人事檔案數(shù)字化管理面臨的現(xiàn)狀與對(duì)策探析

王麗娜　阿麗瑪　魏偉　王書裕　楊植林

摘 要：檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，科技的飛速發(fā)展給人們的生活和工作帶來了便利。人事檔案工作應(yīng)同樣緊跟時(shí)代步伐。人事檔案信息資料對(duì)于行政事業(yè)單位人力資源管理和發(fā)展有著十分重要的參考價(jià)值，在此背景下將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中是大勢(shì)所趨，不僅改變了檔案的載體，使資料的獲取更加方便快捷，還提升了單位人事檔案信息管理的質(zhì)量。文章就人事檔案信息化、數(shù)字化管理面臨的現(xiàn)狀與對(duì)策為主線，根據(jù)單位工作實(shí)際和平時(shí)存放調(diào)閱檔案資料遇到和發(fā)現(xiàn)的情況，與人事部門檔案管理人員展開交流，就該問題提供自己的看法，希望為數(shù)字化背景下人事檔案信息管理提供有益的見解。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；人事檔案；管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

人事檔案數(shù)字化就是將紙質(zhì)檔案信息通過掃描錄入的方式儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)，并依據(jù)不同的類型和特征建立相關(guān)的搜索庫(kù)，不僅節(jié)約了儲(chǔ)存的空間，還能夠有效保障相關(guān)資料的安全性。同時(shí)，人事檔案數(shù)字化也將相關(guān)人員從大量的重復(fù)性工作量中解放出來，集中精力去解決行政事業(yè)單位人力資源管理中面臨的現(xiàn)實(shí)問題。檔案管理數(shù)字化是21世紀(jì)完善人力資源架構(gòu)、提高相關(guān)部門工作管理的重要途徑，本文以人事檔案數(shù)字化管理為研究的主題，就單位人事檔案管理的現(xiàn)狀提出相關(guān)的對(duì)策，希望為檔案數(shù)字化管理順利開展貢獻(xiàn)力量。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

首先，就當(dāng)下人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，面臨的問題就是創(chuàng)新。相關(guān)人員要在日常的工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用新的技術(shù)與管理方式使人事檔案管理更為高效、便捷。人事檔案對(duì)于每位干部職工都是十分重要的，記錄了干部職工的學(xué)歷、工資待遇、職稱、家庭成員、考核及獎(jiǎng)懲等多方面的信息內(nèi)容。但是，就實(shí)際情況來看，一些單位仍然采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，其弊端就是年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)丟失、破損的現(xiàn)象，當(dāng)單位需要這些檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)不能使用或找不到的情況，從而阻礙某項(xiàng)工作的開展。另外，紙質(zhì)版的人事檔案十分不利于查找使用，每當(dāng)干部職工要使用檔案時(shí)，檔案管理人員往往要開始尋找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

其次，從工作效率的角度來看，無論運(yùn)用哪一種管理方式都需要依靠人工。相關(guān)工作人員的工作量也在增加，每當(dāng)出現(xiàn)檔案調(diào)動(dòng)或變動(dòng)時(shí)傳統(tǒng)的管理方式就會(huì)加重管理人員的工作壓力，而且過大的工作量會(huì)使相關(guān)人員在工作的過程中注意力不集中，從而出現(xiàn)一系列的失誤，如檔案調(diào)動(dòng)錯(cuò)誤、相關(guān)資料填寫錯(cuò)誤等，一旦出現(xiàn)這種問題就可能導(dǎo)致員工自身的權(quán)益受損。

最后，從檔案管理的角度來看，相關(guān)管理人員必須保護(hù)人事檔案，嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定，但部分人員在工作的過程中有時(shí)會(huì)存在得過且過、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)的表現(xiàn)，導(dǎo)致檔案管理工作無法順利開展。

二、人事檔案數(shù)字化的內(nèi)容和優(yōu)勢(shì)

人事檔案數(shù)字化就是將紙質(zhì)版的資料儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中方便后續(xù)的查閱管理， 這只是人事檔案數(shù)字化一個(gè)粗略的概括，實(shí)踐過程中人事檔案數(shù)字化涉及多個(gè)方面、多個(gè)維度。

