制造企業(yè)應(yīng)收賬款管理的難點(diǎn)及對(duì)策

張勝楠/文

制造企業(yè)是我國(guó)實(shí)體經(jīng)濟(jì)發(fā)展的根本,堅(jiān)持推進(jìn)新型工業(yè)化,推進(jìn)制造企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式轉(zhuǎn)變,統(tǒng)籌推動(dòng)制造業(yè)高質(zhì)量發(fā)展,是我國(guó)加快建設(shè)制造強(qiáng)國(guó)的必然趨勢(shì)。制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)抓住發(fā)展機(jī)遇,不僅應(yīng)當(dāng)將發(fā)展重心投入產(chǎn)品質(zhì)量與市場(chǎng)銷售等方面,還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注制造企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)。例如,制造企業(yè)在開展銷售活動(dòng)時(shí)往往為了搶占市場(chǎng)、維系更多的客戶就采取賒銷的方式進(jìn)行銷售,部分采購(gòu)方并不能在合同約定的付款期限內(nèi)完成支付,而且制造企業(yè)也疏于對(duì)應(yīng)收賬款的管理,無法及時(shí)收回賬款,產(chǎn)生較多的壞賬和死賬,進(jìn)一步對(duì)企業(yè)現(xiàn)金流正常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生一定的影響。因此,制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè),在應(yīng)收賬款管理工作中貫徹落實(shí)精細(xì)化管理理念,對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行全過程監(jiān)督與管理,并結(jié)合制造企業(yè)的實(shí)際情況制訂有效的催收方案且加以實(shí)施,確保制造企業(yè)應(yīng)收賬款可以及時(shí)回款,進(jìn)一步保證企業(yè)現(xiàn)金流穩(wěn)定運(yùn)行。

應(yīng)收賬款管理關(guān)系到制造企業(yè)能否正常運(yùn)營(yíng),為制造企業(yè)降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力具有重大意義。制造企業(yè)不僅應(yīng)當(dāng)重視產(chǎn)品的質(zhì)量與創(chuàng)新,更應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理,構(gòu)建科學(xué)的績(jī)效管理體系,提高全體人員對(duì)應(yīng)收賬款管理的認(rèn)識(shí),并主動(dòng)分析制造企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中的各種風(fēng)險(xiǎn),結(jié)合有效的催收方式,及時(shí)收回應(yīng)收賬款,并將其投入制造企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,推動(dòng)制造企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。本文圍繞制造企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn),對(duì)應(yīng)收賬款管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)進(jìn)行深入分析,并圍繞制造企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)制訂了相應(yīng)的管理對(duì)策。制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)將應(yīng)收賬款作為經(jīng)營(yíng)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,深入貫徹執(zhí)行應(yīng)收賬款管理的理念與制度,降低企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

應(yīng)收賬款概述

應(yīng)收賬款是指企業(yè)在完成產(chǎn)品銷售或者提供勞務(wù)之后,應(yīng)得到的經(jīng)濟(jì)報(bào)酬,是一項(xiàng)債權(quán),包括應(yīng)收票據(jù)、應(yīng)收賬款、預(yù)付款項(xiàng)、應(yīng)收利息、股利和其他內(nèi)容。應(yīng)收賬款在流動(dòng)資產(chǎn)中具有舉足輕重的地位,如果能夠及時(shí)收回應(yīng)收賬款,企業(yè)的資金使用效率便能大幅提升。應(yīng)收賬款的形成不是自然形成的,這和制造企業(yè)的營(yíng)銷策略有關(guān),因此,制造企業(yè)在制訂營(yíng)銷策略時(shí)就應(yīng)當(dāng)充分考慮應(yīng)收賬款,以此確定合理的銷售模式。

應(yīng)收賬款管理是指在賒銷業(yè)務(wù)中,銷售方向購(gòu)買方提供銷售服務(wù)之后,銷售方采取一定的賬款催要手段和方式對(duì)應(yīng)收賬款回收全過程采取的一系列管理措施與手段。

