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    教育財務(wù)智能化與未來財務(wù)管理模式的研究

    2024-03-18 17:58:47徐如箭嚴詩琴衢州學(xué)院
    財會學(xué)習(xí) 2024年4期
    關(guān)鍵詞:智能化流程財務(wù)

    徐如箭 嚴詩琴 衢州學(xué)院

    引言

    財政部和教育部于2022 年6 月30 日印發(fā)了《高等學(xué)校財務(wù)制度》的通知(以下簡稱制度),該制度明確了高等學(xué)校財務(wù)管理的主要任務(wù)之一是:建立健全內(nèi)部控制體系,加強對學(xué)校經(jīng)濟活動財務(wù)控制和監(jiān)督,防范財務(wù)風(fēng)險。高校業(yè)務(wù)的多元化和復(fù)雜性,必然要求建立健全適應(yīng)于自身特點的內(nèi)控體系,以使得教育資金投入有效利用。而其中的關(guān)鍵在于,發(fā)揮財務(wù)智能化和面向復(fù)雜財務(wù)情況的可迭代升級的未來財務(wù)管理模式,對于教育管理的支撐作用。本文以高校教育財務(wù)為研究對象,通過對財務(wù)智能化和構(gòu)建未來財務(wù)管理模式探索,從而為教育財務(wù)提供更高效、更專業(yè)、更具應(yīng)用價值的建議。

    一、當前高校教育財務(wù)智能化存在的問題

    (一)高校業(yè)務(wù)內(nèi)容多元復(fù)雜

    現(xiàn)如今,高校的業(yè)務(wù)內(nèi)容呈現(xiàn)多元化和復(fù)雜化趨勢,這就給財務(wù)智能化帶來不小的挑戰(zhàn)。從多元化角度來說,高校的業(yè)務(wù)包括教學(xué)活動和科研活動,高校輔助業(yè)務(wù)包括后勤采購、基建、資產(chǎn)管理等。如何提高教學(xué)管理水平、完善科研經(jīng)費的監(jiān)管、提升經(jīng)費的使用效率,是高校首先要考慮的問題。高校業(yè)務(wù)的多元化的特點,導(dǎo)致其內(nèi)控更加廣泛,與之匹配的財務(wù)智能化的建設(shè)范圍廣、難度大。高校業(yè)務(wù)活動的特殊性要求更是需要建立一套符合自身的內(nèi)控體系。同時,高校資金來源內(nèi)容復(fù)雜性,財政撥款、學(xué)生繳費、銀行專項債、培訓(xùn)收入和社會捐贈等等。資金內(nèi)容多元增加了資金監(jiān)管的難度和會計核算體系的復(fù)雜,對高校的內(nèi)控和財務(wù)智能化提出了新的挑戰(zhàn)。

    (二)風(fēng)險內(nèi)控受到主觀影響

    教育財務(wù)產(chǎn)生的風(fēng)險是需要內(nèi)部控制的,而內(nèi)部控制受到內(nèi)部人員各個部門自主主觀影響。其自主主觀表現(xiàn)在各部門對自身的業(yè)務(wù)的理解,往往不符合財務(wù) 于業(yè)務(wù)類型的判斷,依賴于經(jīng)辦人員的主觀判斷,容易產(chǎn)生錯配。另外,業(yè)務(wù)工作的外包,也會導(dǎo)致相關(guān)風(fēng)險沒有及時被發(fā)現(xiàn),相關(guān)控制措施不能及時管控。這就亟待建立一個可落地的業(yè)務(wù)質(zhì)量標準,既要符合外部政策,通過嚴格與外部政策逐項對比得到,又要符合單位的實際,經(jīng)過崗位研究討論并得到確認。

    (三)各個部門職責(zé)不清隔閡大

    教育財務(wù)工作在校內(nèi)的各個部門中都會發(fā)生,但由于各個部門的工作職責(zé)不清晰,互相獨立,缺乏全局觀念,造成各部門之間數(shù)據(jù)壁壘。高校設(shè)置不少專門的校(院)會議、財經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組、基建委員會等,普遍存在的集體議事機制不健全、事項職責(zé)有重疊。部分重要崗位職責(zé)不夠明晰,事項執(zhí)行指出責(zé)任不夠匹配,資產(chǎn)管理不相容崗位職責(zé)分離不夠充分;部分崗位尚未建立輪崗機制等。建設(shè)好單位的內(nèi)控是教育財務(wù)智能化構(gòu)建的基礎(chǔ)和前提,否則會加劇風(fēng)險管理難度。

