新形勢(shì)下固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案“三個(gè)體系”建設(shè)研究

摘 要：做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理是檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必然要求。本文從固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的概念和特征入手，分析了項(xiàng)目檔案在資源建設(shè)、開發(fā)利用、安全建設(shè)方面的不足，認(rèn)為做好新時(shí)代的項(xiàng)目檔案管理，需要持續(xù)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)力度、強(qiáng)化檔案開發(fā)利用和檔案安全建設(shè)，以檔案管理的新成效推動(dòng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目；檔案管理；三個(gè)體系

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是國(guó)家經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要記錄，也是精準(zhǔn)掌握市場(chǎng)運(yùn)行規(guī)律的原始憑證，在經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整和政府宏觀調(diào)控中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著固定投資主體和范圍的日益擴(kuò)大，做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案“三個(gè)體系”建設(shè)顯得至關(guān)重要。

1 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案概述

1.1 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的概念

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱“項(xiàng)目檔案”）是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展一定階段的產(chǎn)物，是專門檔案的一種。明晰項(xiàng)目檔案首先要明確固定資產(chǎn)投資概念。固定資產(chǎn)投資是指利用國(guó)家預(yù)算內(nèi)資金、國(guó)內(nèi)貸款、利用外資、自籌資金和其他資金進(jìn)行社會(huì)固定資產(chǎn)再生產(chǎn)的方式，包括固定資產(chǎn)更新（局部和全部更新）、改建、擴(kuò)建、新建等項(xiàng)目。項(xiàng)目檔案是記錄建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、運(yùn)行全過程，是歷史查考和工程維護(hù)的第一手資料，其形式主要包括文字、圖表、圖紙、音視頻等，在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

1.2 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的特征

一是項(xiàng)目檔案形成周期長(zhǎng)。國(guó)家固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目一般涉及國(guó)防、生態(tài)保護(hù)、能源、交通、水利、城市基礎(chǔ)建設(shè)、房地產(chǎn)開發(fā)等，建設(shè)周期長(zhǎng)、建設(shè)和參建單位多。因此，從時(shí)間上來看，項(xiàng)目檔案從收集到歸檔完畢需要較長(zhǎng)的時(shí)間。二是項(xiàng)目檔案專業(yè)性強(qiáng)。項(xiàng)目檔案種類多、整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不一，檔案管理人員既要具備工程建設(shè)、設(shè)備管理、建筑監(jiān)理等知識(shí)，也要了解行業(yè)特點(diǎn)和管理模式，明晰項(xiàng)目建設(shè)各階段和環(huán)節(jié)，才能確保項(xiàng)目檔案收集齊全。因此，項(xiàng)目檔案管理人員需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和檔案技能，全過程參與檔案收集、指導(dǎo)、檢查與服務(wù)工作，確保檔案管理的高質(zhì)量。三是項(xiàng)目檔案利用率較高。項(xiàng)目竣工后面臨著運(yùn)行、管理、維修等工作，特別是隨著工程建筑使用年限的增長(zhǎng)，需要大量的檔案數(shù)據(jù)作為參考以維持工程維護(hù)，同時(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)也使檔案資源獲取方式更加方便快捷，工程檔案使用率顯著增強(qiáng)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，水利工程竣工后檔案查詢利用每年呈現(xiàn)3%的速度增長(zhǎng)。因此，高質(zhì)量做好項(xiàng)目檔案開發(fā)利用工作成為檔案管理的新方向。

2 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案“三個(gè)體系”建設(shè)存在的問題

2.1 從資源建設(shè)上來看，檔案前端控制機(jī)制不健全

檔案收集理念較為落后，主要表現(xiàn)在：檔案管理的收集采取末端控制，往往是工程竣工后才進(jìn)行歸檔，檔案收集不及時(shí)，許多材料都是“被動(dòng)接收”，導(dǎo)致文件材料歸檔不齊全、整理標(biāo)準(zhǔn)較低；檔案規(guī)范化管理程度不高，許多工程建設(shè)單位未能按照《建筑項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理加工，施工文件中的測(cè)量記錄、施工過程記錄、物資存儲(chǔ)記錄等重要資料，歸檔標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性低，后期利用中難以發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)中的隱形問題；管理體制不健全，檔案質(zhì)檢和考核機(jī)制不健全，有的建設(shè)單位沒有將檔案規(guī)范化納入?yún)⒔▎挝豢己?，歸檔要求低造成檔案的約束性不強(qiáng)。

2.2 從檔案利用上來看，項(xiàng)目檔案亟待“喚醒”

