融媒體時代檔案管理智能化探究

摘 要：融媒體時代背景下，檔案管理也要順應(yīng)時代發(fā)展，逐步完成傳統(tǒng)人工向網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理的轉(zhuǎn)變。文章在闡述檔案管理智能化基本內(nèi)涵以及智能化管理重要性的基礎(chǔ)上，對融媒體時代檔案管理智能化應(yīng)用展開分析，并提出融媒體時代智能化檔案管理的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：融媒體時代；檔案管理；智能化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

通過信息推廣而完成主旋律的宣傳，并結(jié)合不同群體的個性化差異，對社會正能量實行有效傳播是傳統(tǒng)媒體的主要特征，也是傳統(tǒng)媒體權(quán)威性的重要體現(xiàn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，僅憑一種媒體早已無法滿足現(xiàn)代社會的信息需求，因此，在結(jié)合媒介載體共性的基礎(chǔ)上，有效融合廣播、網(wǎng)絡(luò)、電視等多種媒體，利用不同媒體的互補性，實現(xiàn)信息共享已成為必然的發(fā)展趨勢。融媒體時代，檔案管理同樣需要數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并采取智能化管理。融媒體技術(shù)不僅促進(jìn)了檔案信息化建設(shè)，還讓智能化成為檔案現(xiàn)代化管理的重要手段。不斷推進(jìn)融媒體技術(shù)與檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率的首要前提，更是推動檔案智能化管理的重要助力。

一、檔案管理智能化的基本內(nèi)涵

檔案管理智能化指的是在檔案管理工作中以數(shù)字化技術(shù)為依托，充分利用不斷更新的信息技術(shù)，包括大數(shù)據(jù)、人工智能等，通過數(shù)據(jù)存儲、通信網(wǎng)絡(luò)、終端載體等步驟，推進(jìn)檔案管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化發(fā)展，最終實現(xiàn)檔案的科學(xué)化與安全化管理。檔案管理智能化的基本內(nèi)涵主要通過以下幾個方面充分體現(xiàn)：一是數(shù)字化。檔案管理數(shù)字化指的是通過數(shù)字技術(shù)對紙質(zhì)檔案的合理加工，使其以圖片、視頻、音頻等形式出現(xiàn)，更便于存儲和傳遞；二是規(guī)范化。無論時代如何變遷，檔案管理工作都要嚴(yán)格執(zhí)行國家及行業(yè)的相關(guān)規(guī)范制度，包括《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等；三是網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，除了能夠彌補傳統(tǒng)管理的局限性之外，還能通過信息共享，提升工作效率和整體管理質(zhì)量；四是安全化。檔案智能化管理是在確保傳統(tǒng)管理可靠、準(zhǔn)確、保密的基礎(chǔ)上完成的；五是價值化。智能化管理檔案不僅有助于入庫、歸檔、編輯等基礎(chǔ)操作，還能幫助用戶查找檔案內(nèi)容。

二、融媒體時代檔案智能化管理的重要性

1.確保檔案信息的完整性

在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的前提下，互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用范圍也在不斷擴(kuò)增，幾乎與人們生活和工作息息相關(guān)的行業(yè)均能涉及，其中就包含檔案管理。檔案管理智能化主要應(yīng)用上述技術(shù)通過對信息開展采集、存儲、管理，利用計算機與大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，有效管理繁雜、抽象的數(shù)據(jù)信息，通過對其類別劃分后存儲到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，為檔案信息的瀏覽、查找和應(yīng)用提供重要保障。融媒體時代的檔案智能化管理，也使得信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，檔案管理不只應(yīng)用于企業(yè)財務(wù)、銷售等相關(guān)數(shù)據(jù)的記錄，還能夠記錄某一時期的焦點事件，并利用智能技術(shù)對焦點事件發(fā)生的具體時間、主要誘因、事件過程以及后續(xù)影響實時查詢。以政府的檔案管理為例，智能化數(shù)據(jù)管理是政府制定相關(guān)決策的重要參考依據(jù)，有助于民眾事務(wù)快速而恰當(dāng)?shù)奶幚?。同時，還能利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的自動備份功能，將一些重要的數(shù)據(jù)信息存儲起來，便于日后查找，維護(hù)了檔案的安全管理。不僅如此，智能化檔案管理還能解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案人工管理的弊端，將數(shù)據(jù)信息損毀的可能性降到最低，并避免人為造成的信息誤差，使得檔案數(shù)據(jù)信息存儲更加安全、準(zhǔn)確。

