檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建

王維娜

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，企事業(yè)單位的檔案管理工作正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。當(dāng)前，檔案安全已經(jīng)成為確保信息安全、維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定的重要組成部分。構(gòu)建科學(xué)的檔案安全保障管理機(jī)制，對(duì)于提升檔案工作質(zhì)量和效率、防范檔案安全風(fēng)險(xiǎn)具有重大意義。文章分析了當(dāng)前企事業(yè)單位檔案安全管理中存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制的策略。通過(guò)制度建設(shè)、技術(shù)支撐、人員培訓(xùn)和物理保護(hù)等手段，促進(jìn)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，從而推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展?；诖?，文章闡述了當(dāng)前企事業(yè)單位檔案安全保障管理的現(xiàn)狀，分析了構(gòu)建檔案安全管理保障機(jī)制的意義以及檔案安全保障管理機(jī)制的原則，并提出了檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建策略。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；檔案安全；安全保障；管理機(jī)制

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，隨著企事業(yè)單位檔案工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)型至電子檔案管理模式，檔案安全問(wèn)題也日益突出。檔案是記錄企事業(yè)單位活動(dòng)的真實(shí)證據(jù)，也是國(guó)家和社會(huì)寶貴的信息資源。因此，加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案的安全保障，防止丟失、破壞和泄露檔案信息，已成為當(dāng)前檔案工作的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制，不僅需要企事業(yè)單位完善相關(guān)的法規(guī)制度，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，還需借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高檔案安全管理的智能化、科學(xué)化水平。

一、當(dāng)前企事業(yè)單位檔案安全保障管理的現(xiàn)狀

首先，隨著企事業(yè)單位信息化建設(shè)的不斷深入，電子檔案的數(shù)量日益增加，但同時(shí)，電子檔案安全保障體系還不夠完善。許多企事業(yè)單位在電子檔案管理上，缺乏專業(yè)的人才和技術(shù)支持，電子檔案的備份、恢復(fù)和防篡改等措施不到位，安全防護(hù)措施未能全面覆蓋，很容易導(dǎo)致檔案受到外界的非法存取、破壞或丟失；其次，雖然多數(shù)企事業(yè)單位已經(jīng)建立起一套較為規(guī)范的管理體系，但在實(shí)際操作過(guò)程中，檔案室的安全管理仍然存在漏洞。例如，企事業(yè)單位對(duì)于檔案室的物理安全管理，未能全面實(shí)施防潮、防火和防盜等安全保障措施，有的企事業(yè)單位檔案室可能缺乏有效的溫濕度控制系統(tǒng)。此外，部分企事業(yè)單位在日常管理中，忽視監(jiān)控檔案的使用過(guò)程，沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)范檔案的借閱、復(fù)制和轉(zhuǎn)移等環(huán)節(jié)，在很大程度上增加了檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)；再次，企事業(yè)單位在完善檔案安全保障時(shí)，往往重視物理安全和技術(shù)安全，忽視了管理安全和法律安全的重要性。具體表現(xiàn)為檔案工作人員的安全意識(shí)不強(qiáng)，缺乏相應(yīng)的安全保障知識(shí)和技能，在一定程度上降低了安全管理措施的實(shí)效性；最后，隨著全球化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企事業(yè)單位檔案的國(guó)際交流與合作日益頻繁，要求相關(guān)企事業(yè)單位在檔案安全保障管理上，不僅要遵循國(guó)內(nèi)的法規(guī)政策，還要考慮國(guó)際法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)于許多還在使用傳統(tǒng)管理方式的企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是不小的挑戰(zhàn)。總之，加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案安全保障管理是一個(gè)需要多方面共同努力、不斷優(yōu)化和完善的動(dòng)態(tài)過(guò)程。在風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)并存的環(huán)境下，企事業(yè)單位需要建立起更加全面、系統(tǒng)的檔案安全保障管理體系，以適應(yīng)不斷變化的內(nèi)外部環(huán)境，保障企事業(yè)單位檔案資產(chǎn)的安全。

