各下屬單位按照任務(wù)分工組織隊伍開展編研工作。2017年12月底，各下屬單位完成初稿的編寫和單位層面的審核。八院檔案館完成對各單位的初稿審核，并將意見反饋至各單位。2018年3月底，各單位修改完善，經(jīng)單位審核后形成報審稿。八院辦公室組織了4次院級層面的審核，涉及單位23家。各單位根據(jù)院級評審專家的意見開展后續(xù)修改完善，經(jīng)單位審核后重新上報八院檔案館。八院檔案館按照航天檔案館要求統(tǒng)一合稿，最終八院形成上報稿，并于2018年11月30日完成上報工作。

二、編纂過程中存在的問題

在編纂《沿革》過程中發(fā)現(xiàn)，檔案編研工作存在以下問題：

1.檔案信息資源欠缺，檔案編研工作意識薄弱

本次《沿革》編纂采用階段法。按階段劃分為國防部第五研究院時期、第七機械工業(yè)部時期、航天工業(yè)部時期、航空航天工業(yè)部時期、中國航天工業(yè)總公司時期和中國航天科技集團公司時期。編寫涉及時間久遠(yuǎn)，跨度很大，還涉及很多關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)企業(yè)。軍民分線以前的民品單位及關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)企業(yè)存在一定程度的檔案信息資源缺失與不足的情況，無法為編寫工作提供足夠的素材。另外，有些企業(yè)未認(rèn)識到檔案編研工作的重要性，工作意識薄弱，在人員配置和機構(gòu)健全等方面都有所欠缺，使檔案編研工作缺少必要的保障條件，檔案編研工作始終處在初級階段。

2.信息化手段不足，導(dǎo)致編研效率低下

在編纂《沿革》時，往往涉及檔案資料多、年代長，遇到的常見問題是70年代前的檔案基本沒有電子化的案卷目錄和卷內(nèi)目錄。即使有電子目錄，大部分單位也沒有電子版原文。由于目前科研生產(chǎn)任務(wù)重、人員少，很難做到一份一份人工搜索館（室）藏檔案，人工搜索不僅耗費大量的時間，還容易出現(xiàn)錯漏項，最終的結(jié)果就是使組織機構(gòu)沿革的編纂效率低下，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免、單位性質(zhì)、主要任務(wù)的變化、隸屬關(guān)系的變化、領(lǐng)導(dǎo)體制和人員編制情況等重要內(nèi)容都無法保證查全率和查準(zhǔn)率。

3.編研人員力量不足，工作策劃程度不夠

企業(yè)檔案編研工作是一項專業(yè)性、研究性和知識性很強的工作。但是，八院有些單位檔案部門的人員結(jié)構(gòu)不盡合理，檔案專業(yè)人員較少，多數(shù)檔案編研人員非檔案專業(yè)出身，專業(yè)水平不能勝任檔案編研工作的基本要求?！堆馗铩芬韵到y(tǒng)反映八院各單位組織機構(gòu)的自身發(fā)展、變化的歷史過程為主要目的，需要把各組織機構(gòu)在不同歷史時期和階段中的沿襲、發(fā)展和變革情況反映清楚。但是，各個單位的編纂稿件質(zhì)量出現(xiàn)參差不齊的現(xiàn)象。尤其是涉及撤銷、分立重組或破產(chǎn)的單位，沒有足夠的檔案人員對檔案展開全面的篩選、分析和提煉，無法全面地梳理單位的發(fā)展過程，有的編纂稿還達不到“組織機構(gòu)沿革”的基本要求。目前，各單位將重點精力側(cè)重在科研生產(chǎn)方面，而檔案部門重點則是做好日常的檔案管理工作，對于檔案編研工作策劃程度不夠，使得檔案編研工作缺乏計劃性，結(jié)果事倍功半。

三、數(shù)字中國背景下檔案工作面臨的變化

1.產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)

“數(shù)字中國”的核心是數(shù)據(jù)，是數(shù)據(jù)與各行各業(yè)的深度融合。隨著航天企業(yè)進入快速發(fā)展階段，每年產(chǎn)生的文件以幾何級數(shù)增長，越來越多的航天活動記錄都以數(shù)據(jù)方式生成，且具有原始記錄性。各類組織機構(gòu)正在建立與業(yè)務(wù)活動相適應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、企業(yè)級協(xié)同產(chǎn)品研制管理系統(tǒng)AVIDM和財務(wù)會計管理系統(tǒng)等。各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)都會產(chǎn)生大量的電子文件，并逐步與檔案管理系統(tǒng)做好集成。另外，國家檔案局也制定了相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92-2022）。檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理到紙質(zhì)電子雙套制管理，再到電子檔案單套制管理是信息時代發(fā)展的趨勢。逐步推行單套制的結(jié)果就是產(chǎn)生的文件全部是數(shù)字信息。

