大型國(guó)有企業(yè)印章合規(guī)化管理實(shí)踐研究
——以首鋼集團(tuán)礦業(yè)公司為例

張 進(jìn) 遲春革 王宏偉 劉玉棟

（首鋼集團(tuán)有限公司礦業(yè)公司，河北 遷安 064404）

一、引言

印章管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要管理項(xiàng)目，尤其在大型國(guó)企管理中，印章專業(yè)已經(jīng)形成了一個(gè)龐大的跨多層級(jí)、多專業(yè)、多部門的管理體系，尤其是近年來(lái)，隨著各企業(yè)合規(guī)工作的開展，如何更好地推進(jìn)合規(guī)化管理，降低印章管理風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)提升管理效率，是印章管理專業(yè)人員應(yīng)該深入思考的問(wèn)題。

二、大型國(guó)有企業(yè)印章管理的難點(diǎn)

（一）印章管理體系復(fù)雜化

目前，大型國(guó)企的印章種類多、層級(jí)多，為了全面加強(qiáng)印章管理，各企業(yè)基本上由企業(yè)辦公專業(yè)牽頭，財(cái)務(wù)、法律等相關(guān)歸口專業(yè)各自向下延伸，完善橫縱兩向職責(zé)體系建設(shè)，逐步構(gòu)建一個(gè)龐大的跨多層級(jí)、多專業(yè)、多部門的管理體系。這樣的管理模式，雖然更加能夠明晰專業(yè)職責(zé)分工、強(qiáng)化專業(yè)專管意識(shí)。但是由于其他歸口專業(yè)均為兼職印章管理員，印章管理工作存在專業(yè)跨域、知識(shí)壁壘，導(dǎo)致各歸口專業(yè)主體責(zé)任意識(shí)、管理知識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)待提高，尤其是印章管理網(wǎng)絡(luò)的末梢人員，印章專業(yè)管理知識(shí)缺口較大。

（二）印章管理脫節(jié)現(xiàn)象嚴(yán)重

印章全生命周期管理，從印章刻制到印章銷毀，形成一個(gè)閉環(huán)管理，然而由于一些印章管理員，印章專業(yè)管理知識(shí)不扎實(shí)，導(dǎo)致印章全生命周期管理出現(xiàn)局部脫節(jié)現(xiàn)象和管理漏洞，也造成該環(huán)節(jié)基礎(chǔ)資料的缺失。例如，有的印章管理員未正式履行內(nèi)部審批就刻章，或者刻制的印章未在公安系統(tǒng)備案、無(wú)法獲取刻章回執(zhí)；或者刻制印章后未啟用發(fā)文就使用印章；或者印章銷毀未履行銷章手續(xù)。這些環(huán)節(jié)的管理漏洞，不僅造成不合規(guī)問(wèn)題發(fā)生，給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)因?yàn)榛A(chǔ)資料的缺失，還會(huì)給后續(xù)查檔用檔工作造成困難，尤其是當(dāng)企業(yè)涉及刑事犯罪案件或民事法律糾紛時(shí)，由于部分證據(jù)材料的缺失，往往給公司造成較大的損失及負(fù)面影響。

三、礦業(yè)公司印章合規(guī)化管理的實(shí)踐案例

鑒于上述印章管理形式及難點(diǎn)，如何將印章管理知識(shí)破壁、融入其他專業(yè)的日常管理中并形成常態(tài)，彌補(bǔ)其他專業(yè)人員的印章專業(yè)管理知識(shí)，需要采取一個(gè)比較通俗易懂、容易執(zhí)行的合規(guī)化管理方式?；诖耍V業(yè)公司根據(jù)實(shí)際的管理情況，按照“統(tǒng)一管理、分級(jí)授權(quán)、有效制衡”的原則，建立了九大印章職責(zé)管理體系：1.各單位行政印章、黨委（總支）印章、法人章（非銀行預(yù)留）、其他業(yè)務(wù)專用章（2-9條印章除外）由礦業(yè)公司辦公室歸口監(jiān)督管理；2.財(cái)務(wù)類專用章由礦業(yè)公司計(jì)財(cái)處（財(cái)務(wù)專業(yè)）歸口監(jiān)督管理；3.合同專用章由礦業(yè)公司法律事務(wù)室歸口監(jiān)督管理；4.信訪專用章由礦業(yè)公司信訪行政科歸口監(jiān)督管理；5.愛(ài)委會(huì)、紅十字團(tuán)體類印章由礦業(yè)公司衛(wèi)生科歸口監(jiān)督管理；6.工會(huì)、團(tuán)委團(tuán)體類印章由礦業(yè)公司黨群工作部歸口監(jiān)督管理；7.紀(jì)律檢查委員會(huì)團(tuán)體類印章由礦業(yè)公司紀(jì)委歸口監(jiān)督管理；8.運(yùn)輸業(yè)務(wù)專用章由礦業(yè)公司生產(chǎn)處歸口監(jiān)督管理；9.勞資專業(yè)各類業(yè)務(wù)專用章、保險(xiǎn)類業(yè)務(wù)專用章由礦業(yè)公司人力資源部歸口監(jiān)督管理。礦業(yè)公司實(shí)施印章和規(guī)劃管理的舉措如下。

