云視角下檔案數(shù)字化管理的策略淺析

文/揚州大學檔案館 林敏

從“云”視角出發(fā)，探討數(shù)字化檔案管理科學策略，主要目的是討論云計算技術在數(shù)字化檔案管理中的應用價值，并為未來檔案數(shù)字化管理提供一條可行的發(fā)展思路。與傳統(tǒng)檔案管理相比，數(shù)字化檔案以信息技術為核心，離不開先進信息技術的應用，云計算作為先進信息技術的一種，通過分析以云計算為基礎的檔案數(shù)字化管理策略，對推動檔案管理發(fā)展，提升檔案數(shù)字化管理質量水平有著顯著意義。

一、“云”概述

（一）“云”基本原理?！霸啤笔侵冈朴嬎慵夹g，該項技術可以將多個計算設備通過互聯(lián)網(wǎng)連接在一起，實現(xiàn)相關計算機硬件資源的虛擬化，將其搬上“云端”，組建一個強大的云計算系統(tǒng)。云系統(tǒng)具有非常強的信息計算處理能力，能夠通過虛擬網(wǎng)絡服務，為用戶提供相應的軟件以及平臺。在云計算技術的支持下，云服務商能夠將網(wǎng)絡服務器虛擬化，從而實現(xiàn)計算資源最大化利用。不僅如此，還可以結合用戶實際業(yè)務需求，靈活進行信息計算資源分配，并實施動態(tài)化管理。云計算技術本身融合了多種先進的信息技術內容，常見的有分布式計算技術、并行計算技術、虛擬化技術等，通過這些技術，可以打造一個超大規(guī)模的數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源的合理分配[1]。用戶可以在“云數(shù)據(jù)中心”中處理業(yè)務數(shù)據(jù)信息，相關的業(yè)務數(shù)據(jù)信息也不存儲在本地，而是存儲在“云端（即云數(shù)據(jù)中心）”。

（二）“云”服務體系。在“云”中，包含了各種虛擬化服務集合，因此提供的服務類型也比較多變。如圖1所示，可以將整個云服務集合劃分為四個層次。在劃分順序上，按照從上到下的順序，第一層是應用層，第二層是平臺層，第三層是基礎設施層，第四層是虛擬化層。不同層次的服務，均對應一個子服務集合。其中在應用層中，對應的是SaaS（軟件即服務）。這種服務主要是用于提供軟件服務，即相關的軟件應用服務，需要用戶購買使用。平臺層對應的是PaaS（平臺即服務），這種服務可以提供一套“硬件+操作”系統(tǒng)的工作平臺，平臺可以在互聯(lián)網(wǎng)上直接發(fā)布與運行，便于用戶在網(wǎng)上運行各種應用軟件?；A設施層對應的是IaaS（基礎設施即服務），這種服務可以將互聯(lián)網(wǎng)基礎設施作為一種服務，能夠直接在互聯(lián)網(wǎng)上運行，滿足用戶的信息資源應用要求。在虛擬化層中，對應的是HaaS（硬件即服務）。這種服務需要結合PaaS服務，替代計算機硬件，提供各種服務內容。

（三）云特征?！霸啤本哂幸韵聨c特征：第一，規(guī)模超大?！霸啤敝饕沙笠?guī)模的計算集群組成，這意味著云計算的能力非常強大，可以將其視為一個計算功能強大的“超級計算機”；第二，靈活度高?！霸啤痹谫Y源分配與管理方面，有著非常強的靈活性，可以結合業(yè)務操作需求，動態(tài)靈活地進行資源的分配；第三，易用性?！霸啤钡恼Q生，可以說是互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)一項重要發(fā)展升級，企業(yè)在應用互聯(lián)網(wǎng)時，只需要在云端獲取云服務，不需要配備大量相關的網(wǎng)絡設施。用戶在獲取云端服務時，只需要應用簡單的終端設備，比如智能手機、IPad等，即可從云端獲得各種互聯(lián)網(wǎng)服務；第四，服務可以按需購買。用戶可以結合自身實際需求，靈活購買“云”服務，避免資源浪費；第五，資源可共享。“云”在提供服務時，可以“多方租賃”因此，用戶無須了解資源的位置、形成過程，只需要通過網(wǎng)絡使用資源即可，且多個用戶可以共享資源。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）提升檔案存儲管理水平。從“云”視角來看，借助強大的信息技術，可以顯著提升檔案信息的存儲量，為檔案管理提供強大的便利。比如可以通過加強云計算技術的應用，整合多個小型數(shù)據(jù)中心，組建一個更加強大的信息計算中心，實現(xiàn)檔案信息的高效化管理與存儲。其中云存儲是云計算技術的核心組成部分，且能夠打破信息化硬件軟件的桎梏，提升檔案存儲管理水平。比如傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案儲存比較依賴數(shù)字硬盤、磁盤等硬件，且這些硬件設備在使用過程中很容易發(fā)生故障，導致穩(wěn)定性差，使用壽命短，不利于檔案信息儲存管理質量的提升。云存儲技術的應用彌補了上述缺陷，通過將檔案信息儲存在云端，在有網(wǎng)絡信號的前提下，檔案信息管理人員可以在任何時間、任何地點訪問云端，獲得云端存儲的檔案信息，并對這些信息進行統(tǒng)一管理。

