零售企業(yè)采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制研究

張亞?李凱悅?張永創(chuàng)

采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制是零售企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量管理重要的環(huán)節(jié)，與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益密切聯(lián)系，值得零售企業(yè)特別關(guān)注。M商業(yè)廣場作為新興的零售企業(yè)，其采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制也處于起步階段，采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制尚存在一定的問題。本文以M商業(yè)廣場為研究對象，從采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制方面進(jìn)行研究，找出其中關(guān)于采購計(jì)劃環(huán)節(jié)、供應(yīng)商評估和選擇環(huán)節(jié)、倉儲部門驗(yàn)收與入庫環(huán)節(jié)、款項(xiàng)支付環(huán)節(jié)等方面的問題，并提出相應(yīng)的對策，以實(shí)現(xiàn)商業(yè)廣場健康穩(wěn)定的發(fā)展。

一、M商業(yè)廣場采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）M商業(yè)廣場概況

M商業(yè)廣場始于2016年9月，由資金實(shí)力雄厚的M商業(yè)連鎖有限公司投資興辦，是以顧客自選方式經(jīng)營食品、家庭日用品、果蔬等為主的大型綜合性零售商場，又稱自選商場。M商業(yè)廣場是典型的事業(yè)部型組織結(jié)構(gòu)，其組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 商業(yè)廣場的組織結(jié)構(gòu)

（二）M商業(yè)廣場采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

1采購計(jì)劃環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

M商業(yè)廣場利用ERP系統(tǒng)對采購計(jì)劃進(jìn)行規(guī)范化管理，根據(jù)銷售部門和倉庫管理部門人員定期編制的采購計(jì)劃，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后報(bào)送采購部門。采購部門人員根據(jù)報(bào)送的采購計(jì)劃，進(jìn)行審核，對其可行性進(jìn)行分析，并將結(jié)果反饋給相應(yīng)的部門。

2 供應(yīng)商評估和選擇環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

選擇合適的供應(yīng)商可以使企業(yè)的采購資金得到有效使用，降低企業(yè)經(jīng)營成本，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營效益。根據(jù)采購計(jì)劃，M商業(yè)廣場采購部門聯(lián)系供應(yīng)商，對供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行查驗(yàn)，根據(jù)查驗(yàn)后的結(jié)果填寫《供應(yīng)商調(diào)研報(bào)告》，并對供應(yīng)商進(jìn)行篩選。同時(shí)，采購人員需要統(tǒng)計(jì)候選供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等基本信息以及提供商品的數(shù)量、報(bào)價(jià)、交貨期、付款期等信息，根據(jù)了解的信息，填寫《市場價(jià)格調(diào)查報(bào)告》。采購部門負(fù)責(zé)人根據(jù)《供應(yīng)商調(diào)研報(bào)告》《市場價(jià)格調(diào)查報(bào)告》來確定合適的供應(yīng)商。

3 倉儲部門驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

供應(yīng)商將訂購的商品送達(dá)公司后，倉庫驗(yàn)收人員需要根據(jù)訂購單，對商品進(jìn)行驗(yàn)收，核查商品與訂購單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等是否一致，并對商品的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證供應(yīng)商提供的商品與訂購單一致且無毀損。核查無誤的商品，由倉庫驗(yàn)收人員填寫《商品驗(yàn)收單》，并通知倉庫商品保管人員接收商品。倉庫商品保管人員再次對供應(yīng)商提供的商品進(jìn)行核查，確認(rèn)無誤后填寫《商品入庫單》，并將《商品入庫單》傳遞至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)人員根據(jù)商品入庫單進(jìn)行記賬。

