新時(shí)期智慧檔案管理模式探析

林立雄

一、引言

進(jìn)入新時(shí)期，我國(guó)檔案管理事業(yè)正面臨著轉(zhuǎn)型升級(jí)的重大挑戰(zhàn)和機(jī)遇，在這一形勢(shì)下，智慧檔案作為基于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化構(gòu)建的新型檔案管理模式，成為檔案領(lǐng)域備受關(guān)注的研究焦點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)面臨著信息化水平不高、數(shù)據(jù)難以共享、服務(wù)效率不高等問題，需要更為智能化、高效化的管理模式來適應(yīng)現(xiàn)代檔案服務(wù)的需求。[1] 智慧檔案的引入，旨在通過整合信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析和管理智能化等手段，優(yōu)化檔案的采集、存儲(chǔ)、傳輸和利用過程，提高檔案信息的數(shù)據(jù)質(zhì)量和管理效率。因此，智慧檔案管理模式能夠更好地支持全過程的檔案管理和檔案服務(wù)，有望促進(jìn)檔案信息資源的合理分配，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量，從而更好地滿足廣大群眾日益增長(zhǎng)的檔案信息需求。同時(shí)，智慧檔案這一新型管理模式在推進(jìn)實(shí)施的過程中，也面臨著一系列的挑戰(zhàn)。[2] 因此，對(duì)于智慧檔案管理模式的深入研究，既有助于揭示其在檔案服務(wù)方面的潛在價(jià)值，也有助于提出解決方案以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的問題，推動(dòng)檔案管理模式的構(gòu)建、改善和可持續(xù)發(fā)展，同時(shí)，探尋智慧檔案管理模式對(duì)檔案管理現(xiàn)代化與智能化也有重要的現(xiàn)實(shí)意義，這也是本文探析新時(shí)期智慧檔案管理模式的原因和動(dòng)機(jī)所在。[3]

二、智慧檔案概述

智慧檔案是一種現(xiàn)代化的檔案管理方法，其主要運(yùn)用信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，以智慧檔案管理服務(wù)平臺(tái)和智慧應(yīng)用為載體，旨在以智能化手段整合檔案信息，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化，并優(yōu)化檔案信息數(shù)據(jù)創(chuàng)建、存儲(chǔ)、共享和使用的過程，進(jìn)而提高檔案服務(wù)的質(zhì)量、效率和安全性。智慧檔案將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為檔案信息數(shù)據(jù)，使檔案信息更易于存儲(chǔ)、檢索和維護(hù)，這降低了紙質(zhì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也減少了物理存儲(chǔ)空間的需求。智慧檔案允許單位或機(jī)構(gòu)集成不同部門和相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的信息，包括文書、基建、科研項(xiàng)目等。[4] 智慧檔案管理系統(tǒng)采用嚴(yán)格的安全措施，以確保用戶信息受到全面保護(hù)，包括權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密和監(jiān)控，以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。此外，智慧檔案通常采用云端存儲(chǔ)，使信息可以跨越地理邊界訪問。智慧檔案管理能夠?yàn)閱挝还芾韺犹峁┬畔⒁罁?jù)，做出更明智的決策，提高工作效率和質(zhì)量。

三、智慧檔案管理模式的現(xiàn)存問題

（一）信息安全和隱私風(fēng)險(xiǎn)

智慧檔案管理模式在提高效率、便捷性和可訪問性等方面具有明顯的優(yōu)勢(shì)，但在各單位綜合檔案室推進(jìn)檔案數(shù)字化和文書信息化的過程中，也存在信息安全和隱私風(fēng)險(xiǎn)問題。隨著檔案數(shù)字化的推進(jìn)，單位內(nèi)的機(jī)密或隱私信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化存儲(chǔ)和傳輸。對(duì)此，如果不加強(qiáng)信息安全防護(hù)，容易產(chǎn)生因非法訪問導(dǎo)致信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，如黑客攻擊、內(nèi)部數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)漏洞等問題都可能導(dǎo)致檔案信息的泄露。同時(shí)，數(shù)字檔案的管理需要確保數(shù)據(jù)的完整性，以防止數(shù)據(jù)被篡改或損壞。數(shù)據(jù)完整性問題可能會(huì)影響檔案信息的準(zhǔn)確性和可信度，導(dǎo)致信息存在不一致性和不準(zhǔn)確性。此外，檔案信息的存儲(chǔ)和備份也是一個(gè)重要的問題。如果不恰當(dāng)?shù)毓芾頂?shù)據(jù)存儲(chǔ)，可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或不可恢復(fù)的問題，備份數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性也需要得到妥善處理，以防數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）數(shù)據(jù)冗余和數(shù)據(jù)清洗