二、構(gòu)建檔案安全管理保障機(jī)制的意義

第一，構(gòu)建檔案安全管理保障機(jī)制有助于保障信息資源的安全。檔案作為企事業(yè)單位歷史發(fā)展、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要信息載體，其安全直接關(guān)聯(lián)到企事業(yè)單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密和運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)安全。構(gòu)建有效的安全管理保障機(jī)制，能夠確保這些信息資源不受損害，防止因檔案被泄露、丟失或損壞給企事業(yè)單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)損失或損害單位信譽(yù)；第二，構(gòu)建檔案安全管理保障機(jī)制能夠滿足合規(guī)性要求。隨著法律法規(guī)要求的不斷提升，企事業(yè)單位的檔案管理不僅需要符合內(nèi)部控制的要求，還需要遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定；第三，構(gòu)建檔案安全管理保障機(jī)制有助于促進(jìn)企事業(yè)單位信息化建設(shè)。隨著企事業(yè)單位信息化程度加深，檔案安全管理也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保護(hù)轉(zhuǎn)向了電子檔案的信息安全防護(hù)?？梢?jiàn)，構(gòu)建安全保障機(jī)制能夠促進(jìn)企事業(yè)單位集成與管理各類信息系統(tǒng)，提高單位整體的信息化水平；第四，構(gòu)建檔案安全管理保障機(jī)制有助于增強(qiáng)企事業(yè)單位的危機(jī)應(yīng)對(duì)能力。在面臨自然災(zāi)害、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件時(shí)，成熟的檔案安全管理保障機(jī)制能夠幫助企事業(yè)單位迅速恢復(fù)檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行，減少事故對(duì)企事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)的影響，提高企事業(yè)單位的抗風(fēng)險(xiǎn)能力；第五，構(gòu)建檔案安全管理保障機(jī)制有助于提升檔案工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。通過(guò)構(gòu)建檔案安全管理保障機(jī)制，將檔案管理工作規(guī)范化、制度化，提升檔案工作人員的安全意識(shí)和專業(yè)技能，從而保障檔案管理工作在實(shí)際操作中的有效性。

三、檔案安全保障管理機(jī)制的原則

一是堅(jiān)持合規(guī)性原則。即所有檔案安全保障措施都應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家的法律法規(guī)，遵守行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，涉及信息安全、隱私保護(hù)以及業(yè)務(wù)操作的合法性等多個(gè)層面；二是堅(jiān)持完整性原則。保證檔案從創(chuàng)建到歸檔整個(gè)周期的完整，避免丟失、破壞或非法篡改信息；三是保證可用性原則。既要做好檔案的安全防護(hù)工作，也要保障授權(quán)使用者能夠便捷地獲取所需檔案，以確保高效利用檔案資源；四是堅(jiān)持風(fēng)險(xiǎn)管理原則。評(píng)估和控制可能遭遇的風(fēng)險(xiǎn)，減少安全威脅對(duì)檔案的影響，確保檔案的安全和穩(wěn)定性；五是堅(jiān)持層級(jí)保護(hù)原則。根據(jù)檔案的重要程度來(lái)確定保護(hù)級(jí)別，對(duì)于關(guān)鍵的檔案實(shí)行嚴(yán)格的安全措施；六是堅(jiān)持責(zé)任原則，從高層到基層的每一個(gè)員工都應(yīng)清楚自己在檔案安全中承擔(dān)的責(zé)任，確保檔案安全責(zé)任到人，管理有序；七是堅(jiān)持持續(xù)改進(jìn)原則。隨著技術(shù)進(jìn)步和環(huán)境變化，審視和優(yōu)化檔案安全管理體系，不斷提高其有效性和適應(yīng)性。

