在國(guó)有企業(yè)建立員工成長(zhǎng)檔案

黃江文

員工成長(zhǎng)檔案是以員工個(gè)人為對(duì)象，由組織部門收集關(guān)于員工的工作能力和工作結(jié)果、工作行為和工作態(tài)度等方面的文件材料。建立員工成長(zhǎng)檔案，形成對(duì)員工的完整畫像，發(fā)揮員工檔案在育人、選人、用人工作中的作用，有效提高人事工作的質(zhì)量，從而調(diào)動(dòng)員工的積極性、主動(dòng)性和爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)意識(shí)，增強(qiáng)組織活力，推動(dòng)員工和組織共同發(fā)展進(jìn)步。

一、員工成長(zhǎng)檔案建立的原因

建立員工成長(zhǎng)檔案的原因，具體有以下三個(gè)方面：

第一，部門管理者發(fā)揚(yáng)好人主義思想，對(duì)員工管理實(shí)行平衡式照顧，優(yōu)秀員工干事創(chuàng)業(yè)的積極性嚴(yán)重受挫。如每年開展的崗位考核工作，因每個(gè)部門考核評(píng)定為優(yōu)秀的人數(shù)有限制，部門管理者每年會(huì)評(píng)定不同的員工為優(yōu)秀?；蛘吲c其他評(píng)先評(píng)優(yōu)工作結(jié)合在一起考慮，年度崗位考核優(yōu)秀人選和評(píng)先評(píng)優(yōu)人選分別確定為不同的人員?？傊芾碚咄粫r(shí)間不會(huì)根據(jù)客觀實(shí)際將所有好處集中在某幾名員工身上，而是盡可能地照顧到團(tuán)隊(duì)里的每一名成員，營(yíng)造一種你好我好大家都好的氛圍。與之相反的是，在平時(shí)安排任務(wù)時(shí)，部門成員并不是人人有份，更多呈現(xiàn)的是能者多勞現(xiàn)象。根據(jù)公平理論，員工不僅關(guān)注自己工作投入的絕對(duì)回報(bào)，也關(guān)心自己和他人在工作投入和回報(bào)上的相對(duì)關(guān)系，傾向于將自己投入與回報(bào)的比例與他人投入和回報(bào)的比例相比較，進(jìn)行公平判斷。工作任務(wù)并不是由大家共同承擔(dān)，工作成果卻是由大家共同分享，表現(xiàn)突出的員工會(huì)覺得十分不公平。他們會(huì)逐漸降低工作投入度，工作表現(xiàn)逐漸趨同于部門內(nèi)其他員工，大家得過(guò)且過(guò)，這將嚴(yán)重制約企業(yè)的健康發(fā)展。試想，如果組織清楚部門內(nèi)所有員工的工作情況，并掌握哪些員工表現(xiàn)突出，就可監(jiān)督部門管理者的評(píng)價(jià)行為，倒逼其更好地履行管理職責(zé)，公平公正地完成考核評(píng)定工作。

第二，組織部門對(duì)員工了解不夠全面、精準(zhǔn)，崗位調(diào)整時(shí)不能找到最合適的對(duì)象，更好地實(shí)現(xiàn)用人所長(zhǎng)，人崗相適還有差距。大多時(shí)候，組織是在年度考核、職務(wù)晉升等重要節(jié)點(diǎn)，通過(guò)集中調(diào)研等專門渠道開展員工考察識(shí)別工作。由于時(shí)間緊，工作較正式，了解到的關(guān)于員工的信息往往不充分。一方面，得到員工優(yōu)點(diǎn)強(qiáng)項(xiàng)等正面信息居多，短板不足等負(fù)面信息偏少，對(duì)員工的畫像不全；另一方面，無(wú)法對(duì)全體員工實(shí)現(xiàn)全覆蓋了解，只知道部分員工存在某一部門，但他們表現(xiàn)如何知之甚少。據(jù)此開展員工崗位調(diào)整工作，可能導(dǎo)致空崗，找不到最合適的人選。對(duì)于被調(diào)整的員工，也未能找到最合適的崗位，員工特質(zhì)與崗位要求關(guān)聯(lián)不夠緊密，造成埋沒人才的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。人才是第一資源，一些會(huì)干事能干事的優(yōu)秀員工因前途無(wú)望，按部就班，甘心躺平，個(gè)別的甚至?xí)记輷衲径鴹碇\高就，選擇離開企業(yè)。跟蹤發(fā)現(xiàn)，離職的員工在新的企業(yè)里，因?yàn)槟芰Φ玫匠浞职l(fā)揮，表現(xiàn)得更有激情，創(chuàng)造的價(jià)值也更明顯，原企業(yè)此時(shí)再感嘆未能珍惜人才為時(shí)已晚。其實(shí)，僅僅通過(guò)一兩次專項(xiàng)考察了解員工，所得信息是不全面的。應(yīng)把考察識(shí)別員工的功夫下在平時(shí)，通過(guò)多渠道、多角度了解員工，才能使員工畫像畫得全、畫得準(zhǔn)，也只有這樣才能使崗位調(diào)整工作實(shí)現(xiàn)人崗匹配、人事相宜。

