軟開項目成本管理創(chuàng)新實踐
——以A企業(yè)為例

鄭志軍 華數(shù)云科技有限公司

引言

一、軟開項目成本管理面臨挑戰(zhàn)

A 企業(yè)進入軟開行業(yè)初期，在項目需求、人員配置、開發(fā)標準化、項目交付管控、項目成本管控、項目復(fù)盤等環(huán)節(jié)存在管理不到位現(xiàn)象，出現(xiàn)了項目返工多，工期不受控，成本超預(yù)算、毛利較低等諸多問題，軟開業(yè)務(wù)發(fā)展面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。

（一）項目需求管理不到位，項目總體成本偏高

市場人員對軟開項目不熟悉，業(yè)主方對自身需求比較模糊，項目前期調(diào)研不充分，產(chǎn)品經(jīng)理對業(yè)務(wù)邏輯、業(yè)務(wù)規(guī)則調(diào)研不到位，需求清單不完整，模塊功能內(nèi)容定義模糊，導(dǎo)致項目建設(shè)方案可執(zhí)行性不強，項目預(yù)算編制依據(jù)不足。項目進入實施階段，業(yè)主方新增需求多，且需求變更頻繁，導(dǎo)致產(chǎn)品原型設(shè)計經(jīng)常有反復(fù)，代碼開發(fā)返工多，項目開發(fā)成本大幅增加。項目需求管理不規(guī)范，未明確歸口管理部門，導(dǎo)致無效需求多，增加項目開發(fā)成本。同時，由于業(yè)主方無法追加項目預(yù)算，增加的成本無法彌補，需求原因?qū)е碌捻椖刻潛p數(shù)占比最高。

（二）項目資源統(tǒng)籌不到位，項目人力成本偏高

項目設(shè)計階段，受主客觀原因影響，產(chǎn)品原型設(shè)計經(jīng)常變動，項目計劃調(diào)整頻繁，導(dǎo)致UI 人員配置、開發(fā)前端和后端人員配置、測試人員配置不合理，初中高級人員配比及自有和外包人員配比不經(jīng)濟，人員銜接不到位，緊急用人較為頻繁，大幅增加人力成本投入。由于產(chǎn)品原型做反復(fù)修訂，代碼重復(fù)開發(fā)，導(dǎo)致成本大幅增加。

（三）項目技術(shù)工具不到位，項目研發(fā)效率偏低

項目編碼階段，由于企業(yè)研發(fā)人員對新技術(shù)、新開發(fā)工具的研究和使用與同業(yè)標桿企業(yè)存在差距，研發(fā)效率總體偏低，與同業(yè)對比項目成本預(yù)估出現(xiàn)30%-50%的差異。由于架構(gòu)師力量不足，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，代碼、組件、框架、接口等復(fù)用工作推進滯后，存在開發(fā)人力重復(fù)投入現(xiàn)象，開發(fā)人員產(chǎn)出偏低。

項目測試階段，由于測試流程不規(guī)范，測試方法及工具落后，導(dǎo)致缺陷發(fā)現(xiàn)率偏低，測試覆蓋率不足，測試執(zhí)行效果較差。個別項目上線后出現(xiàn)較嚴重的BUG，不僅代碼修復(fù)成本高，而且影響軟件系統(tǒng)的正常運行，業(yè)主滿意度評價偏低。

（四）項目過程管理不到位，項目執(zhí)行效果偏差

項目實施階段，由于駐場項目經(jīng)理對軟開行業(yè)經(jīng)驗不足，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力不夠，對業(yè)主方提出的需求把控不到位，新增需求多，變更需求多，工期調(diào)整較為頻繁，工作銜接安排不合理，導(dǎo)致人效偏低，技術(shù)經(jīng)理對技術(shù)選型經(jīng)驗不足，項目進度、質(zhì)量、成本與建設(shè)方案要求差距較大。

（五）項目進度跟蹤不到位，項目投入產(chǎn)出偏低

項目實施階段，企業(yè)財務(wù)部門對于項目前置性管理參與不夠，對于項目預(yù)算申報、預(yù)算執(zhí)行、營收確認、項目回款等項目信息，未做及時的跟蹤與預(yù)警，項目管理人員對于項目工時投入情況、軟硬件投入情況、市場產(chǎn)品研發(fā)交付人力投入情況、項目產(chǎn)出情況未能動態(tài)掌握。對于項目工時是否超計劃、項目成本是否超預(yù)算等，未及時準確反饋給項目管理者，導(dǎo)致項目決策（中止、終止）滯后，項目投入、產(chǎn)出總體上無法得到有效保障。

