重大活動(dòng)和重特大事件檔案管理工作的實(shí)踐與創(chuàng)新研究

摘要：重大活動(dòng)和重特大事件的檔案管理工作不僅是對(duì)歷史的記錄，更是為未來(lái)事件提供科學(xué)參考的重要任務(wù)。檔案記錄的準(zhǔn)確性、完整性和保密性，直接關(guān)系到其在決策科學(xué)性、社會(huì)記憶與文化傳承方面的功能發(fā)揮，尤其在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件、制定政策和保存文化中，檔案的獨(dú)特價(jià)值愈加凸顯。為了更有效地管理重大活動(dòng)和重特大事件檔案，檔案管理部門(mén)積極創(chuàng)新實(shí)踐，優(yōu)化資源收集、統(tǒng)計(jì)方法與管理模式，并拓展檔案資源的利用途徑，使其在現(xiàn)代社會(huì)中發(fā)揮更為廣泛的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重大活動(dòng)；重特大事件；創(chuàng)新

DOI：10.12433/zgkjtz.20243542

課題項(xiàng)目 ：2024年度河北省檔案科技項(xiàng)目

課題項(xiàng)目名稱(chēng)：重大活動(dòng)和重特大事件檔案資源收集、統(tǒng)計(jì)、管理和利用創(chuàng)新研究

課題項(xiàng)目編號(hào)：2024-R-11

檔案管理作為社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中的重要一環(huán)，承擔(dān)著保留和傳承社會(huì)記憶、支持科學(xué)決策的重要責(zé)任。對(duì)于重大活動(dòng)和重特大事件的檔案管理尤為重要，這不僅關(guān)系到社會(huì)的文化遺產(chǎn)保護(hù)，更在政治、經(jīng)濟(jì)、教育等方面發(fā)揮著舉足輕重的作用。這些檔案能夠幫助后人了解當(dāng)時(shí)的社會(huì)狀況、政策決策背景及應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的策略，從而積累經(jīng)驗(yàn)、減少重復(fù)錯(cuò)誤，為現(xiàn)代社會(huì)提供具有深度和廣度的歷史依據(jù)。檔案的獨(dú)特價(jià)值在于其真實(shí)性和權(quán)威性，它為公眾提供了一個(gè)理解過(guò)去、展望未來(lái)的窗口。在社會(huì)發(fā)展日新月異的當(dāng)下，創(chuàng)新檔案管理手段和方法，是確保檔案發(fā)揮長(zhǎng)久效用的關(guān)鍵路徑，使其成為推進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的重要工具和力量。

一、基于重大活動(dòng)和重特大事件檔案管理工作的必要原則

（一）準(zhǔn)確性原則

檔案管理的準(zhǔn)確性是檔案記錄的首要要求，它直接關(guān)系到后續(xù)檔案的使用價(jià)值和可信度。重大活動(dòng)和重特大事件檔案信息的準(zhǔn)確性體現(xiàn)在內(nèi)容記錄必須精確、事實(shí)呈現(xiàn)應(yīng)符合客觀實(shí)際，避免誤導(dǎo)或曲解歷史。為此，檔案管理人員應(yīng)確保在檔案收集、整理、存儲(chǔ)過(guò)程中杜絕信息偏差、遺漏或錯(cuò)誤，特別是在信息來(lái)源和資料驗(yàn)證方面嚴(yán)格把關(guān)。通過(guò)多重核查機(jī)制和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砹鞒?，可以減少誤差的發(fā)生，提供真實(shí)可靠的參考資料，從而支持各類(lèi)科學(xué)決策，尤其是歷史研究、政策制定等需要精準(zhǔn)數(shù)據(jù)支撐的領(lǐng)域[1]。

（二）完整性原則

完整性原則強(qiáng)調(diào)檔案記錄的全面性，特別是在重大活動(dòng)和重特大事件的檔案管理中，完整性不僅涵蓋事件的前因后果、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和細(xì)節(jié)，還包括其產(chǎn)生的社會(huì)影響和輿論反應(yīng)。檔案的完整性有助于形成系統(tǒng)的事件記錄，確保未來(lái)的使用者能夠從多角度深入理解事件的全貌。因此，檔案管理部門(mén)需健全檔案采集機(jī)制，從多元信息渠道獲取資料，如文件、圖片、音視頻和數(shù)據(jù)資料等，確保檔案內(nèi)容覆蓋事件全過(guò)程。完整的檔案記錄能為歷史還原、學(xué)術(shù)研究以及社會(huì)公共教育提供豐富的素材，形成長(zhǎng)效的社會(huì)記憶。