項(xiàng)目檔案是一種“沉睡的活資源”，對(duì)經(jīng)濟(jì)態(tài)勢(shì)研究和科研創(chuàng)新具有不可替代的作用和價(jià)值，具備記錄歷史和展望未來的雙重意義，與人民群眾的生活密切相關(guān)。在新時(shí)代背景下，挖掘展示項(xiàng)目檔案背后的文化價(jià)值與厚重底蘊(yùn)，能夠不斷增強(qiáng)檔案文化引領(lǐng)力。從實(shí)踐來看，項(xiàng)目檔案大多還處于沉睡狀態(tài)，只滿足于日常的查詢利用，未能發(fā)揮項(xiàng)目檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和文化建設(shè)的作用，檔案潛能未能充分釋放。

2.3 從檔案安全上來看，信息安全防護(hù)能力不足

在新一代信息技術(shù)大潮下，項(xiàng)目檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)收、管、用全過程的信息化管理，檔案管理步入數(shù)據(jù)化時(shí)代。項(xiàng)目檔案管理區(qū)別于管理類檔案，有的項(xiàng)目是國(guó)家直接投資，是國(guó)家宏觀調(diào)控的重要手段，也有的涉及國(guó)民經(jīng)濟(jì)命脈，這就決定了項(xiàng)目檔案專業(yè)化程度高、保密性極強(qiáng)，需要在檔案信息防護(hù)上提升標(biāo)準(zhǔn)。但是，由于項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)起步較晚，管理檔案信息化建設(shè)只滿足于著錄、檢索、利用等環(huán)節(jié)，對(duì)檔案防護(hù)能力建設(shè)重視不夠，安全漏洞較大，未能實(shí)現(xiàn)全流程的信息安全控制。

3 強(qiáng)化固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案“三個(gè)體系”建設(shè)的對(duì)策

3.1 健全歸檔機(jī)制，著力強(qiáng)化項(xiàng)目檔案資源建設(shè)

3.1.1明確歸檔范圍。按照《建筑項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》要求，項(xiàng)目檔案歸檔范圍類型主要包括工程前期管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件和竣工圖等。工程前期管理文件主要由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，主要包括文書檔案、設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件等。這些檔案對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目規(guī)劃和施工具有引領(lǐng)和指導(dǎo)作用，要按照時(shí)間順序和重要程度做好梳理；施工文件包含測(cè)量記錄、技術(shù)資料、施工進(jìn)度等，是項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程的全記錄，施工單位應(yīng)該根據(jù)工程特點(diǎn)，重點(diǎn)審核數(shù)據(jù)資料、工程技術(shù)、檢查記錄是否齊全；監(jiān)理單位要將進(jìn)度控制、質(zhì)量監(jiān)管、工作記錄等監(jiān)理文件作為收集重點(diǎn)，監(jiān)理應(yīng)該在工程進(jìn)行過程中，就要求相關(guān)單位及時(shí)跟進(jìn)施工進(jìn)度完成相關(guān)資料，避免在驗(yàn)收時(shí)候因?yàn)橘Y料缺失而影響最終驗(yàn)收?？⒐の募菍?duì)工程質(zhì)量全面掌控的重要文獻(xiàn)，是對(duì)工程質(zhì)量檢驗(yàn)的關(guān)鍵依據(jù)，參建單位要從齊全完整的角度收集好驗(yàn)收文件、決算文件和總結(jié)文件等；竣工圖反映了工程內(nèi)部建設(shè)結(jié)構(gòu)特征，對(duì)于建筑使用具有重要意義，竣工圖收集過程中要注意竣工圖章加蓋問題，確保圖紙的規(guī)范性和有效性。從歸檔類型上看，項(xiàng)目檔案涉及圖片、音視頻等類型，比如建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案能直觀、清晰地還原項(xiàng)目建設(shè)過程，為建設(shè)項(xiàng)目管理驗(yàn)收、宣傳報(bào)道和后期利用提供有力支撐。建設(shè)單位要事前明確建設(shè)項(xiàng)目聲像文件的收集范圍和收集、整理要求，使建設(shè)項(xiàng)目管理人員和檔案工作人員認(rèn)識(shí)建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案工作的重要性，掌握建設(shè)項(xiàng)目聲像文件收集、整理技巧。

