公立醫(yī)院采購(gòu)流程再造與效率提升實(shí)踐研究

摘要：隨著我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，公立醫(yī)院所面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨加劇，如何提高藥品采購(gòu)的整體效益，已經(jīng)成為制約醫(yī)療行業(yè)與社會(huì)發(fā)展的一個(gè)關(guān)鍵因素。目前，我國(guó)公立醫(yī)院在運(yùn)行過(guò)程中，由于信息不暢、內(nèi)部控制薄弱、決策過(guò)程冗長(zhǎng)等問(wèn)題，限制了工作效率與服務(wù)水平。所以立足于實(shí)際，踐行《醫(yī)院采購(gòu)管理辦法》等內(nèi)部控制制度，優(yōu)化信息流通等方面對(duì)提高公立醫(yī)院的工作效能更具積極作用。本文就公立醫(yī)院采購(gòu)流程再造與效率提升實(shí)踐，展開(kāi)分析和論述，希望以此可以給相關(guān)工作者以建議或啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；采購(gòu)流程；再造與效率

DOI：10.12433/zgkjtz.20243538

針對(duì)目前我國(guó)公立醫(yī)院的藥品供應(yīng)水平不斷提高，該環(huán)節(jié)越來(lái)越受到人們的關(guān)注。與此同時(shí)，在政府高度重視衛(wèi)生保健工作的背景下，對(duì)采購(gòu)工作也提出了更高的要求，其中涉及醫(yī)療器械、藥品等材料的購(gòu)置，以及醫(yī)院內(nèi)部的資源流轉(zhuǎn)、調(diào)配。為此，對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行優(yōu)化，提高采購(gòu)效率，是當(dāng)前公立醫(yī)院面臨的一個(gè)重要課題。不僅如此，由于信息化的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的采購(gòu)模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化公立醫(yī)院的需求，因此加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部管理以及信息交流等環(huán)節(jié)的管理，通過(guò)對(duì)各個(gè)要素的分析，提出有針對(duì)性的措施，既可以提升醫(yī)療資源的使用效益，又可以提升自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)于達(dá)到優(yōu)質(zhì)驅(qū)動(dòng)發(fā)展的目的具有積極意義。

一、現(xiàn)階段影響醫(yī)院采購(gòu)效率的共性因素

（一）采購(gòu)過(guò)程冗長(zhǎng)，耗費(fèi)時(shí)間

公立醫(yī)院的采購(gòu)過(guò)程往往包含需求提出—審批—招標(biāo)—簽訂合同等多個(gè)方面，與此同時(shí)，這一過(guò)程并不依賴于單方主體，還涉及信息部、裝備部、財(cái)務(wù)部等多個(gè)部門，是一個(gè)連續(xù)且系統(tǒng)的過(guò)程，但目前各方面均存在著溝通不暢、決策延遲等問(wèn)題，導(dǎo)致采購(gòu)時(shí)間延長(zhǎng)，運(yùn)行費(fèi)用增加。不僅如此，購(gòu)買要求編寫的優(yōu)劣，在一定程度上將會(huì)對(duì)隨后購(gòu)買決策的準(zhǔn)確性，以及實(shí)效性產(chǎn)生重要的作用[1]。例如，在對(duì)需求進(jìn)行描述時(shí)，很可能采購(gòu)計(jì)劃脫離現(xiàn)實(shí)，從而引起資源的浪費(fèi)和不足。再加上由于缺少統(tǒng)一的需求模板與評(píng)價(jià)體系，各部門對(duì)需求的表述往往帶有一定的主觀性，從而影響了采購(gòu)的精度與效率。針對(duì)上述問(wèn)題，著眼點(diǎn)是公立醫(yī)院需要進(jìn)行精細(xì)化管理，建立清晰的要求，并將其納入信息管理體系中，提高信息披露與協(xié)作的效能，達(dá)到最優(yōu)的分配，與此同時(shí)，通過(guò)構(gòu)建多個(gè)部門間的協(xié)同工作，并形成一個(gè)完整的信息反饋系統(tǒng)，是解決該類問(wèn)題的關(guān)鍵[2]。

