教育財務(wù)智能化與未來財務(wù)管理模式的研究

徐如箭 嚴詩琴 衢州學(xué)院

引言

財政部和教育部于2022 年6 月30 日印發(fā)了《高等學(xué)校財務(wù)制度》的通知（以下簡稱制度），該制度明確了高等學(xué)校財務(wù)管理的主要任務(wù)之一是：建立健全內(nèi)部控制體系，加強對學(xué)校經(jīng)濟活動財務(wù)控制和監(jiān)督，防范財務(wù)風(fēng)險。高校業(yè)務(wù)的多元化和復(fù)雜性，必然要求建立健全適應(yīng)于自身特點的內(nèi)控體系，以使得教育資金投入有效利用。而其中的關(guān)鍵在于，發(fā)揮財務(wù)智能化和面向復(fù)雜財務(wù)情況的可迭代升級的未來財務(wù)管理模式，對于教育管理的支撐作用。本文以高校教育財務(wù)為研究對象，通過對財務(wù)智能化和構(gòu)建未來財務(wù)管理模式探索，從而為教育財務(wù)提供更高效、更專業(yè)、更具應(yīng)用價值的建議。

一、當前高校教育財務(wù)智能化存在的問題

（一）高校業(yè)務(wù)內(nèi)容多元復(fù)雜

現(xiàn)如今，高校的業(yè)務(wù)內(nèi)容呈現(xiàn)多元化和復(fù)雜化趨勢，這就給財務(wù)智能化帶來不小的挑戰(zhàn)。從多元化角度來說，高校的業(yè)務(wù)包括教學(xué)活動和科研活動，高校輔助業(yè)務(wù)包括后勤采購、基建、資產(chǎn)管理等。如何提高教學(xué)管理水平、完善科研經(jīng)費的監(jiān)管、提升經(jīng)費的使用效率，是高校首先要考慮的問題。高校業(yè)務(wù)的多元化的特點，導(dǎo)致其內(nèi)控更加廣泛，與之匹配的財務(wù)智能化的建設(shè)范圍廣、難度大。高校業(yè)務(wù)活動的特殊性要求更是需要建立一套符合自身的內(nèi)控體系。同時，高校資金來源內(nèi)容復(fù)雜性，財政撥款、學(xué)生繳費、銀行專項債、培訓(xùn)收入和社會捐贈等等。資金內(nèi)容多元增加了資金監(jiān)管的難度和會計核算體系的復(fù)雜，對高校的內(nèi)控和財務(wù)智能化提出了新的挑戰(zhàn)。

（二）風(fēng)險內(nèi)控受到主觀影響

教育財務(wù)產(chǎn)生的風(fēng)險是需要內(nèi)部控制的，而內(nèi)部控制受到內(nèi)部人員各個部門自主主觀影響。其自主主觀表現(xiàn)在各部門對自身的業(yè)務(wù)的理解，往往不符合財務(wù) 于業(yè)務(wù)類型的判斷，依賴于經(jīng)辦人員的主觀判斷，容易產(chǎn)生錯配。另外，業(yè)務(wù)工作的外包，也會導(dǎo)致相關(guān)風(fēng)險沒有及時被發(fā)現(xiàn)，相關(guān)控制措施不能及時管控。這就亟待建立一個可落地的業(yè)務(wù)質(zhì)量標準，既要符合外部政策，通過嚴格與外部政策逐項對比得到，又要符合單位的實際，經(jīng)過崗位研究討論并得到確認。

（三）各個部門職責(zé)不清隔閡大

教育財務(wù)工作在校內(nèi)的各個部門中都會發(fā)生，但由于各個部門的工作職責(zé)不清晰，互相獨立，缺乏全局觀念，造成各部門之間數(shù)據(jù)壁壘。高校設(shè)置不少專門的校（院）會議、財經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組、基建委員會等，普遍存在的集體議事機制不健全、事項職責(zé)有重疊。部分重要崗位職責(zé)不夠明晰，事項執(zhí)行指出責(zé)任不夠匹配，資產(chǎn)管理不相容崗位職責(zé)分離不夠充分；部分崗位尚未建立輪崗機制等。建設(shè)好單位的內(nèi)控是教育財務(wù)智能化構(gòu)建的基礎(chǔ)和前提，否則會加劇風(fēng)險管理難度。