4 款項(xiàng)的支付環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

在按照合同約定日期需要向供應(yīng)商進(jìn)行商品款項(xiàng)支付時(shí)，由采購部門人員填寫《商品采購及用款審批單》，列明供應(yīng)商名稱、開戶銀行、銀行賬戶、商品類別、數(shù)量、單價(jià)等信息，并在其后附上《采購合同》《商品驗(yàn)收單》《商品入庫單》等單據(jù)的原件或復(fù)印件。采購人員將《商品采購及用款審批單》及相關(guān)附件單據(jù)交由財(cái)務(wù)部門的付款會計(jì)，付款會計(jì)對相關(guān)單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，再交由財(cái)務(wù)主管再次審核，審核無誤后簽字確認(rèn)，并通知出納進(jìn)行付款。

此外，M商業(yè)廣場的部分商品采用直接采購，直接采購多數(shù)以現(xiàn)場支付為主，這一環(huán)節(jié)采購人員將查驗(yàn)無誤的商品驗(yàn)收后，就直接和供應(yīng)商采用轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金支付的方式進(jìn)行現(xiàn)場結(jié)算。

二、M商業(yè)廣場采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制存在的問題

（一）缺乏科學(xué)采購計(jì)劃

采購計(jì)劃是企業(yè)開展采購活動的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)在制定年度、季度、月采購計(jì)劃時(shí)，需要考慮往期的銷售情況以及企業(yè)庫存和所在行業(yè)的情況，避免采購過多，或者采購過少，從而影響企業(yè)正常經(jīng)營。M商業(yè)廣場銷售部門人員和倉庫管理人員在編制采購計(jì)劃時(shí)，通常會根據(jù)上期的銷售總量制定下期的銷售總目標(biāo)，并將銷售總目標(biāo)下分到具體的商品品類，由商品品類負(fù)責(zé)人來確定具體商品的采購計(jì)劃。這種情況將導(dǎo)致各個(gè)商品品類分配到的銷售目標(biāo)缺乏科學(xué)依據(jù)，并且商品品類負(fù)責(zé)人在制定采購計(jì)劃時(shí)容易加入個(gè)人主觀意見，最終極易出現(xiàn)公司存貨周轉(zhuǎn)率低、存貨存在減值的可能、倉庫空間未得到充分利用等問題。

（二）供應(yīng)商評估與選擇環(huán)節(jié)管理缺失

M商業(yè)廣場采購人員對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，并對有采購意向的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，但是對有意提供商品的供應(yīng)商沒有建立供應(yīng)商檔案，對其進(jìn)行長期科學(xué)動態(tài)地評價(jià)。此外，采購部門負(fù)責(zé)人對采購人員提供的《供應(yīng)商調(diào)研報(bào)告》《市場價(jià)格調(diào)查報(bào)告》并沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核，就直接據(jù)此確定供應(yīng)商，這有可能存在采購人員與供應(yīng)商串通舞弊，從中謀取私利，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益造成損失。

（三）倉儲部門驗(yàn)收與入庫環(huán)節(jié)存在漏洞

倉庫部門商品保管人員沒有盡職盡責(zé)。倉庫部門商品保管人員在根據(jù)驗(yàn)收人員提供的《商品驗(yàn)收單》對商品進(jìn)行入庫前的查驗(yàn)時(shí)，沒有做到認(rèn)真核對采購商品的品類、規(guī)格、質(zhì)量等，而是直接按照《商品驗(yàn)收單》填列《商品入庫單》。此外，即便倉庫商品保管人員在對商品進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)了問題，但因?yàn)榕陆o自己增加工作量，抱著息事寧人的態(tài)度，并沒有及時(shí)上報(bào)。這兩種情況很大可能會導(dǎo)致商品存在數(shù)量和質(zhì)量的問題，等到實(shí)際銷售的時(shí)候發(fā)現(xiàn)問題，已經(jīng)錯(cuò)過最佳的退換貨和索賠時(shí)間，或者供應(yīng)商推卸責(zé)任，拒不承認(rèn)，給公司造成一定的損失。

