夏夢瑗 武漢工程科技學(xué)院
財(cái)務(wù)共享通過共享財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資源,實(shí)現(xiàn)信息的共享和協(xié)同,為企業(yè)的經(jīng)營管理提供了更多的可能性。本文將簡要概述對財(cái)務(wù)共享的概念與特點(diǎn),分析財(cái)務(wù)共享對內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的影響,包括提高信息透明度、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理、提升工作效率和降低成本等,探究財(cái)務(wù)共享對內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的要求,提出財(cái)務(wù)共享所面臨的挑戰(zhàn),并提出了相應(yīng)的對策,最后得出結(jié)論,財(cái)務(wù)共享在一定程度上對內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)有積極的影響,但在實(shí)施過程中需要注意解決數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)、數(shù)據(jù)一致性和準(zhǔn)確性以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等問題,不斷完善企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè),推動(dòng)財(cái)務(wù)共享模式的發(fā)展。
財(cái)務(wù)共享指的是企業(yè)將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資源進(jìn)行共享,通過建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)平臺(tái)和機(jī)制,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的共享和協(xié)同。財(cái)務(wù)共享有著高度的靈活性和便利性,通過財(cái)務(wù)共享平臺(tái),個(gè)人和企業(yè)可以隨時(shí)隨地分享和獲取財(cái)務(wù)資源,不再囿于地域和時(shí)間的限制。通過共享財(cái)務(wù)資源,企業(yè)可以避免重復(fù)投資和浪費(fèi),實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)配置,提高資源利用效率,幫助企業(yè)降低成本,提升效益。財(cái)務(wù)共享可促進(jìn)合作和創(chuàng)新,使企業(yè)之間能夠相互學(xué)習(xí)和借鑒,促進(jìn)合作和創(chuàng)新,有助于提高企業(yè)的競爭力和創(chuàng)造力,推動(dòng)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展。利用共享財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息,企業(yè)可更加全面和準(zhǔn)確地評(píng)估風(fēng)險(xiǎn),制定有效的風(fēng)險(xiǎn)管理策略,幫助企業(yè)降低風(fēng)險(xiǎn),增強(qiáng)抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力[1]。
財(cái)務(wù)共享要求內(nèi)部控制系統(tǒng)設(shè)立不同的權(quán)限級(jí)別,并確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作財(cái)務(wù)共享系統(tǒng),通過為每個(gè)員工分配獨(dú)特的用戶賬戶,并根據(jù)其職責(zé)和職位設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限級(jí)別來實(shí)現(xiàn),有效防止信息泄露和濫用的風(fēng)險(xiǎn)。權(quán)限管理機(jī)制還應(yīng)包括定期的賬戶驗(yàn)證,確保員工的權(quán)限始終與其職責(zé)和職位相匹配,建立日志記錄系統(tǒng),記錄每個(gè)員工對財(cái)務(wù)信息的訪問和操作,以便追溯和監(jiān)督,確保財(cái)務(wù)信息的安全性。
財(cái)務(wù)共享的成功實(shí)施要求企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建立一套嚴(yán)格的審計(jì)跟蹤機(jī)制,通過記錄每一次的操作行為和變更,追蹤并核查系統(tǒng)內(nèi)發(fā)生的事務(wù),保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。內(nèi)部控制系統(tǒng)設(shè)立審計(jì)日志,記錄所有財(cái)務(wù)共享活動(dòng)的詳細(xì)信息,包括數(shù)據(jù)的來源、傳輸路徑、處理過程等,無論是內(nèi)部審計(jì)人員還是外部審計(jì)機(jī)構(gòu)都可以通過審計(jì)日志進(jìn)行審計(jì)追蹤,確保共享過程的合規(guī)性和可追溯性。
內(nèi)部控制系統(tǒng)應(yīng)建立一個(gè)有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制,幫助組織識(shí)別和評(píng)估可能對財(cái)務(wù)共享產(chǎn)生負(fù)面影響的風(fēng)險(xiǎn)因素。內(nèi)部控制系統(tǒng)收集和整理各個(gè)部門的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息,包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、經(jīng)營數(shù)據(jù)和市場數(shù)據(jù)等,再通過使用適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工具和技術(shù),對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和評(píng)估,確定潛在的風(fēng)險(xiǎn),系統(tǒng)將根據(jù)評(píng)估結(jié)果,制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理措施和策略,以降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響[2]。