首先，要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并將數(shù)字化的檔案儲(chǔ)存在一定的介質(zhì)上，如光盤、U盤或者硬盤等保證數(shù)字化信息長(zhǎng)期保存與使用的便捷性；其次，人事檔案信息儲(chǔ)存于資料庫(kù)中，為相關(guān)管理者的使用和讀取帶來了極大的便利性。另外，人事資料經(jīng)常面臨多個(gè)部門的協(xié)調(diào)使用，一般情況下，單位會(huì)建立信息管理系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的管理和共享服務(wù)，當(dāng)其他部門在使用時(shí)可以通過網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)權(quán)限或獲取密碼，以實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門共同使用。最后，根據(jù)單位人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，就現(xiàn)有的人事檔案信息劃分不同層次的目錄，方便使用人員查詢和搜索信息，也極大地減輕了檔案管理人員的工作壓力。一系列數(shù)字化手段的應(yīng)用，使人事管理工作變得更加智能化、現(xiàn)代化，人事檔案資源對(duì)行政事業(yè)單位的人才評(píng)價(jià)也起到了更大的作用。

就現(xiàn)有的應(yīng)用情況來看，人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，是能夠提高工作的效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理涉及檔案調(diào)動(dòng)與修改都要提前與管理人員協(xié)商，管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)尋找，單位規(guī)模大但檔案室人員數(shù)量不多，檔案的調(diào)動(dòng)與修改耗費(fèi)的時(shí)間就長(zhǎng)。但是，使用人事檔案數(shù)字化管理，相關(guān)管理人員只需要在計(jì)算機(jī)中搜索和查閱，依據(jù)相關(guān)的系統(tǒng)和功能完成修改和調(diào)度工作，不僅提高了工作的效率，還能夠使單位人事檔案管理朝著更加高層次的目標(biāo)邁進(jìn)。

其次，是能夠提供更多有價(jià)值的人力資源信息。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，單位的用人標(biāo)準(zhǔn)也在不斷完善，不再依靠某一條件展開人員篩選，而是依托相關(guān)的技術(shù)來分析人才的信息，深入挖掘其潛在的應(yīng)用價(jià)值，為后續(xù)人員調(diào)動(dòng)提供有效的支持。當(dāng)前，人才競(jìng)爭(zhēng)激烈，一旦將人才吸納到單位，只有根據(jù)其自身特點(diǎn)將其安排在合適的崗位才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的最大化，而開展數(shù)字化人事檔案管理能夠使單位依據(jù)人才特點(diǎn)建立各崗位所需要的人才模型，并以此模型開展針對(duì)化的培訓(xùn)和練習(xí)，為人力資源應(yīng)用提供更多依據(jù)。

三、人事檔案數(shù)字化管理存在的問題

1.面臨數(shù)據(jù)丟失或者損壞的現(xiàn)象

人事檔案管理是單位一項(xiàng)重要的工作，直接涉及職工的成長(zhǎng)經(jīng)歷、工資待遇、職稱、家庭成員、考核以及獎(jiǎng)懲等多方面的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，雖然信息化的儲(chǔ)存手段相對(duì)比紙質(zhì)版更具安全性，但同樣也面臨著數(shù)據(jù)丟失或者損壞的現(xiàn)象。一般情況下，人事檔案管理主要儲(chǔ)存在硬盤或U盤上，即便當(dāng)今電子產(chǎn)品的技術(shù)已經(jīng)發(fā)展得較為完善，但仍然存在不穩(wěn)定性，如電腦遭到攻擊導(dǎo)致文件損壞、儲(chǔ)存介質(zhì)受到溫度、磨損等多方面的因素不能正常使用等，一旦出現(xiàn)這些問題，相關(guān)的人事檔案信息就有可能丟失，不僅影響信息資源管理的完整性，還增加了單位管理的難度，加之現(xiàn)有市場(chǎng)上儲(chǔ)存介質(zhì)類型多樣，質(zhì)量參差不齊，雖然有的單位在這方面會(huì)投入較多的成本，購(gòu)入質(zhì)量相對(duì)可靠的介質(zhì)，但是也不能做到百分百保證在工作運(yùn)行的過程中不會(huì)出現(xiàn)問題。

2.計(jì)算機(jī)軟件更新速度快

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟件層出不窮且更新的速度較快，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，也刺激信息軟件供應(yīng)商不斷完善、細(xì)化軟件功能，而每一次的細(xì)化與完善都涉及更新應(yīng)用，更新的過程中就可能對(duì)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存造成影響。

