大數(shù)據(jù)時代城建檔案信息資源協(xié)同管理路徑分析

摘 要：隨著社會的不斷進步與信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)借助互聯(lián)網(wǎng)、云計算、人工智能等先進技術(shù)轉(zhuǎn)型升級，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)應用管理平臺實現(xiàn)檔案信息資源的廣泛傳輸共享，已成為檔案行業(yè)未來發(fā)展的主要路徑。本文從大數(shù)據(jù)時代城建檔案信息資源協(xié)同管理的視角出發(fā)，闡釋城建檔案數(shù)據(jù)協(xié)同管理的重要性及價值，并圍繞必要性及意義、存在問題、優(yōu)化路徑等方面進行深入分析，提出可行性較強的做法策略，進而為推動城建檔案信息化建設與智慧城市高質(zhì)量發(fā)展出謀獻策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；城建檔案；協(xié)同管理

前言

目前，我國城鎮(zhèn)化建設不斷推進，構(gòu)建城市數(shù)據(jù)資源體系、推進城市大腦建設等各項工作中產(chǎn)生的城建檔案信息在不斷上升。國家“十四五”規(guī)劃中對于智慧城市的建設也提出新的要求，城建檔案作為重要信息資源的價值也在日益凸顯。與此同時，2021年中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也對于加強檔案信息化建設、強化部門協(xié)同、鼓勵社會多方力量參與檔案事務作出明確要求。因此，這就需要城建檔案管理部門順應時代發(fā)展需要，及時轉(zhuǎn)變管理思維，牢固樹立信息化意識，積極運用先進技術(shù)手段，全面打造新時代檔案協(xié)同管理新模式，為推動各地區(qū)城市化、智慧化發(fā)展貢獻檔案力量。

1 大數(shù)據(jù)時代城建檔案信息資源協(xié)同管理必要性及意義

城建檔案是在各項城市規(guī)劃、建設、修繕等管理活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件資料，對于一個城市未來的發(fā)展有著重要參考的資料價值。過去在國家層面上已出臺《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》《中華人民共和國檔案法》和《建設工程質(zhì)量管理條例》等法律法規(guī)，以及《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等政策、制度、規(guī)范，各部門可參考以上文件，全面推動大數(shù)據(jù)時代信息化、智慧化等相關(guān)技術(shù)與城建檔案工作相結(jié)合，進而在推動城市建設、提高管理效率、加強協(xié)同合作等方面為檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級提供強大助力。

1.1 為推動整體城市建設提供決策參考

在城市建設與城市規(guī)劃過程中，相當一部分實施的工程項目存在不可逆性，需要在項目開展初期調(diào)閱大量過去的城市建設歷史檔案進行全面分析總結(jié)，以此為參照提高城市建設項目規(guī)劃的科學性、針對性、實用性、完整性，進而滿足社會廣大群眾需求，最大程度降低工程造價、提高建設效率、縮短施工周期。在大數(shù)據(jù)時代，相關(guān)部門與工程建設方可通過互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、操作系統(tǒng)、OCR識別等技術(shù)手段定位關(guān)鍵詞，精準快速地找出檔案文件，結(jié)合檔案數(shù)據(jù)信息及時了解建筑物及基礎設施的結(jié)構(gòu)類型和應用年限，以此制定合理性較強的改造方案，進而為城市建設科學研究、老舊房屋修繕翻新等各項任務提供決策參考。

1.2 為促進檔案高效利用提供強大助力

在傳統(tǒng)模式下，檔案以紙質(zhì)載體為主，無論是收集保管，還是后期的開發(fā)利用共享，其穩(wěn)定性與真實性帶來了明顯的弊端與風險。隨著城市建設相關(guān)工作項目的急劇增加，檔案數(shù)量也大幅度提高，面對龐大的數(shù)據(jù)量與紙質(zhì)檔案文件，傳統(tǒng)工作模式將無法達到新時代城市建設事業(yè)的需求，對城建檔案館工作人員的整體形象也造成一定影響。為此，在大數(shù)據(jù)時代，可利用檔案數(shù)字化、云存儲、搜索引擎等技術(shù)手段對檔案文件進行加工處理、多點備份，在提升檔案管理效率的同時，也可保證檔案信息資源在遭遇突發(fā)自然因素、人為因素等風險事件時數(shù)據(jù)不丟失、文件不損壞，以適應新發(fā)展形勢需要[1]。

