加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的研究

郁永娜

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不利于工作的高效開展，需要充分將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用其中，才能適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，提高人事檔案管理水平。文章闡述了大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理的特征，分析其具有的優(yōu)勢，在此基礎(chǔ)上，提出了加強(qiáng)人事檔案管理工作的有效措施，包括建立新型大數(shù)據(jù)管理模式、加強(qiáng)人事檔案管理人員的技能培養(yǎng)、建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫和加強(qiáng)軟硬件升級等，旨在為促進(jìn)人事檔案管理的順利開展提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；人事檔案管理；特征；具體措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)全面來臨，對各行各業(yè)的管理方式和業(yè)務(wù)流程提出了更高要求。在這一背景下，人事檔案管理作為組織管理的基礎(chǔ)和核心，也面臨了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何抓住新時代的發(fā)展機(jī)遇，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)施數(shù)據(jù)資料整理和歸納，以提升人事檔案管理工作的效率，是當(dāng)前相關(guān)人員需要重點(diǎn)思考的問題。

一、大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理的特征

1.人事檔案數(shù)據(jù)量龐大

隨著科技的迅猛發(fā)展，人事檔案中蘊(yùn)含的信息呈現(xiàn)出了爆發(fā)性的增長趨勢，不僅包括了員工的基本信息，還包括了更加詳盡的培訓(xùn)記錄以及績效評價等多方面內(nèi)容。員工的基本信息作為人事檔案的基礎(chǔ)，涵蓋了組織中每個成員的個體特征，為組織提供了基本的人才概況。隨著企業(yè)對人才培養(yǎng)的重視，培訓(xùn)記錄成為人事檔案中的重要組成部分，這些記錄詳細(xì)反映了員工在職業(yè)生涯中所接受的各類培訓(xùn)，包括培訓(xùn)的時間、內(nèi)容和效果等方面，為企業(yè)深入了解人才提供了詳細(xì)的信息。另外，績效評價作為人事管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也在人事檔案中占據(jù)重要位置。大數(shù)據(jù)時代，績效評價不再局限于傳統(tǒng)的定期考核，而是通過更多元的數(shù)據(jù)收集手段，為企業(yè)提供更為全面和客觀的評價依據(jù)。由此可見，在大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)量劇增的趨勢，使其具有了數(shù)據(jù)量龐大的顯著特征。

2.人事檔案數(shù)據(jù)復(fù)雜多樣

在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案數(shù)據(jù)的來源變得更加多元化。傳統(tǒng)上，人事檔案主要來自內(nèi)部系統(tǒng)，包括企業(yè)內(nèi)部的HR系統(tǒng)、員工信息管理系統(tǒng)等。然而，在大數(shù)據(jù)時代，外部數(shù)據(jù)的引入變得愈發(fā)普遍，涵蓋了來自社交媒體、招聘平臺以及專業(yè)人才市場等多方面的信息，使得人事檔案中的數(shù)據(jù)更加豐富和全面。另外，以前檔案數(shù)據(jù)主要是基礎(chǔ)的人員信息，而現(xiàn)在，隨著社會的信息化進(jìn)程，檔案數(shù)據(jù)的類型日益增多，包括了員工的社交媒體活動、專業(yè)技能認(rèn)證和在線培訓(xùn)記錄等多方面內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)的格式也從傳統(tǒng)的文本信息擴(kuò)展到圖片、視頻和圖表等多種形式，使得數(shù)據(jù)管理的難度顯著增加。由于這些多元化的數(shù)據(jù)來源和復(fù)雜多樣的數(shù)據(jù)類型，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不再適用。只有通過更加靈活的管理方式，才能充分挖掘和利用這些多元、復(fù)雜的人事檔案數(shù)據(jù)，為企業(yè)的人才管理提供更加精準(zhǔn)、全面的支持。