四、檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建策略

1.建立全面的檔案管理政策

建立全面的檔案管理政策是企事業(yè)單位構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制的基礎(chǔ)。首先，要求企事業(yè)單位要深入分析現(xiàn)有檔案管理狀況，識(shí)別出管理中的漏洞和不足，如發(fā)現(xiàn)非授權(quán)訪問(wèn)的嘗試次數(shù)、訪問(wèn)高峰時(shí)段和檔案被查詢的頻次等數(shù)據(jù)，從而有針對(duì)性地制定管理政策。在制定檔案管理政策的具體內(nèi)容上，應(yīng)明確檔案管理的目標(biāo)和預(yù)期成果，包括確保檔案的完整性、可靠性和可用性。同時(shí)，目標(biāo)還應(yīng)包含提高檔案服務(wù)的效率，保護(hù)檔案免受內(nèi)外部威脅。企事業(yè)單位可通過(guò)設(shè)定具體、可量化的目標(biāo)，在減少檔案安全事故發(fā)生的同時(shí)，提升檔案檢索的響應(yīng)速度等；其次，檔案管理政策需細(xì)化到職責(zé)分配。從高層管理者到普通員工，每個(gè)人在檔案管理中必須明確職責(zé)。例如，高層管理者負(fù)責(zé)制定檔案安全戰(zhàn)略，IT部門負(fù)責(zé)實(shí)施技術(shù)保護(hù)措施，而檔案管理人員負(fù)責(zé)日常的檔案維護(hù)和審計(jì)工作；再次，制定操作規(guī)程是確保檔案管理政策得以貫徹執(zhí)行的關(guān)鍵。操作規(guī)程應(yīng)涵蓋檔案的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、使用、維護(hù)和銷毀等每個(gè)環(huán)節(jié)，企事業(yè)單位應(yīng)確保每個(gè)步驟都有標(biāo)準(zhǔn)化的操作指南；最后，建立監(jiān)督機(jī)制是確保檔案管理政策有效性的保障。企事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置定期的內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)控系統(tǒng)，如通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的日志審計(jì)功能，監(jiān)控檔案的訪問(wèn)和使用情況。構(gòu)建監(jiān)督機(jī)制不僅可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正管理中所存在的問(wèn)題，還能利用數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)檔案管理的趨勢(shì)和潛在風(fēng)險(xiǎn)，為進(jìn)一步優(yōu)化政策提供依據(jù)。總之，全面的檔案管理政策構(gòu)建需要基于數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，企事業(yè)單位要盡可能做到明確目標(biāo)、細(xì)化職責(zé)、規(guī)范操作和嚴(yán)格監(jiān)督，形成一個(gè)閉環(huán)的管理系統(tǒng)，對(duì)于確保檔案的安全性和有效性至關(guān)重要。

2.實(shí)行分級(jí)管理和控制

實(shí)行分級(jí)管理和控制是檔案安全保障管理機(jī)制中的一項(xiàng)關(guān)鍵策略。首先，企事業(yè)單位要根據(jù)檔案的重要性將檔案分類，針對(duì)不同等級(jí)的檔案實(shí)施相應(yīng)的管理和保護(hù)措施。具體來(lái)說(shuō)，企事業(yè)單位應(yīng)以具體數(shù)據(jù)分析為基礎(chǔ)，對(duì)檔案詳細(xì)分類。例如，通過(guò)分析過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)的安全事件報(bào)告，可以發(fā)現(xiàn)某類檔案頻繁遭受安全威脅，某類檔案對(duì)業(yè)務(wù)連續(xù)性的影響最大等。這樣的數(shù)據(jù)分析有助于確定檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，從而制定分級(jí)管理的框架。在實(shí)際操作中，企事業(yè)單位要制定檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的使用頻率、業(yè)務(wù)重要性和法律法規(guī)的要求等。例如，客戶個(gè)人信息、公司財(cái)務(wù)報(bào)表等應(yīng)被劃分為最高級(jí)別，因?yàn)樾孤哆@些重要檔案信息會(huì)導(dǎo)致較大的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)損失；其次，企事業(yè)單位需針對(duì)每個(gè)級(jí)別的檔案定制具體的安全措施。對(duì)于最高級(jí)別的檔案，需要使用加密、訪問(wèn)控制和多因素認(rèn)證等高強(qiáng)度的安全技術(shù)。而對(duì)于較低級(jí)別的檔案，則可以采用相對(duì)較輕的安全措施，如訪問(wèn)控制、定期更換密碼等；最后，企事業(yè)單位還需定期分析數(shù)據(jù)，評(píng)估安全控制措施的有效性。綜上所述，實(shí)行分級(jí)管理和控制的策略不僅要深入分析現(xiàn)有檔案的安全狀況，還需要企事業(yè)單位能夠靈活調(diào)整和更新安全控制措施，以應(yīng)對(duì)不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境和業(yè)務(wù)需求。