不良的數(shù)據(jù)管理實(shí)踐和不完善的數(shù)據(jù)清洗，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)冗余，這不僅增加了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的需求，還增加了數(shù)據(jù)訪問和管理的復(fù)雜性。很多單位在智慧檔案管理過程中，數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象較為明顯，這使數(shù)據(jù)清洗過程變得更為煩瑣。由于數(shù)據(jù)來源多樣，不同部門或系統(tǒng)可能會(huì)獨(dú)立存儲(chǔ)相同的檔案信息。這導(dǎo)致相同信息的多個(gè)副本分散在不同位置，造成數(shù)據(jù)冗余。例如，一份文件可能會(huì)在不同部門的數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)多次，占用了不必要的存儲(chǔ)空間。同時(shí)，不同的數(shù)據(jù)來源和管理系統(tǒng)可能使用不同的數(shù)據(jù)格式、命名規(guī)范和結(jié)構(gòu)，將相同的數(shù)據(jù)信息以不同的方式存儲(chǔ)，這種不一致性導(dǎo)致數(shù)據(jù)難以整合和分析，增加了數(shù)據(jù)清洗的工作量。例如，檔案中的日期格式在不同系統(tǒng)中就可能有所不同，需要對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，以統(tǒng)一格式。此外，在檔案管理中，通常需要跟蹤文件的不同版本和歷史記錄。這可能導(dǎo)致多個(gè)版本的相同文件存在，而且還可能存在多次記錄相同事件或信息的情況，進(jìn)一步增加了數(shù)據(jù)的復(fù)雜性和不必要的冗余。

（三）數(shù)據(jù)不標(biāo)準(zhǔn)與管理系統(tǒng)不一

在一些單位，不同部門可能采用不同的電子檔案管理系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和管理系統(tǒng)，因此難以實(shí)現(xiàn)信息互通，檔案信息無法進(jìn)行無縫共享，檔案管理人員和其他工作人員都難以獲得全面的檔案信息。一方面，缺乏數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的建立，可能導(dǎo)致信息不一致和混淆，例如，不同系統(tǒng)可能采用不同的術(shù)語和數(shù)據(jù)格式來描述相同的信息概念，這可能使同一單位內(nèi)不同部門的人員難以理解和比較不同的信息。另一方面，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問題可能導(dǎo)致信息碎片化，使管理信息、基建信息等分散在多個(gè)系統(tǒng)和地點(diǎn)，使整合和獲取完整信息變得復(fù)雜，可能會(huì)導(dǎo)致信息的遺漏和不準(zhǔn)確的決策。同時(shí)，也使一個(gè)單位需要投入大量資源來開發(fā)和維護(hù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具，以在不同系統(tǒng)之間轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，不僅浪費(fèi)了時(shí)間和金錢，還可能導(dǎo)致錯(cuò)誤和數(shù)據(jù)丟失。為解決數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問題，要采用一系列策略和標(biāo)準(zhǔn)，以確保數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間的一致性和可操作性。

（四）技術(shù)性人才梯隊(duì)建設(shè)不完善

首先，缺乏足夠的信息技術(shù)專家和技術(shù)支持人員，這可能導(dǎo)致系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)遇到困難，當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)，缺乏及時(shí)的技術(shù)支持可能導(dǎo)致系統(tǒng)停機(jī)。此外，缺乏系統(tǒng)專家可能妨礙系統(tǒng)的性能優(yōu)化和定期的安全更新，增加了潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。

