機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提升策略探析

文/北京市朝陽區(qū)市場監(jiān)督管理局 陳修遠(yuǎn)

習(xí)近平總書記指出，各級檔案管理部門要堅(jiān)決落實(shí)“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門要將人事檔案管理工作作為核心內(nèi)容加以落實(shí)，按照總書記提出的要求，積極推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，更好地服務(wù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員，服務(wù)人民群眾，充分發(fā)揮人事信息的價值與作用。但當(dāng)前部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍對人事檔案管理的價值和作用重視程度不足，在具體管理細(xì)節(jié)方面還存在很多漏洞，在政策執(zhí)行方面也存在諸多問題，在一定程度上影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息資源的作用發(fā)揮[1]。因此，在新形勢下，有必要對機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)行探討和分析，找到更加契合人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施路徑和辦法。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理水平提升的重要性和必要性

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)對各類檔案信息資源的開發(fā)和利用，制定更為完善標(biāo)準(zhǔn)的制度體系。按照“十四五”規(guī)劃的相關(guān)要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理過程中應(yīng)將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為重要的努力方向，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革過程中人力資源管理越來越重要，只有實(shí)現(xiàn)人力資源的合理利用，才能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供源源不斷的動力。要樹立“以人為本”的管理理念，轉(zhuǎn)變過去人事檔案管理的傳統(tǒng)方式，將人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為提升人事檔案管理質(zhì)量的重要抓手，更好地反映當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源的利用情況，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人才機(jī)制制定提供依據(jù)和保障。

（一）機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理有助于提升人事檔案的管理效率?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)”。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理過程中也要按照新發(fā)展階段檔案資源建設(shè)與利用的指示精神，不斷提高檔案工作質(zhì)量，明確人事檔案管理工作的具體方向，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)提升人事檔案管理效率和水平。當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員流動加大，這既是新時期人力資源合理開發(fā)利用的具體表現(xiàn)，也對機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更高要求。建立標(biāo)準(zhǔn)化的人才檔案管理制度機(jī)制就顯得尤為重要。同時，通過機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠簡化查找、利用和歸檔過程中的流程，進(jìn)一步提升人事材料的使用效率。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠更好地反映單位發(fā)展?fàn)顩r。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案建檔之后，并不意味著相關(guān)材料收集工作的結(jié)束。隨著崗位工作人員的成長，其個人履歷會不斷更新，這就要求人事檔案管理過程要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，這樣才能夠及時地了解到機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)工作人員的具體變動情況以及檔案內(nèi)容的增減情況，更好地反映單位發(fā)展現(xiàn)狀及相關(guān)人員在成長過程中的變化和成長經(jīng)歷，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供扎實(shí)的人才保障[2]。

（三）機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠優(yōu)化人才選拔機(jī)制。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案對每名工作人員的入職、成長、升遷、離職等相關(guān)情況都有明確詳細(xì)的記錄，這些記錄材料對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人才選拔具有重要現(xiàn)實(shí)意義。通過人才檔案內(nèi)容可以判斷相關(guān)人員是否符合崗位需求，進(jìn)而對相關(guān)工作人員進(jìn)行類型劃分，做到崗位與人員的有效匹配，提升契合度。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題

由于人事檔案的特殊性，長期以來機(jī)關(guān)事業(yè)單位對標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)都給予了高度重視，人事部門持續(xù)不斷地在管理理念、方法、手段上進(jìn)行探索與創(chuàng)新，檔案管理的質(zhì)量和效率也不斷提升。但在新形勢下，特別是在人員大規(guī)模流動的背景下，人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)仍存在一些亟待解決的問題和矛盾。

（一）對人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性、緊迫性認(rèn)識不到位。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、常規(guī)性工作，在日常工作中，人事檔案管理難以得到機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)的重視，在工作指導(dǎo)、人員配置和資金投方面缺少系統(tǒng)研究。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)過程中基礎(chǔ)設(shè)備更新、添置不及時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作處于邊緣狀態(tài)，只是在人事調(diào)動和迎接上級檢查時才會受到短暫重視。與此同時，在制度機(jī)制建設(shè)方面也缺少必要的支持，人事檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)難以契合當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)訴求，在一定程度上影響了人事檔案信息資源的開發(fā)和利用[3]。

（二）人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。標(biāo)準(zhǔn)化和信息化相輔相成，在推進(jìn)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理過程中必須與信息化工作同步規(guī)劃、同步部署，這樣才能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化提供全程技術(shù)服務(wù)，優(yōu)化信息資料的查詢、統(tǒng)計(jì)和分析研究。但現(xiàn)實(shí)中，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理過程中基礎(chǔ)工作不扎實(shí)，沒有將機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化與標(biāo)準(zhǔn)化放在同等重要位置，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)落后。與此同時，在工作落實(shí)過程中還存在著很多不合理、不規(guī)范的地方，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息更新不及時，缺少必要的信息系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享，造成了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息資源浪費(fèi)。