2.促進(jìn)檔案管理工作改革

智能化檔案管理需要工作人員及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，與時俱進(jìn)，在熟知大數(shù)據(jù)、云計算等相關(guān)技術(shù)的基礎(chǔ)上，合理利用不同技術(shù)的優(yōu)勢，規(guī)范化管理各類檔案，并能夠意識到在融媒體時代應(yīng)充分利用傳統(tǒng)媒體與新媒體共存的發(fā)展優(yōu)勢。在管理過程中，應(yīng)不斷對當(dāng)前的信息管理體系加以完善和改進(jìn)，確保檔案管理工作能夠穩(wěn)步開展。相關(guān)單位在運營過程中，也要適時構(gòu)建檔案智能化管理機制，從相關(guān)管理規(guī)范、制度和流程入手，推進(jìn)檔案管理工作向智能化及數(shù)字化開展。智能化檔案管理能夠幫助查閱人員快速、準(zhǔn)確地查到需要的數(shù)據(jù)信息，有效彌補了傳統(tǒng)檔案信息查詢耗時費力的弊端，在減輕檔案管理人員工作壓力的同時，提高了管理效率。

3.實現(xiàn)檔案信息的整合利用

檔案信息能否在充分整合的基礎(chǔ)上盡快實現(xiàn)合理利用，是以拓展信息資源渠道以及改進(jìn)傳統(tǒng)檔案信息存儲方式為基礎(chǔ)。融媒體時代的智能化檔案管理是以有效融合新媒體與傳統(tǒng)媒體為基準(zhǔn)，通過提升企事業(yè)單位的綜合實力，對不同類型檔案信息嚴(yán)格劃分及規(guī)范管理后存儲，為制定科學(xué)、有效的檔案存儲和分析模式創(chuàng)造便利條件。計算機技術(shù)利用自身海量的存儲空間，改進(jìn)了傳統(tǒng)檔案信息存儲模式，通過智能化技術(shù)實現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息向數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)變，確保海量信息數(shù)據(jù)資源配置的科學(xué)性?，F(xiàn)階段，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展正處于關(guān)鍵階段，數(shù)字化管理除了能夠彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理在存儲、查找等方面的不足之處，還能通過信息技術(shù)完成海量信息數(shù)據(jù)的查詢和共享，促進(jìn)檔案管理人員及查詢?nèi)藛T之間的互動，促使檔案管理智能化穩(wěn)步發(fā)展。

在檔案智能化管理過程中，信息采集與應(yīng)用效率的提升均需要新媒體與傳統(tǒng)媒體有效融合，并創(chuàng)新傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢實現(xiàn)信息的存儲、傳輸與共享，盡快實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理，促使檔案管理效率與質(zhì)量同步提升。傳統(tǒng)檔案管理是以管理主動權(quán)的有效執(zhí)行為前提，檔案管理人員不僅要參與檔案信息的數(shù)據(jù)分析，還要親自完成檔案信息的查找、調(diào)取，在此過程中，耗費了大量的時間與精力。因此，推進(jìn)智能化檔案管理非常必要。從構(gòu)建一體化檔案服務(wù)機制入手，對海量的數(shù)據(jù)資源合理配置，根據(jù)查詢者的具體要求，為其查找準(zhǔn)確的檔案信息，并制定智能化信息查詢服務(wù)體系，以用戶的信息需求為依據(jù)，構(gòu)建差異化的服務(wù)指標(biāo)，早日實現(xiàn)海量檔案信息的多向傳播。