3.人事檔案內(nèi)容更加豐富

大數(shù)據(jù)時代對人事檔案提出了更高的期望，要求檔案內(nèi)容能夠全面反映員工的多維信息，從而更好地支持組織的決策和發(fā)展。首先，在豐富人事檔案內(nèi)容的過程中，涉及員工的個人技能和專業(yè)背景。除了基本的工作經(jīng)歷外，大數(shù)據(jù)時代要求記錄員工的專業(yè)技能、證書資質(zhì)和語言能力等方面的信息，有助于企業(yè)更好地了解員工的綜合素質(zhì)，為項(xiàng)目組建、升遷晉升等提供更為準(zhǔn)確的參考；其次，大數(shù)據(jù)時代還強(qiáng)調(diào)員工的績效和成就記錄。傳統(tǒng)的績效評價已經(jīng)不能滿足要求，通過大數(shù)據(jù)分析員工在項(xiàng)目中的表現(xiàn)、取得的業(yè)績，可以更客觀、量化地評估員工的貢獻(xiàn)，為人才激勵和晉升提供更有力的支持。因此，大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理要求檔案內(nèi)容更加豐富，全面反映員工的多維信息，以適應(yīng)組織管理的復(fù)雜性和多樣性。

二、大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理的優(yōu)勢分析

1.實(shí)現(xiàn)了人事檔案的數(shù)據(jù)化管理

在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案得以數(shù)字化管理，這一轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸鹿芾韼砹司薮蟮淖兏?。首先，?shù)字化管理使得龐大的人事檔案數(shù)據(jù)得以高效存儲。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案占用大量空間，且容易受到環(huán)境因素的影響，存在遺失和損壞的風(fēng)險，通過數(shù)字化，所有檔案數(shù)據(jù)可以被安全地存儲在電子系統(tǒng)中，避免了因自然災(zāi)害或人為原因?qū)е碌臋n案損失，保障了檔案信息的完整性和可靠性；其次，數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)了檔案信息的快速檢索。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用使得人事檔案中的海量數(shù)據(jù)可以迅速被檢索和篩選，提高了查找特定信息的速度和準(zhǔn)確性，為人事管理人員提供了更加便捷的操作方式，節(jié)約了大量時間和人力成本；最后，數(shù)字化管理也推動了人事檔案信息更加廣泛的利用。通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，企業(yè)可以從人事檔案中挖掘潛在的關(guān)聯(lián)和規(guī)律，為組織決策提供更科學(xué)的依據(jù)。例如，通過分析員工的培訓(xùn)記錄和績效評價，企業(yè)可以更好地制訂培訓(xùn)計劃和人才晉升策略，實(shí)現(xiàn)人才的合理配置和發(fā)展。

2.提高了人事檔案的社會價值

大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理的優(yōu)勢不僅僅在于提高了內(nèi)部管理效能，還對人事檔案的社會價值和對組織的貢獻(xiàn)產(chǎn)生積極影響。一方面，以往人事檔案主要是用于記錄員工的基本信息和工作經(jīng)歷，但在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案中蘊(yùn)含的信息變得更加龐大而復(fù)雜，通過先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析技術(shù)，企業(yè)可以深入挖掘檔案中的各類信息，使得管理層能夠更全面、準(zhǔn)確地了解員工的能力、潛力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作水平，從而在人才戰(zhàn)略、團(tuán)隊(duì)組建等方面做出更明智的決策；另一方面，通過充分利用人事檔案中的多維信息，企業(yè)能夠更好地適應(yīng)市場的需求，更靈活地調(diào)整人才結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)人才的最大化利用，不僅提高了企業(yè)的競爭力，還為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展貢獻(xiàn)了力量。

三、加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的具體措施

1.建立可行的新型大數(shù)據(jù)管理模式

大數(shù)據(jù)時代，為了更好地應(yīng)對復(fù)雜多變的人事檔案管理需求，需要采取切實(shí)可行的措施。首先，建立可行的新型大數(shù)據(jù)管理模式。將大數(shù)據(jù)技術(shù)有機(jī)融入檔案管理，以實(shí)現(xiàn)對多樣化數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和高效利用。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)往往無法勝任大規(guī)模、多樣化數(shù)據(jù)的處理需求，因此，需要構(gòu)建更為靈活、彈性的系統(tǒng)架構(gòu)，云計算、分布式數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用可以使檔案數(shù)據(jù)得以更好地存儲和管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速檢索和高效分析。通過采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，可以對數(shù)據(jù)實(shí)施有效分類和管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對不同來源、類型數(shù)據(jù)的有序整合，有助于建立更為清晰的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，提高數(shù)據(jù)的可讀性和利用效率；其次，新型管理模式應(yīng)注重隱私和安全保護(hù)。大數(shù)據(jù)時代，隱私泄露和信息安全成為亟待解決的問題，在建立新型大數(shù)據(jù)管理模式的過程中，需要結(jié)合先進(jìn)的加密技術(shù)、權(quán)限管理系統(tǒng)等手段，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性；最后，加大培訓(xùn)力度。為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的新模式，還需要實(shí)施相關(guān)培訓(xùn)，提升管理人員的數(shù)據(jù)分析和處理能力，可以通過舉辦培訓(xùn)班、引入專業(yè)人才等方式來實(shí)現(xiàn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該包括大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)知識、數(shù)據(jù)分析方法和工具的使用等方面，使管理人員具備更為豐富的技能，更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的檔案管理需求。

