中小制造企業(yè)采購活動內部控制存在的問題及應對措施

陳志文

采購活動是內部控制的重中之重，因采購工作通常會在企業(yè)外部進行，相關財務支出往往難以得到有效的監(jiān)管。與此同時，采購工作因受較多因素的影響，變量較大，相關人員較易利用變量脫離監(jiān)管。中小企業(yè)應針對采購內控現(xiàn)狀存在的問題進行具體分析，充分考慮其發(fā)展過程中存在的不確定性，防范經營風險，保證企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。關鍵是要制訂與自身規(guī)模和特點相適應的采購活動內部控制管理制度。本文從如何對采購活動實施內部審計和規(guī)范合同管理的角度開展研究，以期幫助中小制造企業(yè)健全和完善采購活動的內部控制制度。

內部控制是由董事會、監(jiān)事會、經理層和全體員工共同實施的，旨在建立和實施一套統(tǒng)一、高質量的企業(yè)內部控制規(guī)范體系，有助于提升內部管理水平和風險防范能力。對于中小企業(yè)而言，受種種因素所限往往力不從心，導致內部控制實施不到位，影響經營管理目標的實現(xiàn)。

一、中小制造業(yè)企業(yè)采購活動管理現(xiàn)狀

（一） 相關制度的合理性和合規(guī)性不足，審核及審批制度執(zhí)行不到位

一些企業(yè)在“編寫制度”過程中，通常會從網上搜索與采購業(yè)務相關的制度文件進行“模仿”。雖然這些網絡文件在內容上存在一定程度的通用性，但核心要素卻各有不同。企業(yè)應根據(jù)自身的特點，量身定制科學合理的管理制度，不能“生搬硬套”。否則，這樣的制度公布以后必然導致無法實施。另外，企業(yè)在不同的發(fā)展時期，也應隨著業(yè)務發(fā)展的需要，不斷更新和完善管理制度，讓制度更好地為管理服務，而不是成為企業(yè)發(fā)展的“拌腳石”。例如：某企業(yè)的《供應鏈管理程序》規(guī)定，需對引入新的供應商進行分類別管理，但分類別考慮的主要因素包括交易額，交易頻率等。這些因素對于新引入的供應商來說并不存在。這樣的制度本身就不合理。

再如：審批權限管理制度如同虛設。某企業(yè)建立了審批權限的管理制度，并通過BPM設定不同業(yè)務、不同額度的審批權限。這項制度看起來堪稱完美。但在實際業(yè)務辦理過程中，采購人員為了減少審批流程，縮短審批時間，往往通過更改單價的形式降低采購訂單的金額（因為存在著雙系統(tǒng)運行，審批流程系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)不在同一平臺，單價更改不受控）?；蛘呖梢酝ㄟ^拆單的方式減少單張采購訂單的金額，這樣只需通過直接上司審批，就能完成整個審批流程。不合規(guī)的現(xiàn)象層出不窮。

（二）內控意識薄弱

目前，中小企業(yè)的管理者大部分擁有較好的技術和銷售背景。受心智模式、眼界、經驗和固有思維的深度影響，認為實施內部控制并不能直接給企業(yè)帶來經濟效益，內控意識較弱。在企業(yè)管理中往往加入較多的個人情感因素，制度形同虛設。中小企業(yè)通常規(guī)模較小，組織架構簡單，要完善治理結構還有較長的路要走。不設立專職機構，或者成立了相應的機構也流于形式，他們更愿意選擇自己的親朋好友占據(jù)要位，在管理中較難發(fā)揮監(jiān)督制衡作用。為了降本增效，多數(shù)員工身兼數(shù)職。這種管理模式在企業(yè)成立初期能夠突顯優(yōu)勢，往往可以加強內部凝聚力，提高溝通效率，降低管理成本。但隨著企業(yè)不斷發(fā)展壯大，內部機構設置不合理，機構重疊職能缺失，不相容崗位不分離，相互扯皮推諉等問題頻出，不利于企業(yè)的正常運轉及健康發(fā)展。

（三）上有“政策”下有“對策”，制度執(zhí)行無法落地

不深入了解業(yè)務的內核制定的“天衣無縫”的內控制度，在實施時卻頻頻受阻。有人認為流程過于復雜，甚至因為損害了部分人的利益而無法落地。所以，在編寫相關制度時，要認真地梳理流程，傾聽業(yè)務人員的意見，讓良好的溝通助力政策制定。

