加強油田地質檔案管理質量控制

文/新疆油田公司勘探開發(fā)研究院 田愛軍

近年來，油氣地質資料向全國地質資料館匯交趨于系統(tǒng)和專業(yè)，油田地質檔案部門作為油田地質檔案管理的具體實施者，需要確保地質資料收集、保管階段的科學性和嚴謹性，強化油田地質檔案管理，通過優(yōu)化相關機構的治理體系，深入扎實地開展油田地質檔案管理質量控制工作。

一、加強油田地質檔案管理質量控制的必要性

（一）地質檔案資源整合難度大。公司檔案管理部門探索建立檔案資源，集中共享機制，通過對地質資源開展系統(tǒng)化梳理，傳統(tǒng)載體數(shù)字化轉型，實現(xiàn)資源品質優(yōu)化整合，達到線上一體化快捷利用。散布在公司各地的地質資料以往由多家單位管理，缺乏明確、統(tǒng)一的歸檔標準，現(xiàn)在逐條查漏補缺、去重糾錯掃描。庫藏檔案處于不斷流動的狀態(tài)，變數(shù)大且不易掌控。庫藏檔案牽扯人員眾多，外協(xié)及非專業(yè)人員介入其中，在工作中占據(jù)主導地位，不確定因素和管理風險較強。

（二）國家持續(xù)加強地質資料匯交標準系統(tǒng)性、專業(yè)性要求。國家加強對油氣資源統(tǒng)籌利用，加快了油氣資源平臺建設。匯交管理改革力度加大，匯交流程不斷更新，匯交資料的準確性、完整性、系統(tǒng)性要求日益增強。油田內部地質資料上交面臨文件收集不完整，質量不達標等問題需要解決，油田內部管理監(jiān)督體系亟待完善。

（三）地質檔案信息系統(tǒng)功能較弱。油氣地質檔案涵蓋種類多，具有繼承性及重復利用的特點，需要自己專有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，進行全生命周期持續(xù)性規(guī)范化管理[1]。目前油田內部管理系統(tǒng)荷載量龐大，但功能不強，僅基礎性歸檔利用流程，模式比較單一，尚無鏈接關聯(lián)系統(tǒng)集成應用，存在單頁在線瀏覽量少、電子文件批量掛接受限、上傳容量受限、性能不穩(wěn)定等諸多問題。

二、加強油田地質檔案管理質量控制的措施

（一）整合歷史老資料要明確標準，強化質量控制。將檔案資源集中管理，工作量龐大，必然要與外協(xié)建立長期合作[2]。做好外協(xié)人員業(yè)務指導，開展持久性工作監(jiān)督對保障檔案實體和信息安全意義重大，可有效規(guī)避管理風險。外協(xié)人員具有一定流動性，存在不確定因素，強化外協(xié)人員的檔案意識是提升其責任意識的關鍵，使之能快速進入工作角色。要加大對檔案管理系統(tǒng)管控力度，慎重釋放管理權限，明確操作標準，并對訪問記錄進行日常過程跟蹤管控，有問題及時捕捉，以免出現(xiàn)嚴重后果。對于經驗豐富的檔案專業(yè)化外協(xié)隊伍，要統(tǒng)籌協(xié)調相互職責，按照項目管理程序，在宏觀把控前提下，注重細節(jié)管理，規(guī)避個人投機取巧的現(xiàn)象發(fā)生。檔案監(jiān)管人員職責重大，要有較為豐富的工作經驗，原則性強、責任心強，能最大限度地降低風險。

（二）歸檔資料驗收要滿足向國家匯交的標準。油田地質資料立檔單位眾多，歸檔過程會出現(xiàn)各種問題。地質資料國家匯交標準涉及面廣，歸檔人員須不斷領會，經過持續(xù)實踐才能逐漸把握。檔案人員要擁有工作主動權，通過制度約束，做好動態(tài)跟蹤。尤其應對職能新調整的單位加強業(yè)務指導，使其思想上足夠重視，通過定崗定員協(xié)同配合。同時，采用不同培訓宣講方式，從源頭抓起，明確資料統(tǒng)一歸檔標準及管理流程。責任分明，遇到問題決不遷就。