    (四)業(yè)財融合數(shù)據(jù)口徑不一

    高校層級多,“碎片化”管理的情況較為普遍,所有上級和領(lǐng)導(dǎo)想得到的數(shù)據(jù),在單位內(nèi)部無法直接獲取,需要通過一個部門向其他部門以人為的方式督辦推動,信息滯后性情況較為普遍,獲取數(shù)據(jù)的時效性不強,又因為跨部門的協(xié)調(diào)溝通強度大,表現(xiàn)的就是不同系統(tǒng)之間無法聯(lián)通,造成數(shù)據(jù)割裂,極其容易形成信息化“孤島”。教育業(yè)財融合數(shù)據(jù)口徑不一,讓全校內(nèi)的財務(wù)數(shù)據(jù)無法有效流通,各軟件系統(tǒng)“立煙囪”,只能各個部門的單獨申報工作,往往數(shù)據(jù)缺乏關(guān)聯(lián)性、針對性和科學(xué)性。高校組織架構(gòu)層級豐富,帶來的弊端是依托傳統(tǒng)溝通方式,業(yè)務(wù)溝通的路徑長,具體表現(xiàn)為兩個科室之間的協(xié)同困難,同一個分管領(lǐng)導(dǎo)下的兩個處室之間的溝通也較為困難,不同分管領(lǐng)導(dǎo)下,業(yè)務(wù)的溝通的路徑會更長。把一項工作的內(nèi)容梳理清楚,從另一個維度對單位的活動進行流程化地解剖,對于高校來說更重要的是業(yè)務(wù)協(xié)同,效率提高,界定職責(zé)。組織的數(shù)字化和內(nèi)部控制的流程,可以解決這一難題。

    二、教育財務(wù)智能化建設(shè)的實現(xiàn)路徑

    (一)梳理核心業(yè)務(wù)流程

    梳理校內(nèi)的財務(wù)核心業(yè)務(wù)流程,以區(qū)別非財務(wù)流程。計財處應(yīng)當梳理近幾年相關(guān)的業(yè)務(wù)流程,針對其中包括領(lǐng)導(dǎo)簽字審批、報銷業(yè)務(wù)、科研預(yù)算與結(jié)題、采購流程審批、資產(chǎn)入賬、工資發(fā)放、來款認領(lǐng)、開票、收費審批、收費、獎助學(xué)金發(fā)放等項目進行優(yōu)化。對于科研項目事前審批事項,要做好“科研安”系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)與財務(wù)系統(tǒng)的對接,通過財務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化,實現(xiàn)科研事項的管控和業(yè)財融合。對于報銷系統(tǒng),智能嵌入簽字審批流程,支持與OA 系統(tǒng)審批流程對接,通過對預(yù)約單中項目號、項目大類、支付方式和金額,動態(tài)生成審批人員流程。通過OCR 技術(shù)內(nèi)置智能識別引擎,以實現(xiàn)各類票據(jù)(包括增值稅發(fā)票、差旅出行火車票和飛機票、定額發(fā)票等)自動識別填列,讓數(shù)據(jù)多跑路,師生少跑路,最終實現(xiàn)“零次跑”。對于采購流程審批,搭建與財務(wù)系統(tǒng)相連接的前端,使得前端流程自動傳遞至財務(wù)系統(tǒng),實現(xiàn)全自動購買到支付安全。健全教育財務(wù)核算系統(tǒng),需要構(gòu)建財務(wù)核心業(yè)務(wù)流程。財務(wù)核算系統(tǒng)對接內(nèi)外部大數(shù)據(jù),實現(xiàn)全流程全自動智能化建設(shè)。

    (二)識別財務(wù)缺陷風(fēng)險

    識別財務(wù)缺陷和風(fēng)險,是為了應(yīng)對校內(nèi)各個部門工作人員主觀上來經(jīng)辦財務(wù)工作。對于財務(wù)風(fēng)險的防范,目前的財務(wù)系統(tǒng)尚不能實現(xiàn)100%的全覆蓋稽核。報銷過程難管控,只能通過事后抽查稽核,事前風(fēng)險防范無法保證,稽核人力有限。首先,要確認識別到的風(fēng)險是客觀存在的,對于潛在的風(fēng)險要持續(xù)注意。其次,要對即將發(fā)生的風(fēng)險進行等級劃分,無風(fēng)險數(shù)據(jù)正常辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù),風(fēng)險數(shù)據(jù)通過自動推送短信等提示經(jīng)辦人進行警示。對于風(fēng)險處置,可以采用個人信用管理系統(tǒng),描述用戶畫像,進行自動歸結(jié)處置。最后,逐步實施風(fēng)險管理工作的關(guān)鍵在于建立財務(wù)智能稽核監(jiān)控平臺。依據(jù)準確的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),進行細致的數(shù)據(jù)分析,能夠有助于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、定位問題和解決問題。以“采購管理中的經(jīng)濟合同(采購類)全流程工作節(jié)點的耗時情況”為例,通過對耗時情況的追蹤和統(tǒng)計,用戶單位和中標人耗時要遠大于采購中心和計財處的耗時。區(qū)別于一般的應(yīng)當背鍋的財務(wù)和采購中心的傳統(tǒng)認知。數(shù)據(jù)重新分析,數(shù)智化的應(yīng)用場景可以確保數(shù)據(jù)的真實性和業(yè)務(wù)運行的偏差得到合理糾正,建立數(shù)據(jù)的糾偏機制,確保管理目標所設(shè)計的業(yè)務(wù)活動能夠數(shù)字化,保證組織目標的實現(xiàn)。