第三，企業(yè)雖然建立了人力資源系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)信息缺少對(duì)員工印象、整體評(píng)價(jià)等動(dòng)態(tài)信息，發(fā)揮了解員工的效用有限。在日常工作中不難發(fā)現(xiàn)，組織部門在考察某一員工的表現(xiàn)時(shí)，會(huì)詢問(wèn)該員工曾經(jīng)的部門管理者，因?yàn)椴块T管理者對(duì)其工作是了解的。不過(guò)，由于這些信息存儲(chǔ)在管理者記憶中，沒有固化成有案可稽，隨著管理者調(diào)整部門，關(guān)于員工特征的信息也一同被帶走。這就像以前企業(yè)沒有建立存儲(chǔ)客戶信息的有效渠道，客戶信息完全由銷售經(jīng)理個(gè)人掌握，遇到銷售經(jīng)理離職客戶信息就會(huì)被帶走。新接手的銷售經(jīng)理，要么重新耗費(fèi)較多時(shí)間才能找回客戶，要么丟失該客戶。同樣，新接手部門工作的管理者也需要耗費(fèi)較多時(shí)間才能了解該部門的員工，并根據(jù)員工特點(diǎn)合理分工，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)管理的效率受到影響。為避免發(fā)生員工信息丟失的問(wèn)題，順暢開展員工管理工作，應(yīng)考慮在人力資源系統(tǒng)信息基礎(chǔ)上，及時(shí)收集部門對(duì)員工表現(xiàn)的評(píng)價(jià)信息，進(jìn)行集中存儲(chǔ)管理，并實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的可查詢、可分析。

二、員工成長(zhǎng)檔案包含的內(nèi)容

員工成長(zhǎng)檔案從員工進(jìn)入企業(yè)開始創(chuàng)建，動(dòng)態(tài)跟蹤員工成長(zhǎng)發(fā)展，直到員工離開企業(yè)。它踐行了正確的知人識(shí)人理念，堅(jiān)持“一把尺子”公正評(píng)價(jià)員工，能奠定開展選人用人工作的良好基礎(chǔ)。

第一，樹立正確的選人用人導(dǎo)向，踐行全面地看員工的理念。嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，擺脫親疏遠(yuǎn)近的干擾，不以印象論長(zhǎng)短，堅(jiān)持以實(shí)績(jī)、實(shí)干為依據(jù)，客觀看人，科學(xué)識(shí)人，防止出現(xiàn)選人用人上的不正之風(fēng)。堅(jiān)持德才兼?zhèn)?、以德為先的人才?biāo)準(zhǔn)，從德、能、勤、績(jī)、廉等方面觀察員工表現(xiàn)。既觀察員工對(duì)重大問(wèn)題的思考，又看其知識(shí)儲(chǔ)備多少、見識(shí)見解深淺。也觀察員工為人處事的方式方法，以看其道德品質(zhì)和情操如何，立場(chǎng)和信念是否堅(jiān)定。觀察員工處理復(fù)雜問(wèn)題的能力，以看其綜合素質(zhì)高低，是否能做到靈活應(yīng)變、敢于擔(dān)當(dāng)。同時(shí)，既看顯績(jī)，了解銷售目標(biāo)完成情況；也看潛績(jī)，是否注重基礎(chǔ)工作，不簡(jiǎn)單以銷售量、銷售額完成率論英雄。