3.定期開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和審計(jì)

定期開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和審計(jì)是確保企事業(yè)單位檔案安全保障管理機(jī)制長(zhǎng)效運(yùn)行的重要策略。這一策略的核心是通過(guò)持續(xù)的監(jiān)控和評(píng)估，識(shí)別和預(yù)防潛在的風(fēng)險(xiǎn)和威脅，以確保管理措施的實(shí)施效果。在實(shí)際操作中，企事業(yè)單位要以收集、分析數(shù)據(jù)為起點(diǎn)來(lái)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。具體來(lái)說(shuō)，企事業(yè)單位可從內(nèi)部、外部資源中收集數(shù)據(jù)，如歷史安全事件記錄、操作日志、訪問(wèn)控制日志、系統(tǒng)漏洞報(bào)告以及員工的反饋等。通過(guò)分析這些數(shù)據(jù)，可以直觀了解企事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)，并需將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可操作的信息。利用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工具，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣，分類各種風(fēng)險(xiǎn)，有助于企事業(yè)單位迅速采取有效措施防范高風(fēng)險(xiǎn)，也有助于企事業(yè)單位識(shí)別、長(zhǎng)期跟蹤和管理低風(fēng)險(xiǎn)。另外，企事業(yè)單位應(yīng)重視審計(jì)過(guò)程，定期驗(yàn)證安全控制措施的有效性。通過(guò)對(duì)比審計(jì)結(jié)果與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的數(shù)據(jù)，企事業(yè)單位可以評(píng)估當(dāng)前的安全措施是否存在需要調(diào)整或改進(jìn)的地方。當(dāng)審計(jì)發(fā)現(xiàn)實(shí)際的安全事件發(fā)生頻率高于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的預(yù)期，可能表明企事業(yè)單位需要加強(qiáng)員工安全培訓(xùn)或采取技術(shù)升級(jí)防護(hù)等措施。企事業(yè)單位還應(yīng)確保審計(jì)過(guò)程的客觀性，需要第三方安全服務(wù)提供商的參與，可以專業(yè)的視角和經(jīng)驗(yàn)幫助企事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，并為企事業(yè)單位提出建設(shè)性的改進(jìn)建議。

4.加強(qiáng)檔案安全技術(shù)保護(hù)

加強(qiáng)檔案安全技術(shù)保護(hù)是當(dāng)前眾多企事業(yè)單位在構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制時(shí)重點(diǎn)關(guān)注的策略。此策略的實(shí)施通常依賴于更新技術(shù)手段、優(yōu)化防護(hù)措施。首先，企事業(yè)單位需要全面梳理和評(píng)估現(xiàn)有檔案安全技術(shù)保護(hù)措施。通過(guò)收集數(shù)據(jù)，如網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)的警報(bào)頻次、安全軟件攔截惡意軟件的次數(shù)和數(shù)據(jù)泄露事件的發(fā)生率等，獲得關(guān)于現(xiàn)行安全技術(shù)效能的初步認(rèn)知。在此基礎(chǔ)上，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)各類安全技術(shù)措施的實(shí)施效果。利用先進(jìn)的安全信息和事件管理（SIEM）系統(tǒng)，實(shí)時(shí)收集和分析安全事件的數(shù)據(jù)，從而開(kāi)展更為細(xì)致的數(shù)據(jù)分析。例如，企事業(yè)單位通過(guò)分析SIEM系統(tǒng)中記錄的異常訪問(wèn)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)在啟用新的入侵防御系統(tǒng)后，未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)減少了30%，這表明技術(shù)升級(jí)對(duì)于提升系統(tǒng)整體安全性至關(guān)重要。此外，加強(qiáng)檔案安全技術(shù)保護(hù)還需要持續(xù)的投入和更新。企事業(yè)單位需定期評(píng)估新出現(xiàn)的威脅，并據(jù)此更新技術(shù)防護(hù)措施。有數(shù)據(jù)顯示，某企事業(yè)單位在安全技術(shù)上的投資增加了10%，相關(guān)的安全事件和數(shù)據(jù)被泄露事件減少了60%，這表明增加投資對(duì)于提高安全防護(hù)水平是有必要的。可見(jiàn)，通過(guò)收集、分析和對(duì)比具體數(shù)據(jù)，企事業(yè)單位能夠更精確地評(píng)估檔案安全技術(shù)的實(shí)施效果，并據(jù)此調(diào)整投資策略，確保檔案安全技術(shù)保護(hù)措施的最優(yōu)化。