2.樹立大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念

理念決定了行動，在大數(shù)據(jù)時代要想利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升人事檔案管理工作的效能，就需要樹立大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念，為了讓全體人員都樹立這一新理念，需要做好以下工作：第一，圍繞“大數(shù)據(jù)應(yīng)用”實(shí)施專題培訓(xùn)能夠推動大數(shù)據(jù)理念深入企業(yè)內(nèi)部。通過組織專業(yè)培訓(xùn)，管理人員將深入了解大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，包括數(shù)據(jù)采集、分析、挖掘等方面的知識，不僅有助于彌補(bǔ)管理人員對大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)知空白，還能夠激發(fā)其應(yīng)用大數(shù)據(jù)實(shí)施人事檔案管理的積極性。同時，培訓(xùn)課程應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際案例，使管理人員能夠更具體地了解大數(shù)據(jù)在人事檔案管理中的應(yīng)用場景，從而更加有針對性地應(yīng)用于實(shí)際工作中；第二，做好宣傳工作和加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃對于樹立大數(shù)據(jù)管理理念也具有重要幫助。通過宣傳活動，企業(yè)可以向組織成員普及大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理的緊迫性和重要性，不僅包括內(nèi)部宣傳，還可以借助外部媒體，提高企業(yè)在社會的形象和認(rèn)知度。同時，制定全面的統(tǒng)籌規(guī)劃是確保管理工作有序開展的重要保障，該規(guī)劃應(yīng)明確管理目標(biāo)、任務(wù)、時間節(jié)點(diǎn)，確保大數(shù)據(jù)在人事檔案管理中的應(yīng)用得以有序推進(jìn)；第三，企業(yè)需要加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)理念的深入理解，使其融入企業(yè)文化中，包括將人事檔案管理從傳統(tǒng)向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)變的過程。通過引入先進(jìn)的技術(shù)手段，如人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)等，企業(yè)可以更加高效地處理檔案信息，提高管理的智能化水平。在實(shí)施這些措施時，企業(yè)需要建立一個跨部門的工作團(tuán)隊(duì)，將各方面的資源整合起來，以推動大數(shù)據(jù)理念在人事檔案管理中的全面應(yīng)用。

3.加強(qiáng)人事檔案管理人員的技能培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時代，只有加強(qiáng)人事檔案管理人員的技能培養(yǎng)才能真正將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到工作中，從而提高檔案管理工作的整體水平。一方面，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，管理人員需要不斷學(xué)習(xí)掌握新技術(shù)，以更好地應(yīng)對不斷變化的管理需求，培訓(xùn)內(nèi)容包括大數(shù)據(jù)平臺的使用、數(shù)據(jù)分析工具的掌握、人工智能在檔案管理中的應(yīng)用等方面，以確保管理人員具備運(yùn)用新技術(shù)實(shí)施檔案管理的實(shí)際能力；另一方面，鼓勵人事檔案管理人員更多地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)才能快速提高管理水平。通過深度挖掘檔案中的信息，管理人員可以更全面地了解員工的潛力和特長，從而更科學(xué)地實(shí)施人才管理和團(tuán)隊(duì)組建。同時，企業(yè)可以建立獎勵機(jī)制，鼓勵管理人員創(chuàng)新運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，以激發(fā)其對新技術(shù)的主動學(xué)習(xí)和應(yīng)用積極性。除此之外，在大數(shù)據(jù)時代不僅要做到技術(shù)革新，還要開展思想革新。管理人員需要具備善于思考的習(xí)慣，能夠靈活應(yīng)對復(fù)雜多變的管理場景。通過組織創(chuàng)新思維培訓(xùn)、分享交流會等活動，企業(yè)可以培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新能力，以此推動管理工作朝著更高層次發(fā)展。在實(shí)施這些措施時，企業(yè)需要建立一個良好的學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵管理人員不斷學(xué)習(xí)、實(shí)踐，以不斷提升整體的管理水平，通過技能培養(yǎng)，管理人員將更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的檔案管理要求，為企業(yè)的人才管理和組織發(fā)展提供更為有力的支持。