2.數(shù)據(jù)的開發(fā)利用方式發(fā)生改變

檔案數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)資源體系和數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施的核心組成部分。認(rèn)識數(shù)據(jù)的價值，以數(shù)據(jù)化形式產(chǎn)生、傳輸、存儲和利用檔案，極大地拓展了檔案利用的范圍。傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用時，基本以人工翻閱紙質(zhì)檔案為主。尤其是《沿革》中編寫60～70年代的相關(guān)專題時，基本靠人工搜索為主，八院所屬單位檔案室和檔案館的檔案也未實現(xiàn)在線資源聯(lián)通。隨著數(shù)字檔案館建設(shè)的發(fā)展，各單位檔案室的檔案數(shù)據(jù)將逐步與上級檔案館的數(shù)據(jù)實現(xiàn)互相流通，可以消除原來的數(shù)據(jù)孤島。信息時代產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)豐富了檔案資源體系，為檔案資源的高效開發(fā)和分析加工提供了便捷條件，為健全檔案利用體系奠定了良好的基礎(chǔ)。航天檔案工作者應(yīng)更加注重挖掘和分析共享數(shù)據(jù)，提高檔案的開發(fā)利用效率。

3.檔案工作者的思維轉(zhuǎn)變

檔案數(shù)據(jù)既繼承了檔案的記錄與保存功能，又賦予其強大的數(shù)據(jù)分析和處理能力。檔案越來越多被賦予數(shù)據(jù)屬性，逐漸走向數(shù)據(jù)化、檔案化。數(shù)據(jù)管理呈現(xiàn)出檔案化變革，對于很多大數(shù)據(jù)的價值認(rèn)知和管理方式都逐漸呈現(xiàn)出一種“檔案主義”的趨勢。中央檔案館原館長、國家檔案局原局長楊冬權(quán)曾說：“要有先行思維，先行介入，先行服務(wù)，當(dāng)先行者?！?航天檔案工作者應(yīng)當(dāng)與時俱進，轉(zhuǎn)變思維，轉(zhuǎn)變檔案是活動后端記錄的定位，充分挖掘數(shù)據(jù)背后的價值，倡導(dǎo)數(shù)據(jù)共享，多與八院所屬各單位開展聯(lián)合編研。

四、《沿革》給檔案編研工作帶來的啟示

在《沿革》編寫時，航天檔案工作者會碰到各式各樣的問題。在“數(shù)字中國”背景下，應(yīng)當(dāng)順勢而為，主動思考，尋求提升航天企業(yè)檔案編研水平的策略。

1.完善檔案資源體系建設(shè)，保障檔案編研工作開展

檔案資源體系是國家數(shù)據(jù)資源體系的重要組成部分，其建設(shè)的效果直接關(guān)系到國家數(shù)據(jù)資源體系建設(shè)的重要性。檔案信息資源是檔案編研工作的基礎(chǔ)。檔案收集過程中的完整性、準(zhǔn)確性是直接影響檔案資源開發(fā)的關(guān)鍵要素。企業(yè)檔案信息資源不完整、不全面很難保證檔案編研成果的質(zhì)量。通過企業(yè)檔案編研工作，可以映射企業(yè)檔案信息資源的完整性，只有加強對檔案信息資源的收集整理，才能讓檔案編研成果更加豐富，提高檔案資源開發(fā)的深度，拓展檔案資源收集范圍，提高歸檔率。

首先，在各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、企業(yè)級協(xié)同產(chǎn)品研制管理系統(tǒng)AVIDM、財務(wù)會計管理系統(tǒng)等與檔案系統(tǒng)集成時，應(yīng)主動提供文書檔案、會計檔案和產(chǎn)品檔案等各門類的歸檔范圍，并同步提供各部門應(yīng)歸檔項目清單，全面拓展檔案資源收集范圍，實現(xiàn)八院范圍內(nèi)對電子文件數(shù)據(jù)的采集和在線歸檔，保證應(yīng)歸盡歸，盡量做到“增量檔案電子化”；其次，歸集重大“記憶”，管控檔案資源質(zhì)量，保證準(zhǔn)確率。2023年，全國檔案局長館長會議中明確提出“新時代新成就國家記憶工程”應(yīng)當(dāng)重點加強黨的二十大部署的重大戰(zhàn)略、重大工程、重大項目、重大活動等領(lǐng)域檔案工作，全面記錄新時代、新發(fā)展、新成就、新變革。比如各單位同步接收新冠疫情防控檔案和電子檔案數(shù)據(jù)，并建立相應(yīng)的疫情防控專題檔案數(shù)據(jù)庫，為《八院新冠疫情防控和科研生產(chǎn)雙勝利紀(jì)實》編研成果的完成奠定了堅實的基礎(chǔ)。

