基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的智慧檔案管理模式分析

王軍凱

摘 要：基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度實(shí)施智慧檔案管理模式是目前檔案管理工作創(chuàng)新改革主導(dǎo)方向。文章簡(jiǎn)要分析了該模式的應(yīng)用可行性，并圍繞現(xiàn)有局限性提出改進(jìn)建議，通過(guò)加強(qiáng)智慧平臺(tái)建設(shè)、拓展智能服務(wù)設(shè)計(jì)、強(qiáng)化人才力量保障和更新檔案管理制度等路徑，確?，F(xiàn)行模式合乎現(xiàn)代化管理的要求，為醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的高度挖掘給予明確指引，夯實(shí)檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代醫(yī)院管理制度；醫(yī)院智慧檔案管理；檔案管理制度；智慧平臺(tái)

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

現(xiàn)代醫(yī)院管理制度屬于中國(guó)特色基本醫(yī)療衛(wèi)生制度的關(guān)鍵部分，以人民健康為管理基礎(chǔ)，以公益性?xún)r(jià)值為發(fā)展根本，以管辦、政事分開(kāi)為指導(dǎo)要素，力求打造高效運(yùn)行、科學(xué)管理、權(quán)責(zé)分明的現(xiàn)代化管理體系。在該背景下推行醫(yī)院智慧檔案管理模式，具體依托檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型開(kāi)創(chuàng)新格局，以期在深化管理職能的前提下提升檔案管理的便捷性，有效提升檔案管理智慧服務(wù)質(zhì)量。

一、基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的智慧檔案管理模式的可行性

1.促進(jìn)檔案資源高效利用

在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度“以人民健康為本”“將社會(huì)效益置于首位”“分類(lèi)指導(dǎo)管理”等要求下實(shí)施醫(yī)院智慧檔案管理模式，有利于提高檔案資源的利用率。以結(jié)核病檔案為例，基于該模式能實(shí)現(xiàn)醫(yī)療數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連接共享，致使肺結(jié)核診斷影像、治療醫(yī)囑以及回訪(fǎng)情況，均完整保存于智慧平臺(tái)內(nèi)，以數(shù)字化信息系統(tǒng)確保綜合檔案信息得以有效傳播，無(wú)論是個(gè)案還是流行性疾病特征，均可依附此模式得以快速總結(jié)，為疾病防治、疾病新療法研究給予便捷化數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)，可供有關(guān)人員高效利用所需檔案資源。

2.推進(jìn)信息化管理改革

醫(yī)院在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，除了在診療設(shè)施上有所升級(jí)創(chuàng)新外，其醫(yī)院管理途徑、管理方法也開(kāi)始趨于信息化方向轉(zhuǎn)變。而實(shí)施醫(yī)院智慧檔案管理模式，能依靠智慧管理系統(tǒng)運(yùn)行流程，為醫(yī)院其余業(yè)務(wù)的信息化轉(zhuǎn)型提供參考助力。經(jīng)過(guò)對(duì)檔案管理模式的有效改革，可以借助新模式積攢豐富的改革經(jīng)驗(yàn)，加快醫(yī)院改革速度。

3.維護(hù)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全

結(jié)核病醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中，所保存的結(jié)核防治檔案以及患者病歷檔案、職工檔案、科技檔案等，早期多以紙質(zhì)資料為主，其保存年限有限，且容易受外在潮濕、干燥、鼠害蟲(chóng)咬等干擾降低完整度，危及檔案存儲(chǔ)的安全。而新模式指引下針對(duì)醫(yī)院檔案資料實(shí)施智慧管理服務(wù)，多以電子檔案系統(tǒng)予以保管，且存儲(chǔ)形式為收錄影像文本的磁盤(pán)、U盤(pán)為主，更易提升檔案數(shù)據(jù)的安全性。并且，在后續(xù)反復(fù)查閱檔案時(shí)，很少引起數(shù)據(jù)破損問(wèn)題。由此表明，醫(yī)院智慧檔案管理模式確實(shí)是合乎現(xiàn)代醫(yī)院管理制度要求的可行性保障。