應(yīng)收賬款管理的作用和意義分析

應(yīng)收賬款管理工作關(guān)乎制造企業(yè)的生死存亡,制造企業(yè)采用賒銷方式進(jìn)行銷售之后,財(cái)務(wù)應(yīng)當(dāng)根據(jù)真實(shí)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)銷售交易數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化記錄。制造企業(yè)可以通過數(shù)據(jù)的記錄與分析監(jiān)控現(xiàn)金流的流轉(zhuǎn)狀況,同時(shí)針對(duì)到期賬款與預(yù)期賬款制訂并實(shí)施有效的催收計(jì)劃與方案,責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)制造企業(yè)制訂的催收政策催要。在此過程中,制造企業(yè)向購(gòu)買方核發(fā)對(duì)賬函,定期核對(duì)應(yīng)收賬款的數(shù)額,確保制造企業(yè)賬實(shí)一致,還可以對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行及時(shí)催要,最大限度地減少壞賬,避免經(jīng)濟(jì)損失。制造企業(yè)在加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理時(shí)應(yīng)構(gòu)建應(yīng)收賬款管理體系與流程,用以規(guī)范制造企業(yè)應(yīng)收賬款管理工作的各項(xiàng)行為,各部門人員也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相應(yīng)的管理流程開展工作,強(qiáng)化制造企業(yè)內(nèi)部控制,控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),推動(dòng)制造企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

制造企業(yè)應(yīng)收賬款管理的難點(diǎn)

客戶資信調(diào)查不深入,客戶信息管理不到位

制造企業(yè)加強(qiáng)事前環(huán)節(jié)的管控,加強(qiáng)客戶資信調(diào)查與信息管理,可以針對(duì)信譽(yù)等級(jí)不同的客戶制訂不同的銷售策略,確保制造企業(yè)在增加銷售量的同時(shí)減少壞賬產(chǎn)生。但是目前,大多制造企業(yè)在營(yíng)銷過程中并沒有對(duì)客戶的資信與經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行調(diào)查,很多銷售人員也只是追求銷售額的完成及銷售業(yè)績(jī)提成等,并不關(guān)注客戶資信調(diào)查。同時(shí),銷售人員也沒有針對(duì)一些大單客戶實(shí)地考察,制造企業(yè)在未做好背景調(diào)查的情況下采用賒銷政策就會(huì)導(dǎo)致信譽(yù)度較差的客戶到期無法償還貨款,資金就會(huì)被長(zhǎng)期占用,影響制造企業(yè)運(yùn)營(yíng)。而且,制造企業(yè)也沒有對(duì)銷售人員進(jìn)行培訓(xùn),銷售人員一直秉持著完成銷售業(yè)績(jī)就好,有些銷售人員在明知客戶信譽(yù)度有問題的情況下仍然選擇賒銷。部分制造企業(yè)雖然構(gòu)建了客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù),并且對(duì)客戶的經(jīng)營(yíng)信息與實(shí)際發(fā)展情況等進(jìn)行了調(diào)查與登記,但是并沒有定期跟蹤客戶經(jīng)營(yíng)情況變化,更未對(duì)客戶數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資料進(jìn)行更新與完善,也沒有對(duì)客戶的信息資料進(jìn)行妥善保管,制造企業(yè)所掌握的客戶基本信息就會(huì)失去參考價(jià)值,嚴(yán)重影響制造企業(yè)的決策判斷。