（三）開發(fā)企業(yè)功能強大的檔案信息集成系統(tǒng)。1.創(chuàng)新優(yōu)化檔案系統(tǒng)模塊結構，實現(xiàn)檔案專項管理。檔案管理日臻完善的網絡信息系統(tǒng)是信息技術與檔案管理相結合的產物，不僅能還原檔案管理各環(huán)節(jié)職能，還可開發(fā)檔案系統(tǒng)專項管理模塊，提升管理的有效性。油田要積極創(chuàng)新優(yōu)化模塊結構，改進歸檔利用模式，積極配合國家對礦權及地質資料的信息化管理。開發(fā)功能強大、性能穩(wěn)定的油氣檔案管理系統(tǒng)，需要一線人員積極獻言獻策，做好前期目標指引及后期功能改進和測試?，F(xiàn)今油田向國家匯交地質資料時，匯交管理性文件通過匯交輔助工具生成替代了著錄項手工重復錄入，匯交電子文件通過系統(tǒng)在線提交替代了以光盤等介質為載體的線下匯交。如果將匯交工具及系統(tǒng)部分功能鏈接到油田內部地質檔案管理平臺，向全國館煩瑣的匯交工作將會變得更加便捷。在向全國館匯交地質資料的過程中，鑒于公司目前的管理水平，資料收集的齊全性及檢查資料的合規(guī)性都是難點。二者在歸檔時能有效解決，向全國館匯交將變得簡單直接。檔案主管部門要深入細致地做好需求調研，配合研發(fā)人員系統(tǒng)測試，促進公司內部形成多方聯(lián)動的管控機制，實現(xiàn)系統(tǒng)間協(xié)同管理。譬如各職能部門在地質資料歸檔階段，要加強基礎信息記錄的完整性和準確性。資料信息著錄項不僅與地理位置關聯(lián)，還要考慮與勘查項目名稱即礦權證號關聯(lián)上。檔案人員匯交時可以在系統(tǒng)快速提取相關礦權全部資料及對應電子文件，同時將不同類別資料匯交格式模板嵌入檔案系統(tǒng)，匯交人員通過系統(tǒng)篩選，方便導出具體礦權匯交資料目錄清單。匯交驗收重點工作提前到歸檔階段，應安排實踐經驗豐富的員工，參照國家匯交標準，除驗收當下資料的準確和完整性外，還要考慮其系統(tǒng)性要求是否達標，做到主動收集。員工間要開展定期的相互檢查或分級抽查，發(fā)現(xiàn)問題隨時整改，并就驗收關鍵點開展重點監(jiān)督管理，做到油田館藏檔案滿足隨時報送全國館的要求。利用時效性得到保證，同時保障匯交全國館的地質資料與油田委托保管地質資料的同一性。2.加快地質檔案管理體系建設步伐，實現(xiàn)多渠道利用。在油田公司統(tǒng)一戰(zhàn)略指導下，油田運轉的若干地質資料信息管理平臺從不同維度管理地質資料。建設高水平的地質資料信息系統(tǒng)，需要優(yōu)化系統(tǒng)性能，適應多任務負載，增強數(shù)據(jù)存儲能力，以應對不斷增長的地質資料數(shù)據(jù)，提高資料收集效率，加速資料的國家匯交進程。近年來，油田地質檔案管理先后對各類地質資料進行了數(shù)字化和信息化建設，“線上+線下”相結合的模式正在被大量線上模式所取代。面對用戶的個性化需求，全面覆蓋地質資料的電子化，建設靈活高效的云架構服務系統(tǒng)，探索用戶檢索資源方式，進一步加快遠程利用能力，促進地質資料信息共享服務和綜合開放。隨著國家油氣地質資料匯交體系的創(chuàng)新實施，國家對地質資料集中管理和信息服務能力大幅提升，有力支撐起國家對油氣礦產資源的宏觀掌控能力。

三、加強油田地質檔案管理質量控制的方式

（一）落實崗位監(jiān)督管理，實現(xiàn)員工自行檢查和相互監(jiān)督。業(yè)務主管領導負責制定公司檔案工作管理辦法、規(guī)范等，并將這些標準落到實處。健全監(jiān)督管理流程，形成完善的監(jiān)督管理制度。檔案監(jiān)督管理要實行責任到人，充分發(fā)揮個人責任心和主觀能動性。表彰與懲戒結合，人人得到制度的約束。加強崗位規(guī)范管理，真正把主體責任落到每一個環(huán)節(jié)、每一個責任人。堅持問題導向，對質量問題“零容忍”。堅持依靠制度管理，削弱人治的力量。

員工日常工作要做到檔案管理權屬范疇明確，杜絕越俎代庖、推卸責任等現(xiàn)象發(fā)生。崗位工作環(huán)環(huán)相扣，要保證自身崗位的工作質量，以免對后續(xù)崗位的工作產生影響。要常懷對檔案管理的敬畏之心，形成常態(tài)化自我監(jiān)督，養(yǎng)成隨機自檢習慣。

對職責范圍不明晰導致工作出現(xiàn)的問題，也不必推卸責任[3]。想要在工作中不斷成長，就應該勇于擔當。檔案管理團隊要努力營造相互學習和促進的氛圍，個人工作完成的同時，也要了解他人崗位流程。發(fā)現(xiàn)同事工作疏漏，及時善意提醒，避免出現(xiàn)連環(huán)錯誤。臨時接替他人工作時要保持溝通，事后應及時回應，在細節(jié)處提升檔案管理質量。