（三）專職人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)相對落后。想進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理質(zhì)量，必須有專業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)。但目前一些單位人事檔案管理隊(duì)伍人員來源復(fù)雜，既有專業(yè)人員，也有從其他崗位調(diào)來的人員，還有一些屬于兼職性質(zhì)。這些人員由于性質(zhì)不同，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作認(rèn)識也就存在著明顯差異。特別是后調(diào)人員和兼職人員對機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作缺乏歸屬感，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究不深、專業(yè)性不足，影響了人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）人事檔案信息資料綜合開發(fā)程度不高。新時期，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息資源開發(fā)和利用過程中可用性的成果相對較少，加之信息化建設(shè)相對落后，并沒有與其他單位進(jìn)行人事檔案信息資源的高度共享，在一定程度上弱化了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息資源開發(fā)利用的價值。由于缺少必要的人才支持、資金支持和項(xiàng)目支持，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作并沒有與業(yè)務(wù)工作進(jìn)行結(jié)合，人事檔案應(yīng)有的功能并沒有發(fā)揮出來。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理工作過程中只停留在信息匯總層面，沒有對機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息資源進(jìn)行深度挖掘，也難以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源開發(fā)、薪資調(diào)整、干部提拔重用、職稱評定和培訓(xùn)等方面提供精準(zhǔn)的人事檔案信息，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體工作地推進(jìn)。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的具體對策

黨的十八大以來，對新時期檔案事業(yè)發(fā)展作出了重要部署，新修訂的《中華人民共和國檔案法》為檔案的高質(zhì)量發(fā)展和規(guī)范化建設(shè)提供了法治保障。所有機(jī)關(guān)事業(yè)單位，都應(yīng)落實(shí)好國家關(guān)于檔案管理的安排部署，積極推進(jìn)管理理念、管理制度、管理手段、管理方式創(chuàng)新，以更加契合新時期機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的具體需求，具體應(yīng)從以下幾方面入手。

（一）健全完善人事檔案信息收集制度，建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)人員數(shù)據(jù)庫。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理需要以完善的檔案信息作為支撐，應(yīng)將人事檔案信息收集和建立人事檔案數(shù)據(jù)庫作為基礎(chǔ)性工作來抓。國家出臺的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的通知》明確指出，要建立健全業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔制度機(jī)制，切實(shí)保障檔案信息收集的完整性和全面性。要嚴(yán)格按照檔案工作要求，完成電子文件的形成、收集、整理和歸檔工作。按照這一工作要求，為確保人事檔案信息的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性，就要健全完善人事信息收集相關(guān)制度機(jī)制，根據(jù)人事檔案特點(diǎn)確保收集上來的資料符合人事檔案管理要求，對資料不全、不準(zhǔn)的檔案要做好備注，及時做好補(bǔ)充和完善工作，同時要對收集上來的材料進(jìn)行分類歸檔，在確保人事檔案信息真實(shí)性和完整性的基礎(chǔ)之上，對紙質(zhì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并存儲到機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫中。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)國家對檔案管理的相關(guān)規(guī)定，明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和信息收集范圍，進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息收集效率，為后續(xù)人事檔案管理工作開展提供扎實(shí)保障[4]。

（二）加強(qiáng)對檔案相關(guān)制度和政策供給和“廢、改、立”。實(shí)施檔案制度規(guī)范建設(shè)工程，要從機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作實(shí)際出發(fā)，對于已經(jīng)不適合當(dāng)前工作需求的制度要予以廢止，同時要結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀，建立和完善人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度體系，明確當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的具體工作目標(biāo)、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)化管理的各個環(huán)節(jié)也應(yīng)該形成相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。與此同時，要明確機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個部門的權(quán)責(zé)分工，只有各個部門密切配合，嚴(yán)格按照人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的制度要求才能夠提升人事檔案管理質(zhì)量。

（三）實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的高度共享。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要積極推進(jìn)檔案信息資源共享平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)本區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的互聯(lián)互通。推進(jìn)共享平臺向機(jī)關(guān)等單位延伸，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源跨層級、跨部門共享共用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理方面應(yīng)按照國家關(guān)于人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)信息資源聯(lián)通共享、互聯(lián)互通。要繼續(xù)支持機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對人事檔案信息進(jìn)行整合，按照分類建檔、動態(tài)管理原則，及時對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息補(bǔ)充和完善。同時應(yīng)健全人事檔案信息備份機(jī)制和信息恢復(fù)機(jī)制，實(shí)施人事檔案信息化動態(tài)管理，落實(shí)容災(zāi)備份機(jī)制。要為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)提供必要的培訓(xùn)場所、設(shè)施、人才等保障，確保人事檔案信息化建設(shè)能夠順利進(jìn)行。

（四）要為人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理提供高素質(zhì)的人才保障。通過繼續(xù)教育提升人事檔案管理人員的綜合管理能力和素質(zhì)是建立高素質(zhì)人才支撐的關(guān)鍵。在繼續(xù)教育開展過程中要主動利用現(xiàn)代信息技術(shù)對課程進(jìn)行數(shù)字化開發(fā)，實(shí)現(xiàn)教育資源高度共享。其次，要加強(qiáng)人事檔案管理人員的技能培訓(xùn)，引導(dǎo)人事檔案管理人才學(xué)習(xí)國家有關(guān)政策，將人事檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)工作緊密相連，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員的職業(yè)道德素養(yǎng)建設(shè)和忠誠品格培養(yǎng)。進(jìn)一步提升檔案管理人員的服務(wù)意識和能力，能夠與時俱進(jìn)地根據(jù)人事檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的相關(guān)要求，為不同群體提供人性化檔案服務(wù)[7]。

四、結(jié)語

總之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位選拔人才、培養(yǎng)人才、提拔干部等都離不開核實(shí)個人人事檔案，所以要高度重視人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)，積極推進(jìn)人事檔案管理工作與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)銜接，更好地服務(wù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的中心工作，發(fā)揮好人事檔案資源在優(yōu)化人才配置方面的基礎(chǔ)作用。加強(qiáng)制度創(chuàng)新，優(yōu)化機(jī)制流程，提升檔案管理人員的能力和素質(zhì)，更加契合人事檔案管理的實(shí)際訴求，更好地推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位全面發(fā)展。