目前，各類人事檔案資料管理的軟件被廣泛應(yīng)用到行政事業(yè)單位人事檔案管理工作中，不僅增加了人事檔案管理工作的專業(yè)性，還有效突破了信息孤島的情況，促進(jìn)信息的協(xié)調(diào)使用和共享。所以，許多單位會(huì)借助相關(guān)的應(yīng)用推動(dòng)檔案管理工作的專業(yè)化和便捷化。但是，由于不同軟件供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)激烈，研發(fā)的軟件之間不能兼容，或者是軟件在升級(jí)的過程中某些原有的功能不能正常使用，造成部分?jǐn)?shù)據(jù)缺失，有些軟件在經(jīng)過升級(jí)之后甚至不能與計(jì)算機(jī)原有的硬盤匹配，不僅影響了計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度，在打開人事檔案時(shí)，還需要下載其他更多不規(guī)范的軟件來輔助，增加了人事檔案管理的安全隱患。

3.人事檔案信息容易被泄密

信息技術(shù)的不斷發(fā)展為人們的工作生活提供了更多的便利，但面臨更多信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，人事檔案信息管理工作不僅關(guān)系到單位整體管理工作的進(jìn)展，還涉及干部職工的個(gè)人信息與隱私，如工資福利、職稱、家庭成員以及考核等，這些信息一旦被泄露就可能會(huì)影響干部職工自身的利益，這也是數(shù)字化檔案管理面臨的主要問題之一。人事檔案信息被泄露的原因主要有以下兩個(gè)方面：首先，電腦中存在病毒、不良軟件或者密碼信息安全等級(jí)較低被黑客攻擊，導(dǎo)致相關(guān)的信息被泄露；其次，管理人員自身的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)比較淡薄，在傳遞信息和管理的過程中，沒有將員工重要信息隱藏或者設(shè)置，從而在無意間泄露了單位的人事信息。

4.檔案管理人員信息素養(yǎng)還有待提升

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)行管理和保存，雖然工作量大，但是卻較為簡(jiǎn)單，而數(shù)字化背景下的檔案管理，對(duì)相關(guān)人員的信息素養(yǎng)提出了較高的要求，相關(guān)人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，依據(jù)單位的規(guī)章和制度對(duì)檔案展開管理和分析，還要具備較高的信息素養(yǎng)，滿足單位人事管理中對(duì)于檔案工作的要求，維護(hù)信息安全，并在人事變動(dòng)時(shí)更新并完善檔案信息。雖然部分單位認(rèn)識(shí)到這個(gè)問題的關(guān)鍵性，對(duì)相關(guān)人員開展有針對(duì)性的培訓(xùn)，但是由于重視度不夠，仍然不能滿足信息化檔案管理工作的要求。

四、優(yōu)化人事檔案數(shù)字化信息管理的策略

1.選擇適當(dāng)?shù)膬?chǔ)存載體

信息化時(shí)代背景下，人事檔案資料管理已經(jīng)不需要依靠傳統(tǒng)的紙張記錄，而是出現(xiàn)了各式各樣新型的載體，如U盤、硬盤以及計(jì)算器儲(chǔ)存等，人事檔案資料作為行政事業(yè)單位的重要信息，單位在采購(gòu)新型載體時(shí)一定要注意規(guī)格、型號(hào)以及使用的注意事項(xiàng)，盡量選擇一些知名的生產(chǎn)廠家，對(duì)于重要的檔案資料可以備份多份儲(chǔ)存在不同的載體中，必要時(shí)也可將資料打印成紙質(zhì)版并留存，防止當(dāng)某一個(gè)載體出現(xiàn)問題時(shí)，導(dǎo)致相關(guān)的資料全部丟失，從而影響單位正常的信息獲取和使用。

同時(shí)，要注意放置儲(chǔ)存載體的條件，盡量不要將其靠近溫度過高或接近火源的地方。儲(chǔ)存單位信息的載體必須存放在專門的抽屜或者柜子里，并增加一系列的防護(hù)措施，防止介質(zhì)被偷竊或丟失。

2.選擇穩(wěn)定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)

當(dāng)前，行政事業(yè)單位的人事檔案資料大多依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，在選擇計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)，就要考慮系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性。在日常工作中經(jīng)常會(huì)遇到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)頻繁的更新?lián)Q代，雖然能夠提高運(yùn)行的流暢度，但是卻存在損害系統(tǒng)資料的可能，為預(yù)防該類現(xiàn)象的發(fā)生，可以在系統(tǒng)更新之前將相關(guān)的資料導(dǎo)出并保存，升級(jí)完畢之后再重新傳輸?shù)接?jì)算機(jī)當(dāng)中，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。除此之外，在選擇計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)還要注意系統(tǒng)的兼容性，防止人事檔案信息資料在調(diào)取或使用的過程中電腦頻繁發(fā)生卡頓或其他問題。