其次，引入新的數(shù)字化系統(tǒng)需要做好員工培訓(xùn)和技術(shù)支持，但如果單位無法提供足夠的培訓(xùn)和支持，員工可能無法有效地使用和管理系統(tǒng)，這將會(huì)導(dǎo)致員工產(chǎn)生挫敗感，降低了他們適應(yīng)新技術(shù)的能力。因此，培訓(xùn)和支持的不足可能會(huì)對(duì)檔案工作甚至是其他工作的整體效率產(chǎn)生負(fù)面影響。同時(shí)，智慧檔案管理需要大量的數(shù)據(jù)輸入和維護(hù)工作，以確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，如果單位缺乏足夠的數(shù)據(jù)管理員和文檔管理人員，數(shù)據(jù)管理可能變得混亂，導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、冗余和不完整。不良的數(shù)據(jù)管理也可能導(dǎo)致信息的喪失或無法檢索，進(jìn)一步加大檔案信息操作風(fēng)險(xiǎn)。

四、智慧檔案管理模式的優(yōu)化路徑

（一）建立檔案信息全生命周期的安全管理流程

檔案信息數(shù)據(jù)的生命周期始于信息的產(chǎn)生和采集。在這個(gè)階段，必須確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，通過對(duì)信息的采集過程進(jìn)行控制和監(jiān)督，可以減少錯(cuò)誤、避免篡改，以及確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。檔案信息數(shù)據(jù)的生命周期包括多個(gè)動(dòng)態(tài)變化的節(jié)點(diǎn)，如數(shù)據(jù)傳輸、存儲(chǔ)、共享和二次使用。在每個(gè)節(jié)點(diǎn)上，必須實(shí)施安全控制，以保護(hù)數(shù)據(jù)的隱私和完整性，這包括使用加密技術(shù)來保護(hù)數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全，以及訪問控制措施來限制對(duì)數(shù)據(jù)的訪問。同時(shí)，安全管理的一部分是記錄和維護(hù)安全狀態(tài)，包括監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)的訪問和使用情況，記錄安全事件和違規(guī)行為，以及對(duì)系統(tǒng)的性能和安全性進(jìn)行評(píng)估。通過狀態(tài)記錄，檔案管理人員可以追蹤安全問題，并及時(shí)采取措施來應(yīng)對(duì)潛在威脅。[5] 為了將信息安全防護(hù)延伸至整個(gè)智慧檔案的生命周期，檔案管理部門要建立一個(gè)目標(biāo)管理體系，這個(gè)體系應(yīng)涵蓋智慧檔案管理的所有管理活動(dòng)，包括政策制定、安全標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

（二）強(qiáng)化智慧化建設(shè)，構(gòu)建智慧檔案管理平臺(tái)

首先，要推進(jìn)智慧檔案管理平臺(tái)與各種數(shù)據(jù)資源庫進(jìn)行銜接，包括文書、基建、科研檔案信息等。這種銜接使檔案管理部門能夠綜合利用各種數(shù)據(jù)源，為單位的檔案調(diào)用與決策提供更多的信息支持。

其次，智慧檔案管理平臺(tái)應(yīng)整合各種智能化應(yīng)用，以提高檔案管理流程的效率和質(zhì)量。這包括智能統(tǒng)計(jì)分析工具、交叉借閱系統(tǒng)、多途徑檢索引擎、智能編研工具和多形式鑒定技術(shù)。這些應(yīng)用使單位管理層在必要時(shí)，能夠更快速地訪問和分析檔案信息，提高了單位決策的準(zhǔn)確性和效率。同時(shí)，智慧檔案管理平臺(tái)應(yīng)該具備模塊化的架構(gòu)，以便根據(jù)不同需求進(jìn)行定制和擴(kuò)展，這意味著可以根據(jù)具體的檔案管理要求構(gòu)建不同的功能模塊，這些模塊可以根據(jù)需要組合，以滿足檔案部門以及單位內(nèi)其他部門的需求。