內(nèi)部控制系統(tǒng)也要建立完善的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制,確保公司資金的安全和有效使用。在內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制中,公司應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立的內(nèi)部監(jiān)察部門或委員會(huì),負(fù)責(zé)監(jiān)督和審查財(cái)務(wù)共享的相關(guān)流程和操作。建立定期內(nèi)部審計(jì)機(jī)制,對公司的財(cái)務(wù)共享活動(dòng)進(jìn)行全面的審計(jì)和評(píng)估,確保其符合內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,建立嚴(yán)格的審批制度和授權(quán)流程,確保每一個(gè)財(cái)務(wù)共享活動(dòng)都經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟褪跈?quán),并進(jìn)行相應(yīng)的記錄和追蹤,提高財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的能力,保障公司的財(cái)務(wù)安全和健康發(fā)展。
財(cái)務(wù)共享作為一種有效的方式,可以提高內(nèi)部控制系統(tǒng)的信息透明度,通過共享財(cái)務(wù)信息,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享和協(xié)同,使企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門和崗位之間能夠及時(shí)獲取和共享財(cái)務(wù)信息,更好地了解公司的財(cái)務(wù)狀況和運(yùn)營情況,減少信息不對稱帶來的風(fēng)險(xiǎn),有助于企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)和問題,并及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。在共享財(cái)務(wù)信息下,各個(gè)部門和團(tuán)隊(duì)能夠基于全面的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)作出決策,而不是基于片面或不完整的信息,加強(qiáng)內(nèi)部合作和溝通,減少?zèng)Q策的盲目性和風(fēng)險(xiǎn),提高決策的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)共享作為一種有效的方式,可以提高內(nèi)部控制系統(tǒng)的信息透明度,促進(jìn)內(nèi)部部門之間的協(xié)同工作,幫助企業(yè)更好地管理成本,促進(jìn)企業(yè)與外部利益相關(guān)者之間的合作和溝通[3]。
財(cái)務(wù)共享是一個(gè)十分強(qiáng)大的工具,可以加強(qiáng)內(nèi)部控制系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理,提供更全面和準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),集中管理和監(jiān)控財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。通過共享財(cái)務(wù)信息,不同部門和團(tuán)隊(duì)可以更加緊密合作,共同分析和解決風(fēng)險(xiǎn)問題,促進(jìn)公司內(nèi)部的信息流動(dòng)和溝通,加強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)測和預(yù)警能力,更好地識(shí)別和管理潛在的風(fēng)險(xiǎn),及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范和應(yīng)對,進(jìn)而全面提高內(nèi)部控制系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理能力,幫助公司實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的效益需要公司做好信息安全工作,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和完整性,才能更好地利用財(cái)務(wù)共享,實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。
財(cái)務(wù)共享是一種能夠提升內(nèi)部控制系統(tǒng)工作效率的重要方法,通過實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享和集中管理,公司能夠更好地監(jiān)控和管理財(cái)務(wù)活動(dòng),減少重復(fù)工作和錯(cuò)誤,并提高工作效率。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理中,企業(yè)各個(gè)部門可能會(huì)有各自獨(dú)立的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù),導(dǎo)致重復(fù)錄入和處理相同的財(cái)務(wù)信息。而通過財(cái)務(wù)共享,公司可以將所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在一個(gè)系統(tǒng)中,各個(gè)部門可以共享和訪問這些數(shù)據(jù),避免了重復(fù)錄入和處理的問題,節(jié)省時(shí)間和人力資源。財(cái)務(wù)共享也可減少錯(cuò)誤,提供強(qiáng)大的審計(jì)功能,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化處理和實(shí)時(shí)更新,對財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行全面監(jiān)控和審計(jì),及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤,提供定制化的報(bào)表和分析工具,幫助管理層快速了解公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營情況,優(yōu)化決策流程和提高運(yùn)營效率。