第二，健全考察機(jī)制和方法，踐行多渠道、多層次、多側(cè)面了解員工的理念。一是拓寬了解員工的渠道。突破只在年度考核、晉升、專題調(diào)研等關(guān)鍵時(shí)刻對(duì)員工進(jìn)行考察的單一渠道。借助座談交流、談心談話等形式，充分利用平時(shí)考核、組織生活會(huì)等非考察形式；既有組織部門掌握的信息，也聯(lián)動(dòng)紀(jì)檢、巡察、督查等部門進(jìn)行資源共享、信息共通，將員工考察拓展到傾聽更多不同的聲音。二是提升了解員工的層次。一方面，了解員工上級(jí)的評(píng)價(jià)，聽取員工平級(jí)和下屬的意見，甚至還可以延伸至獲悉員工服務(wù)對(duì)象的意見，充分掌握員工口碑情況，不聽信一家之言；另一方面，不滿足于口頭匯報(bào)、總結(jié)考核等間接的二手資料，而是堅(jiān)持經(jīng)常性、近距離、有原則地廣泛接觸員工，直接掌握員工平時(shí)的工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績(jī)等方面的第一手信息；三是豐富了解員工的側(cè)面。除了關(guān)注員工工作圈，也留意員工“八小時(shí)外”的興趣圈、社交圈，多角度了解員工愛崗敬業(yè)、誠(chéng)實(shí)守信等情況。

員工成長(zhǎng)檔案從日常工作、年度工作、專項(xiàng)工作等多種渠道記錄員工德、能、勤、績(jī)、廉等方面的表現(xiàn)情況，全面呈現(xiàn)員工個(gè)性特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)和短板，它將員工上級(jí)、平級(jí)和下屬對(duì)員工表現(xiàn)的評(píng)價(jià)集中在一起，讓員工的畫像更加立體客觀。建立員工成長(zhǎng)檔案是做好看人識(shí)人工作的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，它包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容：

1.員工的基本信息：姓名、性別、年齡、學(xué)歷、職務(wù)、專業(yè)技能、專業(yè)技術(shù)、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等；

2.員工的考核、獎(jiǎng)懲信息，考核信息，以考核報(bào)告、評(píng)語(yǔ)、等次或者鑒定等形式呈現(xiàn)；

3.員工的能力素質(zhì)信息，涵蓋其專長(zhǎng)特點(diǎn)及存在的不足。

三、員工成長(zhǎng)檔案的保障機(jī)制

（一）建立員工識(shí)別的考核評(píng)價(jià)機(jī)制

要建立健全日?？己恕⒎诸惪己?、近距離考核的知事識(shí)人體系，深入了解員工德、能、勤、績(jī)、廉等方面的表現(xiàn)情況。統(tǒng)籌開展平時(shí)考核、年度考核和專項(xiàng)考核，采用考核報(bào)告、評(píng)語(yǔ)、等次、鑒定等多種形式，增強(qiáng)對(duì)員工考察的寫實(shí)性。堅(jiān)持定性與定量評(píng)價(jià)相結(jié)合，進(jìn)一步量化德、能、勤、績(jī)、廉等方面的評(píng)價(jià)指標(biāo)，將抽象的員工印象具體化，提升員工評(píng)價(jià)的科學(xué)性和針對(duì)性。在有關(guān)德、廉的評(píng)價(jià)中，關(guān)注對(duì)員工八小時(shí)外的生活圈、興趣圈的評(píng)價(jià)。在能、勤、績(jī)的評(píng)價(jià)中，以員工崗位職責(zé)和所承擔(dān)工作為依據(jù)，通過(guò)員工的具體表現(xiàn)評(píng)價(jià)員工處理解決問(wèn)題的能力，通過(guò)細(xì)微小節(jié)評(píng)價(jià)員工的工作態(tài)度和工作作風(fēng)。通過(guò)實(shí)際成效評(píng)價(jià)員工的工作業(yè)績(jī)。要根據(jù)不同部門崗位的特征，細(xì)化評(píng)價(jià)員工的具體標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容。要隨著企業(yè)發(fā)展需求變化不斷優(yōu)化完善評(píng)價(jià)指標(biāo)，動(dòng)態(tài)體現(xiàn)員工工作表現(xiàn)情況。