缺乏退換貨內(nèi)部控制。在對供應(yīng)商提供的商品進(jìn)行驗(yàn)收和入庫環(huán)節(jié)，一旦出現(xiàn)商品數(shù)量和質(zhì)量等問題，就要與供應(yīng)商進(jìn)行交涉，對商品進(jìn)行退換貨。M商業(yè)廣場沒有建立退換貨嚴(yán)格的內(nèi)部控制，缺少對這種極易發(fā)生的問題進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范。沒有嚴(yán)格的退換貨內(nèi)部控制，就會導(dǎo)致資金流失，甚至可能會出現(xiàn)公司內(nèi)部人員與供應(yīng)商串通一氣，利用職務(wù)之便拿回扣，貪污公司資產(chǎn)，也會導(dǎo)致公司的信譽(yù)受到影響。

（四）款項(xiàng)的支付環(huán)節(jié)有待改善

由M商業(yè)廣場的商品采購付款制度可知，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門付款會計(jì)人員核對《商品采購及用款審批單》與《采購合同》《商品驗(yàn)收單》《商品入庫單》、采購發(fā)票等單據(jù)品類、數(shù)量和金額等是否一致，是否符合公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，審核后簽字確認(rèn)，然后再交由財(cái)務(wù)主管進(jìn)行再次審核并簽字確認(rèn)。

然而在實(shí)際工作中，一些付款會計(jì)在對相關(guān)單據(jù)進(jìn)行檢查審核時(shí)，僅僅是草率地檢查金額是否一致，對發(fā)票的真?zhèn)?，采購的品類、?shù)量、付款內(nèi)容和采購合同等相關(guān)單據(jù)是否一致，并沒有做到嚴(yán)格審核就簽字確認(rèn)。有些財(cái)務(wù)主管再次對付款內(nèi)容進(jìn)行審核時(shí)，過度依賴付款會計(jì)的審核，草率簽字確認(rèn)。

M商業(yè)廣場采購人員在利用現(xiàn)金直接采購環(huán)節(jié)，存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。在缺乏監(jiān)督的情況下，采購人員和供應(yīng)商容易串通，用次品代替良品、減少商品數(shù)量、虛報(bào)商品價(jià)格等手段從中騙取企業(yè)資金，導(dǎo)致商品成本增加，影響企業(yè)利潤。此外，還存在企業(yè)財(cái)務(wù)人員不能對企業(yè)資金進(jìn)項(xiàng)有效管理，降低企業(yè)資產(chǎn)的使用效率。

三、M商業(yè)廣場采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制的改進(jìn)策略

（一）科學(xué)制定采購計(jì)劃

制定科學(xué)的采購計(jì)劃，對零售企業(yè)有效控制成本，實(shí)現(xiàn)利潤最大化非常重要。M商業(yè)廣場在編制采購計(jì)劃時(shí)，不能僅參考當(dāng)期銷售量，應(yīng)綜合考慮各個(gè)方面的因素，比如商品庫存量情況、消費(fèi)者對產(chǎn)品的需求、公司戰(zhàn)略方向等，然后銷售人員和倉庫管理人員對商品采購進(jìn)行定性和定量分析，制定科學(xué)的采購計(jì)劃。

（二）規(guī)范供應(yīng)商評估和選擇管理

采購部門對提供商品的每個(gè)供應(yīng)商單獨(dú)建立一份檔案，將供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等信息詳細(xì)記錄下來，建立供應(yīng)商評價(jià)管理體系，科學(xué)動態(tài)地對供應(yīng)商進(jìn)行管理，以便選擇信用高、產(chǎn)品質(zhì)量好、價(jià)格低的供應(yīng)商商品。

采購部門負(fù)責(zé)人，不定時(shí)實(shí)地考察供應(yīng)商，了解供應(yīng)商相關(guān)資質(zhì)、提供商品質(zhì)量、價(jià)格等情況，與采購人員提供的情況進(jìn)行對照，核實(shí)是否一致，針對不一致的情況進(jìn)行調(diào)查處理。另外，不定時(shí)輪換采購人員負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍，防止采購人員長期與熟悉的供應(yīng)商串通舞弊，謀取個(gè)人私利，造成公司利益損失。