財(cái)務(wù)共享可有效降低內(nèi)部控制系統(tǒng)的運(yùn)行成本,當(dāng)企業(yè)擁有多個(gè)部門或子公司時(shí),每個(gè)部門或子公司都需要建立自己的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和內(nèi)部控制機(jī)制,在無形中帶來了重復(fù)的投資和運(yùn)營成本,實(shí)施財(cái)務(wù)共享,企業(yè)可將不同部門或子公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整合到一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的集中管理和共享,在避免重復(fù)投資的同時(shí),減少運(yùn)營成本,提高內(nèi)部控制系統(tǒng)的效率。通過共享財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息,企業(yè)可以減少重復(fù)工作、提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、促進(jìn)內(nèi)部溝通與協(xié)作,從而提高企業(yè)效率和競爭力,降低內(nèi)部控制的運(yùn)營成本[4]。
企業(yè)在內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)用財(cái)務(wù)共享時(shí),可能會(huì)面臨著許多挑戰(zhàn)和障礙,甚至?xí)谝欢ǔ潭壬舷拗浦髽I(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的建設(shè)與發(fā)展。對此,我們應(yīng)采取一系列對策來應(yīng)對這些挑戰(zhàn),最大限度地發(fā)揮財(cái)務(wù)共享在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)中的作用與意義,為企業(yè)的健康發(fā)展提供良好保障。
在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)中進(jìn)行財(cái)務(wù)共享時(shí),應(yīng)實(shí)施嚴(yán)格的訪問控制與管理,從而有效維護(hù)企業(yè)財(cái)務(wù)信息的安全。企業(yè)可設(shè)立專門的訪問權(quán)限管理系統(tǒng),只有經(jīng)過授權(quán)的員工才能夠訪問和操作與財(cái)務(wù)相關(guān)的信息,有效限制訪問權(quán)限,防止未授權(quán)人員獲取重要信息。采用密碼保護(hù)、加密技術(shù)和雙重驗(yàn)證等手段,加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的安全性,員工需要使用獨(dú)立的個(gè)人賬戶和密碼進(jìn)行登錄,并且系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)定期要求員工更換密碼,以防止密碼泄露,使用加密技術(shù)來對財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸,確保信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中不被非法獲取。
建立較為完善的審計(jì)機(jī)制,定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞和異常行為的檢測與分析,通過監(jiān)控和審計(jì)系統(tǒng)日志,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對潛在的安全威脅,保障財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。在內(nèi)部控制系統(tǒng)中進(jìn)行財(cái)務(wù)共享時(shí),始終堅(jiān)持實(shí)施嚴(yán)格的訪問控制與管理,以維護(hù)信息的安全性,設(shè)立訪問權(quán)限管理系統(tǒng)、采用密碼保護(hù)和加密技術(shù)、建立審計(jì)機(jī)制等措施,有效地防止未授權(quán)訪問和信息泄露的風(fēng)險(xiǎn),確保財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的安全和可靠[5]。
在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)中進(jìn)行財(cái)務(wù)共享時(shí),可引入數(shù)據(jù)驗(yàn)證和審計(jì)機(jī)制,從而有效確保企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)驗(yàn)證是通過對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和驗(yàn)證,確保其符合規(guī)定的格式和范圍,例如,對于金額字段,系統(tǒng)會(huì)驗(yàn)證輸入的數(shù)字是否合法、是否超出了預(yù)設(shè)的范圍等,對數(shù)據(jù)進(jìn)行邏輯驗(yàn)證,比如檢查賬戶余額是否與交易金額相符等,通過數(shù)據(jù)驗(yàn)證,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正數(shù)據(jù)錯(cuò)誤,減少因錯(cuò)誤數(shù)據(jù)引起的錯(cuò)誤,提升財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
審計(jì)機(jī)制則是通過對系統(tǒng)的操作日志進(jìn)行監(jiān)控和審計(jì),確保數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性,記錄每一次數(shù)據(jù)的修改、刪除、新增等操作,以及操作的時(shí)間、人員等信息,一旦發(fā)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或異常情況,可以追溯到具體的操作記錄,并進(jìn)行相應(yīng)的處理和調(diào)查,審計(jì)機(jī)制也可以起到防止內(nèi)部人員濫用權(quán)限或進(jìn)行不當(dāng)操作的作用,提高了系統(tǒng)的安全性。通過在財(cái)務(wù)共享內(nèi)部控制系統(tǒng)中引入數(shù)據(jù)驗(yàn)證和審計(jì)機(jī)制,更加準(zhǔn)確地記錄和處理數(shù)據(jù),降低了數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和風(fēng)險(xiǎn)的概率,提高財(cái)務(wù)部門的工作效率,增強(qiáng)公司內(nèi)部控制的可靠性和透明度,保護(hù)企業(yè)的財(cái)務(wù)安全,企業(yè)可以更加有效地進(jìn)行財(cái)務(wù)決策和分析,為企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持,增強(qiáng)企業(yè)的競爭力,使企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中占有一席之地。
