淺談工程項目內(nèi)部成本控制及措施

胡英杰

工程項目的成功與否往往取決于良好的成本控制管理。工程項目內(nèi)部成本控制是指在項目執(zhí)行過程中，對成本進行有效管理和控制，以確保項目能夠在預定時間、預定預算內(nèi)完成，并實現(xiàn)預期的質(zhì)量和效益。成本控制既考慮成本支出的合理性，也關(guān)注項目的效能和回報。然而，在實際運營中，工程項目內(nèi)部成本控制常常面臨一些問題和挑戰(zhàn)，如成本超支、資源浪費、風險管理不完善等。因此，本文旨在探討如何加強工程項目內(nèi)部成本控制，并提出相關(guān)的措施和方法。

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，工程項目的規(guī)模和復雜程度不斷提高，有效控制項目內(nèi)部成本成為保證工程項目順利實施的重要因素。工程項目內(nèi)部成本控制旨在提高項目的經(jīng)濟效益、優(yōu)化資源的利用效率和提高管理水平。然而，由于成本控制涉及多個方面和環(huán)節(jié)，存在一定的挑戰(zhàn)和難點。因此，本文將著重探討工程項目內(nèi)部成本控制的具體措施，并提供相關(guān)建議。

一、工程項目內(nèi)部成本控制的重要性

（一）控制項目成本

成本是工程項目的重要組成部分，有效的成本控制可以防止項目成本過度消耗，確保項目在預定的成本范圍內(nèi)完成。通過合理的成本控制，可以避免項目成本越界，進一步提高項目的經(jīng)濟效益。

（二）優(yōu)化資源利用

成本控制有助于合理配置和優(yōu)化資源的利用，包括人力資源、物質(zhì)資源和財務資源等。通過精確的成本計劃和預算，可以實現(xiàn)資源的最佳利用效果，避免資源浪費和閑置，提高資源的利用效率。

（三）提高項目管理水平

成本控制是項目管理的核心內(nèi)容之一，實施良好的成本控制可以提高項目管理水平。通過對成本預算、成本分析和成本風險管理等方面的深入研究，管理人員能夠更好地掌握項目的運作情況，及時調(diào)整工作計劃，提高項目管理的靈活性和響應能力。

（四）降低項目風險

成本控制有助于識別和管理項目風險，通過對成本的監(jiān)控和預測，可以及時發(fā)現(xiàn)潛在的成本風險，采取相應的預防和控制措施，降低項目的風險水平，提高項目的成功率。

二、工程項目內(nèi)部成本控制存在的問題

（一）預算不合理或不精準

首先，不合理的預算分配導致某些成本項過高或過低。例如，如果在預算編制過程中，某些成本項的估算不準確，可能導致資源配置不合理，造成某些資源過?；虿蛔悖@可能導致資源使用效率不高，增加了成本的浪費。其次，預算不合理還會導致對某些成本項的忽視，如果在預算編制時沒有充分考慮到項目的所有成本，忽視了某些重要的成本項，那么在項目執(zhí)行過程中，這些被忽視的成本項會出現(xiàn)超支。這樣一來，項目就會面臨額外的成本壓力，給項目的整體成本控制帶來困難。

（二）成本控制不及時

首先，成本數(shù)據(jù)的分析和監(jiān)控跟進不及時。即使項目團隊收集到了成本數(shù)據(jù)，但如果沒有建立起及時的數(shù)據(jù)分析和監(jiān)控機制，成本問題可能在項目周期中長時間未被發(fā)現(xiàn)和解決。這可能會導致成本問題的累積和倍增，進而影響項目的整體成本控制效果。其次，可能因為信息滯后不能及時做出成本控制決策。如果成本數(shù)據(jù)的及時性不高，項目管理團隊就無法在關(guān)鍵時刻獲得準確的成本信息，從而做出相應的成本控制決策，這導致成本問題得不到及時糾正和調(diào)整，從而影響項目的成本效益和整體控制結(jié)果。

（三）風險管理不完善

項目管理層沒有充分考慮到項目風險的不確定性，在項目執(zhí)行過程中，風險通常會影響項目的成本支出和執(zhí)行進度。如果項目管理層沒有充分預測、識別項目內(nèi)部的風險因素，就會給成本控制帶來極大的困難。風險管理需要在項目執(zhí)行過程中保持動態(tài)性和靈活性，但如果規(guī)劃和控制機制不恰當，會導致項目管理團隊無法及時、詳細地識別、分析和應對風險。這在項目進展過程中會使管理層面臨更嚴重的成本和時間挑戰(zhàn)，甚至會對整個項目造成重大損失。