最后，智慧檔案管理平臺(tái)應(yīng)該能夠?qū)⒑?jiǎn)單的業(yè)務(wù)流程升級(jí)為智慧化功能，包括實(shí)現(xiàn)智能統(tǒng)計(jì)分析、跨部門檔案借閱、多途徑數(shù)據(jù)檢索、智能編研技術(shù)、多形式數(shù)據(jù)鑒定和“三員”管理。這些高級(jí)功能使檔案部門對(duì)檔案信息的管理更加完善，進(jìn)而提供更高水平的檔案服務(wù)。

（三）統(tǒng)籌數(shù)據(jù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一化檔案信息管理平臺(tái)

檔案部門要依據(jù)檔案行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)，如DA_T 82-2019（基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)規(guī)范）等進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌和建設(shè)，以確保不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)格式和結(jié)構(gòu)一致性。通過采用這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門能夠確保檔案信息在不同部門乃至不同單位之間輕松流通，從而提高協(xié)同工作的效率，減少重復(fù)的數(shù)據(jù)錄入工作，以及減少錯(cuò)誤和失誤的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)據(jù)中介和集成平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)檔案部門內(nèi)部和外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)協(xié)同工作的重要工具，這些平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和整合。通過將來自不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的格式，這些平臺(tái)使數(shù)據(jù)易于共享和比較。[6] 此外，中介系統(tǒng)還能夠提供數(shù)據(jù)清洗和驗(yàn)證功能，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。在某些情況下，檔案部門可以制定本地標(biāo)準(zhǔn)，以適應(yīng)特定需求，然后，通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具將不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)映射到本地標(biāo)準(zhǔn)上，以確保數(shù)據(jù)的一致性。

（四）培訓(xùn)技術(shù)導(dǎo)向的管理與運(yùn)維人才梯隊(duì)

隨著檔案管理部門規(guī)模的逐漸擴(kuò)大和智慧檔案管理系統(tǒng)軟件的不斷更新，檔案管理工作變得更為復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的數(shù)量和技術(shù)能力都提出了更高的要求。在應(yīng)對(duì)這一新的工作環(huán)境時(shí)，檔案管理部門可以采取多項(xiàng)措施來滿足不斷增長(zhǎng)的人才需求。

首先，檔案部門可以考慮擴(kuò)大對(duì)檔案管理人員的招聘，以應(yīng)對(duì)不斷擴(kuò)大的工作范圍和數(shù)據(jù)量，可以考慮引入新的專業(yè)性技術(shù)人員，負(fù)責(zé)維護(hù)和升級(jí)智慧檔案管理系統(tǒng)，以確保其正常運(yùn)行和性能優(yōu)化。[7]

其次，提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)是至關(guān)重要的。隨著數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的普及，工作人員要掌握數(shù)據(jù)分析工具和信息安全最佳實(shí)踐等領(lǐng)域的知識(shí)。此外，檔案部門還可以考慮通過業(yè)務(wù)外包來拓寬檔案工作人員的用工形式，業(yè)務(wù)外包可以幫助檔案部門靈活地應(yīng)對(duì)工作負(fù)荷波動(dòng)。

五、結(jié)語

綜上所述，進(jìn)入新時(shí)期，檔案管理領(lǐng)域在邁向信息化、數(shù)字化的進(jìn)程中，迎來了一系列巨大的變革，其中之一就是智慧檔案管理模式的形成、創(chuàng)新和優(yōu)化。智慧檔案模式并不僅僅是對(duì)信息化、數(shù)字化技術(shù)的簡(jiǎn)單應(yīng)用，而是結(jié)合先進(jìn)技術(shù)，徹底地改變檔案管理的工作形式與系統(tǒng)架構(gòu)，使傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿鞒叹€上操作、全方位智能服務(wù)的全新檔案管理模式。在這一新的發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理工作者要提升自身業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)新工作思維，拓展服務(wù)路徑，快速適應(yīng)智慧檔案管理模式帶來的新變化、新局面，能夠切實(shí)通過智慧檔案為用戶提供更高效、更便捷、更完善的檔案服務(wù)，最終為檔案管理工作的未來發(fā)展探索更廣闊的發(fā)展空間，貢獻(xiàn)自己的一份力量。