（二）信息化程度不高，市場(chǎng)調(diào)研缺乏深度

大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用改變了現(xiàn)階段諸多企業(yè)的運(yùn)行模式，在當(dāng)前的醫(yī)療衛(wèi)生體制下，醫(yī)院的藥品采購(gòu)工作是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，它包括臨床科室、后勤保障、財(cái)務(wù)、法務(wù)等多個(gè)方面，如果不能構(gòu)建一個(gè)有效的信息管理體系，那么在需求收集、審批、招標(biāo)和合同的處理過(guò)程中，就會(huì)出現(xiàn)“信息孤島”的情況，進(jìn)而造成數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、信息滯后和決策延遲。而通過(guò)提高信息化程度，建立一個(gè)整合的采購(gòu)管理平臺(tái)，達(dá)到實(shí)時(shí)的信息分享和對(duì)具體采購(gòu)的多環(huán)節(jié)流程，通過(guò)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，能改善信息的傳輸精度和時(shí)效性，形成快速科學(xué)的購(gòu)買決策。但是目前通過(guò)OA流轉(zhuǎn)，每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目申報(bào)流程獨(dú)立審批，缺乏采購(gòu)流程的連續(xù)性。除此之外，在臨床診療活動(dòng)中，由于對(duì)各種設(shè)備及藥物的需求較大，如果沒(méi)有進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，很容易造成對(duì)市場(chǎng)情況、供應(yīng)商資質(zhì)及產(chǎn)品表現(xiàn)等方面的認(rèn)識(shí)不夠透徹，造成采購(gòu)到與實(shí)際需求不符的商品，從而降低醫(yī)院的整體效益，這類問(wèn)題是尤為突出的[3]。

（三）采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)亟待提高

在公立醫(yī)院的采購(gòu)工作中，對(duì)采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求，根據(jù)《醫(yī)院采購(gòu)管理辦法》《醫(yī)院醫(yī)用設(shè)備采購(gòu)管理辦法》《醫(yī)用耗材采購(gòu)管理辦法》等相關(guān)文件，工作人員需對(duì)醫(yī)療器械、藥品和耗材有較深的認(rèn)識(shí)，以及對(duì)其技術(shù)參數(shù)、臨床適用性和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力進(jìn)行精確的評(píng)價(jià)，才可以滿足現(xiàn)階段市場(chǎng)對(duì)公立醫(yī)院采購(gòu)管理環(huán)節(jié)的要求。采購(gòu)人員不僅要具備供應(yīng)鏈管理的基礎(chǔ)知識(shí)，還要具備需求預(yù)測(cè)、供應(yīng)商管理等知識(shí)，才能對(duì)不斷變化的競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)作出迅速地響應(yīng)，進(jìn)行最優(yōu)的選擇。不僅如此，熟知有關(guān)的法律法規(guī)，做到依法辦事，減少可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)，更是現(xiàn)階段對(duì)公立醫(yī)院采購(gòu)人員的基本要求之一[4]。但是目前來(lái)說(shuō)，對(duì)于該類具備綜合素質(zhì)的人員還存在“供不應(yīng)求”的現(xiàn)象，人才素質(zhì)的缺口，無(wú)法保證采購(gòu)環(huán)節(jié)的科學(xué)化、合理化，所以開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的專業(yè)素養(yǎng)是必要的[5]。

二、公立醫(yī)院采購(gòu)流程再造與效率提升的實(shí)踐策略

（一）完善公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系

想有效地提升公立醫(yī)院的采購(gòu)效益，必須從完善采購(gòu)體系和采購(gòu)程序兩個(gè)方面入手。應(yīng)立足于公立醫(yī)院的實(shí)際情況，明晰采購(gòu)策略，其中包含權(quán)限劃分以及采購(gòu)模式的確定等，根據(jù)日常消耗品、特殊設(shè)備、藥物等各類信息，制定相關(guān)的采購(gòu)準(zhǔn)則和程序。這一環(huán)節(jié)需要注意確保各項(xiàng)采購(gòu)工作按照規(guī)范進(jìn)行，從而減少因人為失誤引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等，可以參考《醫(yī)院貨物服務(wù)采購(gòu)管理辦法》《醫(yī)院招標(biāo)代理管理辦法》《醫(yī)院詢價(jià)定價(jià)管理辦法》等十余項(xiàng)采購(gòu)制度。除此之外，公立醫(yī)院可以通過(guò)使用電子化和信息化的方式，使采購(gòu)過(guò)程更加透明化以及信息化，該方式不但可以對(duì)購(gòu)買要求和存貨狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，而且能夠?qū)⑨t(yī)院的相關(guān)信息進(jìn)行集成，為重要決策以及議價(jià)等方面提供體系支撐[6]。