二、基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的智慧檔案管理模式的局限性

在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度背景下推行智慧檔案管理模式，應(yīng)先探索影響因素。就現(xiàn)有新模式實(shí)施結(jié)果分析，能夠意識(shí)到當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理模式創(chuàng)新改革方面仍有不足，要想達(dá)到預(yù)期效果應(yīng)突破現(xiàn)有束縛。

1.檔案數(shù)據(jù)低效利用

醫(yī)院檔案屬于醫(yī)院發(fā)展的重要產(chǎn)物，不但具備指引性作用，而且可以根據(jù)檔案記載內(nèi)容實(shí)現(xiàn)“知古鑒今”，從既往病例診治結(jié)果及科技成果中評(píng)估現(xiàn)有發(fā)展質(zhì)量。在現(xiàn)行模式指導(dǎo)下醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)整體利用率不高，且多數(shù)醫(yī)院僅將檔案管理片面識(shí)別為“數(shù)據(jù)整理記錄”，而忽視了數(shù)據(jù)利用價(jià)值，長(zhǎng)此以往，容易在長(zhǎng)期“不啟用檔案”行為中增加數(shù)據(jù)損失的可能性，繼而延緩醫(yī)院壯大發(fā)展的速度。檔案數(shù)據(jù)能否得以高效利用是實(shí)施新模式應(yīng)用成效的衡量標(biāo)準(zhǔn)。

2.檔案管理缺乏創(chuàng)新性

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)復(fù)雜且類(lèi)別繁多，而目前所應(yīng)用的檔案管理模式不具備創(chuàng)新特色，導(dǎo)致檔案服務(wù)單調(diào)，且檔案管理者也很難為醫(yī)院人員提供便捷的指導(dǎo)服務(wù)。在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中尚未創(chuàng)造有利的創(chuàng)新條件，各項(xiàng)檔案管理服務(wù)沒(méi)有滿(mǎn)足“分類(lèi)指導(dǎo)管理”的現(xiàn)代化管理需求，應(yīng)注重檔案管理服務(wù)模塊的創(chuàng)新設(shè)計(jì)。

3.管理人才能力一般

結(jié)核病醫(yī)院在發(fā)展中多以結(jié)核病診療技術(shù)水平以及患者滿(mǎn)意度的提升為重點(diǎn)，導(dǎo)致人才配備側(cè)重于診療項(xiàng)目，忽視了對(duì)檔案管理專(zhuān)職人才的培養(yǎng)與選拔。醫(yī)院內(nèi)部擔(dān)負(fù)檔案管理工作的人員也多屬于醫(yī)務(wù)部、后勤部等在職人員兼任，通常很少有時(shí)間外出參與檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，本身對(duì)檔案管理內(nèi)容的認(rèn)知度不高，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作缺少人才保障。人才力量的缺失將限制新模式的有力推進(jìn)，違背了現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的規(guī)定。

4.制度內(nèi)容缺少時(shí)效性

醫(yī)院智慧檔案管理模式作為檔案管理新模式，在推進(jìn)階段還需針對(duì)原有檔案管理制度內(nèi)容予以更新，當(dāng)前，常將工作重心放在信息系統(tǒng)引進(jìn)、平臺(tái)搭建等部分，未能與時(shí)俱進(jìn)，忽視了新制度的完善和補(bǔ)充，不利于新模式取得理想效果。

據(jù)此，醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)以上述多項(xiàng)不足為出發(fā)點(diǎn)予以針對(duì)性改進(jìn)，為新模式的廣泛運(yùn)用與推進(jìn)帶來(lái)助力。

三、基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的智慧檔案管理模式的完善路徑

1.加強(qiáng)智慧平臺(tái)建設(shè)