3.1.2完善控制機(jī)制。項(xiàng)目檔案管理部門要貫徹好《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，將檔案管理作為常態(tài)化監(jiān)督考核項(xiàng)，多措并舉強(qiáng)化全流程管控。一是強(qiáng)化網(wǎng)格管理。建立“檔案管理部門+建設(shè)單位+參建單位”三級(jí)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理指導(dǎo)機(jī)制，推動(dòng)形成“建設(shè)單位負(fù)總責(zé)、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)為核心、工程管理相關(guān)部門和參建單位共同參與”的四級(jí)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理責(zé)任網(wǎng)絡(luò)。明確職責(zé)分工，構(gòu)建協(xié)調(diào)機(jī)制、責(zé)任認(rèn)定和追究機(jī)制，確保項(xiàng)目檔案管理各環(huán)節(jié)暢通有序、責(zé)任清晰。二是強(qiáng)化精準(zhǔn)服務(wù)。以《建筑項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范》為基礎(chǔ)，建立工作臺(tái)賬，因需設(shè)訓(xùn)，采取“集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)、帶卷培訓(xùn)、研討交流”等方式，從源頭上抓實(shí)抓牢抓細(xì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，提高培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性。三是強(qiáng)化過程管控。建立常態(tài)化的項(xiàng)目檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)方式，采取集中指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、線上指導(dǎo)、帶卷指導(dǎo)等方式，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行常態(tài)化跟蹤監(jiān)督指導(dǎo)，幫助建設(shè)單位、施工監(jiān)理等參建單位建立健全檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，指導(dǎo)收集整理各階段、各環(huán)節(jié)、各門類、各載體檔案，規(guī)范檔案管理，做到事前有指導(dǎo)、事中有監(jiān)管、事后有督查，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和有效利用。

3.2 加強(qiáng)開發(fā)利用，充分彰顯項(xiàng)目檔案時(shí)代價(jià)值

3.2.1以項(xiàng)目檔案助力科技創(chuàng)新。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確要求圍繞創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略大力推動(dòng)科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理。項(xiàng)目檔案涵蓋了該項(xiàng)目前沿科技成果和應(yīng)用數(shù)據(jù)，管理好利用好這些數(shù)據(jù)能夠?yàn)榭蒲袆?chuàng)新提供數(shù)據(jù)支撐。一是提升科研供給能力。加大檔案數(shù)據(jù)整合力度，釋放數(shù)據(jù)潛能。中建一局在項(xiàng)目檔案管理中梳理了橋梁隧道檔案建設(shè)數(shù)據(jù)，從建設(shè)周期、巡查記錄、病害維修臺(tái)賬等內(nèi)容入手，分別歸類建檔，為科學(xué)養(yǎng)護(hù)提供決策依據(jù)，從而準(zhǔn)確把握和判斷橋隧技術(shù)狀況和運(yùn)行情況。有關(guān)科研院所通過數(shù)據(jù)分析創(chuàng)新了特殊結(jié)構(gòu)橋梁及特長(zhǎng)隧道養(yǎng)護(hù)技術(shù)，工程質(zhì)量得到極大提升。二是提升科研信息服務(wù)能力。依托大數(shù)據(jù)、新一代互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，在建立“一項(xiàng)一檔”文本檔案的同時(shí)，與國(guó)家級(jí)數(shù)據(jù)信息平臺(tái)同步建立共享模式，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)錄入與傳送，依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等，為項(xiàng)目管理提供更高層次和更具價(jià)值的信息服務(wù)，提升工作效率和項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量水平。

3.2.2挖掘項(xiàng)目檔案文化價(jià)值。項(xiàng)目檔案的內(nèi)容極其豐富，記錄了項(xiàng)目各個(gè)階段的全部過程，是科技創(chuàng)新、工作成果展示的有利素材，具有較強(qiáng)的說服力和感染力。也是項(xiàng)目參與者的真實(shí)工作反映，如各種手稿、記錄、合同、圖紙、圖片、錄音、錄像等，具有重要的歷史憑證作用，闡釋好背后蘊(yùn)含的時(shí)代精神，對(duì)于弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀具有作用。云南國(guó)資委整合系統(tǒng)項(xiàng)目人事檔案，在國(guó)慶節(jié)推出了《在項(xiàng)目一線·最美建設(shè)者》主題展覽，從檔案中挖掘項(xiàng)目背后的感人故事，以工程手稿、繪制草圖等檔案形式，以檔案的真實(shí)性和原始性詮釋新時(shí)代勞動(dòng)者精神，展示了檔案在賦能精神文明建設(shè)方面的重要作用。