在完善公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系的過(guò)程中，通過(guò)與各個(gè)部門的交流合作，組織相關(guān)的采購(gòu)需求會(huì)議，可以更加精確地掌握患者的需求，防止由于購(gòu)買不及時(shí)或者不精確而造成醫(yī)療資源的浪費(fèi)。如圖1所示，結(jié)合公立醫(yī)院的實(shí)際情況，進(jìn)行優(yōu)化和細(xì)化，不僅加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和協(xié)商技巧的培養(yǎng)，提高他們對(duì)市場(chǎng)的敏感度，從而在醫(yī)療服務(wù)中爭(zhēng)取到更有利的價(jià)格。在保證品質(zhì)的前提下，達(dá)到對(duì)費(fèi)用的有效管理，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

圖1 招標(biāo)采購(gòu)流程圖

（二）合理引入招標(biāo)代理機(jī)制，建立有效的交流平臺(tái)

公立醫(yī)院合理引入招標(biāo)代理機(jī)制，建立有效的交流平臺(tái)，需提前進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，挑選出口碑好、工作經(jīng)驗(yàn)豐富且在醫(yī)藥領(lǐng)域有過(guò)中標(biāo)經(jīng)歷的投標(biāo)企業(yè)，提高招投標(biāo)工作的專業(yè)化、透明化，這一篩選過(guò)程可以避免招投標(biāo)工作中可能存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，保證招投標(biāo)的公平、公正。在實(shí)踐過(guò)程中，需要與招投標(biāo)代理公司保持緊密的聯(lián)系，通過(guò)定期召開(kāi)例會(huì)、建立匯報(bào)制度，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、市場(chǎng)變化、政策變化等進(jìn)行及時(shí)的交流反饋，從而促進(jìn)信息的流通[7]。例如，50萬(wàn)～100萬(wàn)元的貨物和服務(wù)類和20萬(wàn)～100萬(wàn)以上的設(shè)備，均委托招標(biāo)代理公司實(shí)施，通過(guò)構(gòu)建多層級(jí)的交流體系，保證各個(gè)科室間的信息交流與協(xié)作，具體來(lái)說(shuō)，成立一個(gè)采購(gòu)協(xié)作團(tuán)隊(duì)，對(duì)各個(gè)科室的采購(gòu)要求進(jìn)行經(jīng)常性的采集，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照醫(yī)院的總體策略予以決策，由此不僅可以減緩采購(gòu)內(nèi)部的“信息孤島”現(xiàn)象，更可以提高公立醫(yī)院的管理水平[8]。

與此同時(shí)，通過(guò)建立公立醫(yī)院的電子商務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)公立醫(yī)院投標(biāo)及采購(gòu)進(jìn)展情況的及時(shí)了解與反饋，提高了公立醫(yī)院的信息披露與工作效率，還可以對(duì)其業(yè)績(jī)進(jìn)行周期性的考核，根據(jù)在執(zhí)行中的成本控制能力以及售后服務(wù)等方面的因素，以保證所選出的代理機(jī)構(gòu)可以符合醫(yī)院的采購(gòu)需求。由此不僅可以保證公立醫(yī)院采購(gòu)流程再造與效率的提升，更可以開(kāi)拓招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)市場(chǎng)，尤其是通過(guò)建立長(zhǎng)期的合作機(jī)制等，對(duì)提高公立醫(yī)院的口碑以及綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力具有助力作用[9]。

（三）做好采購(gòu)需求管理，提升采購(gòu)人員職業(yè)素養(yǎng)

要想有效地提升公立醫(yī)院的資源配置，就必須從建立科學(xué)、制度化的采購(gòu)需求著手，通過(guò)構(gòu)建一個(gè)綜合性的需求預(yù)報(bào)系統(tǒng)，根據(jù)資料的統(tǒng)計(jì)及以往的購(gòu)買記錄，對(duì)各種藥品的需求及頻次進(jìn)行精確的辨識(shí)與預(yù)測(cè)。除此之外，根據(jù)各部門的具體要求，制定清晰的采辦方案，保證采辦的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。而完善內(nèi)部控制體系以及合理引入招標(biāo)代理機(jī)制、建立有效的交流平臺(tái)等措施，均需要依托于采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)，使之具有較強(qiáng)的醫(yī)學(xué)知識(shí)、市場(chǎng)分析能力及相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)。例如，通過(guò)定期的培訓(xùn)和邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)的專業(yè)人士來(lái)指導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備、耗材和藥品的市場(chǎng)動(dòng)向的了解，提高采購(gòu)人員在各種情況下的決策能力[10]。

