強化“五種意識”，確立“五種觀念”,做好大學檔案工作

文/寶雞文理學院檔案館 朱偉 楊科正

一、引言

主體的行為由意識驅動，行為的性質由觀念決定，觀念的形成來自思想。簡而言之，意識決定思想觀念，觀念決定行為習慣。因此，開展大學檔案管理工作需要具備一定的意識觀念，確保檔案信息的完整性和規(guī)范性。

（一）檔案意識。檔案意識是指對大學檔案信息的認識和管理，大學檔案管理工作需要充分認識到檔案信息的重要性，加強對檔案信息的收集、整理、保管、利用等方面的意識。

（二）規(guī)范意識。規(guī)范意識是指大學檔案管理工作要符合相關法律法規(guī)和政策要求。大學檔案管理工作需要遵循相關法律法規(guī)和政策，確保檔案信息的安全性和完整性，保護個人隱私和機密信息。

（三）數(shù)據意識。數(shù)據意識是指大學檔案管理工作需要關注數(shù)據技術和大數(shù)據分析。大學檔案管理工作需要充分利用大數(shù)據技術和人工智能技術，提高工作效率和質量。

（四）創(chuàng)新意識。創(chuàng)新意識是指大學檔案管理工作需要緊跟時代發(fā)展趨勢，不斷創(chuàng)新和改進。大學檔案館需要積極探索新的方法和模式，不斷創(chuàng)新和改進大學檔案管理工作。

（五）服務意識。服務意識是指大學檔案管理工作需要為師生提供便捷、高效、優(yōu)質的服務。大學檔案館需要增強服務意識，提高服務質量和效率，為師生提供更加便捷、高效、優(yōu)質的服務。做好大學檔案工作，檔案管理部門及人員必須樹立正確的思想意識，確立科學的思想觀念[1]。

二、強化角色定位意識，確立“有為才能有位”的崗位觀

習近平總書記強調，檔案工作是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)[2]。目前，隨著各地高校辦學規(guī)模的擴大，其職責功能更加多元，組織結構更為復雜，校內外各組織機構之間聯(lián)系也更加廣泛密切[3]。高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作[4]，主要服務學校人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承創(chuàng)新等，其基本職責是服務學校日常管理、文化建設等日常事務，服務師生、校友及社會機構等。可以說，檔案工作圍繞中心、服務大局是出發(fā)點。

當前，許多高校的檔案管理機構及檔案管理人員在角色定位中存在著諸多不當之處，“部門邊緣化、人員邊緣化、工作邊緣化、地位邊緣化”的特征較為明顯。從一些高校的機構設置來看，將檔案管理機構定位為附屬機構，與黨群組織部門、行政部門、教學科研部門相比，與附屬中小學等歸為附屬機構一類，甚至還有一些高校的檔案管理機構尚未獨立，隸屬于黨政辦、圖書館等相關部門。由此，一些檔案管理人員感覺不被重視，檔案工作開展不順，工作效果不佳。要樹立“有為才能有位”的崗位觀，一方面，明確檔案管理的部門職責，不缺位、不錯位。大學里，檔案工作不僅可以記錄歷史，還可以直接促進教學、科研、社會服務等工作的開展。同時，挖掘歷史，開展檔案編研，幫助學校立足于實際，定位發(fā)展方向。另一方面，積極作為?！坝袨椴拍苡形弧笔腔疽?guī)律，檔案部門雖然是學校的附屬機構，但無高低貴賤之分，部門和個人的地位取決于自身作為和貢獻。大學內部各二級單位部門之間的工作相互聯(lián)系，密不可分，導致檔案工作與所有部門工作都相關。檔案部門只要認真負責履職盡責，積極服務學校師生，促進學校各項事業(yè)發(fā)展，共同構建美好未來，彰顯自身崗位價值，其地位自然會得到學校師生的認同與肯定。

三、強化使命責任意識，確立“留史鑒未來”的事業(yè)觀

檔案工作具有記載歷史、傳承文明、服務未來的重要意義。檔案工作不僅具有重要的基礎性，還具有鮮明的歷史性，其歷史價值是檔案價值的基本形態(tài)。檔案工作應立足當下，著眼未來，既是對學校發(fā)展歷史的寫照，也在一定程度上指引著學校未來的發(fā)展方向。