（二）建立員工信息的日常收集機(jī)制

一方面，員工平時(shí)的工作態(tài)度怎樣，如何為人處事，一貫作風(fēng)如何，往往能客觀真實(shí)地反映該員工的德才情況；另一方面，很難通過(guò)一兩次談話、幾次接觸就將員工考察清楚到位。因此應(yīng)將考察工作融入員工的日常工作，將日常性考察和專門性考察相結(jié)合，將功夫下在平時(shí)，注重對(duì)員工平時(shí)表現(xiàn)的信息收集，關(guān)注員工一貫的表現(xiàn)，構(gòu)建起員工信息收集機(jī)制。定期通過(guò)員工所在部門、員工業(yè)務(wù)聯(lián)系的工作對(duì)象等渠道，多角度了解員工日常工作的真實(shí)表現(xiàn)，注重了解員工在完成急難險(xiǎn)重任務(wù)、處理復(fù)雜問(wèn)題矛盾和應(yīng)對(duì)重大考驗(yàn)中的擔(dān)當(dāng)盡責(zé)情況，全方位及時(shí)收集員工在不同階段、不同場(chǎng)合的具體表現(xiàn)信息。借助大數(shù)據(jù)等手段更加有效地收集員工信息，為分析員工綜合能力素質(zhì)提供依據(jù)。

（三）建立員工表現(xiàn)的分析研判機(jī)制

將日?？疾靻T工得到的信息與員工任職考察得到的信息有機(jī)結(jié)合起來(lái)，把員工在重要關(guān)頭的表現(xiàn)和具體崗位工作表現(xiàn)結(jié)合起來(lái)，建立員工表現(xiàn)的分析研判機(jī)制。要看兩面、看全面，才能綜合區(qū)分優(yōu)劣。堅(jiān)持辯證地看員工的優(yōu)缺點(diǎn)，有的員工優(yōu)點(diǎn)突出、缺點(diǎn)明顯。但優(yōu)缺點(diǎn)是相對(duì)的，要結(jié)合具體崗位、具體工作進(jìn)行分析，不搞一刀切，因其短而不用，也不因其長(zhǎng)而護(hù)短。堅(jiān)持辯證看待員工口碑得票情況，有的員工因?qū)崒?shí)在在做事，卻得罪身邊同事，因而口碑不佳；有的員工八面玲瓏，當(dāng)老好人，誰(shuí)也不得罪，口碑尤為吃香。對(duì)比前者，組織應(yīng)慎用后者。堅(jiān)持全面看員工的一貫表現(xiàn)，不僅僅停留在員工當(dāng)下和近期表現(xiàn)，應(yīng)在一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)間段內(nèi)，從員工全部歷史和全部工作經(jīng)歷來(lái)客觀看待和評(píng)價(jià)其表現(xiàn)，最終決定是否可任用該員工。

四、員工成 長(zhǎng)檔案的運(yùn)用范圍

（一）員工成長(zhǎng)檔案服務(wù)于人力資源供給預(yù)測(cè)工作

人力資源供給預(yù)測(cè)是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的重要內(nèi)容，組織在開展人力資源供給預(yù)測(cè)時(shí)，除了要考慮外部勞動(dòng)力市場(chǎng)總體供給情況，還要對(duì)組織內(nèi)部現(xiàn)有人力資源狀況有清晰的了解。員工成長(zhǎng)檔案記錄了現(xiàn)有員工擁有哪些類型的技能、能力、工作經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)培訓(xùn)經(jīng)歷，是評(píng)價(jià)現(xiàn)有員工供給狀況的一個(gè)主要工具。通過(guò)員工檔案，組織既可以對(duì)人員數(shù)量和一般結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，也可以了解到現(xiàn)有人員的技能水平，以及在不久的將來(lái)員工可能因退休、晉升、調(diào)動(dòng)等方面出現(xiàn)的一些變動(dòng)情況，更加科學(xué)客觀地做好人力資源供給預(yù)測(cè)。尤其是在預(yù)見到人力資源供給結(jié)構(gòu)與組織需求在未來(lái)會(huì)出現(xiàn)不匹配時(shí)，有助于組織采取有針對(duì)性的措施，更好地保證人力資源管理工作的穩(wěn)定性。