2.抓住數(shù)字檔案館建設(shè)契機，加大檔案資源開發(fā)力度

《規(guī)劃》要求推進數(shù)字技術(shù)與經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明建設(shè)“五位一體”深度融合，是檔案利用體系的最終目標(biāo)，而檔案利用體系又是檔案工作的最終環(huán)節(jié)，正在從提高檔案利用服務(wù)能力、加大檔案資源開發(fā)力度等方面加強建設(shè)。要想提升資源開發(fā)的力度，抓住數(shù)字檔案館建設(shè)契機，繼續(xù)實施“存量檔案數(shù)字化”的要求，確保全部館（室）藏檔案目錄實現(xiàn)數(shù)字化，并逐步實現(xiàn)永久保存、重要、利用頻率高的檔案原文數(shù)字化。另外，以往積累的數(shù)字檔案資源格式主要為單層PDF格式，尚不具備全文檢索的條件，導(dǎo)致資源開發(fā)時查全率和查準(zhǔn)率較低。為了提高工作效率，應(yīng)做到存量檔案圖像信息可讀化，并依托數(shù)字檔案館建設(shè)時自主研發(fā)的智能OCR識別技術(shù)，實現(xiàn)以數(shù)字化檔案格式“單層PDF轉(zhuǎn)換雙層PDF”的功能，便于后續(xù)八院及各單位對已有數(shù)字檔案實施批量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，具備全文檢索的條件，大幅提高了檔案資源的開發(fā)效率。

傳統(tǒng)的檔案編研課題工作包含選題、選材、編輯/制作、校對、審查、印刷、發(fā)行和歸檔等工作流程。隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，編研手段也可以逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字化。在數(shù)字化編研過程中，可以提高速度，實現(xiàn)短、平、快，還可以利用數(shù)字化技術(shù)將檔案信息表達成數(shù)字形式，通過各種傳播渠道更有效地開展檔案信息資源共享，提高編研速度，縮短編研的整個周期，促進檔案信息資源的開發(fā)利用。另外，對于小型編研和單一主題的編研，可以豐富檔案開發(fā)方式，將文、圖、聲、像于一體，制作成視、聽、讀的三維信息成品，可以將立體化的成果呈現(xiàn)給使用者，具有強烈的視覺沖擊和藝術(shù)效果。例如，八院下屬單位推出的《不負(fù)青山志》電子書就是集文字、圖片和聲像于一體的嘗試，取得了良好的效果。

3.加強檔案編研業(yè)務(wù)培訓(xùn)，制訂編研工作計劃

在數(shù)字中國戰(zhàn)略實施當(dāng)中，檔案工作者不僅要具備檔案素養(yǎng)，還要具備數(shù)據(jù)素養(yǎng)。航天企業(yè)檔案的編研工作對檔案編研人員的要求較高，不僅需要檔案人員具有較強的文字編輯加工能力，還要掌握一定深度的檔案編研專業(yè)知識。針對檔案素養(yǎng)問題，各單位應(yīng)定期組織檔案人員接受檔案編研專題培訓(xùn)，以提高企業(yè)檔案編研工作的水平。比如在編寫航天工業(yè)組織機構(gòu)沿革之前，集團公司航天檔案館組織了一次組織機構(gòu)沿革編寫培訓(xùn)，八院在啟動組織機構(gòu)沿革編寫之前，也展開了一次編寫培訓(xùn)，開展專題指導(dǎo)。通過兩次培訓(xùn)，使編寫人員能夠做到心中有數(shù)，有的放矢。針對數(shù)據(jù)素養(yǎng)問題，檔案管理部門需要一支具備一定數(shù)據(jù)素養(yǎng)的專業(yè)人才隊伍，不僅能夠掌握處理數(shù)據(jù)、挖掘數(shù)據(jù)潛在價值和提供信息服務(wù)的方法和技術(shù)，還應(yīng)熟練使用各種數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效管理與利用。

在做好選題的基礎(chǔ)上，需要制訂明確的推進工作計劃，并在工作中有一定的考核措施來保證檔案編研工作按計劃開展，做好人員的職責(zé)分工，定期檢查編研工作的進度。如果沒有切實可行的編研計劃，檔案編研工作投入力度不足，很難保證編研成果的質(zhì)量。此次《沿革》的編寫工作分五個階段實施：啟動布置階段、初稿編寫階段、修改完善階段、匯總審核階段和定稿上報階段。另外，也有詳細(xì)的推進計劃表和編寫任務(wù)分工表，從而保證八院編纂工作有條不紊地開展，盡可能保證編研質(zhì)量。

五、結(jié)束語

在數(shù)字時代，機遇與挑戰(zhàn)并存。檔案部門擁有海量的檔案數(shù)據(jù)，挖掘檔案數(shù)據(jù)來提高航天企業(yè)檔案編研水平是檔案部門發(fā)展的必然要求。檔案數(shù)據(jù)與檔案編研密不可分。檔案部門雖然在資源體系建設(shè)和數(shù)據(jù)素養(yǎng)兩大方面面臨著一定程度的挑戰(zhàn)，但還是要主動作為，不斷完善檔案資源體系建設(shè)，抓住數(shù)字檔案館建設(shè)的契機，增強檔案人員對數(shù)據(jù)的敏感性、理解力和處理能力，加大檔案資源的開發(fā)力度，進一步發(fā)揮檔案信息資源的作用和價值。

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作者單位：上海航天信息研究所

作者簡介：林艷艷（1983—），女，漢族，江蘇人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案編研。