（三）保密性原則

保密性是重大活動(dòng)和重特大事件檔案管理中不可忽視的重要原則，直接關(guān)系到信息安全和社會(huì)穩(wěn)定。檔案記錄中可能包含國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私及其他敏感信息，其不當(dāng)泄露可能帶來(lái)不可預(yù)估的社會(huì)后果。檔案管理部門(mén)需嚴(yán)格按照國(guó)家法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，設(shè)立分級(jí)保護(hù)制度，對(duì)不同等級(jí)的檔案進(jìn)行合理的保密處理。在檔案存儲(chǔ)和調(diào)閱過(guò)程中，還需使用現(xiàn)代信息技術(shù)手段加強(qiáng)保護(hù)，如加密存儲(chǔ)、權(quán)限管理和審查制度等，以確保檔案信息在合法合規(guī)的基礎(chǔ)上得到妥善保存和合理使用。保密性原則的落實(shí)，既保障了檔案使用的安全，也為重大事件檔案的社會(huì)價(jià)值發(fā)揮提供了堅(jiān)實(shí)的保障[2]。

二、重大活動(dòng)和重特大事件檔案管理工作的影響

（一）推動(dòng)決策的科學(xué)性

檔案管理工作對(duì)重大活動(dòng)和重特大事件的科學(xué)決策具有顯著支持作用。檔案的準(zhǔn)確記錄和系統(tǒng)化整理，為管理層和決策者提供了詳盡的歷史數(shù)據(jù)、事件背景及成功經(jīng)驗(yàn)，支持他們?cè)陬?lèi)似情況下作出更加理性、客觀的決策。例如，在應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生事件、自然災(zāi)害等突發(fā)情況時(shí)，檔案可以幫助領(lǐng)導(dǎo)者參考以往的應(yīng)對(duì)措施和效果，分析成功與不足，從而制定更具針對(duì)性、操作性強(qiáng)的應(yīng)急方案。通過(guò)檔案記錄所形成的歷史參考，可以有效減少?zèng)Q策失誤，提升決策的效率和科學(xué)性。

（二）增強(qiáng)社會(huì)記憶與文化傳承

檔案管理工作在維護(hù)社會(huì)記憶和傳承文化方面發(fā)揮著不可替代的作用。重大活動(dòng)和重特大事件的檔案不僅記錄了社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的關(guān)鍵事件，還保留了特定時(shí)期的文化特征、社會(huì)風(fēng)貌和集體記憶。通過(guò)檔案的長(zhǎng)期保存，后人能夠深入了解特定歷史階段中的社會(huì)動(dòng)態(tài)、政府行為和民眾反應(yīng)，這對(duì)于研究歷史、了解時(shí)代變遷具有重要價(jià)值。同時(shí)，檔案記錄為現(xiàn)代人乃至后代提供了文化認(rèn)同和歷史教育的重要資源，幫助社會(huì)在不斷發(fā)展中保持對(duì)文化根基的認(rèn)知與尊重。

（三）提高突發(fā)事件應(yīng)對(duì)能力

在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)，檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)尤為明顯。重大活動(dòng)和重特大事件的檔案信息積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和應(yīng)對(duì)措施，為應(yīng)急管理部門(mén)在危機(jī)中提供可借鑒的方案和操作細(xì)節(jié)。檔案中的數(shù)據(jù)分析和記錄的應(yīng)急流程，有助于指導(dǎo)相關(guān)部門(mén)在時(shí)間緊迫的突發(fā)事件中迅速響應(yīng)，提高反應(yīng)速度和處理效率。例如，在自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件等危急情況下，檔案可以提供資源調(diào)配、人員安排及危機(jī)處理的歷史依據(jù)，幫助相關(guān)部門(mén)形成科學(xué)、系統(tǒng)的應(yīng)急預(yù)案，以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)應(yīng)對(duì)和減少損失[3]。

三、重大活動(dòng)和重特大事件檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐

（一）機(jī)制上，建立事件響應(yīng)型收集網(wǎng)絡(luò)

1.構(gòu)建“平戰(zhàn)結(jié)合”的組織架構(gòu)

