大數據背景下人才檔案高效管理路徑研究

摘 要：新階段的人才檔案管理需要順應大數據時代要求。本文以衛(wèi)生健康系統(tǒng)為例，認為在大數據背景下人才檔案管理面臨著技術、共享、思維和安全困境，需要從健全支撐體系、優(yōu)化數據賦能、加強深度開發(fā)、強化安全建設等方面予以改進。

關鍵詞：大數據；人才檔案；高效管理

大數據發(fā)展為數字中國建設注入了發(fā)展新動能、賦予了發(fā)展新內涵、開啟了發(fā)展新時代。檔案信息化作為數字中國建設的重要部分，主管部門要抓住歷史發(fā)展的重大機遇，推動大數據與檔案高效管理相融合，提升人才檔案治理能力和效能提升。

1 大數據背景下人才檔案高效管理的必要性

大數據技術是信息化發(fā)展的新階段，推動著檔案管理模式的變革創(chuàng)新，開啟了檔案信息化建設的新階段。適應新形勢的需要，必須轉變傳統(tǒng)管理方式，提升檔案高效管理水平。

1.1 順應時代發(fā)展的必然選擇

大數據技術作為一種新的數據管理和處理方法，是人才檔案管理智能化、轉型升級的重要工具。這一技術讓人才檔案管理進入數字化階段，實現(xiàn)了革命性的管理方式轉變。這些結構化、半結構化和非結構化的檔案數據具有規(guī)?；⒍鄻有缘奶攸c，將人才檔案資源的利用更加精準、安全、智能化，提升檔案服務社會效果。在數字化時代，檔案管理者需要樹立大數據思維，依托現(xiàn)代技術將靜態(tài)檔案轉化為動態(tài)資源。同時，深入挖掘檔案資源潛能，發(fā)揮大數據預測和識別功能，推動精準決策。

1.2 實現(xiàn)檔案全生命周期管理的必然要求

傳統(tǒng)靜態(tài)化的檔案管理模式存在管理與利用的兩難困境：一是管理難度大，特別是人才檔案中年齡核實、學歷匹配、知識結構都是人工模式，效率低、錯誤率高；歸檔溯源難，人才數據是選人用人的重要參考，若出現(xiàn)檔案造假問題難以查找根源；二是開發(fā)利用效率較低，高效地利用人才檔案能夠實現(xiàn)工作效果的最大化，但是傳統(tǒng)臺賬和報表查詢難以實現(xiàn)開發(fā)利用的規(guī)范化、科學化。數字技術實現(xiàn)了檔案全周期管理，推動形成以人才電子檔案為核心，查詢利用業(yè)務協(xié)同為牽引，將云計算、大數據、區(qū)塊鏈、人工智能等技術融合在一起管理體系，在云平臺+大數據的有力支撐下，能夠持續(xù)開展數據治理和數據挖掘，更好地應對海量檔案數據的涌入和開發(fā)利用的需要。

1.3 發(fā)揮人才檔案價值的應然要求

檔案是人才求學、工作、思想、科研能力的最原始記錄，是進行評價的第一手資料。對于政府而言，要做到人才“引得來”，更要做到人才“留得住”“用得好”。這就需要對檔案進行數據挖掘，制定好合理的人才應用方案，及時了解人才需求和特長，提供針對性服務。衛(wèi)生健康主管部門可依據醫(yī)療機構專業(yè)發(fā)展和人才急需情況，通過人才數據庫合理配置醫(yī)療人才資源。大數據檔案管理形成多元化和人性化的利用方式，能夠及時更新人才信息，為政策制定提供精準完整信息，因此，檔案信息資源優(yōu)勢促使管理方式的轉型，構建互聯(lián)互通的人才檔案利用機制，推動人才治理模式現(xiàn)代化。

