辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的意義及策略探討

文/湛江中心人民醫(yī)院 肖偉玲

近年來，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，科技領(lǐng)域取得了顯著成效，現(xiàn)代化信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各領(lǐng)域及人們生活的方方面面。而檔案作為醫(yī)院運(yùn)營管理工作的重要組成部分，其中工作文件、錄音、錄像、圖表等資料對(duì)我國醫(yī)療衛(wèi)生公共事業(yè)的發(fā)展具有重要意義[1]。在醫(yī)院不斷完善管理模式、提高管理能力的基礎(chǔ)上，將自動(dòng)化辦公技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作，不僅能夠適當(dāng)減輕醫(yī)院檔案管理人員的工作量及工作壓力，同時(shí)還能夠進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理水平及工作質(zhì)量，為醫(yī)院管理奠定良好的基礎(chǔ)。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)的重視程度，結(jié)合自身對(duì)檔案管理工作的需求，進(jìn)一步提高檔案管理水平，助力醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、辦公自動(dòng)化概述

（一）辦公自動(dòng)化的概念。辦公自動(dòng)化是基于現(xiàn)代化信息技術(shù)持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展與日趨成熟的背景下形成和發(fā)展起來的一種工作業(yè)務(wù)信息處理系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化出現(xiàn)的根本原因是當(dāng)前工作創(chuàng)新性需求和工作質(zhì)量需求與傳統(tǒng)工作模式之間不適配發(fā)展。在醫(yī)院檔案工作中應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，能夠?yàn)獒t(yī)院打造一個(gè)更為廣闊的辦公自動(dòng)化平臺(tái)，促使檔案管理人員借助計(jì)算機(jī)技術(shù)處理日常工作，例如信息資料收集、分類管理、更新、傳輸?shù)?。從本質(zhì)上分析，辦公自動(dòng)化就是一個(gè)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理的系統(tǒng)，適用于醫(yī)院辦公工作中。

（二）醫(yī)院檔案管理在辦公自動(dòng)化中的作用。第一，可用性。所謂可用性，主要是指能夠針對(duì)系統(tǒng)故障快速地進(jìn)行修復(fù)和負(fù)載平衡。當(dāng)計(jì)算機(jī)的主接口出現(xiàn)問題時(shí)，備份的接口便可以自動(dòng)代替其運(yùn)行，從而最大程度上保障醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行。而當(dāng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中的傳輸數(shù)據(jù)信息承載量過大時(shí)，備份接口能夠幫助主接口進(jìn)行數(shù)據(jù)接收和傳輸，進(jìn)而發(fā)揮系統(tǒng)的均衡作用。第二，信息隱藏性。在主體進(jìn)行通信連接過程中，可以借助計(jì)算機(jī)設(shè)備中的NAT技術(shù)系統(tǒng)來隱藏醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)的網(wǎng)址，并在數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)上表現(xiàn)為外部公網(wǎng)的訪問網(wǎng)址。具體而言，醫(yī)院內(nèi)部使用者可以直接對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問，而外網(wǎng)所有訪問者則無法通過網(wǎng)址訪問到醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，無法查看到醫(yī)院內(nèi)部任何檔案數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步提高了醫(yī)院檔案管理的安全性。第三，數(shù)據(jù)加密性。為了最大限度地避免醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中的信息泄露、丟失、篡改，在文件資料傳輸過程中，工作人員要對(duì)所傳輸?shù)奈募n案進(jìn)行加密處理。如使用隧道技術(shù)對(duì)傳輸?shù)奈募?shù)據(jù)信息進(jìn)行分離，在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)中整合一定的區(qū)域建立傳輸網(wǎng)絡(luò)，在文件加密處理過程中數(shù)字進(jìn)行加密及協(xié)議，這時(shí)只有文件接收方才有權(quán)力訪問該文件，提高了文件的私密性。第四，身份鑒別。身份鑒別是醫(yī)院面向所有用戶建立的一種安全驗(yàn)證程序。計(jì)算機(jī)的身份鑒別系統(tǒng)主要是對(duì)計(jì)算機(jī)訪問者和端口計(jì)算機(jī)的身份進(jìn)行鑒別。而計(jì)算機(jī)訪問者則需要輸入特定的用戶賬號(hào)及密碼進(jìn)行端口連接，同時(shí)還要保證密碼及私密文件保存在TACACS服務(wù)器上。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理力度的必要性

