民辦高校教學秘書崗位服務(wù)探索及研究

文/南京傳媒學院 李功梅 潘一瑜 戴娜

教學工作是民辦高校最重要的工作之一，教學管理的水平直接影響著教學質(zhì)量的好壞。民辦高校二級學院設(shè)有教學秘書崗位，是協(xié)助學院領(lǐng)導(dǎo)處理學院各類教學管理事務(wù)的工作人員，是學院所有工作的核心，是參與學院教學管理的重要力量，是聯(lián)系教務(wù)部門、行政部門、院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學生的紐帶，起著上傳下達、反饋信息和服務(wù)師生的作用。作為教學管理工作最直接的參與者，教學秘書的服務(wù)質(zhì)量和管理水平直接影響到教學管理的正常運行。文章從民辦高校教學秘書崗位定位和基本崗位職責入手，對民辦高校教學秘書崗位服務(wù)與管理模式存在的問題進行分析，探索研究民辦高校教學秘書崗位服務(wù)與管理模式的改進措施。

一、民辦高校教學秘書崗位定位

民辦高校教學秘書主要從事日常教學運行、人才培養(yǎng)、質(zhì)量監(jiān)控、實踐教學、考試管理、成績學籍、教學檔案管理等工作，還要擔任行政、科研、培訓交流等工作，工作內(nèi)容復(fù)雜、瑣碎、繁多。需要做好計劃、組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等工作，同時還要完成學校各部門下達的任務(wù)，所以應(yīng)具備良好的知識結(jié)構(gòu)和較強的工作能力，在工作中提高分析問題和解決問題的能力，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

教學秘書主要是為師生服務(wù)、為教學服務(wù)，他們面對的是不同性格、不同背景、不同生活環(huán)境的教師和學生，要將教師和學生的需求放在首位，全心全意為他們服務(wù)。教學秘書既要做好日常教學管理工作，還要處理一些突發(fā)情況，時刻避免教學事故的發(fā)生，責任重大。教學秘書是院領(lǐng)導(dǎo)管理全院教學工作的協(xié)助者、執(zhí)行者，在解決一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時，可以協(xié)調(diào)各種關(guān)系，緩和矛盾，根據(jù)情況靈活處理。教學管理不僅需要管理制度、管理思想和管理手段，還需要有一支穩(wěn)定專業(yè)的教學管理隊伍，教學秘書在高校教職工隊伍中有著至關(guān)重要的作用，需要時刻工作在一線。

二、民辦高校教學秘書基本崗位職責

（一）教學管理工作。教學秘書需要協(xié)助修訂各專業(yè)培養(yǎng)方案、教學計劃，根據(jù)教學計劃和學院工作安排進行課程安排。課程安排需要統(tǒng)籌管理，要考慮專業(yè)、班級、時間、場地、教師特殊需求、課程特殊情況等因素。教學過程中因突發(fā)狀況需要調(diào)停課時，教學秘書要第一時間協(xié)助辦理手續(xù)，并保證通知到每個學生。教學秘書負責辦理外聘教師審批手續(xù)，及時統(tǒng)計、上報、發(fā)放外聘教師課時費。根據(jù)教務(wù)處的通知要求，及時安排各年級各專業(yè)學生寒假實習、暑假實習及畢業(yè)實習，提前做好計劃，實習結(jié)束后收齊學生實習報告并歸檔，做好成績統(tǒng)計和實習總結(jié)，督促專業(yè)教師將成績按要求錄入教務(wù)系統(tǒng)。不僅如此，教學秘書負責畢業(yè)班畢業(yè)設(shè)計（論文）工作，每個年級的時間長度接近1年，包括動員、選題、開題、期中檢查、終期答辯等，在學校總體安排基礎(chǔ)上制定學院的具體實施方案，統(tǒng)籌管理指導(dǎo)教師和畢業(yè)生，最后上報成績并歸檔所有材料。配合抓好畢業(yè)設(shè)計（論文）質(zhì)量，按照學校和學院要求規(guī)范開題、中期檢查、終期答辯等主要環(huán)節(jié)程序，幫助提高學生畢業(yè)設(shè)計（論文）的質(zhì)量和水平，積極配合指導(dǎo)教師申報省級優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計（論文）。