（六）項目管理復(fù)盤不到位，項目統(tǒng)籌能力偏弱

項目管理機制不健全，事中事后復(fù)盤機制未建立。特別是對于執(zhí)行偏差大的項目，未及時組織相關(guān)部門以問題和目標為導(dǎo)進行復(fù)盤。如對于項目成本超預(yù)算偏差大的項目，對于影響項目成本的因素，包括需求增加、需求變更、人員工時、人員配置等，未按照影響程度大小進行排序，找出主要矛盾，提出對應(yīng)解決、改善提升的方案。

老賈喝口酒，潤潤嗓子：“那天家人把我?guī)R里，說來也巧，在衛(wèi)生所里我不是頭疼就是胃疼，結(jié)果一進到廟里，也不哭也不鬧了，病跟好了一樣。廟里的方丈再一拿脈，就知道了八九。問過家里人我的具體的癥狀，果然是不出他所料。”老賈說的洋洋得意，好像是他就是老和尚一樣。

二、軟開項目成本管理創(chuàng)新實踐

為提升項目總體管理水平，快速應(yīng)對市場挑戰(zhàn)，建立市場競爭優(yōu)勢，A 企業(yè)由財務(wù)牽頭，市場、產(chǎn)品、研發(fā)多部門聯(lián)動，從項目商機到軟件上線部署全流程，從工期、質(zhì)量、成本全方位對項目進行復(fù)盤，針對存在的突出問題，提出了“6 個優(yōu)化”舉措，為項目管理標準化、流程化、精細化打下了良好的基礎(chǔ)。

（一）優(yōu)化業(yè)主需求管理，控制項目預(yù)算偏差

商機階段，市場牽頭，售前、產(chǎn)品等參與，做細調(diào)研方案，開展現(xiàn)場調(diào)研，形成較為完整的需求清單，擬定可執(zhí)行的、細化的項目建設(shè)方案，科學(xué)定義模塊功能，建立人員配置標準化模型，減少產(chǎn)品、開發(fā)、測試等工時預(yù)估偏差，提高項目預(yù)算的編制質(zhì)量。項目實施過程中，確定市場經(jīng)理為需求管理人，統(tǒng)一入口，對于新增需求，及時向業(yè)主申請追加預(yù)算；對于需求變更，測算變更前后成本差異后，市場向業(yè)主方申請追加預(yù)算。

（二）優(yōu)化項目人員配置，降低項目人工成本

項目實施階段，產(chǎn)品經(jīng)理需充分了解業(yè)主需求，充分了解業(yè)務(wù)邏輯，充分了解業(yè)務(wù)規(guī)則，在“三了解”的基礎(chǔ)上，開展原型設(shè)計，減少開發(fā)返工；通過組織原型評審會，產(chǎn)品經(jīng)理確定項目UI 人員配置，研發(fā)技術(shù)經(jīng)理確定開發(fā)技術(shù)路線、前端后端開發(fā)人員及測試人員配置、自有人員和外包人員配比等。為減輕項目人力成本負擔(dān)，對于初級開發(fā)人員及低頻使用的高端開發(fā)人員，引進生態(tài)（軟開外包單位）予以補充，項目高峰期自有人員與外包人員比達到1 : 3。

（三）優(yōu)化項目研發(fā)管理，提升項目研發(fā)效率

關(guān)注軟開行業(yè)發(fā)展動態(tài)，研究和應(yīng)用先進的開發(fā)理念、思路、方法和工具。一是推進工具現(xiàn)代化，結(jié)合項目主動使用低代碼等新開發(fā)工具，提高開發(fā)效率；二是推進開發(fā)標準化，制定統(tǒng)一規(guī)范，推進組件、架構(gòu)、代碼等標準化，建立共享平臺，提高復(fù)用率；三是推進管理信息化，利用禪道、PingCode 等項目管理軟件，規(guī)范開發(fā)人員進度、質(zhì)量、工時管理。