目前，要推進(jìn)公立醫(yī)院的工作程序規(guī)范化，使各個(gè)部門之間的聯(lián)系更加緊密，減少不必要的審批，縮短反應(yīng)時(shí)間，可以引進(jìn)以信息科技為基礎(chǔ)的管理體系，例如：采購(gòu)信息軟件、電子投標(biāo)等，讓采購(gòu)資料更加透明，采購(gòu)程序更加自動(dòng)化，提高采購(gòu)的效能與準(zhǔn)確性。通過(guò)強(qiáng)化供應(yīng)商的協(xié)作過(guò)程中，依托OA平臺(tái)建立戰(zhàn)略性供應(yīng)鏈，保證原料來(lái)源的穩(wěn)定性以滿足患者的需求。與此同時(shí)，做好采購(gòu)需求管理，提升采購(gòu)人員職業(yè)素養(yǎng)，還可以建立一套績(jī)效考評(píng)體系，對(duì)購(gòu)買結(jié)果進(jìn)行周期性的評(píng)價(jià)，以保證達(dá)到購(gòu)買目的。此外，還應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行優(yōu)化，提高藥品的采購(gòu)效益，從而減少經(jīng)營(yíng)費(fèi)用，這對(duì)于提高公立醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力更具積極意義[11]。

三、公立醫(yī)院采購(gòu)流程再造與效率提升的實(shí)踐案例研究

通過(guò)對(duì)深圳市某三甲醫(yī)院的采購(gòu)工作進(jìn)行分析，得出以下結(jié)論：該醫(yī)院的運(yùn)作績(jī)效與其采購(gòu)的現(xiàn)實(shí)狀況有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性。在詳細(xì)剖析采購(gòu)流程后，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中存在著信息不對(duì)稱、供應(yīng)鏈管理不完善以及采購(gòu)過(guò)程冗長(zhǎng)等問(wèn)題。對(duì)此，醫(yī)院制定優(yōu)化了采購(gòu)流程，提高了反應(yīng)速度，減少了采購(gòu)費(fèi)用。其中通過(guò)引進(jìn)現(xiàn)代信息化技術(shù)，構(gòu)建統(tǒng)一的采購(gòu)平臺(tái)，保證各個(gè)科室和各個(gè)采購(gòu)單位的即時(shí)信息交流，提高決策的有效性。與此同時(shí)，對(duì)供應(yīng)鏈進(jìn)行了精細(xì)的供應(yīng)鏈管理，通過(guò)與核心供應(yīng)商的戰(zhàn)略協(xié)作，對(duì)原材料進(jìn)行統(tǒng)一的采購(gòu)，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行周期性的評(píng)價(jià)，使得供貨時(shí)間平均減少30%。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)采購(gòu)工作流程的重新設(shè)計(jì)，運(yùn)用流程圖的方式，簡(jiǎn)化了審批手續(xù)，減少了采購(gòu)時(shí)間，使整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的工作效率提升了40%。根據(jù)上述操作，已經(jīng)可以滿足現(xiàn)階段對(duì)公立醫(yī)院采購(gòu)流程再造與效率提升的本質(zhì)要求，根據(jù)《醫(yī)用耗材采購(gòu)管理辦法》《醫(yī)院貨物服務(wù)采購(gòu)管理辦法》等要求，細(xì)化相關(guān)內(nèi)容，其中包括對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，從而減少多余的存貨，節(jié)約了15%以上的費(fèi)用。這些措施對(duì)促進(jìn)公立醫(yī)院向高質(zhì)量發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)邁進(jìn)，為實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展打下了良好的基礎(chǔ)，后續(xù)也會(huì)根據(jù)市場(chǎng)要求，對(duì)醫(yī)院的采購(gòu)流程進(jìn)行細(xì)化和調(diào)整[12]。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，公立醫(yī)院目前采購(gòu)流程冗長(zhǎng)，耗費(fèi)時(shí)間且采購(gòu)品質(zhì)一般、信息化程度不足，市場(chǎng)調(diào)研缺乏深度、采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)亟待提高，是現(xiàn)階段影響采購(gòu)效率的共性因素。因此，完善公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系、合理引入招標(biāo)代理機(jī)制，建立有效的交流平臺(tái)、做好采購(gòu)需求管理，提升采購(gòu)人員職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)提高公立醫(yī)院的口碑以及綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，具有重要的助推力。

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（作者單位：深圳市光明區(qū)人民醫(yī)院）