1.4 檔案管理新模式的客觀要求

數字化工作模式已成為檔案管理方式主流。2022年我國新增12家全國示范數字檔案館、26家國家級數字檔案館。同時，開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作，確定65家機關業(yè)務系統(tǒng)和38家建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點單位。人才檔案管理要緊跟時代發(fā)展趨勢，著力破解數據資源分散、標準不統(tǒng)一、數據質量不高等問題，降低數據“物流”成本，暢通數據內外循環(huán)，將檔案管理網絡從線下覆蓋到線上，推進人才數據資源管理模式由“量變”向“質變”升級。

2 大數據背景下人才檔案高效管理的現(xiàn)實困境

2.1 技術困境

大數據技術為檔案價值發(fā)揮拓展了新的空間，特別是分析和挖掘技術將大量零散的、不完全的、模糊的隱含在檔案中具有潛在價值的數據挖掘出來，提煉更多有用的知識和信息。目前來看，衛(wèi)生健康系統(tǒng)人才檔案管理中大數據技術應用尚處于起步階段，檔案管理還停留在數據管理階段，未能使大數據潛能釋放出來。在大數據應用中還存在人員技能不足的困境，衛(wèi)生人事管理部門利用新技術的能力較弱，主動學習的意識不足，大數據工具主義應用不到位，無法在海量數據中挖掘出檔案的規(guī)律性，僅僅停留在查詢階段，未能實現(xiàn)數據資源優(yōu)化配置。

2.2 共享困境

衛(wèi)健系統(tǒng)作為高度專業(yè)化的領域，人才檔案合作共享機制不健全，各醫(yī)療機構的人才檔案作為不同數據源存在，有的不能共享利用，形成檔案數據孤島。衛(wèi)健管理部門缺乏數據開放動力，由于其掌握的數據有一定的敏感性而趨于保守態(tài)度。檔案信息會涉及個人隱私，檔案信息的共享和合作更是涉及個人的人身安全問題。與此同時，基礎數據源的缺失也是重要阻礙，共享數據發(fā)展的前提條件是要有豐富的數據源，但衛(wèi)健檔案數據化程度還遠遠落后于大數據時代的需求。單從各級人才檔案應用系統(tǒng)、數據模式角度考慮，如果將這些數據利用共享起來，就遇到數據源不全、數據格式不統(tǒng)一、隱私問題等。

2.3 思維困境

人才的競爭日益激烈，筑巢引鳳、留好人才成為衛(wèi)健系統(tǒng)做好工作的基本點。但是如何為人才營造良好的工作氛圍，創(chuàng)造更優(yōu)地環(huán)境、打造更優(yōu)地高地，這就需要人才個性化出發(fā)，挖掘人才檔案數據，為政策制定提供決策參考。目前，衛(wèi)健系統(tǒng)檔案處于數據采集階段，數據利用和生產還未破題，主要原因是對數據資源的認識不足，只認識到大數據技術帶來的查詢便利，而未認識到通過檔案數據生產，能夠為人才中心工作提供更大的智力支持。衛(wèi)健部門一直專注于挖掘已有數據，并發(fā)現(xiàn)和挖掘人才檔案延伸的數據，管理部門需要進行數據戰(zhàn)略轉移，諸如分析人才生活方式和家庭條件信息，并以此為基礎提供個性化服務，更有針對性為人才提供幫助和解決需要，實現(xiàn)打造最優(yōu)人才環(huán)境的目標。

2.4 安全困境

檔案數據的處理與安全一直是關注的焦點，尤其是人才檔案的政治性、保密性、服務性決定了其對安全利用和處理需要更高的要求。人才檔案管理不僅需要做好控制誰可以訪問哪些數據，也需要知道數據的來源、誰在擁有或進行控制、檔案數據是否已被修改和其他有關檔案信息管理的可靠性和安全性。人才檔案安全管理與大數據要求還有較大差距，主要表現(xiàn)在：訪問機制不健全，賬戶管理審核機制不到位，產生傳統(tǒng)的身份認證、數據加密手段適用性問題；數據公開、共享、傳輸等環(huán)節(jié)安全漏洞較多；在檔案數據收集、存儲、挖掘等應用時，面臨著需要加強個人隱私保護的難題。