（四）優(yōu)化項目過程管理，確保項目成功交付

項目實施階段，針對項目經(jīng)理重進度輕成本、技術(shù)經(jīng)理重質(zhì)量輕成本等問題，通過優(yōu)化考核指標體系，引導(dǎo)項目經(jīng)理、技術(shù)經(jīng)理主動平衡進度、質(zhì)量及成本，在業(yè)主滿意、工期受控的前提下，最大限度降低項目成本。項目經(jīng)理考核指標從成本30%、進度40%、質(zhì)量30%，調(diào)整為成本50%、進度30%、質(zhì)量20%，技術(shù)經(jīng)理考核指標從質(zhì)量50%、進度30%、成本20%，調(diào)整為質(zhì)量40%、進度20%、成本40%。

軟件發(fā)布前，為防止出現(xiàn)BUG 影響系統(tǒng)運行，減少開發(fā)修復(fù)成本，將缺陷發(fā)現(xiàn)率納入測試經(jīng)理的業(yè)績考核，引導(dǎo)測試經(jīng)理根據(jù)產(chǎn)品的功能規(guī)范和項目的時間節(jié)點，優(yōu)化功能測試計劃，不斷改進測試工具和流程，提高測試覆蓋率和回歸測試效果，提升測試的整體效能。

（五）優(yōu)化項目成本預(yù)警，確保項目效益受控

針對前期出現(xiàn)的項目成本偏離預(yù)算大，項目經(jīng)理成為工時統(tǒng)計員，技術(shù)經(jīng)理成為工作分配員，成本過程預(yù)警不到位等現(xiàn)象，企業(yè)財務(wù)牽頭搭建項目預(yù)算、項目合同、項目營收、項目成本、項目毛利等多維度小核算報表，用財務(wù)數(shù)字反映項目進展及階段性成果。市場經(jīng)理負責(zé)項目預(yù)算爭取、合同簽署及營收回款落地，項目經(jīng)理負責(zé)項目周、月工時統(tǒng)計，財務(wù)負責(zé)成本費用統(tǒng)計及報表編制。對工時超計劃、成本超預(yù)算、毛利低于預(yù)期等異常現(xiàn)象，財務(wù)部及時發(fā)出預(yù)警，跟蹤督促項目經(jīng)理召開跨部門溝通協(xié)調(diào)會，從增加預(yù)算、優(yōu)化排期、優(yōu)化技術(shù)選型及優(yōu)化人員投入等出發(fā)，多渠道尋求解決方案，增收降本，最大限度地保障項目投入產(chǎn)出符合預(yù)期。

（六）優(yōu)化項目復(fù)盤機制，形成項目管理閉環(huán)

為提高企業(yè)對項目的總體駕馭能力，及時糾偏，不定期（月或季度）選擇2-3 個重點項目進行復(fù)盤。從需求管理、技術(shù)選型、人員配置、項目排期等多維度展開，產(chǎn)品、研發(fā)、市場、財務(wù)等人員參與，深入分析成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，提出改進建議。如X 項目產(chǎn)品經(jīng)理通過深入了解業(yè)主方業(yè)務(wù)邏輯和規(guī)則，研究行業(yè)競品，引導(dǎo)業(yè)主認同設(shè)計理念，項目新增需求和需求變更控制在5%以內(nèi)；B 項目業(yè)主對大屏設(shè)計不滿意，多次返工，更換產(chǎn)品經(jīng)理后，問題得到迅速解決，主要原因是原產(chǎn)品經(jīng)理對業(yè)務(wù)理解不透徹，溝通和交流能力較弱，設(shè)計思路沒有充分表達。

三、主要成效

一年多來，A 企業(yè)在項目團隊的共同努力下，通過創(chuàng)新理念和方法，推進“6 個優(yōu)化”工作，項目管理流程不斷得到理順，項目總體把控能力大幅提升，項目投入產(chǎn)出逐步接近預(yù)期，項目質(zhì)量、進度、成本有機統(tǒng)一，企業(yè)市場競爭力得到不斷增強。