在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)中進(jìn)行財(cái)務(wù)共享時(shí),應(yīng)定期為企業(yè)內(nèi)部員工組織開展培訓(xùn)活動(dòng),從而有效提升企業(yè)內(nèi)部全體員工的財(cái)務(wù)共享意識(shí)。在財(cái)務(wù)共享內(nèi)部控制系統(tǒng)中,組織開展定期培訓(xùn)是一項(xiàng)重要的舉措,培訓(xùn)內(nèi)容包括財(cái)務(wù)共享的基本原理、操作規(guī)范以及相關(guān)政策和法規(guī)等,重點(diǎn)介紹財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的使用方法和技巧,以幫助員工更好地利用系統(tǒng)完成各項(xiàng)財(cái)務(wù)共享任務(wù)。在該培訓(xùn)活動(dòng)中,可以提升自身的財(cái)務(wù)共享意識(shí),更加了解和熟悉財(cái)務(wù)共享的概念和流程。
定期培訓(xùn)的開展可以有效地增強(qiáng)員工對財(cái)務(wù)共享的理解和認(rèn)同,提高其在財(cái)務(wù)共享過程中的主動(dòng)參與度,員工不僅能夠掌握相關(guān)知識(shí)和技能,還能夠了解財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的最新更新和改進(jìn),有助于員工更好地適應(yīng)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的變化,并能夠更加高效地完成各項(xiàng)任務(wù)。定期培訓(xùn)還可以為員工提供一個(gè)學(xué)習(xí)和交流的平臺(tái),與其他員工進(jìn)行互動(dòng)和討論,員工可以相互學(xué)習(xí)和借鑒經(jīng)驗(yàn),共同提高財(cái)務(wù)共享的水平和效率,促進(jìn)員工之間的溝通和合作,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力和工作效能。公司也要通過定期的考核和評(píng)估機(jī)制,對員工的財(cái)務(wù)共享意識(shí)進(jìn)行監(jiān)測和反饋,準(zhǔn)確掌握員工的整體能力,以確保培訓(xùn)效果的持續(xù)提升,使員工不僅能夠提升自身的專業(yè)能力,還能夠?yàn)楣镜呢?cái)務(wù)共享內(nèi)部控制系統(tǒng)的良好運(yùn)行作出積極貢獻(xiàn),提高整體業(yè)務(wù)管理水平,推動(dòng)公司的持續(xù)發(fā)展[6]。
在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)中進(jìn)行財(cái)務(wù)共享時(shí),應(yīng)加強(qiáng)對知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù),從而有效維護(hù)企業(yè)內(nèi)部的核心技術(shù)。在財(cái)務(wù)共享內(nèi)部控制系統(tǒng)中,加強(qiáng)對知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)十分重要,可幫助企業(yè)維護(hù)其核心技術(shù)的競爭優(yōu)勢,加大對知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)力度的重要性不言而喻。加強(qiáng)對數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)過程的加密措施,采用安全加密技術(shù),在傳輸和存儲(chǔ)過程中保持其安全性,防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中被非法獲取或篡改,只有通過合法途徑解密的人員才能獲取和使用這些信息,從而保護(hù)企業(yè)的核心技術(shù)不受侵害,建立完善的備份和恢復(fù)機(jī)制,確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)的可用性和持續(xù)性,定期備份和存檔重要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)數(shù)據(jù),在發(fā)生意外情況時(shí)迅速恢復(fù),并確保企業(yè)核心技術(shù)不受影響,確保企業(yè)核心技術(shù)的安全性和穩(wěn)定性。
建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的內(nèi)部審計(jì)機(jī)制,定期對系統(tǒng)進(jìn)行審核和檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全漏洞或違規(guī)行為,與外部合作伙伴建立合理的合同和安全協(xié)議,在與供應(yīng)商、合作伙伴等進(jìn)行合作時(shí),應(yīng)明確規(guī)定對知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)要求,并確保合同中包含安全條款和違約責(zé)任,有效維護(hù)企業(yè)的核心技術(shù)。企業(yè)應(yīng)建立起有效的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)監(jiān)管機(jī)制。定期進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的自查和評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。同時(shí),與相關(guān)的政府機(jī)構(gòu)和行業(yè)協(xié)會(huì)合作,加強(qiáng)對知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的宣傳和培訓(xùn),形成全社會(huì)共同維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的氛圍。
綜上所述,財(cái)務(wù)共享對內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)具有積極的影響,能夠提高信息透明度、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理、提升工作效率和降低成本。但在實(shí)施財(cái)務(wù)共享的過程中,必須解決數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)、數(shù)據(jù)一致性和準(zhǔn)確性以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等問題,以確保財(cái)務(wù)共享的有效性和可持續(xù)發(fā)展。