新時期小學人事檔案管理工作芻議

文/福州教育學院附屬第三小學 林磊磊

作為教育系統(tǒng)的重要組成部分，小學單位的人事檔案管理逐步成為學者們的研究重點。小學人事檔案管理指的是對小學教職工等工作人員的綜合素質開展詳細記錄，是小學單位開展人力資源管理工作的主要依據。目前，我國正處于社會轉型新時期，傳統(tǒng)的小學人事檔案管理模式已無法滿足新時代的新需求，因此，推動新時期小學人事檔案管理工作新發(fā)展迫在眉睫。

一、小學人事檔案管理的基本概念及重要性

（一）小學人事檔案管理的基本概念。2020年6月20日頒發(fā)的《中華人民共和國檔案法》所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。本文認為小學人事檔案管理指的是小學單位的人事管理人員對員工檔案開展整理、核查、轉交接、保密等全流程精細化管理，以此全面了解員工的重要信息，為小學單位的崗位考核提供更多的參考，推動小學單位的用人管理更加合理合法合規(guī)。

小學人事檔案管理工作主要包括以下內容：1.人事信息歸檔。在小學單位招聘后，要全面系統(tǒng)地對新招聘人員開展信息核對，并提交相關文件證明統(tǒng)一歸檔。同時，還需要及時更新小學單位的人事員工清單，確保后續(xù)查檔的便利性。2.人事檔案查驗。定期對已整理的檔案進行梳理，查閱檔案是否存在遺漏，及時對遺漏的內容進行補充，尤其是針對歷史久遠的紙質類檔案要進行修復或將其轉為電子檔案備存。3.人事檔案轉交。當小學單位的內部員工有調動時，要對相應人員的人事檔案做好轉移和交接，并做好內部記錄。4.人事檔案保密。針對人事檔案的革新信息做好保密工作，確保不隨意泄露或使用員工個人檔案。

（二）小學人事檔案管理的重要性。小學人事檔案對小學單位的管理來說具有重要意義。1.個人的人事檔案對員工具有重要意義。個人人事檔案反映了個人的全部信息及相關經歷，包含個人學習、培訓、工作、黨組織關系、績效考核等詳情，是個人職業(yè)生涯中的憑據。2.個人的人事檔案對小學單位具有重要作用。對小學單位而言，人事檔案是重要的信息來源，為開展人事測評提供了信息支持。通過人事檔案可以充分了解每一名內部員工的工作信息，在員工競聘與職級提升中便于單位作出科學的決策，推動單位更好地開展人力資源管理。3.人事檔案對社會的人力資源發(fā)展具有重要意義。人事檔案是社會重要的人力信息資源庫，能使相關單位快速了解人才的個人經歷和成長過程。同時，便于不同單位間、不同人員間達成有效的人力資源合作，推動人才信息化建設[1]。

（三）小學人事檔案管理的要點。1.人事檔案的真實性。人事檔案記錄的是每個人的檔案信息，作為個人重要的信息依據，只有檔案管理真實完整，才具有一定的法律保護效力。2.人事檔案的完整性。人事檔案必須完整，才能為內部員工參與競聘、職稱晉升等環(huán)節(jié)提供重要憑證。3.人事檔案的動態(tài)性。對小學人事檔案需要進行動態(tài)管理，在實際管理過程中要及時更新管理信息，補充和整理相關歸檔內容。

二、小學人事檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理的認識不足。作為事業(yè)單位，尤其是小學單位，部分單位對人事檔案缺乏統(tǒng)一的管理。部分單位的領導不重視人事檔案工作，認為只要簡單做好人事檔案記錄即可，忽略了人事檔案管理體系的構建和管理設備的建設，使得小學人事檔案管理出現(xiàn)了漏洞。尤其是部分領導認為小學人事檔案管理并不能提供直接的教育成果，這一思想與現(xiàn)階段的人事檔案管理要求存在著較大的認知偏差。同時，在實際的管理過程中，參與檔案管理的人員思維比較陳舊，管理人員的傳統(tǒng)思維未得到轉變，重視度不夠高，降低了檔案管理的效率。

（二）數字化管理水平較低。隨著互聯(lián)網技術的快速發(fā)展，各行各業(yè)正在向信息化管理進行轉型。但部分小學單位開展人事檔案管理仍以紙質材料為主，存在檔案管理不規(guī)范、不全面等問題，管理的創(chuàng)新度不夠高。在實際管理過程中，部分小學單位的人事檔案管理創(chuàng)新意識不強，沒有建立可執(zhí)行的創(chuàng)新管理模式，檔案管理工作沒有足夠的動力，部分單位雖然開展了信息化管理，但管理方式比較簡單，僅僅是將原來的紙質檔案材料錄入電腦，其實質是紙質檔案的電腦儲存，缺乏統(tǒng)一的標準化管理制度。數字化管理水平較低常導致人事檔案缺失或信息失真，不利于人事檔案管理的安全和保密[2]。

（三）檔案管理隊伍不專業(yè)。當前，部分小學單位人事檔案管理人員屬于非專業(yè)崗位人員，開展人事檔案管理過程時習慣沿用原崗位人員的管理系統(tǒng)或管理習慣，管理水平較低。這類檔案管理人員的檔案管理職責意識較為薄弱，業(yè)務能力較差，無法嚴格落實好檔案管理要求，檔案管理問題頻出。同時，部分小學單位從事人事檔案管理的人員是離退休人員或其他崗位的兼職人員，對管理工作的積極性較低，自身素質無法滿足日益變化的人事檔案管理要求，制約了小學人事檔案管理的發(fā)展。