應(yīng)收賬款管理機(jī)制不健全

制造企業(yè)開展應(yīng)收賬款管理工作需要科學(xué)、規(guī)范的應(yīng)收賬款管理機(jī)制,用以規(guī)范與約束制造企業(yè)的管理行為,提升應(yīng)收賬款管理水平。但是,制造企業(yè)卻沒有建立健全應(yīng)收賬款管理制度,對(duì)應(yīng)收賬款管理工作也未加以重視,應(yīng)收賬款的確認(rèn)和對(duì)賬制度不完善;制造企業(yè)也沒有定期向客戶核發(fā)對(duì)賬函,沒有對(duì)應(yīng)收賬款的金額進(jìn)行確認(rèn),因此,制造企業(yè)就無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款的問題,長(zhǎng)時(shí)間會(huì)出現(xiàn)賬實(shí)不符的狀況,也會(huì)導(dǎo)致制造企業(yè)債權(quán)難以實(shí)現(xiàn)。同時(shí),制造企業(yè)也沒有建立催賬制度,客戶企業(yè)在完成貨物驗(yàn)收之后沒有按照銷售合同的約定時(shí)間和方式支付價(jià)款,制造企業(yè)在客戶逾期之后并沒有第一時(shí)間催要,也不能依照科學(xué)的催要機(jī)制與方式開展催款工作,造成很多壞賬。此外,制造企業(yè)缺乏應(yīng)收賬款的交接制度,在銷售人員與項(xiàng)目會(huì)計(jì)等離職之后,只是簡(jiǎn)單地將手頭上的工作進(jìn)行交接,交接時(shí)并不注重應(yīng)收賬款工作的交接,導(dǎo)致接手的人員并不清楚相應(yīng)賬款的具體情況,可能就會(huì)導(dǎo)致推諉現(xiàn)象發(fā)生。更重要的是,績(jī)效管理體系的不健全成為影響應(yīng)收賬款工作開展的重要因素。制造企業(yè)的績(jī)效考核一般只重視銷售量與銷售業(yè)績(jī)的考核,并沒有將應(yīng)收賬款納入績(jī)效考核管理,也沒有設(shè)置相應(yīng)的績(jī)效考核指標(biāo),如應(yīng)收賬款回款率等指標(biāo),更未將制造企業(yè)的績(jī)效管理考核體系與銷售人員應(yīng)收賬款的回款率進(jìn)行掛鉤,無法運(yùn)用績(jī)效考核與激勵(lì)機(jī)制,對(duì)銷售人員進(jìn)行考核,因此,就難以調(diào)動(dòng)銷售人員的積極性。

合同評(píng)審出現(xiàn)漏洞,增加了企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

合同簽訂也是制造企業(yè)降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)。制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同的評(píng)審工作,對(duì)合同中的賬款支付時(shí)間和方式及違約責(zé)任等內(nèi)容進(jìn)行審核,分析合同中的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn),從而有效控制制造企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。但是,制造企業(yè)在合同評(píng)審中并沒有關(guān)注應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)審核與控制,各部門只是對(duì)合同中的業(yè)務(wù)條款,如銷售數(shù)額及雙方的責(zé)任等方面進(jìn)行了綜合的審核,并沒有對(duì)合同中的回款期限方式及違約責(zé)任等條款進(jìn)行審核。然而,實(shí)踐中針對(duì)一些比較著急的業(yè)務(wù)合同,一般都是經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的同意蓋完章之后才發(fā)起了合同審批流程,各部門在進(jìn)行合同審核時(shí),針對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)條款提出改進(jìn)意見之后,無法及時(shí)對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行修改與調(diào)整。有些制造企業(yè)往往為了銷售業(yè)績(jī)的提高,在客戶口頭下單之后就開展生產(chǎn)制造,而在制造中與客戶發(fā)生糾紛之后,無法保障制造企業(yè)的合法權(quán)益。

制造企業(yè)應(yīng)收賬款管理的對(duì)策

深入調(diào)查客戶資信資料,加強(qiáng)客戶信息管理

制造企業(yè)只有強(qiáng)化客戶信息調(diào)查,掌握更多的客戶信息,才能夠深入了解客戶的經(jīng)營(yíng)情況與信用狀況,進(jìn)而采取合理的銷售政策,減少制造企業(yè)的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。制造企業(yè)構(gòu)建客戶資信資料調(diào)查機(jī)制,需對(duì)即將合作的采購(gòu)方的經(jīng)營(yíng)規(guī)模、信用狀況及資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況進(jìn)行調(diào)查。對(duì)一些金額較大的銷售業(yè)務(wù),銷售人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)合作方的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行實(shí)地考察和調(diào)查,可以根據(jù)客戶的基本信息,對(duì)客戶進(jìn)行不同級(jí)別的分類,例如,A類客戶規(guī)模大、信譽(yù)高、資金雄厚;B類客戶規(guī)模中等、信譽(yù)較好;C類客戶信用狀況一般的中小客戶;D類客戶一般的中小客戶、新客戶和信譽(yù)不太好的客戶等。銷售人員在銷售談判過程中應(yīng)當(dāng)按照不同的客戶登記給予不同的銷售政策,例如,針對(duì)A類信用較好的客戶,可以有一定的賒銷額度和回款期限,但是賒銷額度以不超過一次進(jìn)貨為限,回款以不超過一個(gè)進(jìn)貨周期為限;針對(duì)B類客戶,一般要求現(xiàn)款現(xiàn)貨,可以設(shè)定一個(gè)額度,再根據(jù)信用狀況逐漸放寬;針對(duì)C類客戶,要求現(xiàn)款現(xiàn)貨,并且應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查,對(duì)符合制造企業(yè)信用政策的給予少量的信用額度;而針對(duì)D類客戶,不給予任何信用交易,堅(jiān)決要求現(xiàn)款現(xiàn)貨或先款后貨。另外,制造企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)客戶信息管理,成立專門的客戶信息庫(kù),銷售人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)客戶的實(shí)際情況定期對(duì)客戶資料進(jìn)行更新,為制造企業(yè)制訂銷售政策提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