（四）未有效管理變更

在項目執(zhí)行過程中，由于業(yè)務環(huán)境、技術(shù)要求或客戶需求的變化，項目的范圍和需求會發(fā)生變更，如果項目管理團隊沒有建立起有效的變更管理機制，這些變更會對項目的成本控制造成嚴重干擾。因為沒有對變更進行及時的識別、評估和決策，項目成本的預算和規(guī)劃就會遇到困難，導致成本超支或者資源浪費。另外，如果項目管理團隊不及時準確地識別和評估變更，就難以在項目進展過程中做出明智的決策和相應的調(diào)整。這可能會導致項目執(zhí)行過程中缺乏清晰的指導和協(xié)調(diào)，影響工程進度的推進，進而影響項目的成本效益和整體執(zhí)行質(zhì)量。在項目執(zhí)行過程中，如果變更沒有得到妥善管理，會對項目產(chǎn)生連鎖反應，進一步增加風險的發(fā)生概率和影響程度。這會導致額外的成本支出，甚至可能導致項目失敗或無法按時交付。

三、工程項目內(nèi)部成本控制的策略和措施

（一）預算編制和執(zhí)行控制

首先，在預算編制階段，需要進行充分的成本估算和風險分析。這可以通過參考類似項目的歷史數(shù)據(jù)、咨詢專家和評估風險的因素來確定項目的成本，確保預算的合理性和準確性。還需要考慮項目的不確定性和風險，提前做好應對措施和預留成本，以應對潛在的成本變動和風險事件。其次，在預算執(zhí)行過程中，建立有效的成本控制機制，這可以通過制定詳細的開支計劃和成本控制指標，對項目實際支出進行監(jiān)督和控制。在執(zhí)行過程中及時記錄和更新成本信息，與預算進行對比分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決超支情況。同時，建立成本審批制度和風險管理機制，對成本支出進行合理的審批和控制。再次是有效的供應鏈管理。通過與供應商建立長期合作關(guān)系，優(yōu)化供應鏈和采購流程，可以實現(xiàn)資源的合理配置和獲取，降低采購成本和物流成本。合理選擇供應商，進行競爭性投標和談判，可以獲得更有競爭力的價格和合同條款，從而降低工程項目的成本。最后，加強溝通和協(xié)調(diào)。項目團隊成員之間的有效溝通和協(xié)作，可以減少對信息的誤解和傳遞的延誤，提高成本控制的效率和準確性。定期召開項目例會、報告和溝通會議，及時交流項目進展、成本等情況，確保項目進度和成本控制。

（二）資源管理

資源管理是指對項目所需的各類資源進行有效的規(guī)劃、調(diào)度和控制，包括人力、物資、設備等資源。在工程項目實施過程中，合理的資源管理對于保障預算控制和項目進度至關(guān)重要。首先，合理分配資源是資源管理的關(guān)鍵點之一。在項目分解和計劃階段，應對項目可獲得的人力、物資和設備進行合理的分配，包括人員職責的劃分、設備的選型和計劃、物資采購等方面。這需要項目管理者和項目組成員了解各類資源的情況，制定相應的分配方案，根據(jù)項目實際需求、資源可利用性、成本等因素進行優(yōu)化，以確保資源的充分利用和預算的穩(wěn)定。其次，資源調(diào)度和利用是資源管理的一個重要方面。在項目實施過程中，隨時關(guān)注各類資源的使用情況、預算情況以及項目進度等方面的變化，及時進行資源的調(diào)度和優(yōu)化，避免資源浪費和效率低下。例如，關(guān)于人力資源，應對人員的工作量和工作質(zhì)量進行實時監(jiān)控，并隨時調(diào)整工作分配，避免疏漏和重復。對于物資和設備資源，應定期檢查維護并進行預防性維護，避免故障和維修導致的時間和成本浪費。再次是資源供給和需求之間的匹配管理。在項目實施過程中，需要確保各類資源的供給和需求之間相對平衡，避免資源短缺或過剩。對增量資源和存量資源進行合理的調(diào)配，保證項目能夠正常實施。例如，對于增量人力資源，可以通過合作、外包等方式獲??；對于存量人力資源，則需要通過培訓和轉(zhuǎn)崗等方式調(diào)整和利用。在項目實施過程中，需要對各類資源的成本進行實時監(jiān)督和控制，避免資源成本超出預算或者低效使用導致的浪費。在資源采購和使用過程中，應制定合理的資源采購和控制制度，避免出現(xiàn)成本超支、利用率低等問題。