針對(duì)重大醫(yī)療事件檔案收集的時(shí)效性需求，需建立常態(tài)化與應(yīng)急狀態(tài)有機(jī)銜接的管理機(jī)制。在常態(tài)期，由分管院長(zhǎng)牽頭組建應(yīng)急檔案專(zhuān)班，重點(diǎn)完成“重大活動(dòng)、重特大事件檔案收集預(yù)案”，明確不同事件類(lèi)型的響應(yīng)等級(jí)與操作流程；融合常態(tài)工作，組織科室檔案聯(lián)絡(luò)員開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，對(duì)特殊場(chǎng)景下的檔案采集要點(diǎn)；預(yù)先儲(chǔ)備檔案收集物資，包括便攜式掃描儀、防水文件袋等。當(dāng)有重大活動(dòng)和重特大事件時(shí)，專(zhuān)班成員需攜帶裝備進(jìn)駐應(yīng)急指揮部，按“橙色”“紅色”等預(yù)設(shè)預(yù)案開(kāi)展定向采集，爭(zhēng)取在短時(shí)時(shí)內(nèi)即完成傷病員身份信息、急診記錄、應(yīng)急物資調(diào)配單據(jù)等，并同步完整歸檔，為后續(xù)跟蹤及事件溯源奠定基礎(chǔ)。

2.實(shí)行“三同步”建檔規(guī)范

一是“時(shí)間同步”，要求臨床救治與檔案生成無(wú)縫銜接，如搶救記錄需在處置結(jié)束后30分鐘內(nèi)完成打印、簽字及封存，杜絕事后補(bǔ)記導(dǎo)致的時(shí)序混亂。二是“空間同步”，強(qiáng)調(diào)在一線救治單元建立臨時(shí)歸檔點(diǎn)，如在急診搶救室配置防火防潮檔案箱，護(hù)理人員每完成如氣管插管、輸血等操作后，即刻將記錄表投入箱內(nèi)，由專(zhuān)班人員每小時(shí)集中處理。三是“載體同步”，即關(guān)注多形態(tài)檔案的協(xié)同留存，除傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)外，監(jiān)護(hù)儀波形數(shù)據(jù)、手術(shù)視頻錄像、患者隨身物品（如破損衣物）等均應(yīng)編號(hào)歸檔。

3.開(kāi)發(fā)事件專(zhuān)屬采集工具包

為提升現(xiàn)場(chǎng)采集效率，建議配備標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)急采集裝備：一是定制多功能醫(yī)療應(yīng)急檔案采集箱，內(nèi)置防水文件袋、便攜式高拍儀、預(yù)印編號(hào)貼等；二是編制《數(shù)據(jù)采集表》，強(qiáng)制記錄事件關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，通過(guò)人員追蹤表鎖定責(zé)任鏈條；三是推行“一患一檔”電子標(biāo)簽系統(tǒng)，將患者腕帶二維碼與電子檔案關(guān)聯(lián)，護(hù)理人員通過(guò)PDA掃碼即可快速調(diào)閱歷史數(shù)據(jù)。

（二）設(shè)備上，創(chuàng)建事件數(shù)據(jù)中樞與統(tǒng)計(jì)升級(jí)

1.業(yè)務(wù)上設(shè)計(jì)事件專(zhuān)屬編碼體系

面對(duì)重大事件檔案的復(fù)雜性與時(shí)效性要求，需建立標(biāo)準(zhǔn)化編碼規(guī)則以提升統(tǒng)計(jì)效率。建議采用“MED—事件類(lèi)型—年份—序號(hào)”編碼結(jié)構(gòu)，在HIS系統(tǒng)中增設(shè)專(zhuān)用字段，實(shí)現(xiàn)事件檔案的快速檢索與聚類(lèi)分析；同時(shí)開(kāi)發(fā)適配基層操作的Excel統(tǒng)計(jì)模板，預(yù)設(shè)救治人次、物資消耗量、平均處置時(shí)長(zhǎng)等核心指標(biāo)計(jì)算公式，護(hù)理人員僅需錄入原始數(shù)據(jù)即可自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保應(yīng)急狀態(tài)下工作人員可獨(dú)立完成突發(fā)事件數(shù)據(jù)初篩。