當前，一些高校檔案管理部門人員檔案管理理念有待進一步完善，有必要確立“留史鑒未來”的事業(yè)觀，充分認識到檔案工作的意義，樹立強烈的歷史使命感和責任心。牢記“存憑留史，資政育人”的初心，懷著“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”的使命感，不僅把工作看成謀生的手段，更看成一種理想、一種使命，檔案管理人員要努力踐行為黨管檔、為國守史、為民服務的神圣職責，對待檔案工作認真負責，積極奉獻，在平凡而偉大的工作中成就自己。在日常工作中，檔案管理部門要加強監(jiān)管，確保檔案信息的真實和完整，為今后的發(fā)展打下堅實的基礎。

四、強化學科專業(yè)意識，確立“求真求實”的發(fā)展觀

“學科為王，學術為要”是大學發(fā)展的基本邏輯，由此可知，學科實力、學術水平的高低在很大程度上決定其在學校事務中的話語權。檔案學是一門學科，檔案工作具有嚴格的專業(yè)規(guī)范要求、研究領域及功能價值。加強檔案學學科建設，既是大學研究創(chuàng)新職能的體現(xiàn)，也是提升日常工作質量層次的關鍵。積極開展檔案學專業(yè)探索，既是提升檔案部門工作質量的關鍵，也是促進檔案管理人員個體發(fā)展的有效途徑。嚴格說來，檔案部門是專業(yè)的管理組織，但當前一些高校檔案管理者的專業(yè)性不是很強。大多數(shù)檔案管理人員非檔案學專業(yè)出身，高校在招聘檔案管理工作者的過程中招聘門檻較低，沒有給檔案管理人員提供進修和學習機會，導致他們的專業(yè)發(fā)展受限。加之一些人員學習意識不強，創(chuàng)新意識欠缺，檔案管理工作難以開展[5]。另外，一些高校檔案系列專業(yè)技術職稱評定隔年一次，有的甚至不允許檔案管理人員晉升正高級職稱，從而導致檔案管理人員專業(yè)發(fā)展動力不足、積極性不高，“學科創(chuàng)新求真，工作實踐求實”的專業(yè)發(fā)展觀亟待建設。因此，工作中要按照專業(yè)規(guī)范來做，注重學科研究，提升檔案學科專業(yè)水平。大學本質上是一個學術組織，學科是其存在的基本形式，學科實力屬于大學核心競爭力。提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)，按照檔案學學科規(guī)范、有關法規(guī)標準科學地開展日常工作是基本要求。依照相關法律法規(guī)、政策規(guī)定科學構建學校檔案管理的規(guī)章制度，不斷提高檔案工作規(guī)范化、科學化水平[6]。除此之外，要加強學校歷史研究和校史編研等應用性研究，增強資政、輔政能力。大學檔案對學校在各個階段的路線方針、基本設施、辦學理念、師資發(fā)展、學生管理等都有著直接、客觀、全面、真實的記錄，在這些資料的基礎上，由專人進行精煉和整理，最終生成能夠反映高校歷史價值的校史校志，是學校發(fā)展經驗、教訓的典型表現(xiàn)。通過研究院校歷史，為學校未來發(fā)展建言獻策，進一步提升檔案工作質量、特有價值以及其不可替代性。

五、強化協(xié)同合作意識，確立“和諧互促”的工作觀

分工協(xié)作是社會組織運行的基本規(guī)律。任何一所大學都是一個整體性組織，其人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務等職能需要團體合作才能順利進行，檔案管理部門也不能缺席。同時，檔案的形成特征要求檔案部門積極主動與學校其他職能部門、院系、關鍵人物等團結協(xié)作，共同努力。一些高校的黨政職能部門和院系的檔案意識不強，平時只考慮部門的中心工作，無暇顧及檔案歸檔工作，尤其在遇到重大、重要工作時，只注重工作業(yè)績，較少關注資料的存留，有的部門領導甚至認為歸檔工作只是檔案管理機構的事情，沒有具體分配專門人員負責檔案工作，在日常工作中不愿意與檔案部門合作，導致檔案管理工作陷入被動。