3 大數據背景下人才檔案高效管理的路徑

衛(wèi)健系統(tǒng)人才檔案管理部門要樹立大數據思維，主動適應大數據時代要求，走出一條適應本領域檔案高效管理的新路。

3.1 健全支撐體系

衛(wèi)生人才始終處于一個動態(tài)流動、發(fā)展變化的狀態(tài)。抓好人才檔案管理體系建設，對于做好衛(wèi)生人才總體估算、人才政策供給有效性評價、服務人民健康具有重要意義。一是理順管理體制。衛(wèi)健系統(tǒng)人才檔案目前是行政管理部門和醫(yī)院雙管理體制，既有管理的優(yōu)勢，也存在人才使用不順暢、統(tǒng)計利用難度大的問題。要著眼于推進衛(wèi)健領域檔案治理能力現(xiàn)代化要求，建立以行政管理部門為主導，各方共同參與的治理體制。管理部門要構建覆蓋全域的專業(yè)人才檔案管理系統(tǒng)，轄區(qū)內衛(wèi)生人才檔案信息進行統(tǒng)一信息匯總；醫(yī)院在自主招聘人才中，要系統(tǒng)分析人才結構，釋放治理效能。二是強化資金要素保障。衛(wèi)健部門要始終把支持檔案管理工作放在突出位置，更大力度向數據化管理傾斜，確保資金投入與數據化建設任務相適應。要堅持結果導向，建立全過程檔案資金管理機制，在預算編制環(huán)節(jié)科學謀劃資金流向，明確績效目標，將資金的分配和使用管理與支持檔案事業(yè)發(fā)展實際成效緊密結合。三是強化檔案管理人才隊伍建設。要深入把握新時代檔案事業(yè)發(fā)展要求，全方位謀劃檔案人才培養(yǎng)體系建設，充分激發(fā)和釋放檔案人才對治理效能的關鍵性作用，聚焦檔案數據化建設、檔案開發(fā)利用等重點領域，培養(yǎng)一批高素質復合型的檔案人才，提升檔案服務水平。在保障條件上下功夫，在職稱晉升、生活待遇方面充分保障；在能力提升創(chuàng)造條件，加大與高校人才培養(yǎng)力度，定期開展專題培訓，提高專業(yè)本領。要在艱苦崗位上培養(yǎng)人歷練人，將年輕同志在檔案管理示范單位創(chuàng)建、數字檔案室建設等工作上當先鋒，培養(yǎng)行家里手。

3.2 優(yōu)化數據賦能

人才檔案工作趨向于大服務化、大檔案化、大平臺化，要對檔案管理流程進行優(yōu)化，運用現(xiàn)代化技術手段，促進檔案管理工作的發(fā)展。一是樹立“數字賦能、融合發(fā)展”的理念。積極探索衛(wèi)健系統(tǒng)檔案管理各部門間數據、技術、業(yè)務的協(xié)同工作機制，通過數據分析技術對人才隊伍進行系統(tǒng)分析，建立人才專項數據庫，對人才的基本情況、生活情況、專業(yè)特長等信息進行識別分類，精準掌握干部的發(fā)展情況，多維度、可視化展示干部風貌，為上級發(fā)揮引才優(yōu)勢、制定引才政策提供有力參考。二是人才檔案數據互聯(lián)互通。要打破部門間“數據壁壘”，建成貫通衛(wèi)建系統(tǒng)人才“數據池”，依托檔案數據挖掘建立人才識別入庫模型，按照學科方向、專業(yè)特長、學歷等自動形成人才信息分類“倉庫”，根據分布式數據庫服務架構及規(guī)?；鎯χ?，動態(tài)呈現(xiàn)衛(wèi)健系統(tǒng)人才總量、層次、分布等信息。要構建檔案部門與組織、人社部門檔案數據共享機制，對接重點人才項目政策，將檔案數據人才庫與其他部門專項人才數據庫相連接，自動抓取政策規(guī)定的專業(yè)、地域、年齡、層次等關鍵信息，為人才發(fā)展提供更精準的信息服務。同時，檔案管理部門也可以借助數字化管理系統(tǒng)，建設人才資本價值評估體系，構建衡量人才發(fā)展價值指數模型，以檔案數據助力人才管理質變。