（一）項目需求得到有效控制，項目預(yù)算偏差得到較好控制

基于項目商機發(fā)現(xiàn)到開發(fā)部署的全流程，企業(yè)建立了標準的需求管理流程和響應(yīng)規(guī)則。事前，規(guī)范調(diào)研流程，明確調(diào)研范圍，做實需求清單，優(yōu)化建設(shè)方案；事中，明確市場和項目經(jīng)理職責(zé)，規(guī)范項目新增需求追加、項目需求變更管理。經(jīng)統(tǒng)計，項目需求偏差率從兩年前的20%-40%，下降到現(xiàn)在的10%-20%，項目成本偏差率從兩年前的20%-30%，下降到10%-20%。

（二）項目人員配置不斷優(yōu)化，項目預(yù)算質(zhì)量得到較大提升

在項目需求管理持續(xù)規(guī)范的拉動下，產(chǎn)品原型設(shè)計改動大幅減少，人員配置更為合理，緊急用人情況大幅減少，項目人力成本得到較好控制，人員配置標準化模型不斷得到完善；根據(jù)項目建設(shè)方案，結(jié)合項目規(guī)模和業(yè)務(wù)復(fù)雜程度，參照人員配置標準化模型，企業(yè)可快速出具較為準確的項目成本預(yù)算，響應(yīng)市場報價需求，項目成本測算時間縮短了30%以上。

（三）項目統(tǒng)籌能力持續(xù)提升，項目進度成本質(zhì)量較好平衡

經(jīng)過項目管理積累，企業(yè)對于項目全過程把控能力進一步增強，項目、產(chǎn)品、研發(fā)技術(shù)經(jīng)理職責(zé)進一步明確，項目進度安排、人員組織、開發(fā)管理、成本控制等更加科學(xué)合理，項目進度、成本、質(zhì)量得到統(tǒng)籌兼顧，項目開發(fā)周期平均縮短10%以上。

（四）新技術(shù)新工具探索使用，項目開發(fā)效率得到較大提升

軟件開發(fā)不斷向著智能化和用戶化方向發(fā)展，研發(fā)人員積極研究技術(shù)發(fā)展新動向，在成熟應(yīng)用IntelliJ IDEA、Visual Studio Code 工具的同時，積極探索使用Jeecg-Boot 等低代碼開發(fā)平臺，并大膽嘗試使用基于大模型的AI 編程輔助工具CodeGeeX，開發(fā)效率整體提升5%-10%；同時推進研發(fā)組件、框架標準化工作。截至當前，已完成組件共享平臺12 個，包括sku 算法組件、微信統(tǒng)一認證、高德地圖選點范圍框選，為研發(fā)項目降本打下了堅實的基礎(chǔ)。

（五）項目核算體系不斷健全，項目預(yù)警功能得到較好發(fā)揮

圍繞項目商機到交付的全流程，不斷健全項目小核算體系，動態(tài)跟蹤項目執(zhí)行進度，及時進行預(yù)警糾偏，減少項目預(yù)算執(zhí)行差異，確保項目收益總體受控。經(jīng)過兩年的努力，項目成本預(yù)算執(zhí)行偏差率從兩年前的20%-30%，下降到當前的10%-20%。

（六）項目評價機制不斷完善，項目管理水平得到較大提升

建立項目復(fù)盤機制，形成項目管理閉環(huán)。通過分析項目預(yù)算執(zhí)行差異，市場、產(chǎn)品、技術(shù)、交付有機協(xié)調(diào)，共同推動項目成本管理水平提升，項目盈利能力得到顯著增強，盈利項目占比提升了50%。

四、創(chuàng)新與體會

面對嚴峻的市場挑戰(zhàn)，企業(yè)必須強化科技創(chuàng)新，從組織、制度、流程、機制、工具著手，全面推進項目管理的標準化、信息化、智能化，加大業(yè)財融合，建立項目小核算體系，推動項目總體管理水平穩(wěn)步提升，逐步建立成本競爭優(yōu)勢，提升企業(yè)市場競爭力，邁向企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

結(jié)語

軟件開發(fā)行業(yè)發(fā)展日新月異，企業(yè)只有不斷提升創(chuàng)新能力，才能在激烈的市場競爭中贏得發(fā)展，通過提供高質(zhì)量、高效率、低成本的信息系統(tǒng)解決問題，助力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，參與數(shù)字經(jīng)濟、數(shù)字政府和數(shù)字社會的構(gòu)建，助推“數(shù)字中國”戰(zhàn)略落地。