健全應(yīng)收賬款管理機(jī)制

完善應(yīng)收賬款管理機(jī)制,是制造企業(yè)有效組織應(yīng)收賬款管理工作的基本和保障。制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)賬機(jī)制的完善,統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部對(duì)賬流程,銷售人員應(yīng)與財(cái)務(wù)人員定期對(duì)應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)信息進(jìn)行討論與對(duì)賬,確保制造企業(yè)賬面信息與實(shí)際業(yè)務(wù)信息的應(yīng)收賬款數(shù)額一致。銷售部門應(yīng)向相應(yīng)的客戶核發(fā)對(duì)賬函,并保留相應(yīng)的證據(jù)。例如,制造企業(yè)采取EMS方式進(jìn)行郵寄時(shí),應(yīng)當(dāng)保留賬函的原始資料與客戶的快遞簽收資料等,確保證據(jù)鏈完整。同時(shí),制造企業(yè)還應(yīng)當(dāng)完善逾期催收制度,成立專門的應(yīng)收賬款催收小組,包括企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、銷售人員、財(cái)務(wù)人員和法務(wù),在制造企業(yè)產(chǎn)生應(yīng)收賬款之后,先由銷售人員定期和客戶進(jìn)行溝通,定期跟蹤應(yīng)收賬款的匯款情況。如果客戶出現(xiàn)逾期付款的情形,制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)組織召開應(yīng)收賬款分析會(huì)議,應(yīng)對(duì)具體項(xiàng)目的情況進(jìn)行分析,由項(xiàng)目人員對(duì)應(yīng)收賬款的具體情況進(jìn)行闡述,小組內(nèi)部進(jìn)行充分的討論,根據(jù)客戶的經(jīng)營(yíng)賬款,分析客戶逾期付款的原因,并且根據(jù)不同賬齡的應(yīng)收賬款制定不同的催收政策與方式,包括電話催收、信函催收、律師函催收與訴訟催收等。例如,制造企業(yè)針對(duì)逾期超過三個(gè)月的應(yīng)收賬款,就應(yīng)當(dāng)采取法律訴訟的方式進(jìn)行催要,通過法律手段維護(hù)制造企業(yè)的合法權(quán)益。制造企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與客戶的溝通與聯(lián)系,與客戶方的財(cái)務(wù)建立良好的溝通關(guān)系,一方面,有利于賬款的催收,另一方面,對(duì)業(yè)務(wù)也能起到更好的管控作用。此外,制造企業(yè)還應(yīng)當(dāng)完善應(yīng)收賬款交接機(jī)制,在銷售人員離職、轉(zhuǎn)崗時(shí),應(yīng)當(dāng)將客戶信息進(jìn)行交接,還要對(duì)應(yīng)收賬款管理的相關(guān)資料與信息進(jìn)行交接,只有完成應(yīng)收賬款信息交接之后,才可以辦理離職與轉(zhuǎn)崗手續(xù)。制造企業(yè)還需要加強(qiáng)應(yīng)收賬款績(jī)效管理機(jī)制的建立與完善,不僅應(yīng)當(dāng)設(shè)置銷售業(yè)績(jī)考核機(jī)制,還應(yīng)當(dāng)將每個(gè)項(xiàng)目的應(yīng)收賬款回款率作為績(jī)效管理考核的重要內(nèi)容,設(shè)置相應(yīng)的考核指標(biāo),如應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)天數(shù)等。銷售人員未及時(shí)追回應(yīng)收賬款的情況下,制造企業(yè)可以扣除部分績(jī)效獎(jiǎng)金,在該項(xiàng)目應(yīng)收賬款全部收回之后全額發(fā)放項(xiàng)目獎(jiǎng)金。制造企業(yè)還應(yīng)當(dāng)明確各部門的工作職責(zé),落實(shí)責(zé)任,使其可以充分履行自身的工作職責(zé)。