（二）實現(xiàn)檔案資源高效利用。從“云”視角來看，開展檔案數(shù)字化管理，能夠實現(xiàn)檔案信息資源的共享利用。一方面，在云計算技術的幫助下，可以有效集成各種IT資源，同時通過云平臺實現(xiàn)服務器、存儲空間的共享，檔案管理人員也可以采用統(tǒng)一規(guī)范的應用軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)不同檔案管理主體的連接，防止出現(xiàn)信息孤島。另一方面，還可以增進不同檔案信息的連接，提升檔案檢索效率，為檔案資源共享創(chuàng)造有利條件。除此之外，在檔案利用過程中，得益于云服務平臺的終端易用性，可以為用戶提供更好的檔案利用體驗。例如傳統(tǒng)高校學生學籍檔案利用需要人工方式查找檔案信息，整個過程較為復雜，效率低下。而基于“云”的數(shù)字檔案利用管理，可以為用戶提供高校學籍檔案檢索系統(tǒng)終端，用戶可以通過該終端完成檔案信息的快速檢索，顯著提升檔案利用的效率。

（三）降低檔案管理成本。從“云”視角來看，開展檔案數(shù)字化管理，能夠降低管理成本。一方面，以往數(shù)字檔案管理工作的開展，需要通過投入大量資金完善基礎網(wǎng)絡設施、硬件設備、服務器、軟件等方面的建設，同時在進行數(shù)字化檔案管理時，還需要配備專業(yè)技術人員，確保相關的數(shù)字化設施設備能夠得到及時更新。而基于“云”的檔案數(shù)字化管理，管理人員只需配備接入云平臺的終端，不需要配置大量的服務器以及軟件設備，同時還可以將后續(xù)的維護工作交給云服務供應商，由供應商負責做好相關的運維工作，從而降低數(shù)字化檔案管理的成本。另一方面，云存儲技術還有著較強的可擴展性，且在擴展的過程中，不需要部署更多的硬件存儲系統(tǒng)，也無須配備更多的硬件維護人員，只需要在云端添加新的節(jié)點，即可實現(xiàn)存儲空間的擴展，顯著降低存儲成本[2]。傳統(tǒng)數(shù)字化檔案信息存儲系統(tǒng)更新，必須進行數(shù)字化檔案信息遷移，整個過程耗費的時間較長，所需的費用也非常高。而應用云存儲技術，可以實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息無中斷數(shù)據(jù)遷移，避免存儲系統(tǒng)更新導致的中斷性數(shù)據(jù)遷移問題，顯著提升數(shù)據(jù)遷移的效率，避免出現(xiàn)存儲數(shù)字化檔案信息丟失問題，在降低成本的同時，更好地保證檔案安全。

三、“云”視角下檔案數(shù)字化管理的科學策略

（一）“云”視角下的數(shù)字化檔案存儲管理策略。在“云”視角下，針對數(shù)字化檔案存儲管理工作的開展，必然離不開云存儲技術的應用。在這一過程中，可以通過應用云存儲技術，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)檔案存儲設備的集成，從而對海量檔案信息進行高效地存儲管理。為了滿足數(shù)字化檔案存儲管理需要，云服務商應結合實際管理需求，建立檔案信息數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、容災系統(tǒng)。同時還會對檔案信息存儲設備進行狀態(tài)監(jiān)控，負責相關的軟硬件升級、維護等工作，檔案管理人員只需應用相關的服務即可。除此之外，在進行數(shù)字化檔案存儲管理時，管理人員還可以利用云存儲中的文件，存儲海量的檔案信息。

（二）“云”視角下的數(shù)字化檔案應用管理策略。在“云”視角下，針對數(shù)字化檔案利用管理工作的開展，通過應用云計算技術，能夠在用戶端為廣大用戶的檔案利用提供諸多便利。云服務的存在降低了用戶端的設備要求，同時也意味著檔案利用管理人員能夠為用戶提供更加便捷的服務渠道，提升用戶檔案利用的體驗。比如高校學籍檔案管理人員可以通過應用云計算技術，搭建云平臺系統(tǒng)，在利用檔案信息時可以直接進入云端，不需要安裝相關的學籍檔案信息應用軟件，可直接使用云端的各種軟件應用服務，滿足用戶對學籍檔案信息查詢、利用的要求。不僅如此，檔案管理人員還可以在云服務平臺的幫助下，完成檔案信息的發(fā)布與共享，提升檔案利用率。在此基礎上，搭配大數(shù)據(jù)技術，在檔案利用方面實現(xiàn)信息深度挖掘、分析，從中獲得更好的檔案信息利用價值。云平臺的存在同時也為檔案管理人員與用戶提供交流平臺，從而在進行檔案利用管理的過程中，為用戶提供檔案信息咨詢服務、個性化服務等，提升檔案利用管理水平。