（二）教務(wù)管理工作。進一步加強學生學業(yè)管理，不斷提升學生學習能力和水平。教學秘書需要對畢業(yè)班學生做好畢業(yè)資格審查和學位資格審查，畢業(yè)資格審查需要審核每個學生的必修課學分、選修課學分、畢業(yè)設(shè)計（論文）成績、是否有處分等；學位資格審查需要審核每個學生是否畢業(yè)、計算機等級考試成績、大學外語四六級成績等，采用人工審核和教務(wù)系統(tǒng)審核相結(jié)合的方式，防止影響學生學業(yè)。在平時的工作中要及時發(fā)現(xiàn)問題，督促學生順利完成學業(yè)，對于問題嚴重的學生要一對一進行督促、幫扶。根據(jù)學籍管理規(guī)定做好學生休學、復(fù)學、轉(zhuǎn)專業(yè)等學籍異動工作，配合學工辦做好休學學生及家長的溝通工作，按規(guī)定保存相關(guān)材料。對于復(fù)學、轉(zhuǎn)專業(yè)學生，除了做好家長的溝通工作外，還要幫助學生在教務(wù)系統(tǒng)中做好專業(yè)、班級的設(shè)定，配好最新課表。協(xié)助教務(wù)處做好大學英語四六級考試、全國計算機等級考試、江蘇省計算機等級考試的報名和組織工作，第一時間將考試報名通知發(fā)放到學生手中，考試前提醒學生打印好準考證，并按考試要求帶好相關(guān)證件和文具。負責學院教學檔案收集管理工作，每學期開學初收齊教師教案、教學進度表、教學大綱等，學期末收齊所有考卷并歸檔。分別在學期初、新生開學、學期中、學期末開展教學檢查，做好每次教學檢查計劃，檢查教師上課到位情況、備課情況，學生到課情況和聽課情況；期中教學檢查還需分別召開教師和學生座談會，收集師生的意見和建議，及時解決師生的困惑，每次教學檢查后形成詳細的教學檢查報告并上交教務(wù)處。

（三）科研教研工作。教學秘書需要根據(jù)學校科研處和教務(wù)處的通知，組織全院教師參與各級各類項目的申報、中期檢查及結(jié)項工作。將各級各類科研項目申報和教學改革研究項目申報通知發(fā)至各位老師，并按照規(guī)定時間收齊申報表、申報成果及相關(guān)證明材料、匯總表等電子版和紙質(zhì)版并上交，中期檢查和結(jié)項時要督促項目負責人按要求提交項目成果。年終考核時，需要組織全院教師參與科研、教研考核，包括成果電子版和紙質(zhì)版的收集，成果的統(tǒng)計與審核。還要負責科研教研文件存檔、科研教研成果統(tǒng)計、學術(shù)講座手續(xù)辦理等工作。

（四）學生項目申報和競賽工作。每年春季，教學秘書要做好學院師生參與大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓練計劃項目的申報工作，及時收齊項目申報表并配合院領(lǐng)導(dǎo)完成審核。根據(jù)學校、學院下發(fā)的各級各類學科競賽通知，做好協(xié)調(diào)工作，配合完成審核，保證順利完成報名工作，比如全國大學生數(shù)學建模競賽、藍橋杯軟件設(shè)計大賽、“中國軟件杯”大學生軟件設(shè)計大賽、中國大學生軟件設(shè)計大賽等，尤其是學校作為競賽地點的比賽，要積極聯(lián)系教務(wù)處和信息中心，配合落實軟硬件的配置，保證競賽的順利進行。

（五）行政工作。教學秘書是學院綜合辦公室的第一責任人，負責全院辦公用品的需求統(tǒng)計和發(fā)放工作，負責學院報紙雜志的訂閱、發(fā)放和管理工作，及時傳達各類通知。平時需要做好學院教學、辦公等固定資產(chǎn)的保管工作，參與學院黨政聯(lián)席會、院長辦公會、學院例會等各種會議，認真做好會議記錄并存檔。做好本院教職工的每月考勤、年終考核以及職稱評審申報、教師崗前培訓報名工作，負責學院各項經(jīng)費的報銷工作。

三、民辦高校教學秘書崗位服務(wù)與管理模式存在的問題

（一）工作任務(wù)繁重，學校對秘書工作重視不夠。民辦高校教學秘書是教學管理團隊不可或缺的一部分，但一些高校只重視師資和科研團隊建設(shè)，對于教學管理工作重視程度不高，從而導(dǎo)致教學秘書無論在評獎評優(yōu)、職稱、職務(wù)、培訓等方面都比教師機會少。教學秘書掌握教學運行的整個過程，能夠處理一些突發(fā)情況，在整個教學過程中起著重要作用。但學校在教職工優(yōu)秀成果評比、科研教研項目申報、外出培訓等活動中一般先優(yōu)考慮教師，給予教學秘書的機會少之又少。另外，學校領(lǐng)導(dǎo)對教學秘書工作缺乏認知，學校在制定相關(guān)規(guī)章制度、政策時會沒有考慮到教學秘書的切身利益，降低了教學秘書工作的積極性。