加強(qiáng)合同評(píng)審

合同是制造企業(yè)應(yīng)收賬款最有法律效力的依據(jù)。制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定并完善合同管理制度,明確合同管理機(jī)構(gòu)的職責(zé),并且建立合同臺(tái)賬制度,注意收集、記錄與整理各類憑證,尤其是合同變更與解除的書面憑證,做好法律防范的基礎(chǔ)工作。制造企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同評(píng)審工作,不僅應(yīng)當(dāng)對(duì)制造企業(yè)的業(yè)務(wù)條款進(jìn)行審核,還應(yīng)當(dāng)對(duì)合同中關(guān)于應(yīng)收賬款的條款進(jìn)行審核,包括賬款的支付時(shí)間與條件、貨物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量、違約責(zé)任等內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審。制造企業(yè)需要建立完善的合同評(píng)審制度,在業(yè)務(wù)合同完成最終的審批流程并且通過之后才可以加蓋公章。制造企業(yè)的合同審核流程應(yīng)當(dāng)將其各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人都納入合同評(píng)審流程,各部門站在各自專業(yè)的角度,對(duì)該合同的相應(yīng)條款進(jìn)行審核與評(píng)定,針對(duì)合同中的風(fēng)險(xiǎn)條款,各部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分析,并提出改進(jìn)意見。制造企業(yè)在合同的評(píng)審過程中,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè),引進(jìn)先進(jìn)的ERP信息化管理系統(tǒng),設(shè)置合同審核模塊。銷售人員可以通過業(yè)務(wù)端口提交合同與項(xiàng)目的相關(guān)資料,在上傳合同資料時(shí),還可以上傳客戶的工商登記信息資料等,在銷售人員完成上傳之后,由法務(wù)人員對(duì)該合同的法律條款進(jìn)行審核,分析該合同中的法律風(fēng)險(xiǎn),并且提出相應(yīng)修改意見。由法務(wù)人員完成合同評(píng)審流程之后,交由財(cái)務(wù)人員對(duì)合同中的數(shù)額、支付方式、發(fā)票開具的方式等條款進(jìn)行審核,最終交由制造企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同條款進(jìn)行整體性的審核,從而完成合同的審核工作。同時(shí),制造企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同的管理與保管,完善合同管理制度,在完成紙質(zhì)合同的簽訂之后,合同管理部門應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)合同通過掃描的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)將其歸納到企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)中,便于制造企業(yè)對(duì)相關(guān)的合同內(nèi)容進(jìn)行查看,同時(shí)也為企業(yè)后續(xù)通過訴訟方式催要應(yīng)收賬款提供了證據(jù)資料,確保企業(yè)可以及時(shí)收回應(yīng)收賬款,減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

應(yīng)收賬款管理工作對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)開展與穩(wěn)定運(yùn)行都有重要的影響,制造企業(yè)只有重視并加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理工作,強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理體系的制度與執(zhí)行,加強(qiáng)應(yīng)收賬款事前、事中與事后全過程的管理,才可以及時(shí)回收賬款,有效降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)將應(yīng)收賬款管理工作作為經(jīng)營(yíng)管理的重點(diǎn)內(nèi)容,深入研究不同的應(yīng)收賬款催收方式的優(yōu)勢(shì),結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況,采取有效的催收,并定期做好對(duì)賬和債權(quán)確認(rèn)工作,幫助制造企業(yè)提升整體的發(fā)展實(shí)力。