2.技術(shù)上搭建事件數(shù)據(jù)駕駛艙

基于醫(yī)院現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)，可在HIS系統(tǒng)內(nèi)擴(kuò)展建設(shè)事件數(shù)據(jù)可視化平臺(tái)。通過(guò)對(duì)接急診分診、藥房庫(kù)存、設(shè)備管理等模塊，實(shí)時(shí)呈現(xiàn)資源態(tài)勢(shì)（如空置床位、防護(hù)物資存量）、處置進(jìn)度（如危重患者周轉(zhuǎn)時(shí)長(zhǎng)）、人員負(fù)荷（如醫(yī)護(hù)在崗時(shí)長(zhǎng)預(yù)警）三大關(guān)鍵動(dòng)態(tài)。特別是需要建立跨科室數(shù)據(jù)核驗(yàn)機(jī)制，例如將護(hù)理部的體征記錄與醫(yī)技科室的檢驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行自動(dòng)比對(duì)，發(fā)現(xiàn)矛盾數(shù)據(jù)即時(shí)彈窗提醒，也便于后續(xù)推動(dòng)全院設(shè)備時(shí)間校準(zhǔn)專(zhuān)項(xiàng)整改。

3.行動(dòng)上實(shí)施動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

建立檔案質(zhì)量管控的雙重防線。一是開(kāi)發(fā)完整性預(yù)警模型，按需設(shè)置檢測(cè)規(guī)則，每日自動(dòng)掃描新增檔案并生成缺陷清單。二是推行紅黃牌警示制度，單個(gè)事件檔案出現(xiàn)3處以上關(guān)鍵數(shù)據(jù)錯(cuò)誤即掛黃牌整改，累計(jì)2次黃牌升級(jí)為紅牌并通報(bào)責(zé)任科室。每季度聯(lián)合臨床科室開(kāi)展檔案復(fù)盤(pán)，采用“雙盲法”還原處置流程：一組根據(jù)原始檔案推演救治步驟，另一組依據(jù)實(shí)際參與人員口述繪制流程圖，二者差異點(diǎn)即為改進(jìn)方向。

（三）安全上構(gòu)建事件檔案保護(hù)鏈

1.實(shí)施分級(jí)保密管理

針對(duì)重大事件中患者隱私、病原體數(shù)據(jù)等高敏信息，需建立差異化管控機(jī)制。首先制定《檔案密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)》，將檔案分為公開(kāi)、內(nèi)部、機(jī)密三級(jí)：普通救治流程列為內(nèi)部級(jí)，存儲(chǔ)于常規(guī)檔案柜；患者基因數(shù)據(jù)、傳染病毒株檢測(cè)報(bào)告等納入機(jī)密級(jí)，電子版存至內(nèi)網(wǎng)隔離服務(wù)器，紙質(zhì)件放入雙鎖保險(xiǎn)柜。對(duì)外提供檔案時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行去標(biāo)識(shí)化處理，如在檔案調(diào)閱流程中，要求隱去患者身份證號(hào)后四位，住址僅保留到街道層級(jí)，實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)可用不可見(jiàn)”。

2.建立容災(zāi)備份體系

重大事件檔案的不可再生性要求構(gòu)建多重防護(hù)網(wǎng)絡(luò)。采用“3-2-1”備份策略：每日將電子檔案同步至本地服務(wù)器、移動(dòng)硬盤(pán)及河北省政務(wù)云，每周對(duì)核心數(shù)據(jù)制作藍(lán)光光盤(pán)離線備份。針對(duì)紙質(zhì)檔案，在庫(kù)房配置長(zhǎng)續(xù)航的應(yīng)急供電智能檔案柜，確保突發(fā)停電時(shí)溫濕度監(jiān)控持續(xù)運(yùn)行。組織開(kāi)展“斷網(wǎng)應(yīng)急”主題演練，模擬HIS系統(tǒng)癱瘓場(chǎng)景，測(cè)試手工調(diào)檔能力，驗(yàn)證基礎(chǔ)保障能力。

3.完善法律合規(guī)審查

構(gòu)建從使用到銷(xiāo)毀的全流程合規(guī)框架：一是設(shè)計(jì)《事件檔案使用授權(quán)書(shū)》，明確臨床研究?jī)H可調(diào)用脫敏數(shù)據(jù)，媒體報(bào)道不得引用患者面部影像；二是設(shè)立第三方調(diào)閱“雙簽字”制度，如某媒體申請(qǐng)調(diào)取礦難救援檔案時(shí)，需經(jīng)分管院長(zhǎng)、紀(jì)委書(shū)記聯(lián)合審批，并由法律顧問(wèn)審核措辭；三是建立敏感數(shù)據(jù)銷(xiāo)毀鏈，過(guò)期檔案經(jīng)高壓滅菌處理后，由監(jiān)銷(xiāo)小組現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)粉碎，實(shí)現(xiàn)“銷(xiāo)而有痕”。