1.3 為實現(xiàn)資源廣泛共享提供基礎平臺

城市建設工作涉及規(guī)劃、設計、勘察、施工、質(zhì)量監(jiān)督、環(huán)保、消防等多個部門團體與多方工程企業(yè)，在傳統(tǒng)檔案管理模式下信息共享困難、差錯率較高，檔案價值難以充分利用。目前檔案事業(yè)在大數(shù)據(jù)時代背景下，可利用多種現(xiàn)代科技全方位打造城建檔案查詢利用一體化平臺，實現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)、跨部門檔案資源統(tǒng)一管理利用，進一步打破信息壁壘，實現(xiàn)檔案資源信息共享，為各項工作任務提供決策參考服務與數(shù)據(jù)支撐，形成有效的協(xié)同治理合力，以科學精準的信息釋放檔案的社會價值。

2 大數(shù)據(jù)時代城建檔案信息資源協(xié)同管理面臨挑戰(zhàn)

2.1 城建檔案管理意識相對薄弱

在城建檔案系統(tǒng)內(nèi)，大多部門單位沒有根據(jù)國家最新頂層設計，結(jié)合自身發(fā)展情況制定科學管理體系，存在形式主義，整體工作環(huán)境較為松散。一是檔案意識薄弱。上至領導者，下至檔案員，“重建設、輕管理”思想嚴重。認為城建檔案管理工作僅僅將文件分類整理、集中存放即可，無需耗費太多精力、財力、人力實現(xiàn)精細化管理。具體工作也是按照要求，低效率、低標準、按部就班開展即可，對于出現(xiàn)的收集不齊全、整理不規(guī)范、缺頁少頁、利用率低的問題沒有進行深入分析和總結(jié)探討，整體上為城建檔案事業(yè)發(fā)展帶來較大阻力。二是職責不清晰、工作流程不明確。尤其對信息化工作的開展，尚未成立專業(yè)干部團隊專職專項負責，使得管理體系不夠完善，缺乏頂層設計層面上的統(tǒng)籌規(guī)劃，在實際工作中也尚未制定規(guī)范性、可行性較強的制度標準，使得各項工作流程問題頻頻發(fā)生卻無從解決，大大增加了城建檔案管理中的風險程度[2]。

2.2 檔案管理團隊能力相對較低

對于各地城建檔案部門而言，整體上人員參差不齊，缺乏專業(yè)性，人員招收門檻不高，在一定程度上也難以在大數(shù)據(jù)時代為城建檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級作出成績。一是基層人員結(jié)構(gòu)較為分散，大多年齡較大、學歷較低、工作積極性較差，甚至部門人員還未進行崗前培訓便上崗工作，自身具備的檔案管理及信息化理論知識難以適應時代發(fā)展需要，在面對突發(fā)事件時無法做出妥善應對措施，使得相關(guān)工作無法做到規(guī)范。二是城建檔案部門后期培訓力度不夠，對于干部隊伍能力的提升仍然停留在紙質(zhì)文件自學上，沒有提供多要素、多種類檔案培訓途徑，使得整理城建檔案管理隊伍知識結(jié)構(gòu)更新過慢，眼界不夠開闊，無法將現(xiàn)代科學技術(shù)與城建檔案管理有機結(jié)合，綜合素質(zhì)停滯不前。