3.重視人事檔案管理的安全性

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有方便、快捷的特點(diǎn)，但同樣也面臨著諸多安全問題，人事檔案管理人員應(yīng)該將信息安全作為檔案管理工作的重心。單位應(yīng)該將信息安全管理作為工作的重要內(nèi)容，將管理人員的工作和職責(zé)掛鉤，只要涉及人事檔案的調(diào)動(dòng)管理或查閱分享都應(yīng)該制作相關(guān)的記錄表，一旦出現(xiàn)信息被泄露就能快速定位發(fā)現(xiàn)原因，從而開展有針對(duì)性的補(bǔ)救措施。

同時(shí)，對(duì)于儲(chǔ)存重要資料的電腦系統(tǒng)和文件應(yīng)該設(shè)置專有的密碼，防止被其他人無意間瀏覽到重要信息，在信息傳輸?shù)倪^程中也應(yīng)該對(duì)重要的數(shù)據(jù)加密，防止被黑客或不法人員盜取數(shù)據(jù)。

在人員管理方面，要定時(shí)對(duì)相關(guān)的管理人員開展安全教育培訓(xùn)，將信息安全理念作為單位發(fā)展的理念不斷貫徹在具體的工作過程中，始終將信息數(shù)據(jù)的安全管理當(dāng)作長(zhǎng)期的工作對(duì)待。對(duì)于一般的信息管理需要實(shí)施日常備份，而重要的信息數(shù)據(jù)應(yīng)該通過紙質(zhì)版的形式保存，盡量減少信息在網(wǎng)絡(luò)上的傳輸，提高重要信息的安全性。

4.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

數(shù)字化、信息技術(shù)的不斷普及有效推動(dòng)了檔案管理的高效性和安全性，但同時(shí)也使從事檔案工作的人員面臨更多的挑戰(zhàn)，相關(guān)管理人員除具備基本的人事檔案管理知識(shí)之外，還要具備利用計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確識(shí)別檔案信息的能力。

時(shí)至今日，有越來越多的行政事業(yè)單位將人事檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)儲(chǔ)存，并利用相關(guān)的軟件識(shí)別整理，但計(jì)算機(jī)的不穩(wěn)定性要求相關(guān)人員具備一定的安全管理意識(shí)，持續(xù)提高自身操作計(jì)算機(jī)的技能，使檔案管理更為標(biāo)準(zhǔn)化。單位在安排檔案管理崗位人員時(shí)應(yīng)該滿足人事檔案管理的基本要求，并能夠依據(jù)明確的制度不斷總結(jié)自身的工作，將檔案管理人員的安全意識(shí)、工作態(tài)度納入考核，使其在工作的過程中盡量避免因?yàn)椴划?dāng)操作引起人事檔案管理的相關(guān)問題。

五、總結(jié)

數(shù)字化、信息化是人事檔案管理的重要發(fā)展方向，合理的利用信息技術(shù)不僅能夠有效提高檔案管理工作的效率，還極大地便利了各類相關(guān)資料的查詢和使用。但是，科技發(fā)展是一把雙刃劍，提高工作便捷性的同時(shí)，也使相關(guān)管理人員在參與工作的過程中面臨更多的問題，如檔案信息儲(chǔ)存介質(zhì)損壞、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的兼容性和協(xié)調(diào)性不足等，依據(jù)這些情況，應(yīng)該選擇適合的介質(zhì)和應(yīng)用系統(tǒng)，在不斷實(shí)踐的過程中，提高檔案管理人員信息安全管理的意識(shí)，增強(qiáng)信息管理工作的安全性，從多方面出發(fā)，保障人事檔案管理工作到達(dá)新的高度。

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（作者單位：1.伊金霍洛旗人力資源綜合服務(wù)中心；

2.伊金霍洛旗紅慶河鎮(zhèn)黨群服務(wù)中心；

3.伊金霍洛旗蘇布爾嘎鎮(zhèn)綜合行政執(zhí)法局；

4.烏審旗委決策咨詢服務(wù)中心；

5.伊金霍洛旗蘇布爾嘎鎮(zhèn)黨群服務(wù)中心。）