5.強(qiáng)化人員的安全意識(shí)和操作規(guī)范教育

在構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制的過(guò)程中，強(qiáng)化人員的安全意識(shí)和操作規(guī)范教育是一項(xiàng)不容忽視的策略。實(shí)踐表明，技術(shù)防護(hù)措施雖然重要，但人為因素往往是導(dǎo)致安全事件的關(guān)鍵因素。因此，通過(guò)教育和培訓(xùn)提升員工的安全意識(shí)，對(duì)于防范檔案安全事故有著不可替代的作用。首先，企事業(yè)單位要開(kāi)展定期的安全意識(shí)教育和操作規(guī)范培訓(xùn)（如圖1），有利于減少因操作不當(dāng)而導(dǎo)致的安全事件，企事業(yè)單位可以通過(guò)分析數(shù)據(jù)，評(píng)估教育培訓(xùn)的效果。例如，企事業(yè)單位在開(kāi)展了一系列的安全教育培訓(xùn)后，通過(guò)考試和測(cè)驗(yàn)來(lái)評(píng)估員工的安全知識(shí)掌握情況。培訓(xùn)前的測(cè)試顯示，只有40%的員工能夠正確回答關(guān)于安全操作的問(wèn)題，而培訓(xùn)后，這一比例提高到了80%，這說(shuō)明教育培訓(xùn)能有效提高員工的安全知識(shí)掌握水平；其次，企事業(yè)單位還可以通過(guò)分析安全事件的發(fā)生頻率，評(píng)估教育培訓(xùn)的效果。有案例顯示，某企事業(yè)單位在實(shí)施系統(tǒng)性的安全意識(shí)教育前，每月平均有10起由員工操作失誤引起的安全事件，而教育實(shí)施一年后，這一數(shù)字下降到每月平均3起，安全事件減少了70%，表明教育培訓(xùn)在減少人為錯(cuò)誤方面起到了積極的作用。此外，強(qiáng)化安全教育和操作規(guī)范不僅能減少安全事故的發(fā)生，還能促進(jìn)員工遵守企事業(yè)單位的安全政策。綜上所述，通過(guò)持續(xù)的安全意識(shí)教育和操作規(guī)范培訓(xùn)，結(jié)合定量的數(shù)據(jù)分析，企事業(yè)單位不僅可以直觀地評(píng)估教育培訓(xùn)的效果，還能進(jìn)一步完善教育培訓(xùn)內(nèi)容，持續(xù)提升員工的安全操作意識(shí)，從而為企事業(yè)單位檔案的安全保障提供有力支撐。

五、結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代背景下，加強(qiáng)檔案安全已經(jīng)成為企事業(yè)單位管理工作中的一項(xiàng)核心內(nèi)容。然而，檔案安全保障管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過(guò)程，要求企事業(yè)單位持續(xù)關(guān)注外部環(huán)境變化，不斷審視內(nèi)部管理策略，以確保及時(shí)更新技術(shù)手段，保持策略的先進(jìn)性。通過(guò)一系列具體策略，如加強(qiáng)技術(shù)保護(hù)、培養(yǎng)管理人員的安全意識(shí)以及操作規(guī)范等，企事業(yè)單位不僅能有效預(yù)防和減少安全事故的發(fā)生，還能提升整體的安全管理水平，為企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]張丁升.淺析檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫(kù)（全文版）社會(huì)科學(xué)，2022（10）：4.

[2]王 彤.檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建思考[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展研究，2021（27）：195-196.

[3]劉晶妹.關(guān)于檔案安全保密與保障管理機(jī)制建立的思考[J].商情，2021（10）：165.

[4]孫叢宇.檔案信息資源安全保障機(jī)制的構(gòu)建[J].就業(yè)與保障，2021（1）：175-176.

[5]李 敏.檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建[J].魅力中國(guó)，2021（12）：395-396.

（作者單位：濟(jì)寧市公路工程總公司）