（三）“云”視角下的數(shù)字化檔案安全管理策略。在“云”視角下，針對數(shù)字化檔案安全管理工作的開展，應從兩個層面出發(fā)，保障檔案信息的安全。1.技術層面。對數(shù)字化檔案管理云安全而言，主要包括檔案信息以及應用安全，其中檔案數(shù)據(jù)信息安全包括了數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的傳輸、隔離等安全內容，需要采用數(shù)據(jù)加密算法等安全防護技術，確保信息不會泄露。比如針對檔案數(shù)據(jù)信息的傳輸共享，云服務商需要采用數(shù)據(jù)加密技術，實現(xiàn)端對端的加密，保證檔案數(shù)據(jù)信息安全。與此同時，還需要采用數(shù)據(jù)標記技術，阻止外來人員非法訪問數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息。針對檔案數(shù)據(jù)信息應用安全，主要包括了終端用戶安全、云平臺安全等。檔案管理人員與用戶必須確保自身終端的安全，通過安裝相應的安全軟件，確保云環(huán)境下端到端的安全。在這一過程中，云服務商會負責檔案應用軟件安全，通過利用一些身份驗證技術以及訪問控制機制，保證檔案數(shù)據(jù)信息訪問的安全性。2.非技術層面。在基于云的數(shù)字化檔案安全管理方面，除了需要采用上述技術措施保證檔案安全以外，還需要采用一些非技術措施，更好地保證數(shù)字化檔案的安全。具體包括以下幾點措施：（1）完善數(shù)字化檔案安全管理的法律法規(guī)。無論是云計算，還是數(shù)字化檔案管理，均是近年來借助互聯(lián)網(wǎng)的“東風”發(fā)展起來的一些技術以及理念，因此在法律法規(guī)層面，針對數(shù)字化檔案安全管理，依然缺乏相關的規(guī)定[3]。因此，為了保障云環(huán)境下的數(shù)字化檔案安全，必須從法律法規(guī)層面入手，完善數(shù)字化檔案管理信息安全的相關制度和行為規(guī)范，同時還應圍繞數(shù)字化檔案利用人員、管理人員以及背后的云服務商，明確上述各方在數(shù)字化檔案信息安全方面的權利與義務，從而提升數(shù)字化檔案安全管理的規(guī)范性與合法性。（2）在數(shù)字化檔案安全管理機制方面，可以引入第三方服務機構。該機構的主要作用是作為“監(jiān)督者”，監(jiān)督云服務供應商的各種經(jīng)營行為，確保服務商行為的合理性、合法性。相應的機構本身必須具有較強的獨立性，不與數(shù)字化檔案管理單位、用戶以及云服務商等產(chǎn)生利益關系，同時自身也會受到相關法律法規(guī)的約束。第三方機構在數(shù)字化檔案安全管理的職責是對云服務商提供的云服務進行安全認證，同時還可以為檔案安全管理人員提供檔案信息安全級別評價，這不僅有利于提升數(shù)字化檔案安全管理水平，還能夠消除檔案管理單位對云服務使用的顧慮，更好地發(fā)揮出云技術在數(shù)字化檔案管理的作用價值。（3）從檔案行業(yè)領域入手，制定針對性的云計算應用標準規(guī)范。通過上文分析可知，在“云”視角下，將云計算技術應用于數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢巨大，但應避免云計算技術應用混亂，導致數(shù)字化檔案安全受到威脅。要建立具有針對性的云計算應用標準規(guī)范，相關規(guī)范內容包括數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的遷移、數(shù)字化檔案管理云服務商選擇標準、數(shù)字化檔案管理云服務計費標準等，從而讓后續(xù)的“云檔案”信息管理系統(tǒng)建設更加規(guī)范，保障檔案信息安全的同時，還能促進數(shù)字化檔案信息共享。除此之外，在云計算環(huán)境下，針對數(shù)字化檔案管理業(yè)務的開展，必須明確專業(yè)的操作規(guī)范。比如針對一些機密較高的檔案信息，嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)上進行傳輸。

四、結語

總而言之，在“云”視角下，數(shù)字化檔案管理變得更專業(yè)、更復雜，需要積極探索相關云計算技術的應用，認識到與傳統(tǒng)管理檔案相比，數(shù)字化檔案管理具備的優(yōu)勢，了解云計算在數(shù)字化檔案管理過程中發(fā)揮的作用。同時在云視角下，積極探索科學的數(shù)字化檔案管理策略，從而更好地發(fā)揮出云計算的作用價值，有效提升數(shù)字化檔案管理質量水平。