2.3 系統(tǒng)平臺建設水平相對落伍

一是由于財政資金問題，使得城建檔案部門在過去沒有對本單位軟硬件進行及時的采購與更新，即使具備也僅限于日常辦公與計算機終端，軟件系統(tǒng)平臺較為單一，僅滿足于檔案錄入、存儲，甚至停留在單機階段，相關(guān)信息化管理基礎設施建設遠遠滯后于大數(shù)據(jù)時代發(fā)展，所謂信息化也只是傳統(tǒng)城建檔案介質(zhì)的轉(zhuǎn)變，并未真正達到自動化、智慧化[3]。二是現(xiàn)代科學技術(shù)利用較少，大多部門單位沒有建立統(tǒng)一的集成化、一體化檔案資源信息管理平臺，對于工程檔案的信息采集普遍還是在驗收階段處理，無法為各應用部門提供實時有效信息資源，且檔案資源在各部門較為分散，新技術(shù)、新理念難以與檔案工作相融合。

2.4 共建共享協(xié)同治理相對滯后

一是城建檔案數(shù)字化開展較少。由于城建檔案自身屬性因素，總量大、分布廣泛、涉及部門較多，加之各部門對檔案工作的重視程度參差不齊，各部門單位之間缺乏有效聯(lián)動機制，使得整體檔案數(shù)字化進度較慢且不平衡，無法為建設本地區(qū)城建檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共建共享提供數(shù)據(jù)支撐。二是協(xié)同管理體系不完善。城建檔案主管部門沒有圍繞數(shù)據(jù)安全、共建共享流程、開放利用等方面設置統(tǒng)一的制度標準，缺乏具有實操指導價值的法律法規(guī)和配套文件，使得各單位難以做到城市建設工作的協(xié)同治理，也降低了城建檔案部門對檔案資料“收、管、存、用”過程的管理力度。三是技術(shù)應用不合理。大多地區(qū)城建檔案部門在建設管理系統(tǒng)時沒有考慮共享空間的設置，數(shù)據(jù)挖掘、主動推送、人工智能等技術(shù)應用較少或者“零應用”，使得共享數(shù)據(jù)量太少，難以為部門間協(xié)同配合治理城市建設工作提供有效服務。

3 大數(shù)據(jù)時代城建檔案信息資源協(xié)同管理優(yōu)化路徑

在大數(shù)據(jù)時代背景下，自動化、信息化、智慧化成為城建檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級的重要方向，需要以城建檔案館為主要的有關(guān)部門領導者全面了解自身工作弊端，積極尋求解決路徑，從管理體系建設、干部隊伍建設、系統(tǒng)平臺建設、協(xié)同管理建設多方發(fā)力，進而打開城建檔案管理工作新局面。

3.1 優(yōu)化管理思想 健全管理體系

一是強化檔案意識，提高對檔案工作的認可度。城建檔案部門要與上級單位溝通，由當?shù)卣块T統(tǒng)一調(diào)度，建立城建檔案信息化協(xié)同管理領導小組，在城建檔案館設置辦公室，由本地區(qū)城市建設分管領導為組長，城建檔案館館長，水利、住建、公安、交通等部門領導者為副組長，明確城建檔案管理職能職責，細化具體任務，強化責任落實，創(chuàng)新工作方法，做到管理有組織保障。二是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《建設工程質(zhì)量管理條例》等法律法規(guī)，以及《建設項目檔案管理規(guī)范》《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，結(jié)合實際需求，制定嚴密可靠的城建檔案管理制度，保障各項工作有效落實。

3.2 大力引進人才 制定培訓方案

城建檔案事業(yè)實現(xiàn)快速發(fā)展，人才是第一資源，創(chuàng)新是關(guān)鍵動力，打造綜合素質(zhì)高、專業(yè)性強的干部隊伍尤為重要。一要大力引才。城建檔案部門領導者要定期向上級部門申請人才引進政策支持，同時要結(jié)合自身崗位匹配度、職能空白、業(yè)務漏洞，有針對性地面向高等院校、企業(yè)、人力資源中心，通過社會招聘、考錄選拔等方式，精準引進既懂得城建檔案管理技能，又了解現(xiàn)代科學技術(shù)應用理論知識的專業(yè)人才，為城建檔案干部隊伍提供新鮮血液。二是建立干部職工培訓制度[4]。引導他們樹立終身學習意識，可通過邀請專家教授、業(yè)務骨干定期開展城建檔案管理培訓活動，引導員工樹立創(chuàng)新意識，開拓思維視野，使其對信息化技術(shù)應用、部門間協(xié)同發(fā)展理念有更深入地理解，進而幫助城市建設檔案管理部門快速實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級，讓檔案管理部門參與其他管理活動的能力得到提升。