（四）業(yè)財融合數(shù)據(jù)口徑不一

高校層級多，“碎片化”管理的情況較為普遍，所有上級和領(lǐng)導(dǎo)想得到的數(shù)據(jù)，在單位內(nèi)部無法直接獲取，需要通過一個部門向其他部門以人為的方式督辦推動，信息滯后性情況較為普遍，獲取數(shù)據(jù)的時效性不強，又因為跨部門的協(xié)調(diào)溝通強度大，表現(xiàn)的就是不同系統(tǒng)之間無法聯(lián)通，造成數(shù)據(jù)割裂，極其容易形成信息化“孤島”。教育業(yè)財融合數(shù)據(jù)口徑不一，讓全校內(nèi)的財務(wù)數(shù)據(jù)無法有效流通，各軟件系統(tǒng)“立煙囪”，只能各個部門的單獨申報工作，往往數(shù)據(jù)缺乏關(guān)聯(lián)性、針對性和科學(xué)性。高校組織架構(gòu)層級豐富，帶來的弊端是依托傳統(tǒng)溝通方式，業(yè)務(wù)溝通的路徑長，具體表現(xiàn)為兩個科室之間的協(xié)同困難，同一個分管領(lǐng)導(dǎo)下的兩個處室之間的溝通也較為困難，不同分管領(lǐng)導(dǎo)下，業(yè)務(wù)的溝通的路徑會更長。把一項工作的內(nèi)容梳理清楚，從另一個維度對單位的活動進行流程化地解剖，對于高校來說更重要的是業(yè)務(wù)協(xié)同，效率提高，界定職責(zé)。組織的數(shù)字化和內(nèi)部控制的流程，可以解決這一難題。

二、教育財務(wù)智能化建設(shè)的實現(xiàn)路徑

（一）梳理核心業(yè)務(wù)流程

梳理校內(nèi)的財務(wù)核心業(yè)務(wù)流程，以區(qū)別非財務(wù)流程。計財處應(yīng)當梳理近幾年相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，針對其中包括領(lǐng)導(dǎo)簽字審批、報銷業(yè)務(wù)、科研預(yù)算與結(jié)題、采購流程審批、資產(chǎn)入賬、工資發(fā)放、來款認領(lǐng)、開票、收費審批、收費、獎助學(xué)金發(fā)放等項目進行優(yōu)化。對于科研項目事前審批事項，要做好“科研安”系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)與財務(wù)系統(tǒng)的對接，通過財務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)科研事項的管控和業(yè)財融合。對于報銷系統(tǒng)，智能嵌入簽字審批流程，支持與OA 系統(tǒng)審批流程對接，通過對預(yù)約單中項目號、項目大類、支付方式和金額，動態(tài)生成審批人員流程。通過OCR 技術(shù)內(nèi)置智能識別引擎，以實現(xiàn)各類票據(jù)（包括增值稅發(fā)票、差旅出行火車票和飛機票、定額發(fā)票等）自動識別填列，讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑路，最終實現(xiàn)“零次跑”。對于采購流程審批，搭建與財務(wù)系統(tǒng)相連接的前端，使得前端流程自動傳遞至財務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)全自動購買到支付安全。健全教育財務(wù)核算系統(tǒng)，需要構(gòu)建財務(wù)核心業(yè)務(wù)流程。財務(wù)核算系統(tǒng)對接內(nèi)外部大數(shù)據(jù)，實現(xiàn)全流程全自動智能化建設(shè)。

（二）識別財務(wù)缺陷風(fēng)險

識別財務(wù)缺陷和風(fēng)險，是為了應(yīng)對校內(nèi)各個部門工作人員主觀上來經(jīng)辦財務(wù)工作。對于財務(wù)風(fēng)險的防范，目前的財務(wù)系統(tǒng)尚不能實現(xiàn)100%的全覆蓋稽核。報銷過程難管控，只能通過事后抽查稽核，事前風(fēng)險防范無法保證，稽核人力有限。首先，要確認識別到的風(fēng)險是客觀存在的，對于潛在的風(fēng)險要持續(xù)注意。其次，要對即將發(fā)生的風(fēng)險進行等級劃分，無風(fēng)險數(shù)據(jù)正常辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)，風(fēng)險數(shù)據(jù)通過自動推送短信等提示經(jīng)辦人進行警示。對于風(fēng)險處置，可以采用個人信用管理系統(tǒng)，描述用戶畫像，進行自動歸結(jié)處置。最后，逐步實施風(fēng)險管理工作的關(guān)鍵在于建立財務(wù)智能稽核監(jiān)控平臺。依據(jù)準確的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，進行細致的數(shù)據(jù)分析，能夠有助于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、定位問題和解決問題。以“采購管理中的經(jīng)濟合同（采購類）全流程工作節(jié)點的耗時情況”為例，通過對耗時情況的追蹤和統(tǒng)計，用戶單位和中標人耗時要遠大于采購中心和計財處的耗時。區(qū)別于一般的應(yīng)當背鍋的財務(wù)和采購中心的傳統(tǒng)認知。數(shù)據(jù)重新分析，數(shù)智化的應(yīng)用場景可以確保數(shù)據(jù)的真實性和業(yè)務(wù)運行的偏差得到合理糾正，建立數(shù)據(jù)的糾偏機制，確保管理目標所設(shè)計的業(yè)務(wù)活動能夠數(shù)字化，保證組織目標的實現(xiàn)。