（一）辦公自動(dòng)化是提高醫(yī)院檔案管理工作效率與質(zhì)量的有效舉措。辦公自動(dòng)化技術(shù)是基于信息技術(shù)高速發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)普及背景下形成的全新辦公模式。主要是將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入現(xiàn)代化辦公之中，能夠及時(shí)有效地解決人工操作失誤、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式滯后性較強(qiáng)、儲(chǔ)存空間不足等問題[2]。積極合理地將辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中，能夠通過信息技術(shù)快速將醫(yī)院的科研報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等進(jìn)行相互協(xié)調(diào)、調(diào)取與儲(chǔ)存管理。通過存儲(chǔ)、接收、傳輸、共享等方式，更好地配合醫(yī)院開展各項(xiàng)工作，從而最大程度上發(fā)揮醫(yī)院各類檔案的價(jià)值與作用。除此之外，辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用還能夠在一定程度上有效提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量與效率，促使檔案管理工作更科學(xué)、合理、安全，為醫(yī)院后期決策與發(fā)展規(guī)劃的制定提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)參考。

（二）辦公自動(dòng)化是各科室之間實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的關(guān)鍵措施。在醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式中，一般以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存。但是紙質(zhì)檔案容易受到外在因素的影響，不適用于醫(yī)院重要檔案的長(zhǎng)期儲(chǔ)存與管理。此外，紙質(zhì)檔案在調(diào)取與存儲(chǔ)過程中會(huì)出現(xiàn)不同程度的損壞，進(jìn)而影響檔案的壽命。在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，能夠充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，打破紙質(zhì)檔案的局限[3]，杜絕在調(diào)取檔案過程中出現(xiàn)的破損問題。同時(shí)還便于各科室之間實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，對(duì)于提升醫(yī)院檔案管理水平具有重要意義。

（三）辦公自動(dòng)化是減少醫(yī)院檔案儲(chǔ)存空間的必然舉措。在醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作中，不僅需要大量的人力，而且對(duì)于儲(chǔ)存空間也有著較高的要求?？臻g需足夠大，還需預(yù)留未來幾年的空間，滿足紙質(zhì)檔案的存放；檔案儲(chǔ)存環(huán)境要始終保持干燥，避免紙質(zhì)檔案受污染、受損害[4]。而應(yīng)用自動(dòng)化辦公技術(shù)，能夠有效縮減醫(yī)院檔案管理的物理空間，僅需要安全、運(yùn)行速度強(qiáng)大的機(jī)房就可以儲(chǔ)存醫(yī)院所有檔案。并且還能夠進(jìn)行自主備份、異地儲(chǔ)存等，增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的安全性和可靠性。

（四）辦公自動(dòng)化是創(chuàng)設(shè)儲(chǔ)存一體化條件的重要基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理中文件類型較多，如音頻、視頻、圖像、文字等多種格式。應(yīng)用自動(dòng)化辦公技術(shù)能夠?qū)⑨t(yī)院各種類型的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和一體化儲(chǔ)存，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案管理效率，提升檔案的安全性、可靠性、有效性[5]。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中的問題

（一）醫(yī)院檔案數(shù)量及種類繁多，管理混亂。醫(yī)院在實(shí)際運(yùn)營發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生龐大的檔案資料，而檔案管理工作內(nèi)容涉及范圍較廣、復(fù)雜，幾大板塊中還存在檔案內(nèi)容重復(fù)交疊情況，在一定程度上增加了醫(yī)院檔案管理的工作量與處理難度。在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)檔案的儲(chǔ)存，還需要負(fù)責(zé)檔案的調(diào)取查閱工作，檔案稍多便會(huì)出現(xiàn)混亂[6]。由此可見，醫(yī)院檔案管理工作復(fù)雜，管理難度較大，醫(yī)院檔案管理部門在管理制度落實(shí)上存在一些問題，造成檔案管理混亂。

（二）醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)能力及業(yè)務(wù)素養(yǎng)有待提升。部分醫(yī)院存在檔案管理人員對(duì)辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)不全面、無法掌握辦公自動(dòng)化管理技術(shù)等問題，阻礙了醫(yī)院檔案管理朝現(xiàn)代化方向發(fā)展的步伐。首先，由于醫(yī)院編制以及人員招聘標(biāo)準(zhǔn)等問題，很多醫(yī)院檔案管理人員年齡偏大[7]，他們對(duì)于檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)、新型管理模式的接受程度不高，且學(xué)習(xí)能力低，是醫(yī)院檔案管理工作高質(zhì)量開展的重要制約因素；其次，部分醫(yī)院通過外聘方式擴(kuò)充檔案管理隊(duì)伍，但由于外聘人員對(duì)醫(yī)院整體運(yùn)營結(jié)構(gòu)、各科室檔案管理需求不熟悉以及對(duì)醫(yī)院檔案分類掌握不到位等問題，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)一定的滯后性及隨意性，最終影響醫(yī)院檔案管理工作的順利開展及高質(zhì)量完成；最后，一些醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和信息素養(yǎng)有待提升，能力缺陷極容易導(dǎo)致檔案在信息化管理與儲(chǔ)存中存在丟失、泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)問題。