3.2.3發(fā)揮項(xiàng)目檔案資政能力。項(xiàng)目檔案的價(jià)值體現(xiàn)在為項(xiàng)目建設(shè)和管理提供信息需求，要借助檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，努力開發(fā)項(xiàng)目檔案信息資源，及時(shí)提供集成檔案信息服務(wù)，使項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理和運(yùn)行維護(hù)等工作中發(fā)揮出最大、最直接的作用。長(zhǎng)沙縣通過研究長(zhǎng)沙黃花機(jī)場(chǎng)項(xiàng)目檔案資料，為黨委政府推進(jìn)長(zhǎng)沙黃花機(jī)場(chǎng)T3航站樓項(xiàng)目建設(shè)提供了數(shù)據(jù)支撐，在更好地服務(wù)重大項(xiàng)目建設(shè)的同時(shí)，也最大化實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)價(jià)值。同時(shí)，要發(fā)揮好重大攻關(guān)項(xiàng)目引領(lǐng)作用，為重大戰(zhàn)略實(shí)施提供數(shù)據(jù)服務(wù)。比如，廣東項(xiàng)目檔案管理部門利用“港珠澳大橋跨海集群工程建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)研究與示范項(xiàng)目”課題，收集科研檔案304卷，為國(guó)家重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃“港珠澳大橋智能化運(yùn)維技術(shù)集成應(yīng)用”研究、粵港澳大灣區(qū)標(biāo)準(zhǔn)化等工作提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，成為大橋智能化運(yùn)維智聯(lián)平臺(tái)的數(shù)據(jù)底座[1]，展示了項(xiàng)目科研檔案的獨(dú)特作用。

3.3 樹牢底線思維，建立現(xiàn)代化檔案安全治理體系

3.3.1強(qiáng)化項(xiàng)目檔案實(shí)體安全。項(xiàng)目檔案形成單位多，保管條件不一，易造成歸集的檔案資料出現(xiàn)遺失情況。為確保項(xiàng)目檔案實(shí)體安全，一要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案安全體系建設(shè)。把項(xiàng)目檔案的安全納入項(xiàng)目建設(shè)安全體系，與安全檢查工作同部署、同落實(shí)，明確安全管理責(zé)任。在項(xiàng)目收集與歸檔中增加檔案安全管理的具體要求。如：載體規(guī)格和技術(shù)參數(shù)；字跡材料的選擇標(biāo)準(zhǔn)；文件移交前的安全保密責(zé)任；文件傳遞方式和渠道等。歸集方需對(duì)檔案安全管理?xiàng)l款進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)應(yīng)答，為項(xiàng)目檔案安全管理奠定良好基礎(chǔ)[2]。二要加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)。推進(jìn)智能化庫房建設(shè)力度，積極應(yīng)用RFID技術(shù)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平和防護(hù)能力；依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)庫房?jī)?nèi)溫濕度、空氣質(zhì)量、光照強(qiáng)度的高效管理，確保檔案實(shí)體的絕對(duì)安全。三要強(qiáng)化安全責(zé)任追究機(jī)制。要用好《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》關(guān)于“未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”規(guī)定，倒逼建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位抓源頭治理和過程管控，建立項(xiàng)目檔案安全管理的長(zhǎng)效機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案安全性的重要保障。

3.3.2加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息安全。一要強(qiáng)化數(shù)字化外包安全管理。按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，要及時(shí)對(duì)擬數(shù)字化檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查，涉密檔案要予以篩除；檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，檔案流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等[3]，檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)；數(shù)字化檔案加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫。二要加強(qiáng)檔案信息分級(jí)管理。檔案掃描形成的圖像數(shù)據(jù)，易復(fù)制、易刪除、易丟失、易侵害，安全管理難度大。為保證檔案信息數(shù)據(jù)上傳、調(diào)取、復(fù)制的安全，檔案信息可采用數(shù)據(jù)加密、權(quán)限認(rèn)證讀取技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)明文泄密?，F(xiàn)場(chǎng)工作人員根據(jù)工作環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)訪問權(quán)限，終端機(jī)加設(shè)密碼，防止數(shù)據(jù)非法訪問。數(shù)字化工作系統(tǒng)要記錄全部流程工作日志，杜絕私自冒用他人身份登錄系統(tǒng)，瀏覽、復(fù)制、下載或拷貝檔案數(shù)據(jù)[4]。三要強(qiáng)化信息防護(hù)能力建設(shè)。加強(qiáng)應(yīng)用軟件更新，配備必要的防火墻、防水墻、身份系統(tǒng)，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期查殺；將區(qū)塊鏈技術(shù)適時(shí)引入項(xiàng)目檔案管理，提升檔案數(shù)據(jù)防篡改能力；加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)異地容災(zāi)備份工作，提高抵御風(fēng)險(xiǎn)災(zāi)害能力。

結(jié)語

建立完善的“三個(gè)體系”對(duì)于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義，主管部門要從源頭抓好項(xiàng)目檔案的收集、歸檔、利用、安全建設(shè)，將“三個(gè)體系”建設(shè)的要求融入“三合一”制度中，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的體系建設(shè)推動(dòng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理更上新臺(tái)階。

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作者簡(jiǎn)介：龍遠(yuǎn)瓊（1974— ），大學(xué)學(xué)歷，中國(guó)振華集團(tuán)永光電子有限公司（國(guó)營(yíng)第八七三廠）館員，研究方向：企業(yè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理。