    (三)打通堵點明確職責(zé)

    打通校內(nèi)流程各個堵點,讓各個部門的財務(wù)人員明確職責(zé)是為了消除財務(wù)信息壁壘,讓財務(wù)工作在校內(nèi)有效流通辦理。發(fā)揮智能稽核的作用。將事項分為事前、事中和事后三個階段進行規(guī)則預(yù)警,將風(fēng)險點分為紅色、黃色和藍色三種不同程度的預(yù)警類型,用以區(qū)分不同風(fēng)險程度的經(jīng)濟事項,其中紅色為重點事件,需要提交紀檢和審計,黃色和藍色為一般事件,由計財處審核。明確堵點和風(fēng)險點的類型,其中紅色代表異常交易,黃色代表頻繁交易、業(yè)務(wù)拆分、財務(wù)業(yè)務(wù)監(jiān)控項目和資金大額管理,藍色代表差旅費、勞務(wù)費的發(fā)放、資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)的監(jiān)控,利用外部數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)觸發(fā)預(yù)警規(guī)則,通過預(yù)警分析不斷調(diào)整稽核規(guī)則設(shè)置,達到實時的預(yù)警處置反饋。這也可以將各個部門的業(yè)財融合數(shù)據(jù)信息的壁壘全部打通,從而讓財務(wù)數(shù)據(jù)價值得到充分體現(xiàn),實現(xiàn)各部門業(yè)財數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)籌效果。

    (四)優(yōu)化流程再造流程

    對校內(nèi)的財務(wù)流程進行優(yōu)化與再造,這就需要構(gòu)建數(shù)據(jù)應(yīng)用為核心的模式。連接現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng),包括預(yù)算、采購、資產(chǎn)、報銷系統(tǒng),通過標準化體系建設(shè),使得業(yè)務(wù)流程標準、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范、流程銜接順暢、數(shù)據(jù)回溯路徑清晰,基于標準、面向數(shù)據(jù),讓“數(shù)據(jù)說話”,在智能稽核平臺上,充分利用統(tǒng)計分析看板,通過數(shù)據(jù)差異發(fā)現(xiàn)問題、數(shù)據(jù)回溯定位問題,數(shù)據(jù)比對分析問題、數(shù)據(jù)參照解決問題,以問題異常為導(dǎo)向,建立柔性糾偏機制,不斷改進優(yōu)化改進流程,實現(xiàn)教育財務(wù)的自動迭代升級。

    三、未來教育財務(wù)管理模式的探索

    基于上述對于教育財務(wù)智能化建設(shè)的實現(xiàn)路徑,建立構(gòu)建以預(yù)算管理為源頭,資金管控為主體,業(yè)務(wù)流程為驅(qū)動,風(fēng)險管理為重點,監(jiān)督控制為手段、財務(wù)服務(wù)為展現(xiàn)窗口、預(yù)算與執(zhí)行相結(jié)合的創(chuàng)建全方位多維度管控方式的則是未來新型財務(wù)管理模式。分為以下三個階段實施:

    (一)財務(wù)核算集中化

    利用部分財務(wù)信息化功能,提高效率,釋放會計核算人員。具體表現(xiàn)在核算業(yè)務(wù)集中處理,融入智能審核和智能稽核平臺、OCR 技術(shù)進階版和構(gòu)建鏈接外部的商旅平臺可以助力智慧報銷,將高校內(nèi)所有財務(wù)核算工作都集中起來,就是為了讓財務(wù)數(shù)據(jù)在校內(nèi)形成可供利用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層級。因此,通過財務(wù)系統(tǒng)形成教育歷年會計決算數(shù)據(jù)可視化應(yīng)用和駕駛艙看板,使得高校領(lǐng)導(dǎo)能夠一目了然歷年數(shù)據(jù)情況。高校財務(wù)部門可以按照形成的會計決算形成預(yù)算額度,減少決算和預(yù)算之間的偏差。校內(nèi)所有產(chǎn)生財務(wù)數(shù)據(jù)的部門,都要將所有財務(wù)數(shù)據(jù)都上報給財務(wù)預(yù)算部門。首先,分析教育歷年會計決算數(shù)據(jù);其次,詢問各部門對未來一年的資金需求情況;最后,由高校預(yù)算財務(wù)部門統(tǒng)一對下屬各個院系撥付教育預(yù)算。通過構(gòu)建集中化模式減少無效溝通,利用財務(wù)數(shù)據(jù)構(gòu)建各項源頭資金項目。