（三）打通堵點明確職責(zé)

打通校內(nèi)流程各個堵點，讓各個部門的財務(wù)人員明確職責(zé)是為了消除財務(wù)信息壁壘，讓財務(wù)工作在校內(nèi)有效流通辦理。發(fā)揮智能稽核的作用。將事項分為事前、事中和事后三個階段進行規(guī)則預(yù)警，將風(fēng)險點分為紅色、黃色和藍色三種不同程度的預(yù)警類型，用以區(qū)分不同風(fēng)險程度的經(jīng)濟事項，其中紅色為重點事件，需要提交紀檢和審計，黃色和藍色為一般事件，由計財處審核。明確堵點和風(fēng)險點的類型，其中紅色代表異常交易，黃色代表頻繁交易、業(yè)務(wù)拆分、財務(wù)業(yè)務(wù)監(jiān)控項目和資金大額管理，藍色代表差旅費、勞務(wù)費的發(fā)放、資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)的監(jiān)控，利用外部數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)觸發(fā)預(yù)警規(guī)則，通過預(yù)警分析不斷調(diào)整稽核規(guī)則設(shè)置，達到實時的預(yù)警處置反饋。這也可以將各個部門的業(yè)財融合數(shù)據(jù)信息的壁壘全部打通，從而讓財務(wù)數(shù)據(jù)價值得到充分體現(xiàn)，實現(xiàn)各部門業(yè)財數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)籌效果。

（四）優(yōu)化流程再造流程

對校內(nèi)的財務(wù)流程進行優(yōu)化與再造，這就需要構(gòu)建數(shù)據(jù)應(yīng)用為核心的模式。連接現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)，包括預(yù)算、采購、資產(chǎn)、報銷系統(tǒng)，通過標準化體系建設(shè)，使得業(yè)務(wù)流程標準、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范、流程銜接順暢、數(shù)據(jù)回溯路徑清晰，基于標準、面向數(shù)據(jù)，讓“數(shù)據(jù)說話”，在智能稽核平臺上，充分利用統(tǒng)計分析看板，通過數(shù)據(jù)差異發(fā)現(xiàn)問題、數(shù)據(jù)回溯定位問題，數(shù)據(jù)比對分析問題、數(shù)據(jù)參照解決問題，以問題異常為導(dǎo)向，建立柔性糾偏機制，不斷改進優(yōu)化改進流程，實現(xiàn)教育財務(wù)的自動迭代升級。

三、未來教育財務(wù)管理模式的探索

基于上述對于教育財務(wù)智能化建設(shè)的實現(xiàn)路徑，建立構(gòu)建以預(yù)算管理為源頭，資金管控為主體，業(yè)務(wù)流程為驅(qū)動，風(fēng)險管理為重點，監(jiān)督控制為手段、財務(wù)服務(wù)為展現(xiàn)窗口、預(yù)算與執(zhí)行相結(jié)合的創(chuàng)建全方位多維度管控方式的則是未來新型財務(wù)管理模式。分為以下三個階段實施：

（一）財務(wù)核算集中化

利用部分財務(wù)信息化功能，提高效率，釋放會計核算人員。具體表現(xiàn)在核算業(yè)務(wù)集中處理，融入智能審核和智能稽核平臺、OCR 技術(shù)進階版和構(gòu)建鏈接外部的商旅平臺可以助力智慧報銷，將高校內(nèi)所有財務(wù)核算工作都集中起來，就是為了讓財務(wù)數(shù)據(jù)在校內(nèi)形成可供利用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層級。因此，通過財務(wù)系統(tǒng)形成教育歷年會計決算數(shù)據(jù)可視化應(yīng)用和駕駛艙看板，使得高校領(lǐng)導(dǎo)能夠一目了然歷年數(shù)據(jù)情況。高校財務(wù)部門可以按照形成的會計決算形成預(yù)算額度，減少決算和預(yù)算之間的偏差。校內(nèi)所有產(chǎn)生財務(wù)數(shù)據(jù)的部門，都要將所有財務(wù)數(shù)據(jù)都上報給財務(wù)預(yù)算部門。首先，分析教育歷年會計決算數(shù)據(jù)；其次，詢問各部門對未來一年的資金需求情況；最后，由高校預(yù)算財務(wù)部門統(tǒng)一對下屬各個院系撥付教育預(yù)算。通過構(gòu)建集中化模式減少無效溝通，利用財務(wù)數(shù)據(jù)構(gòu)建各項源頭資金項目。