（三）變更管理

在工程項目實施過程中，由于各種原因，會發(fā)生變更，包括變更范圍、變更需求、變更成本等。有效的變更管理對于工程項目成本控制至關(guān)重要。變更管理需要建立相應的機制和流程，對變更進行規(guī)范、控制和追蹤，保證變更的合理性和有效性，避免變更導致不必要的成本增加和進度延誤。首先，應制定詳細的變更管理制度及流程。這包括變更提出、變更評估、變更決策和變更執(zhí)行等環(huán)節(jié)。在變更提出環(huán)節(jié)，需要對變更提出者的“提出”進行審核和確認；在變更評估環(huán)節(jié)，需要對變更所涉及的范圍、工作量、成本、時間等進行評估，明確變更對項目進度和成本的影響，并對變更和原方案進行比較和分析；在變更決策環(huán)節(jié)，需要對變更進行決策，確定是否接受變更或者推遲變更，以及變更所需的資源、成本和時間等限制條件；在變更執(zhí)行環(huán)節(jié)，需要對變更進行實施和驗證，并及時留存變更證據(jù)，以便后續(xù)追蹤和審計變更執(zhí)行情況。其次，應建立變更控制的機制和標準。這包括對變更的范圍、內(nèi)容、成本、時間、質(zhì)量等方面進行定義和控制。具體措施可以包括建立變更審批制度，嚴格控制變更的規(guī)模和數(shù)量；制定變更申請表和變更評估標準，對變更進行審核、評估和決策；及時記錄變更信息，對變更進行跟蹤和查證等。再次，應采用現(xiàn)代技術(shù)手段管理變更?，F(xiàn)代技術(shù)手段包括建立項目管理信息系統(tǒng)、使用系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)挖掘等工具。通過建立項目管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對變更的跟蹤、分析和管理；通過系統(tǒng)集成實現(xiàn)對變更的集中管理和可視化；通過數(shù)據(jù)挖掘?qū)崿F(xiàn)對變更歷史數(shù)據(jù)的挖掘和分析，提高變更管理的精細化和科學化。

（四）風險管理

風險管理需要對項目進度、成本和質(zhì)量產(chǎn)生影響的各種風險進行識別、評估、控制和應對。有效的風險管理可以減少風險帶來的不確定性，確保工程項目順利實施并達成預期目標。首先是風險識別。在工程項目實施過程中，通過對工程項目所有參與方、條件、環(huán)境和歷史數(shù)據(jù)等進行分析，識別可能對項目造成威脅的各種風險因素。這包括各種技術(shù)性風險、商業(yè)風險、市場風險等，需要對其進行針對性分析和評估，并建立風險列表。其次是風險評估。在工程項目實施過程中，需要對已經(jīng)識別的各種風險因素進行定性和定量評估，確定其對項目進度、成本和質(zhì)量等方面的影響，分析其概率和影響程度，并對可能產(chǎn)生的后果進行評估。這需要建立相應的工具和方法論，如FMEA法、風險概率模型等，對風險進行科學的量化和分析。再次是風險控制。在工程項目實施過程中，需要采取風險控制措施，實現(xiàn)對各類風險的控制，以減少風險帶來的不確定性和成本增加。風險控制措施包括制定風險管理計劃、監(jiān)控風險、實施風險緩解和應急計劃等，需要對各類風險進行針對性的管理和控制。最后是風險應對。在存在風險的情況下，工程項目管理者需要即時采取應對措施，保證工程項目順利實施。應對風險的措施包括風險轉(zhuǎn)移、風險承擔、風險減輕等，需要根據(jù)具體情況分別應對。

（五）設立成本管理責任人制度

成本管理責任人負責全面的成本管理工作，包括成本計劃、成本監(jiān)控、成本分析和成本決策等方面。設立成本管理責任人制度可以有效地保障項目的成本控制，確保項目實施過程中的成本沒有超出預期，同時提高工程項目的經(jīng)濟效益。成本管理責任人負責與項目團隊及相關(guān)方共同制定項目的成本計劃，明確項目的成本目標、成本約束和成本控制策略等。在實施階段，成本管理責任人負責監(jiān)督和執(zhí)行成本計劃，與項目團隊緊密合作，確保項目的成本計劃得到有效執(zhí)行。成本管理責任人通過對項目成本的持續(xù)監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決成本偏差和成本風險，確保項目進度和成本控制。成本管理責任人需要利用成本管理工具和技術(shù)手段，如成本績效指標、掙值管理等，對項目成本進行定量化分析，為項目決策提供有力的依據(jù)。另外，成本管理責任人負責參與項目的決策過程，特別是與成本相關(guān)的決策，如資源配置、采購決策、變更管理等。通過成本管理責任人的參與，可以保證決策過程的科學性和合理性，避免不必要的浪費。

結(jié)語：

本文對工程項目內(nèi)部成本控制及其相關(guān)措施進行了簡要的探討。通過制定合理的成本預算、建立有效的成本管理體系和加強成本分析、控制等措施，可以實現(xiàn)工程項目內(nèi)部成本的有效控制和管理。然而，成本控制也面臨一些挑戰(zhàn)，例如預算不合理或不精準、成本控制不及時以及風險管理不完善等難題。因此，未來的研究可以進一步完善成本控制的方法和技術(shù)，提高項目管理的效能和績效。

（作者單位：北京和合信德工程管理有限公司）