（二）油田檔案工作的監(jiān)督檢查要分輕重緩急，分步實施。油田檔案分管領導要具備專業(yè)檔案知識[4]，從基層做起，熟悉整體業(yè)務流程，著眼于宏觀把控，減少工作可能出現(xiàn)的大批量返工。同時，檔案工作要關注細節(jié)，夯實基礎業(yè)務的能力，才能更好地服務于科研生產。檔案工作的監(jiān)督指導要實行分工管理，分步管理，集中責任，提升工作經驗，培養(yǎng)原則性，實現(xiàn)長效監(jiān)督機制，保證檔案工作地持續(xù)推進。1.定期檢查。定期檢查是檔案管理工作的常態(tài)化檢查，努力實現(xiàn)檔案管理檢查全覆蓋，通過科學評分標準，作出相應評價。要列出詳細明細，從方式到結果、從內容到形式、從線上到線下，多維度地開展檢查工作。規(guī)范檢查流程，避免前呼后擁式的“走過場”“作匯報”，摒除“一人做事，一群人簽字”的現(xiàn)象。檔案管理者要有敏銳的洞察力，在檔案收集利用的過程中透過現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)問題的本質，不斷創(chuàng)新工作方式，著力解決好檔案工作中遇到的“疑難雜癥”。2.隨時抽查。地質檔案管理不同于科研課題，著錄項龐雜零碎，格式要求復雜多樣。館藏質量掌握在員工點滴操作中，有很多潛在質量不過關的因素存在。監(jiān)管人員要抱著嚴肅負責的態(tài)度，不定期地在線上開展隨檢，或去現(xiàn)場隨機抽檢，做好跟蹤回訪工作。3.重點檢查。對檔案管理關鍵內容要進行重點檢查，包括管理系統(tǒng)中檔案的分類、井名、井別、載體類型等涉及礦權信息的內容，以及紙質文件與相應電子文件的對應性及合規(guī)性等內容，為之后國家匯交工作掃清障礙。另外，由于純電子檔案沒有實體檔案做依托，應重點檢測電子檔案的完整性和可用性，建立電子檔案常規(guī)檢測工作方案，維護電子檔案的安全規(guī)范性。

（三）工作整改后的二度監(jiān)督檢查十分重要。檔案管理監(jiān)督指導要按照管理層級分步實施，加大檢查頻次和力度，做到“指導要具體、落實有回應、檢查見成效”。一方面，職場注重結果，工作要強化落實?，F(xiàn)實中一項工作完成與否，工作是否做到位沒人監(jiān)督，出現(xiàn)問題由后人解決，這就要求檔案管理工作不能“蜻蜓點水”，對待問題不了了之。另一方面，檔案集中檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題并逐條羅列，下發(fā)整改通知，但之后卻沒有開展進一步的監(jiān)督檢查，結果不了了之，導致錯誤不斷反復。因此，要鞏固檢查成果，就要開展二度監(jiān)督檢查工作，制定具體懲戒措施，一直跟蹤問題，直到整改到位，檔案合規(guī)為止。

四、加強油田地質檔案管理質量控制的統(tǒng)籌協(xié)調機制

（一）啟動并健全檔案工作監(jiān)督指導聯(lián)動機制。地質檔案管理不是由檔案管理部門單獨完成，只有開展油田檔案管理一體化布局，才可能把企業(yè)的檔案事業(yè)做好。企業(yè)及二級單位各部門是檔案工作的責任主體，必須把檔案工作納入本部門工作計劃和崗位職責，納入部門及員工個人考核。資料形成部門存在層級惰性，如果不受制度約束，工作不積極配合，履行歸檔和利用責任不到位，檔案人員再有想法和干勁也行不通。檔案工作需要企業(yè)領導在組織協(xié)調和機制保障方面不斷探索革新，健全企業(yè)監(jiān)督指導聯(lián)動機制，制定企業(yè)檔案管理監(jiān)督制度，為檔案主管部門履行監(jiān)督指導職能提供良好的政策和治理環(huán)境，便于更好地開展業(yè)務考核和檢查指導，并依靠有章可循的制度對不符合業(yè)務及安全要求的部門及個人進行責任追究，從而打破檔案工作創(chuàng)新發(fā)展路上的重重障礙。

（二）提升檔案工作監(jiān)督指導反饋機制。檔案管理監(jiān)督不只是檔案部門對業(yè)務部門，或者檔案部門領導對基層員工，反之也可以進行監(jiān)督反饋，形成檔案管理全過程循環(huán)管控的監(jiān)督指導機制。人人得到制度約束和多層面監(jiān)管，更加平等地認識自己和他人，揚長避短，迅速提升自身的管理水平，全面提升公司基礎保障能力和檔案管理整體層次。檔案部門可以定期向業(yè)務部門、基層員工收集管理建議或意見，以公開透明形式在最短時間內給予答復或處理，從而解決基層員工的實際問題。團隊成員相互認可，產生共識，在工作中相互促進，形成風雨同舟的團隊凝聚力，促進油田地質檔案工作地高效推進。

五、結語

強化對油田地質檔案工作質量控制，建立公司統(tǒng)一領導下的檔案管理組織，健全檔案管理制度，對檔案工作的監(jiān)督指導融入公司日常業(yè)務，檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展融入公司整體改革布局，實現(xiàn)與公司長遠目標有效統(tǒng)一。通過對地質檔案資源深層次集成開發(fā)，努力為各級用戶提供高質量的便捷服務，促進油田地質檔案事業(yè)跨越式發(fā)展，助力國家油氣資源大數(shù)據(jù)體系建設，影響并帶動國家油氣關聯(lián)產業(yè)不斷前行。