（二）業(yè)務(wù)內(nèi)控信息化

通過建立屬于高校自身的風(fēng)險可控、內(nèi)控合規(guī)的大內(nèi)控風(fēng)險評估模型：X（外部標準）-Y（內(nèi)部標準）=Z（差異）構(gòu)建高校財務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制為重點的模式，需要實現(xiàn)信息化。利用高校數(shù)據(jù)中臺，對教育領(lǐng)域的財務(wù)進行內(nèi)部控制可以及時和完整地了解到教育經(jīng)費走向、用途、時間、數(shù)額等等信息。只要出現(xiàn)了經(jīng)費使用異常的情況，就可以在信息化的基礎(chǔ)上實施控制。將內(nèi)部控制作為教育財務(wù)管理信息化的手段是高效的，首先，監(jiān)督工作要確立專門機構(gòu)和人員，確保獨立于現(xiàn)有的財務(wù)機構(gòu)和人員。其次，要充分利用信息化平臺的優(yōu)勢，實現(xiàn)信息化監(jiān)督。最后，當教育財務(wù)數(shù)據(jù)有異常情況，就立馬采取控制措施。

（三）數(shù)據(jù)治理智能化

實現(xiàn)數(shù)據(jù)治理智能化，需要在建立在數(shù)字化和數(shù)智化的基礎(chǔ)上。首先，基于業(yè)務(wù)流程標準和數(shù)據(jù)規(guī)范，確保與管理目標有關(guān)的數(shù)據(jù)真實，通過流程梳理和數(shù)據(jù)校驗，提取預(yù)算、采購、合同、資產(chǎn)、基建、支付等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中，與項目運行過程有關(guān)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各崗位的履職行為有形化、數(shù)字化，業(yè)務(wù)全過程可視化，解決數(shù)據(jù)脫節(jié)、滯后、混雜等痛點問題，這是數(shù)字化1.0 階段。其次，立足崗位行為的過程與結(jié)果，將內(nèi)控與數(shù)智化結(jié)合，通過實際運行數(shù)據(jù)的比較與分析來發(fā)現(xiàn)問題，精確定位、柔性糾偏，針對性改進、實現(xiàn)由被動到主動，由定性到定量，由人控到數(shù)控，從事后整改到主動預(yù)防的數(shù)字驅(qū)動模式的管理轉(zhuǎn)變，進入數(shù)智化2.0 階段。最后，依據(jù)業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)標準以及管理要求，按事項維度進行不同口徑業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)聯(lián)通，建立內(nèi)控規(guī)范標準體系更新與偏差分析常態(tài)化運行機制，通過業(yè)務(wù)運行的真實數(shù)據(jù)的應(yīng)用與積累，提高管理協(xié)調(diào)的效率與質(zhì)量，以合理和高效為目標，塑造規(guī)范有序的運行體系，推動高校數(shù)字化治理轉(zhuǎn)型升級，實現(xiàn)數(shù)據(jù)治理智能化，即數(shù)治化3.0 階段。

結(jié)語

本文主要是圍繞著教育財務(wù)系統(tǒng)的智能化與未來財務(wù)管理模式進行研究與探索，面對高校業(yè)務(wù)內(nèi)容多元復(fù)雜，風(fēng)險內(nèi)控受到自主影響，各個部門職責(zé)不清隔閡，業(yè)財融合數(shù)據(jù)口徑不一存在的教育財務(wù)智能化問題，本文提出了四條實現(xiàn)路徑。一是梳理核心業(yè)務(wù)流程，上傳所有票據(jù)，財務(wù)核算系統(tǒng)對接其他大數(shù)據(jù)，確定無誤后，報銷款項。二是識別財務(wù)缺陷風(fēng)險，識別風(fēng)險，風(fēng)險等級劃分，實施風(fēng)險管理。三是打通堵點明確職責(zé)，將各個部門的業(yè)財融合數(shù)據(jù)信息的壁壘打通，從而讓財務(wù)數(shù)據(jù)價值得到充分體現(xiàn)。四是優(yōu)化流程再造流程，按照院系、專業(yè)等進行分類，整理各院系、專業(yè)的管理標準。