為支撐醫(yī)院智慧檔案管理模式，應(yīng)以智慧平臺(tái)為著力點(diǎn)充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。一方面，醫(yī)院可以直接引進(jìn)“智慧醫(yī)院數(shù)字醫(yī)院電子健康檔案服務(wù)平臺(tái)”“智慧檔案管理系統(tǒng)”“醫(yī)院智慧管理平臺(tái)”等既有研發(fā)平臺(tái)，并從其他醫(yī)院實(shí)際運(yùn)用中汲取經(jīng)驗(yàn)；另一方面，還可聯(lián)合科技單位自主研發(fā)智慧平臺(tái)，以便在智慧醫(yī)院管理平臺(tái)助力下盡快完成檔案數(shù)據(jù)智慧管理、智慧服務(wù)轉(zhuǎn)變?nèi)蝿?wù)。其中，較為關(guān)鍵的是應(yīng)針對(duì)醫(yī)院檔案文件實(shí)施歸檔處理和數(shù)據(jù)利用優(yōu)化設(shè)計(jì)。正如，利用醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)時(shí)，檔案管理人員可以采用平臺(tái)交互功能篩選數(shù)據(jù)，隨即以云數(shù)據(jù)形式予以傳輸，以便增加數(shù)據(jù)采集的便捷性。

在智慧平臺(tái)建設(shè)階段，具體需要運(yùn)用層級(jí)設(shè)計(jì)思想，以管理層→基礎(chǔ)層→應(yīng)用層順序逐步完善。在管理層中可以建立多檔案一體化管理架構(gòu)，即實(shí)現(xiàn)檔案管理專(zhuān)屬機(jī)構(gòu)、疾病防控中心和檔案信息管理部等多主體的聯(lián)合管理，繼而擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)共享范圍。基礎(chǔ)層則需要依附云技術(shù)建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可同云計(jì)算平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、醫(yī)療期刊管理系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)設(shè)施服務(wù)平臺(tái)，共同搭建完整的基礎(chǔ)服務(wù)層級(jí)，檔案管理人員可隨時(shí)根據(jù)檔案獲取需求，以互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上傳送，甚至能建立個(gè)性化服務(wù)模塊，為更多檔案使用者帶來(lái)高效利用檔案數(shù)據(jù)的契機(jī)。所謂應(yīng)用層為數(shù)字檔案庫(kù)，如醫(yī)院歷代領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)科建設(shè)、機(jī)構(gòu)沿革及人才庫(kù)等，將豐富多樣的醫(yī)院檔案納入檔案庫(kù)內(nèi)，并根據(jù)期刊、圖書(shū)、情報(bào)等加以分類(lèi)，同時(shí)，依靠電子掃描儀等工具將新檔案隨時(shí)收錄于電子檔案系統(tǒng)內(nèi)。隨著智慧平臺(tái)的日益完善，醫(yī)院智慧檔案管理模式也將得到充分落實(shí)，檔案管理者能夠通過(guò)新模式，賦予檔案數(shù)據(jù)使用者滿(mǎn)意的指導(dǎo)服務(wù)，從根本上實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的充分流轉(zhuǎn)和利用，助力醫(yī)院得以良性發(fā)展。

2.智能服務(wù)拓展設(shè)計(jì)

醫(yī)院檔案管理工作中推行新模式是為了達(dá)成分類(lèi)管理的目的，避免因管理不到位影響檔案數(shù)據(jù)利用效果，無(wú)形中鞏固了檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要地位。關(guān)于新模式的有力推進(jìn)，考慮到部分醫(yī)院搭建智慧平臺(tái)時(shí)投入經(jīng)費(fèi)不足或者在外在環(huán)境上缺乏實(shí)踐性，還可以采用智能服務(wù)拓展設(shè)計(jì)方式減輕數(shù)字化轉(zhuǎn)型負(fù)擔(dān)，此處指的是以微信公眾平臺(tái)充當(dāng)智慧管理載體，可就該平臺(tái)服務(wù)模塊的延伸強(qiáng)化智慧管理功能，具體涵蓋以下幾項(xiàng)服務(wù)模塊：

（1）科研檔案

結(jié)核病醫(yī)院在其發(fā)展階段，常通過(guò)開(kāi)展科研活動(dòng)提升診療服務(wù)質(zhì)量或是研究新療法，建立標(biāo)準(zhǔn)化診療路徑。因此，在科研項(xiàng)目運(yùn)作及科研活動(dòng)舉辦期間所形成的科研成果、結(jié)核病課題規(guī)劃報(bào)告、結(jié)核病歷史科研過(guò)程文件以及醫(yī)院所持專(zhuān)利權(quán)科研作品等，均可依靠某信公眾平臺(tái)中該模塊予以收錄、查閱和傳送，甚至可直接關(guān)注微信公眾號(hào)實(shí)時(shí)獲取科研檔案數(shù)據(jù)。