（四）人事檔案繁雜。在實際的小學人事檔案管理中，不僅要管理內部員工的基礎信息，還要對內部員工的考核情況、培訓教育情況、崗位經歷等進行管理，檔案的細項不斷增多，為人事檔案管理帶來了諸多挑戰(zhàn)。部分小學單位的人事檔案管理因體制機制不健全，未及時對內部員工的資料進行更新，使得部分人事檔案出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象，導致資料混雜。

（五）安全水平較低。隨著信息化的快速發(fā)展，信息安全性逐漸得到重視。但在當前的小學人事檔案管理工作中，相關人員的安全意識不強。部分小學單位在開展人事檔案管理時側重于對檔案進行存歸檔、排列名目，并未對容易引起危害的因素進行排查，如檔案的管理系統(tǒng)是否存在漏洞、檔案管理存放的位置是否安全等。

三、推動小學人事檔案管理優(yōu)化的對策建議

（一）提高對小學人事檔案管理的重視度。加強對小學人事檔案管理重要性的認識，將人事檔案管理作為小學單位機構管理的重要組成部分，在實際的檔案管理過程中，強化對檔案管理工作的認識，逐步提升小學單位人事檔案管理的效率，提升單位檔案管理人員的管理意識，推動規(guī)范化、全面化、標準化的人事檔案管理建設。同時，小學單位要配套專項的激勵措施，對人事檔案管理創(chuàng)新工作給予激勵，可以將精神激勵方式和物質獎勵方式相結合，對人事檔案管理人員實行考核，對考核結果優(yōu)異的人員給予一定的物質和精神激勵，多方面推動小學單位對人事檔案管理的重視度，促進小學單位人事檔案管理轉型升級[3]。

（二）推動小學人事檔案管理數字化。《中華人民共和國檔案法》提出：“國家鼓勵和支持檔案科學研究和技術創(chuàng)新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉化和應用，推動檔案科技進步。”可見，目前的檔案管理需求逐步轉向科學化管理，必須運用現(xiàn)代檔案管理技術，開展檔案管理的生命周期管理，特別是要在檔案管理的收納、儲存、維護等環(huán)節(jié)實行數字化管理。要推動小學人事檔案管理轉變理念，與數字化接軌，實現(xiàn)數字化標準化的檔案管理。一方面，要加大基礎設施建設，根據數字化管理需要，添設數字化管理設備，實現(xiàn)硬件設施升級；另一方面，開展人事檔案信息的數字化管理，可通過掃描儀等將紙質檔案掃描入庫，并建立數據庫，實現(xiàn)按碼找檔，同時，要做好檔案數據備份，并利用數字化手段及時排查檔案中存在的缺漏，設定提示點，推動人事檔案管理制度日益完善。

（三）進一步加強對檔案管理人員的培訓。加強對檔案管理人員的技能培訓是提升檔案管理人員管理效率及管理水平的重要環(huán)節(jié)。一方面，要加大對人事檔案管理基礎技能尤其是信息化技能的培訓，提升管理人員對檔案管理系統(tǒng)的認知度和熟悉度；另一方面，加強對人事檔案管理人員的意識培訓，包括對其檔案管理工作責任意識、涉密意識的培訓，使其更加符合人事檔案管理工作的要求。針對部分小學單位當前人事檔案管理人員非專崗情況，應加大人才招聘力度，提高人事檔案管理人員的管理水平，推動人事檔案管理人員的角色轉變，提高單位人事檔案管理的綜合素質[4]。

（四）完善人事檔案管理思維。為解決人事檔案繁雜的問題，人事檔案管理人員要強化自身的管理意識，把好人事檔案管理的錄入關。在錄入時，要根據人事檔案管理的具體要求及時做好人事檔案信息錄入，杜絕張冠李戴、混亂管理的亂象。同時，還需定期學習新的檔案管理要求、方式和方法，將先進的管理方法融入具體工作，建立分類完整、目錄清晰的人事檔案管理制度，為今后的人事檔案管理提供依據。此外，應認真嚴格按照現(xiàn)有的檔案管理規(guī)則，逐步完善檔案管理措施，逐步提升人事檔案管理水平。

（五）構建安全的檔案管理體系。檔案管理安全是開展人事檔案管理的運維要求，是人事檔案管理的紅線。在日常人事檔案管理時，要開展實時動態(tài)監(jiān)管，建立網絡防火墻，配套專業(yè)的安全設備。部分重要信息要專區(qū)專檔保管，實施分區(qū)設密，確保人事檔案管理信息的安全。同時，應及時安裝殺毒軟件，定期開展信息排查。除此之外，人事檔案管理人員還需定期開展人事檔案信息核查，確保人事檔案信息的一致性，及時記錄核查情況，以便后續(xù)跟蹤溯源，構建更加完善的人事檔案安全管理體系[5]。

四、結語

新時期，對小學人事檔案管理提出了諸多新要求。小學要高度重視人事檔案管理工作的重要性，針對當前人事檔案管理中存在的重視度不高、管理水平較低、管理隊伍不專業(yè)、檔案繁雜及安全水平較低等問題，采取措施，逐一突破。小學要不斷提高對人事檔案管理的重視度，持續(xù)完善基礎設施建設，逐步提升檔案管理人員的管理能力，推動小學人事檔案的規(guī)范化、制度化、標準化、數字化進程，最終實現(xiàn)與新時期小學人事檔案管理要求相契合。