三、融媒體時代檔案管理智能化應(yīng)用

1.數(shù)據(jù)庫技術(shù)在檔案管理智能化中的應(yīng)用

在檔案管理智能化中，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用往往包含三個方面：其一，在檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建中，需要利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)以確保檔案信息的有效管理與查詢。檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建后，通過對檔案信息的分類、索引及標(biāo)注，能夠快速完成對相關(guān)檔案信息的查找與檢索，有效提升了工作質(zhì)量與工作效率；其二，數(shù)字化檔案庫也是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)建立完成，檔案庫能夠在存儲管理檔案信息的基礎(chǔ)上，完成紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)換，確保檔案信息能夠經(jīng)久保存，便于管理。此外，還能提高檔案信息存儲的安全性與利用效率；其三，數(shù)據(jù)庫技術(shù)有助于檔案信息數(shù)據(jù)的深入發(fā)掘與系統(tǒng)化分析，在對相關(guān)檔案信息挖掘、分析的同時，還能夠及時發(fā)現(xiàn)其存在的價值與意義，并為與之相關(guān)的社會活動開展提供重要的信息參考。

2.聲音與圖像技術(shù)在檔案管理智能化中的應(yīng)用

聲音與圖像技術(shù)也是智能化檔案管理中的重要應(yīng)用技術(shù)，主要通過以下三個方面應(yīng)用：其一，在紙質(zhì)檔案向音視頻檔案轉(zhuǎn)化中，可以利用聲音與圖像技術(shù)。融媒體時代，對紙質(zhì)檔案與音視頻數(shù)字化檔案的管理中，可以通過將上述檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的形式，完成對檔案信息的有效管理與安全保護(hù)，從而提升檔案信息的準(zhǔn)確性與可靠性；其二，檔案信息的數(shù)字化展示、共享也可通過聲音與圖像技術(shù)實現(xiàn)。在此過程中，可以利用數(shù)字化檔案庫與檔案共享平臺對檔案信息采用數(shù)字化存儲和管理，在完成檔案信息共享的同時，促使利用范圍和利用率不斷提升，從而增強檔案信息的社會影響力和應(yīng)用價值；其三，檔案智能化管理也可以通過聲音與圖像技術(shù)實現(xiàn)。利用語音及圖像識別技術(shù)對檔案信息全面分析，不僅能確保紙質(zhì)檔案與音視頻檔案的自動化管理，還能加快識別、分類及歸檔速度，通過對音視頻檔案與紙質(zhì)檔案信息的優(yōu)化管理，為檔案管理工作的高效及高質(zhì)量完成奠定基礎(chǔ)。

3.文字技術(shù)在檔案智能化管理中的應(yīng)用

在檔案智能化管理中，文字識別技術(shù)同樣發(fā)揮著重要作用。其一，在檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換中，可以利用文字識別技術(shù)實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，更便于檔案信息的存儲和管理。利用計算機技術(shù)能夠在短時間內(nèi)完成檔案信息的查找、分類和檢索，使檔案管理工作效率及安全性有效提升；其二，在檔案信息的查詢過程中，利用文字搜索技術(shù)可以縮短查詢時間。檔案管理人員可以利用關(guān)鍵詞檢索對需要的信息數(shù)據(jù)展開查詢，省略了手工翻閱步驟。此外，針對涉密檔案的存儲，需要以權(quán)限設(shè)置的形式對其開展保護(hù)工作，確保此類信息的安全性；其三，在檔案信息的整理與編輯過程中，可以利用文字處理技術(shù)，如利用文字編輯技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的分類、標(biāo)注等相關(guān)處理，確保檔案信息管理的科學(xué)性。