（三）強(qiáng)化倉儲部門驗(yàn)收與入庫環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

為了防止倉庫部門商品保管人員玩忽職守，做到對供應(yīng)商提供的商品嚴(yán)格審查，在入庫前的商品查驗(yàn)環(huán)節(jié)，可以不向商品保管人員提供《商品驗(yàn)收單》，而是在商品查驗(yàn)后將填寫的《商品入庫單》和《商品驗(yàn)收單》進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理。同時(shí)品質(zhì)部對即將入庫的商品進(jìn)行再次核查，針對數(shù)量小，金額大的商品采取全部查驗(yàn)；數(shù)量多、金額不高的商品采取抽樣檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，并進(jìn)行處理。對于缺乏信譽(yù)的供應(yīng)商報(bào)送采購部門，以便對供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)動態(tài)評審。

M商業(yè)廣場應(yīng)建立一定的退換貨內(nèi)部控制，具體的退換貨流程如圖2。在商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)和商品入庫前再次查驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的商品存在數(shù)量和質(zhì)量問題，及時(shí)通知供應(yīng)商并要求其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行解決，比如退貨、換貨或者價(jià)格折讓等。

（四）完善款項(xiàng)支付內(nèi)部控制

對付款業(yè)務(wù)體系進(jìn)行改進(jìn)，可以完善企業(yè)的內(nèi)部控制流程體系，提高行業(yè)的競爭力，降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。針對財(cái)務(wù)部門付款會計(jì)沒有嚴(yán)格按照規(guī)定審查商品采購及用款審批單、采購合同、采購發(fā)票，以及財(cái)務(wù)主管沒有認(rèn)真再次進(jìn)行審核就草率簽字等問題，公司內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)不定時(shí)進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理，并嚴(yán)懲相應(yīng)人員，避免類似情況再次發(fā)生。

對于M購物廣場直接采購環(huán)節(jié)，公司內(nèi)部審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門人員應(yīng)當(dāng)不定時(shí)親臨現(xiàn)場，針對采購過程當(dāng)中的現(xiàn)金支付進(jìn)行突擊檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、上報(bào)，這樣就能在一定程度上有效減少現(xiàn)金支付環(huán)節(jié)串通舞弊的發(fā)生。公司應(yīng)盡可能減少現(xiàn)金支付，更多采用線上支付方式，可以降低采購人員接觸到現(xiàn)金的可能性，從而降低現(xiàn)金支付的風(fēng)險(xiǎn)。此外，還需要加強(qiáng)采購與付款內(nèi)部控制、加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)、加強(qiáng)員工的培訓(xùn)與教育、完善內(nèi)外部信息溝通機(jī)制、進(jìn)行崗位分工等，進(jìn)一步完善M商業(yè)廣場采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制。

結(jié)語：

采購與付款環(huán)節(jié)是零售企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量管理最為重要的環(huán)節(jié)之一，通過加強(qiáng)這個(gè)環(huán)節(jié)的管理，能夠有效控制企業(yè)成本，增強(qiáng)企業(yè)信譽(yù)，實(shí)現(xiàn)利潤最大化。本文以零售企業(yè)的代表M商業(yè)廣場一個(gè)事業(yè)分部為例，運(yùn)用內(nèi)部控制和采購與付款循環(huán)相關(guān)理論，對M商業(yè)廣場在采購與付款環(huán)節(jié)存在的問題進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其缺乏科學(xué)采購計(jì)劃、供應(yīng)商評估與選擇環(huán)節(jié)管理缺失、倉儲部門驗(yàn)收與入庫環(huán)節(jié)存在漏洞、款項(xiàng)的支付環(huán)節(jié)有待改善等。并針對存在的問題提出行之有效的解決方案：科學(xué)制定采購計(jì)劃、規(guī)范供應(yīng)商評估和選擇管理、強(qiáng)化倉儲部門驗(yàn)收與入庫環(huán)節(jié)、完善款項(xiàng)支付內(nèi)部控制等，以期能夠?yàn)槠渌闶燮髽I(yè)的采購與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制質(zhì)量管理提供參考。