（三）現(xiàn)代化檔案管理方式應(yīng)用不足。在辦公自動(dòng)化背景下，醫(yī)院檔案管理模式隨著醫(yī)院的運(yùn)營情況、產(chǎn)業(yè)規(guī)模、實(shí)際發(fā)展需求等在持續(xù)創(chuàng)新優(yōu)化。因此，各大醫(yī)院要切實(shí)提高自身的檔案管理水平及質(zhì)量，就必須為辦公自動(dòng)化檔案管理營造理想的硬件環(huán)境，順利開展醫(yī)院檔案管理工作[8]。如果硬件設(shè)備不完善，那么在檔案管理工作過程中容易出現(xiàn)硬件設(shè)備與軟件設(shè)備不兼容的問題，進(jìn)而出現(xiàn)故障。此外，醫(yī)院對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)的維護(hù)工作不到位、技術(shù)人員維護(hù)水平較低等，不僅影響醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，同時(shí)還較易引發(fā)檔案信息安全隱患，制約著醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

四、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的策略

（一）正確看待辦公自動(dòng)化背景下的檔案管理工作。醫(yī)院要正確認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化背景下的檔案管理工作，才能夠采取有效措施促進(jìn)檔案管理辦公自動(dòng)化的發(fā)展。首先，醫(yī)院管理層應(yīng)該跟緊時(shí)代發(fā)展步伐，積極了解先進(jìn)信息技術(shù)以及檔案管理信息化建設(shè)的成功案例，深度思考該模式的優(yōu)勢(shì)，正確看待醫(yī)院檔案管理信息化與醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展之間的關(guān)系；其次，各大醫(yī)院應(yīng)及時(shí)且密切關(guān)注醫(yī)院檔案管理信息化、自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程[9]，并在醫(yī)院內(nèi)部推廣宣傳檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，充分提高醫(yī)院全員，尤其是要提高檔案管理人員對(duì)檔案管理自動(dòng)化、信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)與重視程度。此外，醫(yī)院還應(yīng)該積極鼓勵(lì)檔案管理人員創(chuàng)新管理意識(shí)，采取自動(dòng)化辦公技術(shù)和設(shè)備等開展檔案管理工作，促使醫(yī)院朝著現(xiàn)代化、智能化、信息化方向發(fā)展，提高醫(yī)院市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，助力醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。例如醫(yī)院可以組織建立專門的設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)，針對(duì)醫(yī)療設(shè)備相關(guān)檔案進(jìn)行及時(shí)分類與儲(chǔ)存。具體包含：申購審批文件、采購招標(biāo)文件、采購合同及設(shè)備按照驗(yàn)收文件等，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化水平，為醫(yī)院科學(xué)決策、運(yùn)營管理等奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在辦公自動(dòng)化背景下，醫(yī)院對(duì)于信息技術(shù)人才的需求不斷增加，檔案管理人員匱乏會(huì)嚴(yán)重制約醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化工作的有效開展。基于此，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合實(shí)際工作需求、人才發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)等加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。醫(yī)院檔案管理人員必須充分了解和熟知醫(yī)院各科室、各部門、各崗位的工作情況，這樣才能夠更好地開展醫(yī)院檔案管理工作[10]。首先，醫(yī)院應(yīng)該提升醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)有檔案管理人員工作能力，促使其轉(zhuǎn)型成為兼具檔案管理技能和信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。其次，醫(yī)院還應(yīng)該注重引進(jìn)優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才，完善人才福利制度體系、適當(dāng)拓寬社會(huì)面招聘渠道等，吸納更多具備專業(yè)檔案管理能力、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)能力的復(fù)合型人才投身于醫(yī)院檔案管理工作，為辦公自動(dòng)化背景下醫(yī)院檔案管理工作的高質(zhì)量開展提供人才保障。

（三）加快推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。建立醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)還應(yīng)該充分考慮安全問題。醫(yī)院要加強(qiáng)信息保密技術(shù)的深化應(yīng)用，相關(guān)人員在訪問醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時(shí)必須輸入特定的口令并進(jìn)行身份認(rèn)證后才能夠登入。為了最大程度上避免醫(yī)院檔案信息出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院要做好重要檔案信息的備份工作，為檔案信息安全管理提供保障。

五、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理融入辦公自動(dòng)化技術(shù)不僅是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐的必然舉措，也是切實(shí)提高醫(yī)院檔案管理工作效率與質(zhì)量的有效措施?；诖?，醫(yī)院應(yīng)該深度分析當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，不斷推動(dòng)自動(dòng)化辦公技術(shù)在檔案管理工作中的深化應(yīng)用，提升檔案管理人員專業(yè)能力與信息素養(yǎng)，完善管理機(jī)制，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)的代化發(fā)展。