    (二)業(yè)務(wù)內(nèi)控信息化

    通過建立屬于高校自身的風(fēng)險可控、內(nèi)控合規(guī)的大內(nèi)控風(fēng)險評估模型:X(外部標準)-Y(內(nèi)部標準)=Z(差異)構(gòu)建高校財務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制為重點的模式,需要實現(xiàn)信息化。利用高校數(shù)據(jù)中臺,對教育領(lǐng)域的財務(wù)進行內(nèi)部控制可以及時和完整地了解到教育經(jīng)費走向、用途、時間、數(shù)額等等信息。只要出現(xiàn)了經(jīng)費使用異常的情況,就可以在信息化的基礎(chǔ)上實施控制。將內(nèi)部控制作為教育財務(wù)管理信息化的手段是高效的,首先,監(jiān)督工作要確立專門機構(gòu)和人員,確保獨立于現(xiàn)有的財務(wù)機構(gòu)和人員。其次,要充分利用信息化平臺的優(yōu)勢,實現(xiàn)信息化監(jiān)督。最后,當教育財務(wù)數(shù)據(jù)有異常情況,就立馬采取控制措施。

    (三)數(shù)據(jù)治理智能化

    實現(xiàn)數(shù)據(jù)治理智能化,需要在建立在數(shù)字化和數(shù)智化的基礎(chǔ)上。首先,基于業(yè)務(wù)流程標準和數(shù)據(jù)規(guī)范,確保與管理目標有關(guān)的數(shù)據(jù)真實,通過流程梳理和數(shù)據(jù)校驗,提取預(yù)算、采購、合同、資產(chǎn)、基建、支付等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中,與項目運行過程有關(guān)的數(shù)據(jù),實現(xiàn)各崗位的履職行為有形化、數(shù)字化,業(yè)務(wù)全過程可視化,解決數(shù)據(jù)脫節(jié)、滯后、混雜等痛點問題,這是數(shù)字化1.0 階段。其次,立足崗位行為的過程與結(jié)果,將內(nèi)控與數(shù)智化結(jié)合,通過實際運行數(shù)據(jù)的比較與分析來發(fā)現(xiàn)問題,精確定位、柔性糾偏,針對性改進、實現(xiàn)由被動到主動,由定性到定量,由人控到數(shù)控,從事后整改到主動預(yù)防的數(shù)字驅(qū)動模式的管理轉(zhuǎn)變,進入數(shù)智化2.0 階段。最后,依據(jù)業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)標準以及管理要求,按事項維度進行不同口徑業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)聯(lián)通,建立內(nèi)控規(guī)范標準體系更新與偏差分析常態(tài)化運行機制,通過業(yè)務(wù)運行的真實數(shù)據(jù)的應(yīng)用與積累,提高管理協(xié)調(diào)的效率與質(zhì)量,以合理和高效為目標,塑造規(guī)范有序的運行體系,推動高校數(shù)字化治理轉(zhuǎn)型升級,實現(xiàn)數(shù)據(jù)治理智能化,即數(shù)治化3.0 階段。

    結(jié)語

    本文主要是圍繞著教育財務(wù)系統(tǒng)的智能化與未來財務(wù)管理模式進行研究與探索,面對高校業(yè)務(wù)內(nèi)容多元復(fù)雜,風(fēng)險內(nèi)控受到自主影響,各個部門職責(zé)不清隔閡,業(yè)財融合數(shù)據(jù)口徑不一存在的教育財務(wù)智能化問題,本文提出了四條實現(xiàn)路徑。一是梳理核心業(yè)務(wù)流程,上傳所有票據(jù),財務(wù)核算系統(tǒng)對接其他大數(shù)據(jù),確定無誤后,報銷款項。二是識別財務(wù)缺陷風(fēng)險,識別風(fēng)險,風(fēng)險等級劃分,實施風(fēng)險管理。三是打通堵點明確職責(zé),將各個部門的業(yè)財融合數(shù)據(jù)信息的壁壘打通,從而讓財務(wù)數(shù)據(jù)價值得到充分體現(xiàn)。四是優(yōu)化流程再造流程,按照院系、專業(yè)等進行分類,整理各院系、專業(yè)的管理標準。

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