檔案管理部門要加強日常溝通、業(yè)務指導及檔案宣傳，轉變其他部門領導、兼職檔案員及全體師生的檔案工作觀，強化部門歸檔意識，提高檔案工作效能?？梢岳锰厣珯n案、典型專卷的形成來拓展相關部門和檔案部門通力合作的渠道，促進合作機制的建立和健全。同時，要加強校際、校地合作交流，積極向兄弟院校學習經驗，探討共同問題，和社會組織尤其是政府或企業(yè)的檔案館、博物館、紀念館等文化組織機構互通有無，不斷提高工作效率和質量。不僅如此，創(chuàng)新檔案管理辦法可以提升大學檔案管理工作的質量與效率，大學檔案創(chuàng)新管理工作必須注意方式方法，循序漸進，以此促進檔案管理人員創(chuàng)新意識的發(fā)展。要摒棄傳統(tǒng)檔案管理工作中的錯誤做法，汲取傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢和經驗，逐步適應新的發(fā)展情況，為大學檔案管理工作創(chuàng)新型發(fā)展提供有效的檔案管理辦法。

六、強化開拓服務意識，確立“保管為基、利用為要”的質量觀

檔案部門日常工作具有鮮明的服務性，是服務校內外的窗口單位之一，服務意識和服務質量是工作水平的重要表現(xiàn)。首先，一些高校檔案管理人員故步自封，因循守舊，習慣于傳統(tǒng)的服務形式，不主動服務，沒有積極參與學校育人、管理、文化建設等方面的工作，不善于服務校外組織和人員。其次，服務手段更新不足，線上服務途徑有限，開拓服務能力不足等問題。因此，應確立“保管為基利用為要”的工作質量觀。檔案工作質量的高低不僅體現(xiàn)在傳統(tǒng)的檔案歸檔方面，更體現(xiàn)在現(xiàn)代的檔案資料利用服務方面，要努力讓檔案資源“活”起來，促進學校的未來發(fā)展。應堅持以人民為中心的檔案服務理念，強化“全面服務”和“主動服務”意識，全方位服務校內外[7]。一方面，要緊緊圍繞學校的中心工作，服務學校教學、科研、管理等工作領域，服務廣大師生；另一方面，要樹立以使用者需求為中心的理念，順應社會需求，積極為地方政府、企業(yè)、團體和個體服務，助力大學服務社會職能的履行，擴大自身的社會影響力。尤其要順應信息化社會的時代要求，加速數(shù)字檔案部門建設，利用現(xiàn)代化信息技術手段，提升管理與服務效能。

在大學檔案管理工作中，采用信息化管理手段可以提高管理效率、降低成本、提升服務質量。第一，建立數(shù)字檔案系統(tǒng)。建立一個覆蓋大學各部門、涵蓋各種形式檔案信息的數(shù)字檔案系統(tǒng)，是實現(xiàn)信息化管理的重要基礎。系統(tǒng)可以包括檔案信息的收集、整理、歸檔、存儲等步驟，還可以對檔案信息進行分析和利用，以滿足師生的不同需求；第二，提高檔案管理效率。使用信息化管理手段可以讓大學檔案館的工作人員更加便捷地處理檔案信息，從而節(jié)省大量的時間和精力。此外，信息化管理手段還可以幫助檔案館工作人員更好地掌握檔案信息，提高他們的工作能力和技能水平；第三，實現(xiàn)數(shù)據的分析和利用。信息化管理可以幫助大學檔案館更好地分析和利用數(shù)據，更好地為師生提供服務和支持。檔案館可以通過分析數(shù)據，了解師生的需求和關注點，為師生提供更加精準、有效的服務；第四，提高服務質量。信息化管理可以幫助檔案館提高服務質量和效率，通過使用數(shù)字化手段，更好地為學校師生提供便捷、高效、安全的服務，提高學校師生對檔案館的滿意度。

信息化檔案管理建設的最終目的是提高大學文書檔案工作效率，使檔案保管工作由紙質化轉變?yōu)殡娮踊瑥亩_發(fā)大學檔案信息化管理的價值。因此，應當提升檔案管理人員的信息化素質，增強管理人員的信息化能力，學習信息技術知識，利用大數(shù)據搜集各種資料以供查閱和使用。

七、結語

總之，思想觀念決定行為習慣，要做好檔案工作，需要樹立科學的思想理念，銘記檔案工作的使命責任，彰顯“忠誠的信念、執(zhí)著的態(tài)度、淡泊的心性、踏實的作風”的精神[8]，高質量地做好檔案工作，不斷提高檔案工作的價值功能，更好地促進學校的人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承創(chuàng)新等中心工作，促進學校的高質量發(fā)展。