（四）合同管理控制程序的缺失，加大企業(yè)經營風險

多數(shù)中小制造企業(yè)對合同管理重視不夠，沒有規(guī)范的合同管理控制程序。為了方便、快速、靈活，往往以口頭協(xié)議、微信截圖等方式代替協(xié)議。甚至因為人員變動導致合同丟失。與供應商或其他相關方發(fā)生經濟糾紛時，無法提供有利的法律文書維權。另外，沒有合同審核及審批程序，不利于控制采購成本，加大了企業(yè)的風險。與此同時，也導致采購業(yè)務無據(jù)可依。缺少合同管理控制程序約束部門職責權限，會導致采購部的職權過大，同樣不利于企業(yè)控制采購成本，埋下不可預知的經營風險。

二、完善制造企業(yè)采購活動內部控制制度的對策

（一）對采購活動實施內部審計，完善供應鏈流程的合規(guī)性和合理性

完善內部審計供應鏈流程的合規(guī)性和合理性，第一步就是收集所有與采購活動相關的制度及操作指引。從《供應商引入流程》 《供應鏈控制程序》 《供應商獎懲操作指引》 《供應商退出》實現(xiàn)全業(yè)務活動覆蓋。還要審視現(xiàn)有的內部控制制度的合規(guī)性和合理性是否存在缺失。例如：依據(jù)《供應商引入流程》對供應商進行評估和考核，以選擇合格的供應商，確保所提供的產品、交付和服務滿足企業(yè)的要求。重點在于審核供應商的引入條件時，要詳細查看《資格調查表》內容是否齊全，包括供應商的經營規(guī)模，設備設施，技術人員等。還要審查與供應商簽訂的協(xié)議是否合法合規(guī)。還要了解證明供應商法律地位的營業(yè)執(zhí)照，實際用工人數(shù)，社保及納稅情況，避免因供應商違法違規(guī)給企業(yè)帶來經營風險。

審計供應鏈流程的合規(guī)性和合理性，第二步是根據(jù)制度和操作指引提取制度中涉及的表格，分析其中涉及的內容是否合理且有價值，沒有價值的內容建議刪除。在制度文件中表格的使用頻率較高，沒有價值的內容在數(shù)據(jù)提出，數(shù)據(jù)整理時會浪費人力，甚至導致數(shù)據(jù)混亂。有些采購制度為了看上去完整，涉及的表格多達幾十張。例如《物資請購單》 《采購訂單》《供應商績效考核表》《供應商資格調查表 》《供應商稽查表單》《供應商變更申請表》《貿易安全和守法合規(guī)評審表》《商業(yè)合作伙伴安全協(xié)議書》《供應商信用評估表 》《供應商退出申請表》《保密協(xié)議》等，管理者必須了解每一張表單的用途和使用目的?？墒潜姸啾韱螌嶋H使用的并不多，列在制度里也只是流于形式。所以應該將相關表格歸納合并，并且避免人工填寫，要通過ERP系統(tǒng)提取。這里需要強調《供應商績效考核表》，這是用于評價供應商的。包括交貨及時率，報價反饋及時率，商品質量，配合表現(xiàn)等權重。這個考核表里缺少十分關鍵的考核因素，就是供應商的利潤貢獻。因為高質量，好的交期，利潤通常偏低。應該從多個維度，根據(jù)不同的權重給予供應商綜合的評分。

（二） 對采購活動實施內部審計，有助于提高相關方的內控意識

1.有價值的審核發(fā)現(xiàn)和審查建議有助于提高管理層的內控意識

內控缺失帶來的損失和面臨的后果是嚴峻的。中小型企業(yè)往往沒有獨立的內部審計部門，通常由財務部門“一肩挑”，這就造成了內部審計部門缺乏獨立性。在這種情況下，可以通過優(yōu)化公司組織架構、財務與采購部門的職責相互制約等措施規(guī)避風險。隨著財務人員的專業(yè)素質不斷提升，管理會計、財務BP、稅務、審計、經濟等專業(yè)知識和技能不斷提升，財務人員已告別簡單的會計核算和系統(tǒng)記賬的層次，有足夠的能力和水平為企業(yè)的健康發(fā)展提供決策依據(jù)。