3.3 加強深度開發(fā)

人才檔案重要的價值實現(xiàn)路徑在于開發(fā)利用。衛(wèi)健人才檔案中蘊含著白衣天使守護生命的感人事跡，詮釋著“敬佑生命、救死扶傷、甘于奉獻、大愛無疆”的職業(yè)精神，是進行職業(yè)道德教育和愛國主義教育的重要素材。一是建立檔案開發(fā)機制。以往人才檔案的開發(fā)利用都是基于利用者的需要和訴求。大數據時代行政部門要轉變檔案服務理念，借助知識學習、機器學習等人工智能手段，變被動為主動，更好地為決策部門提供個性化服務。要加強信息整合和提取能力建設，拓展人才檔案信息來源渠道，善于從海量檔案信息中迅速捕捉到關鍵點，并進行深入分析。二是加強多類別文本的數據交換。衛(wèi)健系統(tǒng)檔案系統(tǒng)多樣，要拓展檔案數據應用覆蓋范圍，著力破解關鍵信息的跨類別文檔交換，更有利于信息提取。三是加大編研開發(fā)力度。著力挖掘檔案信息中的先進典型、優(yōu)秀人物，在平凡中挖掘時代華章。安徽衛(wèi)生系統(tǒng)編纂了《十大好醫(yī)生集錦》《檔案背后的大醫(yī)者》等，從原始檔案中挖掘優(yōu)秀事跡，以檔案的真實性使人物形象更加豐滿。鄭州市舉辦《檔案中的好醫(yī)生風采展》，用醫(yī)生的榮譽表彰、個人事跡檔案等，弘揚先進典型，展現(xiàn)醫(yī)師風采。

3.4 強化安全建設

信息安全是人才檔案管理的重中之重，所有數據的應用必須以安全為前提。一是加強源頭規(guī)范化。檔案利用和安全需要以真實性和可靠性為基礎，人才檔案在歸檔時必須做好檔案原始性、真實性的審核工作，規(guī)范有序地檔案收集準入環(huán)節(jié)，為構筑安全可靠的利用體系建立基礎。二是加強存儲介質安全保護。人才檔案數據的長期保管，要充分考量存儲媒介的容量、使用年限、可靠性，有針對性地加強備份工作；要根據人事檔案管理有關規(guī)定，建立檔案保管期限和安全分級措施。三是加強數據監(jiān)測。對不同存儲要求的數據資源建立網絡安全監(jiān)測預警，定期開展軟硬件系統(tǒng)巡檢，及時排查安全隱，強化關鍵信息基礎設施防護，筑牢數字檔案系統(tǒng)的“安全網”。四是構建人防物防技防“三位一體”檔案安全體系。將信息化安全風險評估納入常態(tài)化管理，推進檔案基礎設施設備和系統(tǒng)軟件自主可控。加強檔案管理創(chuàng)新能力建設，提升安全運維專業(yè)化水平。

結語

大數據時代人才檔案管理能夠預測人才發(fā)展趨勢、可視化人才工作經歷、高效配置人才資源，為黨委政府決策提供有力支撐。面對新形勢新任務，衛(wèi)健人事管理部門要及時轉變管理理念，突破思維定式，以數字技術為依托，樹立社會化信息檔案資源整合的總體思路、系統(tǒng)架構和技術工具，挖掘人才檔案內在價值，提升檔案管理的效率和質量，實現(xiàn)人才檔案工作的現(xiàn)代化和智能化。

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作者簡介：姜璐璐（1978— ），大學學歷，濟南市衛(wèi)生健康人才交流服務中心館員，工作及研究方向：人事檔案管理。