4.建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫

在大數(shù)據(jù)時代，可以通過先進(jìn)的信息技術(shù)手段，建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的集中存儲和高效檢索，從而確保檔案管理的效率、安全性和可靠性。首先，該數(shù)據(jù)庫的建立可以實(shí)現(xiàn)信息的集中存儲。傳統(tǒng)的人事檔案管理往往采用分散存儲的方式，導(dǎo)致信息碎片化、難以管理，而通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，所有檔案數(shù)據(jù)可以得到集中存儲，使數(shù)據(jù)更有序、更易管理，從而有助于提高數(shù)據(jù)的整體可控性，防范數(shù)據(jù)遺失和被泄露的風(fēng)險，保障檔案信息的完整性；其次，大數(shù)據(jù)時代的人事檔案數(shù)據(jù)量龐大且復(fù)雜，傳統(tǒng)的手工檢索已經(jīng)無法滿足管理的需要。通過引入先進(jìn)的檢索技術(shù)，如全文檢索、數(shù)據(jù)挖掘等，管理人員可以迅速、準(zhǔn)確地找到所需信息，不僅提高了檔案管理的工作效率，還為組織決策提供了更為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持；最后，在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，還應(yīng)加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的加密和權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問敏感信息，從而保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。同時，建立定期的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞，保障檔案信息的可靠性。針對人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立和完善，如果高層領(lǐng)導(dǎo)人員能夠加強(qiáng)重視，勢必可以快速提高檔案管理工作水平。

5.加強(qiáng)軟硬件升級

在大數(shù)據(jù)時代，只有加強(qiáng)對軟硬件的持續(xù)升級，才能確保檔案管理系統(tǒng)得到及時更新和升級，從而滿足不斷變化的管理需求，提高管理效能。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，新一代的檔案管理軟件應(yīng)運(yùn)而生，這些軟件擁有更高效、更智能的數(shù)據(jù)處理和分析能力。通過軟件升級，企業(yè)可以更好地應(yīng)對日益龐大的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)更快速的檢索和分析，提高管理的實(shí)時性和準(zhǔn)確性。大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理的信息化建設(shè)不僅需要定期升級軟件，還需要對硬件設(shè)施及時升級，如對服務(wù)器、存儲設(shè)備設(shè)施等硬件設(shè)施升級，才能保障系統(tǒng)穩(wěn)定。并且，通過硬件升級不僅能夠提升系統(tǒng)的處理速度和存儲容量，還有助于提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，防范硬件故障對檔案數(shù)據(jù)的影響。另外，隨著移動互聯(lián)技術(shù)的發(fā)展，移動端檔案管理也愈發(fā)重要。因此，軟硬件升級的范圍還應(yīng)包括移動端應(yīng)用的開發(fā)和優(yōu)化，以滿足管理人員在任何時間、地點(diǎn)開展檔案管理的需求，更好地提高管理的靈活性和便捷性，便于適應(yīng)企業(yè)日益復(fù)雜的運(yùn)營環(huán)境?？傊?，加強(qiáng)軟硬件升級是大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理的迫切需求，通過這一舉措，企業(yè)能夠更好地應(yīng)對日益龐大和復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)，提高管理效能，為人才管理和組織發(fā)展提供更有力的支持。

四、結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代背景下，在開展人事檔案管理工作時，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用其中，并充分發(fā)揮其最大化作用，可以促進(jìn)檔案管理模式實(shí)現(xiàn)更新，為提高檔案管理工作效率和質(zhì)量提供支持。因此，企業(yè)應(yīng)該牢牢抓住這一機(jī)遇，積極探索有效的路徑，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建更加完善、新穎的檔案管理模式，以此提高檔案的管理效率和利用率。

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（作者單位：山東交通技師學(xué)院）