（二）員工成長(zhǎng)檔案服務(wù)于干部職務(wù)晉升工作

評(píng)價(jià)干部晉升工作質(zhì)量高低，一個(gè)關(guān)鍵的衡量標(biāo)準(zhǔn)是是否把真正能干事、干成事的干部選出來(lái)。企業(yè)因工作需要提拔干部，按程序開展個(gè)別談話考察，理論上希望參與個(gè)別談話的人員能真實(shí)、客觀地評(píng)價(jià)考察對(duì)象，但在正式談話過(guò)程中，參與個(gè)別談話的人員反饋的信息較多浮于表面，大家所談的內(nèi)容有較大相似性，不愿觸及考察對(duì)象的不足。從獲得的考察信息結(jié)果來(lái)看，在干部考察工作中，考察材料千人一面，存在知人不深、識(shí)人不準(zhǔn)等問(wèn)題。這可能導(dǎo)致發(fā)生干部“帶病提拔”的問(wèn)題，使組織選人用人的嚴(yán)謹(jǐn)性大打折扣。其實(shí)，除了開展任用考察，更重要的是要關(guān)注日?？疾?。員工成長(zhǎng)檔案能實(shí)現(xiàn)干部無(wú)任用考察，注重將干部考察功夫下在平時(shí)。通過(guò)員工成長(zhǎng)檔案多層次、多方面、多角度了解干部，畫好干部精準(zhǔn)像，有助于將能真抓實(shí)干、把事干成的干部選出來(lái)、用起來(lái)，從而提高干部晉升工作質(zhì)量，匡正選人用人風(fēng)氣。

（三）員工成長(zhǎng)檔案服務(wù)于人崗匹配調(diào)整工作

對(duì)于組織而言，如果能最大限度地做到依事?lián)袢?、人崗相適，有利于提高員工的組織承諾度，有利于加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。而要實(shí)現(xiàn)人崗匹配，就要根據(jù)職位所要求的資格條件尋找合適的人選。員工成長(zhǎng)檔案真實(shí)記錄員工在企業(yè)的工作、發(fā)展情況，伴隨著員工的工作變動(dòng)不斷豐富、更新內(nèi)容，有助于組織清楚了解每一位員工的優(yōu)點(diǎn)和不足，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行人力資源內(nèi)部合理配置，可更好地發(fā)揮人力資源的效用。員工在與自身特點(diǎn)合適的崗位上工作，會(huì)安心地發(fā)揮所長(zhǎng)；組織因?yàn)楹侠戆才艈T工，員工士氣提高，有利于保障組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。面對(duì)時(shí)間緊任務(wù)重的情況，因員工成長(zhǎng)檔案能夠較好地提供員工的能力素質(zhì)信息，組織結(jié)合崗位需求可快速匹配人選，高效完成任務(wù)。

（四）員工成長(zhǎng)檔案服務(wù)于個(gè)性化激勵(lì)員工

通常情況下，對(duì)員工的激勵(lì)性越強(qiáng)，員工工作滿意度越高，工作效果也會(huì)越好。而行之有效的個(gè)性化激勵(lì)方式，前提是要全面細(xì)致地觀察員工，了解他們的特點(diǎn)特長(zhǎng)，并充分尊重員工的個(gè)體差異性。因?yàn)橹挥休^好地容忍員工的個(gè)性，才能更好地發(fā)揮他們的才能，挖掘他們的潛力。而員工成長(zhǎng)檔案能幫助企業(yè)很好地達(dá)成這一目的。通過(guò)員工成長(zhǎng)檔案，組織可以根據(jù)員工不同發(fā)展層次、現(xiàn)實(shí)需要、個(gè)人偏好等情況降低管理的呆板化，使工作變得更有趣。或者是增加員工的自主權(quán)，或者是允許靈活的工作時(shí)間安排，最大程度滿足員工的主導(dǎo)需求，提升員工的滿意度和忠誠(chéng)度。

（作者單位：廣東中煙工業(yè)有限責(zé)任公司市場(chǎng)營(yíng)銷中心）