（二）學歷學位和職稱偏低。教學秘書平時工作任務(wù)繁多復(fù)雜，要熟練掌握教學管理各方面的工作，所以要有足夠的耐心和責任心。而民辦高校招聘教學秘書時對學歷和職稱的要求相較于教師偏低，有些教學秘書專業(yè)不對口，工作經(jīng)驗不足，入職后未能及時提升學歷學位，科研教研項目申報名額較少，因此在職稱申報時缺乏對應(yīng)的成果，職稱提升進度緩慢?？傊?，學歷學位和職稱等因素，制約了教學秘書的教學管理工作。

（三）缺乏完整的教學秘書考核制度。由于教學秘書的工作性質(zhì)特殊，因此在年終考核中難以量化考核。教學秘書工作質(zhì)量僅以工作中是否出現(xiàn)事故作為考核標準，考核制度不完善。年終考核中，教學秘書跟行政人員一起參加管理人員的考核，缺乏單獨的考核制度和指標，導(dǎo)致無法量化工作。有些教學秘書即便考核結(jié)果優(yōu)秀，但得不到激勵，或者激勵機制不如教師崗和輔導(dǎo)員崗，打擊了他們的工作積極性。教學秘書的薪資待遇跟學歷學位、職稱關(guān)系不大，久而久之，他們的工作積極性降低，影響工作效率。

（四）培訓機會少，教學管理方法陳舊。教學秘書需要了解整個教學運行過程，不能長時間離開工作崗位，因此較少有機會參加培訓。即便有假期培訓，一般也優(yōu)先考慮專業(yè)教師。教學管理主要是研究教學及其管理規(guī)律、改進教學管理工作、提高教學管理水平、建立穩(wěn)定的教學秩序、保證教學工作的正常運行，教學秘書如果長期不學習，專業(yè)知識不更新，教學管理方法就會越來越陳舊，教學管理理念不能適應(yīng)新時代要求。

四、民辦高校教學秘書崗位服務(wù)與管理模式的改進措施

（一）重視教學秘書工作。教學秘書作為基層管理人員，高校應(yīng)認識到其工作的重要性，要給予肯定和支持，提升教學秘書的地位，加深教學秘書在學校其他教職工心中的印象。要為教學秘書提供良好的工作環(huán)境，調(diào)動其工作熱情和積極性。同時統(tǒng)籌優(yōu)化其薪資待遇，激勵教學秘書全身心投入工作。

（二）加強教學秘書隊伍建設(shè)。教學秘書作為教學管理工作的一線人員，高校各部門領(lǐng)導(dǎo)要對教學秘書進行指導(dǎo)，提供各種學習機會，提升他們的學歷學位和職稱。人事處、教務(wù)處要不定期組織教學秘書參與專題學習，比如江蘇本科高?；鶎咏虒W管理人員綜合能力提升研學活動、教育部辦公廳開展的教師研修活動等，加強教學秘書的學習參與感。要定期組織教學秘書參加思想教育活動，提升教學秘書團隊的專業(yè)能力和服務(wù)意識，及時傳達最新的教育理念，保證高校教學管理工作的順利開展，從而提高教學質(zhì)量。

（三）完善考核制度。要明確教學秘書的工作職責，將日常工作中的服務(wù)管理作為考核的主要內(nèi)容，把崗位任職情況、評獎評優(yōu)、主管領(lǐng)導(dǎo)意見、教師民主測評等作為考核依據(jù)。高校要提升教學秘書的薪資水平，完善薪酬制度，鼓勵他們熱愛工作，提高工作效率，要將考核結(jié)果與教學秘書崗位晉升掛鉤，對成績優(yōu)異的教學秘書進行精神和物質(zhì)獎勵。

（四）增加教學秘書培訓機會。民辦高校要為教學秘書增加培訓機會，由老帶新，讓教學管理經(jīng)驗豐富的教學秘書帶新入職的教學秘書，通過學習來積累經(jīng)驗。另外，要形成培訓制度，定期組織教學秘書參加專家講座，培養(yǎng)教學秘書的責任心，提升他們的溝通能力，更好地做好協(xié)調(diào)工作，從而提升教學管理水平。另外，教學秘書可以相互溝通交流，分享自己的工作經(jīng)驗，加強學院和學院間的協(xié)作，促進高校教學管理工作的穩(wěn)定提升。教學秘書的培訓要有計劃地定期舉行，培訓內(nèi)容要涵蓋高等教育管理的相關(guān)課程，如最新的教育理念、教育心理學、教育管理學等，把培訓獲得的知識有效地融入教學管理工作中去。

五、結(jié)語

民辦高校教學秘書從事學校教學管理工作，作為教學管理一線工作人員，要認真履行崗位職責，增強服務(wù)意識，樹立為教學服務(wù)的思想，保障教學工作順利進行。同時要不斷學習，提升自己，當好參謀，提高自身的服務(wù)素養(yǎng)。高校要加強教學秘書隊伍建設(shè)，針對存在的問題提出有效的解決對策，促進高校的健康發(fā)展。