（2）病歷檔案

結(jié)核病醫(yī)院常收治大量的結(jié)核病患者，因其病程、病癥和年齡等均存在差異，且部分個(gè)案還具有臨床代表性?xún)r(jià)值，所以，針對(duì)每一位入院診治患者，都需要規(guī)范化整理病歷檔案，并對(duì)該服務(wù)模塊設(shè)定查閱分享權(quán)限，以免因外人私自更改檔案信息違背檔案真實(shí)性的原則。另外，為促使病歷檔案得以安全保存，需為其設(shè)立保密小組和監(jiān)督小組，核實(shí)檔案數(shù)據(jù)查閱者權(quán)限范圍后準(zhǔn)予進(jìn)入此模塊下載檔案。

（3）運(yùn)營(yíng)檔案

醫(yī)院運(yùn)營(yíng)中主要通過(guò)診療項(xiàng)目保持基本效益，還需配備信息化硬件設(shè)備設(shè)施改造醫(yī)院環(huán)境，兼顧醫(yī)院整改工程、資產(chǎn)審計(jì)、薪資管理等事項(xiàng)。此時(shí)，均可在運(yùn)營(yíng)檔案服務(wù)模塊內(nèi)添加審計(jì)類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、施工類(lèi)綜合檔案，并保管好每個(gè)檔案的原始資料，繼而實(shí)現(xiàn)年度透明化展示，運(yùn)用醫(yī)院檔案打造公正的運(yùn)營(yíng)環(huán)境。

（4）學(xué)術(shù)檔案

結(jié)核病醫(yī)院中多包含經(jīng)驗(yàn)豐富且技法嫻熟的教授專(zhuān)家人員，因此，還需妥善保管學(xué)術(shù)研究檔案，特別是專(zhuān)家會(huì)診報(bào)告、學(xué)術(shù)交流資料等。經(jīng)過(guò)在某信公眾平臺(tái)增設(shè)智慧檔案管理服務(wù)模塊，即可加速數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促使新模式在完備條件下及早為檔案管理者所用。

3.強(qiáng)化人才力量保障

醫(yī)院智慧檔案管理模式的應(yīng)用，除了需要得到上述軟件系統(tǒng)保障外，還應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化管理人才力量。檔案管理工作雖然依靠某信公眾平臺(tái)、智慧管理系統(tǒng)能夠獲得便捷化的管理服務(wù)，但并非完全離得開(kāi)人力，且新模式只是以達(dá)成高效管理為目的。醫(yī)院負(fù)責(zé)人在新模式導(dǎo)向下需以提升檔案管理人員的智慧檔案管理技能為創(chuàng)新重點(diǎn)，包括為檔案管理者組織實(shí)訓(xùn)課程和培訓(xùn)指導(dǎo)活動(dòng)。

例如，可以借鑒云南昆明醫(yī)療機(jī)構(gòu)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)。2023年，共計(jì)為16個(gè)州醫(yī)院及疾控中心工作人員開(kāi)設(shè)“結(jié)核病信息化管理培訓(xùn)班”，共有46名人員參訓(xùn)，以線(xiàn)上指導(dǎo)與線(xiàn)下學(xué)習(xí)結(jié)合形式給予信息化管理技能培訓(xùn)服務(wù)，以結(jié)核病病歷檔案為管理重點(diǎn)，促使參訓(xùn)人員知曉信息化管理流程之余，也對(duì)結(jié)核病健康監(jiān)測(cè)等知識(shí)點(diǎn)產(chǎn)生了深刻理解，最終為降低當(dāng)?shù)亟Y(jié)核病發(fā)病率帶來(lái)了積極影響。同時(shí)，各醫(yī)院檔案管理者從中也能充分了解檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略。此外，還需加強(qiáng)檔案管理制度化與信息化意識(shí)的改善。比如，鄭州市第六人民醫(yī)院在2023年開(kāi)辦了“強(qiáng)化檔案意識(shí)——打造精細(xì)化管理”思想教育活動(dòng)，針對(duì)30多名檔案管理者，以“自主學(xué)習(xí)”“常態(tài)化培訓(xùn)”為培訓(xùn)重點(diǎn)，便于在履行常規(guī)檔案管理工作職責(zé)的基礎(chǔ)上主動(dòng)學(xué)習(xí)新模式應(yīng)用技巧，繼而逐步增強(qiáng)醫(yī)院智慧檔案管理模式人才保障力量。