3.3 強化平臺建設 提升系統(tǒng)性能

一是加大資金支持力度。城建檔案主管部門與當?shù)卣訌娊涣?，進一步完善檔案信息化、協(xié)同化投入機制，爭取政府加大經(jīng)費保障力度，在工作開展過程中時刻保證人力物力財力的支持，為后期檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎。二是加強技術(shù)應用。依托“互聯(lián)網(wǎng)+”“無紙化辦公”“政務云”等先天條件優(yōu)勢，打造集檔案數(shù)據(jù)“在線征集+集中管理+數(shù)據(jù)挖掘+海量存儲+共享利用”于一體的智慧城建檔案平臺。要通過運用區(qū)塊鏈、云計算等技術(shù)進行數(shù)據(jù)治理，將相關(guān)部門單位的業(yè)務系統(tǒng)做到最大程度整合，以檔案信息資源共享和開發(fā)利用為目的打造“一站式”“人性化”“系統(tǒng)化”協(xié)同共享利用服務體系，從而進一步提升城建檔案信息資源管理利用水平。三是強化系統(tǒng)平臺安全防護水平。在硬件上配置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）、安全審計系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等安全設備，避免在協(xié)同辦公、信息利用過程中造成文件丟失、數(shù)據(jù)泄露等問題。

3.4 深化共建共享 拓展服務渠道

為進一步加快城建檔案工作在大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)共建共享協(xié)同治理體系建設，推動信息化技術(shù)在實際工作中的深度應用，城建檔案主管部門應牢固樹立“互利共贏、協(xié)同發(fā)展”的原則，著力優(yōu)化共建共享服務資源供給，補齊發(fā)展短板，促進良性流動。一要做好數(shù)字化加工工作。城建檔案主管部門可通過市場調(diào)查研究，仔細篩選專業(yè)的第三方數(shù)字化加工公司，緊密聯(lián)系規(guī)劃、設計、勘察、施工、質(zhì)量監(jiān)督、環(huán)保、消防等部門，集中開展城建檔案集中歸檔數(shù)字化加工工作，統(tǒng)一歸檔標準，不斷擴充數(shù)據(jù)庫檔案類別及內(nèi)容，從源頭上保證城建檔案數(shù)據(jù)的專業(yè)性、真實性、完整性、準確性，從而為后期開展檔案資源共享利用服務打下良好信息資源基礎。二是逐步完善共建共享利用體系。制定落實《城建檔案數(shù)據(jù)資源共享制度》《城建電子檔案數(shù)據(jù)利用辦法》《數(shù)據(jù)安全傳輸標準》等管理規(guī)范，在城建檔案利用過程中保證數(shù)據(jù)信息安全，避免社會不法分子通過各種手段竊取關(guān)鍵信息，最大程度構(gòu)建高效健康共享服務利用體系。三是充分利用先進科學技術(shù)，進一步擴大各部門協(xié)同合作、檔案資源共建共享力度，徹底根除“信息孤島”問題，全面激發(fā)城建事業(yè)相關(guān)主題的積極性，促進檔案公共利用服務的精準化與便捷化[5]。

綜上所述，城建檔案部門領導者與管理人員要牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，不斷拓展城建檔案信息化、智慧化、智能化利用發(fā)展之路，進一步強化各城市建設參與主體干部職工的檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理意識，推動城建檔案大數(shù)據(jù)必將成為智慧城市建設發(fā)展的重要核心支撐力量。

參考文獻

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作者簡介：張曦（1970— ），大學學歷，天津市城市建設檔案館副研究館員，研究方向：城建檔案信息化、城建檔案管理與利用等。