四、融媒體時代智能化檔案管理策略

1.提高檔案管理智能化的認(rèn)知

隨著社會的不斷發(fā)展，新媒體與傳統(tǒng)媒體的融合已成為必然趨勢。在此背景下，檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，利用智能化技術(shù)，根據(jù)融媒體發(fā)展的規(guī)律性，采取檔案智能化管理模式。檔案管理人員及使用人員均要提升對智能化管理的認(rèn)知，早日完成檔案信息管理方法的創(chuàng)新。融媒體時代，在大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的支持下，智能化管理已成為檔案信息傳遞與管理的重要手段，通過合理利用現(xiàn)代新媒體平臺所具備的涉及范圍廣、信息傳播快等優(yōu)勢，加快檔案管理智能化發(fā)展的腳步。隨著新媒體與傳統(tǒng)媒體的有效融合，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)展，應(yīng)及時創(chuàng)建科學(xué)的檔案信息管理系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)等智能化技術(shù)特有的識別、查找、分析等相關(guān)功能，實現(xiàn)海量信息類別的準(zhǔn)確劃分以及關(guān)鍵詞快速篩選，高效完成檔案信息采集、查找、分析及管理等各環(huán)節(jié)。融媒體時代，電子設(shè)備獨有的數(shù)據(jù)存儲空間在不斷上漲，信息存儲容量也在不斷增加，可以利用電子設(shè)備的應(yīng)用優(yōu)勢將碎片化的信息及時存儲。一方面，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的合理利用能夠?qū)⑺槠男畔⑷嬲稀⒋鎯?；另一方面，還能有效提升新媒體平臺獨有的大數(shù)據(jù)處理能力。

2.增加檔案智能化管理的經(jīng)費投入

融媒體時代，相比傳統(tǒng)人工紙質(zhì)管理方式，智能化管理更能滿足現(xiàn)代社會的整體需求。如果想盡快實現(xiàn)檔案管理智能化，充足的經(jīng)費投入則是必不可少的條件，也是提高檔案管理綜合水平的重要基石。因此，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)本單位實際情況增加對檔案管理方面的資金投入力度，構(gòu)建合理的檔案管理資金保障體系。此外，為了確保?？顚Ｓ靡约敖?jīng)費應(yīng)用的有效性，還要制定相應(yīng)的資金管理制度，以免發(fā)生不必要的浪費，為檔案管理向智能化轉(zhuǎn)型提供重要保障。在檔案信息采集、存儲及管理等各個環(huán)節(jié)，均要加大管理力度，并創(chuàng)建良好的環(huán)境，不斷完善檔案信息化系統(tǒng)的軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，確保技術(shù)研發(fā)工作能夠順利開展，早日實現(xiàn)智能化檔案管理的目標(biāo)。

3.完善智能化檔案管理監(jiān)督機制

融媒體時代，為了保證檔案智能化管理的有效性，需要全面了解檔案管理工作的特征，嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)范與制度，制定科學(xué)、合理的管理機制，并對整個檔案智能化管理過程實施監(jiān)督管理。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，融媒體時代的智能化檔案管理過程具有一定的復(fù)雜性，因此，需要創(chuàng)建科學(xué)的監(jiān)督管理體系，對檔案管理工作存在的問題及時發(fā)現(xiàn)并解決，以達(dá)到提升檔案管理工作質(zhì)量的目標(biāo)。

4.打造智能化檔案管理團(tuán)隊

融媒體時代，新媒體與傳統(tǒng)媒體的優(yōu)勢有效融合，檔案智能化管理工作效率也會隨之提高，離不開綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人才。所以，應(yīng)重視對高素質(zhì)技能型人才的培養(yǎng)，提高檔案管理工作人員的認(rèn)知與責(zé)任意識，打造一支順應(yīng)時代發(fā)展的專業(yè)人才管理團(tuán)隊非常必要。同時，還應(yīng)開展專業(yè)化技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，通過開展線上線下指導(dǎo)活動，向管理團(tuán)隊傳達(dá)先進(jìn)的思想與經(jīng)驗，增強檔案管理團(tuán)隊工作的積極性。

五、結(jié)語

融媒體時代，不斷推進(jìn)檔案智能化管理是順應(yīng)時代發(fā)展的重要表現(xiàn)，有助于更好地為人民群眾提供服務(wù)。在檔案管理工作中，除了要順應(yīng)時代發(fā)展，充分利用人工智能技術(shù)之外，還要在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，將其有效融入檔案管理工作中，并通過對專業(yè)思維、技術(shù)模式等方面的深入探究，加強在制度建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施和人力資源方面的投入，打造具有中國特色的智能化檔案管理模式。

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作者單位：山東省菏澤市巨野縣融媒體中心

作者簡介：覃家峰（1976—），男，壯族，廣西武宣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。