4.更新檔案管理制度

現(xiàn)代醫(yī)院管理制度背景下要求檔案管理工作深度落實(shí)權(quán)責(zé)分明、高效運(yùn)行相關(guān)要求。隨著新模式的逐步推進(jìn)，還需對(duì)現(xiàn)行檔案管理制度予以更新，這一點(diǎn)是促使智慧檔案管理過(guò)程趨于規(guī)范化、制度化發(fā)展的關(guān)鍵依據(jù)，值得引起重視。

在通常情況下，針對(duì)與新模式相對(duì)應(yīng)的新制度，具體可以出具傳統(tǒng)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、電子文件歸檔管理?xiàng)l例以及智慧平臺(tái)建設(shè)管理辦法等關(guān)聯(lián)制度，還需增設(shè)場(chǎng)地布局、軟件設(shè)計(jì)、電子文件歸檔程序使用標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案遷移與轉(zhuǎn)換規(guī)定等明確規(guī)定。另外，為助力新模式得以順利運(yùn)用，理應(yīng)結(jié)合上述提到的平臺(tái)建設(shè)、功能模塊拓展等細(xì)節(jié)，補(bǔ)充數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描和數(shù)字化科研成果檢驗(yàn)等內(nèi)容，只有檔案管理制度能為智慧檔案管理模式的應(yīng)用帶來(lái)可靠指引，才能促進(jìn)結(jié)核病醫(yī)院數(shù)字化轉(zhuǎn)型，使之盡快完善檔案管理創(chuàng)新的條件。

關(guān)于檔案管理新制度的確立，應(yīng)緊跟醫(yī)院智慧檔案管理模式應(yīng)用流程加以更新。例如，智慧檔案庫(kù)建設(shè)制度，此制度中主要對(duì)智慧檔案庫(kù)的建設(shè)背景、建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)步驟和建設(shè)保障提出了具體要求。即建設(shè)步驟部分涵蓋了：（1）立項(xiàng)規(guī)劃。成立項(xiàng)目組→提出預(yù)算→布置建設(shè)任務(wù)→編制實(shí)施方案；（2）設(shè)施配備。購(gòu)進(jìn)平臺(tái)硬件設(shè)備、安裝軟件系統(tǒng)；（3）檔案整理。清點(diǎn)和登記、歸檔、粘貼標(biāo)簽、輸入編號(hào)；（4）數(shù)字化轉(zhuǎn)換。整理紙質(zhì)檔案后建立電子檔案；（5）信息掃描收錄。分類(lèi)管理，錄入檔案流轉(zhuǎn)記錄及基礎(chǔ)信息；（6）檔案維護(hù)和調(diào)閱。用戶(hù)登錄系統(tǒng)后找到指定檔案后按規(guī)下載，并界定傳閱權(quán)限等多項(xiàng)規(guī)定。經(jīng)由檔案管理新制度的支持，新模式將達(dá)到預(yù)期效果，提升智慧管理服務(wù)的質(zhì)量。

四、結(jié)論

綜上所述，基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度完善醫(yī)院智慧檔案管理模式，其可行性體現(xiàn)在檔案資源高效利用、推進(jìn)信息化管理改革、維護(hù)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全上，應(yīng)確立優(yōu)化方向，從智慧平臺(tái)建設(shè)、智慧服務(wù)拓展、人才力量保障和更新檔案管理制度等方面著手，確保完善后的醫(yī)院檔案管理工作在新模式指導(dǎo)下，能逐步提升管理有效性，為醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)共享和醫(yī)院業(yè)務(wù)延伸提供助力。

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（作者單位：鞍山市結(jié)核病醫(yī)院）