（四）衍生價(jià)值上打造事件知識(shí)資產(chǎn)

1.建設(shè)應(yīng)急培訓(xùn)案例庫(kù)

重大事件檔案是提升醫(yī)療應(yīng)急能力的核心資源。建議從處置流程完整的檔案中篩選典型案例，制作適用于常規(guī)學(xué)習(xí)與演練的仿真課件。例如利用醫(yī)院現(xiàn)有投影設(shè)備搭建虛擬演練場(chǎng)景，如群體傷分診系統(tǒng)可模擬爆炸傷員的批量檢傷流程，新入職醫(yī)師通過(guò)手柄操作完成分診決策。依托醫(yī)院黨建，開(kāi)發(fā)“檔案微課堂”，制作真實(shí)事件案例短視頻，并將學(xué)習(xí)納入醫(yī)師考核體系。

2.創(chuàng)新公眾參與模式

通過(guò)檔案開(kāi)放增強(qiáng)社會(huì)健康認(rèn)知。以“5·12”護(hù)士節(jié)為奇跡，舉辦醫(yī)療檔案開(kāi)放日。社會(huì)群眾可提前申請(qǐng)?jiān)簝?nèi)閱覽實(shí)物檔案；組織社區(qū)《生命方舟》等紀(jì)實(shí)片觀影活動(dòng)。另外還可以針對(duì)檔案缺失問(wèn)題，開(kāi)通線索征集通道，借助群眾力量完善醫(yī)院重大活動(dòng)及重特大事件的檔案，經(jīng)鑒定后可給予提供者免費(fèi)體檢套餐等獎(jiǎng)勵(lì)。

3.推動(dòng)區(qū)域聯(lián)防應(yīng)用

打破“信息孤島”需構(gòu)建共享機(jī)制。醫(yī)院可結(jié)合檔案課題項(xiàng)目，編制《京津冀重大醫(yī)療事件檔案共享目錄》，按“事件類(lèi)型—發(fā)生時(shí)間—關(guān)鍵要素”三級(jí)分類(lèi)，納入2018年禽流感、2021年暴雨災(zāi)害等12類(lèi)檔案索引。可爭(zhēng)取與唐山抗震紀(jì)念館實(shí)現(xiàn)合作建設(shè)，補(bǔ)充醫(yī)院主體的檔案數(shù)字化。還可以與疾控中心搭建數(shù)據(jù)共享，參考“重大活動(dòng)與重特大事件”的定義任務(wù)場(chǎng)景或關(guān)鍵詞，如突發(fā)公共衛(wèi)生事件、大規(guī)模傷亡救治、重大醫(yī)療保障任務(wù)等，新增歷史檔案數(shù)據(jù)，充沛資源庫(kù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

重大活動(dòng)和重特大事件的檔案管理工作在當(dāng)今信息化和多元化的社會(huì)環(huán)境中，已不僅僅是對(duì)歷史的記錄，更是一項(xiàng)服務(wù)于未來(lái)發(fā)展的重要任務(wù)。通過(guò)準(zhǔn)確性、完整性和保密性等原則的嚴(yán)格把控，檔案資源得以高質(zhì)量的保存與利用；通過(guò)管理模式的創(chuàng)新、統(tǒng)計(jì)方法的優(yōu)化和收集機(jī)制的改進(jìn)，檔案的應(yīng)用價(jià)值被不斷提升。尤其在實(shí)踐中拓展檔案利用途徑，使檔案不再局限于靜態(tài)的記錄，而是成為支持科學(xué)研究、教育培訓(xùn)和公共服務(wù)的重要資源。未來(lái)，隨著技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展和社會(huì)需求的多樣化，檔案管理工作將繼續(xù)朝著更加智能化、開(kāi)放化和高效化的方向前進(jìn)。只有持續(xù)探索和創(chuàng)新，檔案資源才能在時(shí)代進(jìn)步中發(fā)揮更加廣泛而深遠(yuǎn)的作用，為社會(huì)發(fā)展和人類(lèi)進(jìn)步提供更加持久的支持和服務(wù)。

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（作者單位：唐山市工人醫(yī)院）