2.獲取有價值的審核發(fā)現(xiàn)和正確的導入模式

財務人員利用專業(yè)技能科學地整理基礎數(shù)據(jù)（包括收集數(shù)據(jù)、審查和處理數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)轉換和合并），雖然是數(shù)據(jù)分析的前置工作，卻直接影響后續(xù)分析的有效性。合理的數(shù)據(jù)整理方法能夠有效地減輕數(shù)據(jù)處理工作量，提升數(shù)據(jù)分析的準確性和效率。數(shù)據(jù)整理完成后，要應用穿行測試法、抽查法對審計對象進行審計。這項工作要從《基本框架協(xié)議》入手，中小型企業(yè)單筆業(yè)務金額少，批次多，如果每一筆業(yè)務都需要簽訂合同，實際上并不可行。針對交易頻繁的供應商，應該簽署框架協(xié)議。框架協(xié)議須對雙方的權利和義務進行明確的約定。財務部門在審核框架協(xié)議時，要對框架協(xié)議約定的內容和實際業(yè)務執(zhí)行情況進行比對，從而發(fā)現(xiàn)與實際業(yè)務不符的地方，特別是要重點關注延期交貨及質量問題的違約責任。要應用穿行測試（內容包括財務付款銀行水單、發(fā)票、對賬單、倉庫收貨記錄、QA檢驗報告、供應商送貨單、采購訂單、物料申請單、MRP物料需求）測試每一個檢查點及提問清單。重點關注審批流程權限設定的合理性及執(zhí)行情況。無論是數(shù)據(jù)整理還是穿行測試，都是為采購單價合理性審核奠定基礎。中小型企業(yè)材料采購量小，品種多，在與供應商議價談判中明顯處于不利的地位。如何改變這種不利的局面？就需要把材料歸入大類。例如，從事機加工的企業(yè)主要原材料就是鋁制品，由于每次采購的規(guī)格型號不同，雖是按”Kg”購買，因加工費不同每款材料的采購單價明顯不一致，并且與鋁錠市場的價格波動存在不一致。歸根到底，就是沒有規(guī)范供應商的報價模式（拆分原材料及加工費）。在審計過程中發(fā)現(xiàn)，采購員幾經波折獲得的優(yōu)惠價，與實際的市場行情完全不匹配。所有的審核發(fā)現(xiàn)和建議都“直擊”這個痛點，持續(xù)的改善有助于提高管理層的內控意識。

（三）實施內部審計有助于制定相應的管理制度

對于審核發(fā)現(xiàn)的問題，應根據(jù)重要性進行優(yōu)先級別的劃分，因為很難一次性解決所有問題。在深入開展采購活動內審時，要多采用開放式提問，禁止批評和懲罰（惡意損害企業(yè)利益的除外），只有這樣才能激發(fā)團隊的熱情和創(chuàng)造力，發(fā)揮采購團隊和財務團隊的協(xié)作效用。以優(yōu)化采購活動內部控制制度為目的，為實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的目標共同努力。

另外，所有的建議都應在深入了解業(yè)務，經過深度思考、且與采購人員溝通并確認達成一致后寫入內審報告。采購部門要針對審核發(fā)現(xiàn)的問題，審核建議及時提交反饋意見，并制定整改方案。財務部門要召開內審總結會議，并跟進整改進程，確保每一個審核發(fā)現(xiàn)都能得到有效的改善。

（四）制定《合同管理控制程序》保證采購活動健康發(fā)展

合同管理控制程序可以規(guī)范合同管理，避免、減少因合同管理不當引起的經濟糾紛。合同管理控制程序還可以為合同的擬定、審核、審批等提供依據(jù)與指引。在合同管理程序中應明確各職能部門的職責。無論是自制的合同還是外來的合同條款，超過一定金額就需要法律顧問審核，達到管控交易風險、促進交易、減少經濟糾紛的目的。另外，還要對合同進行分類管理。要根據(jù)合同的類別設定相關的審批權限，對于金額較小且一次性交易的合同，可以授權采購主管審批；對于年度內預計采購額超過50萬元以上，或一次交易超過5萬元的要提高審批層級。同時，重大項目需要成本中心負責人與財務部門同時參與議價選擇供應商，做好采購成本的管控。要約定合同簽署的權限，確保合同在簽署前已經按照合同管理控制程序流程操作。最后，財務人員要做好合同歸檔。讓合同管理控制程序為企業(yè)降本增效發(fā)揮更大作用。

結語：

通過以上分析不難發(fā)現(xiàn)，中小企業(yè)“麻雀雖小，五臟俱全”。定期或不定期地對采購活動實施內部審計是必不可少的，內部審計對中小企業(yè)的經營管理、自我控制發(fā)揮著不可替代的作用。既可以對經營活動的合法、合規(guī)情況進行檢查，也可以對經營管理過程中的重大失誤提出處理建議。還可以對經營管理提出合理化建議，幫助企業(yè)提高經濟效益。在此過程中不斷完善采購活動的內控管理，有效防范經營風險，保障企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

（作者單位：中山世達模型制造有限公司）