（一）強(qiáng)化“印章伴生資料”管理

礦業(yè)公司在總結(jié)了近幾年印章管理作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，首次提出了“印章伴生資料”概念，并將其納入印章日常管理?！坝≌掳樯Y料”的管理，就是參考個(gè)人檔案的管理方式，將印章擬人化管理，要求各個(gè)環(huán)節(jié)，必須留存所有相關(guān)的資料憑據(jù)，從而使印章的各個(gè)管理環(huán)節(jié)有據(jù)可依、有跡可循。下面圍繞印章生命結(jié)合擬人化管理來(lái)一一說(shuō)明：1.印章“出生”（刻制），須公司內(nèi)部審批同意（印章準(zhǔn)生證）后，攜帶相關(guān)材料到公安系統(tǒng)指定的刻制單位刻制（辦理住院），然后在公安系統(tǒng)備案并索取公安局刻章回執(zhí)（印章戶口本）。因此，印章刻制材料包含內(nèi)部刻制請(qǐng)示（印章準(zhǔn)生證）、刻制材料（住院材料）、公安局刻章回執(zhí)（印章戶口本）。2.印章“上崗”（啟用），上崗前需要發(fā)文啟用，為其辦理“工作證”后方可使用。因此，印章啟用材料包含印章啟用發(fā)文（印章工作證）及啟用印模冊(cè)。3.印章“在崗”（保管），印章需要嚴(yán)格遵守自己的勞動(dòng)紀(jì)律——印章管理制度，做到專人保管、安全存放，不得“串崗”。印章管理崗位異動(dòng)時(shí)，一定要做好“交接班”。因此，印章保管材料包含印章管理人員備案表及責(zé)任承諾書（崗位協(xié)議），印章交接單（交接班登記）。4.印章“工作”（使用）。印章使用嚴(yán)格落實(shí)專業(yè)會(huì)簽及領(lǐng)導(dǎo)審批制度，不得私自使用印章，用印有據(jù)率要100%，并做好用印登記。因此，印章使用材料包含用印登記臺(tái)賬（工作日志）、用印審批單（工作批示）。5.印章“退休”（廢止）。需要辦理“退休證”（發(fā)文廢止），才可以“離崗”。各法人單位及具備對(duì)外經(jīng)營(yíng)資格的非法人單位，印章廢止須公告聲明。因此，印章廢止材料包含：印章廢止發(fā)文（印章退休證）及廢止印模冊(cè)。6.印章“死亡”（銷毀）。廢止印章保存兩年后須銷毀，由保管人和保管人領(lǐng)導(dǎo)共同進(jìn)行，并填寫《印章銷毀單》（印章死亡證明）。7.伴生資料歸檔。印章銷毀后，印章生命周期的伴生資料要及時(shí)打包送檔案室歸檔。綜上所述，一枚印章的 “伴生資料”必須包含：印章出生材料（內(nèi)部刻制請(qǐng)示、刻制材料、公安局刻章回執(zhí)）；印章上崗材料（印章啟用發(fā)文、啟用印模冊(cè)）；印章在崗材料（印章管理人員備案表及責(zé)任承諾書、印章交接單）；印章工作材料（用印登記臺(tái)賬、用印審批單）；印章退休材料（印章廢止發(fā)文、廢止印模冊(cè)）；印章死亡材料（印章銷毀單）。通過(guò)“印章伴生資料”這種管理方式，印章管理專業(yè)從結(jié)果要求原因，從哪些印章管理材料必須有，來(lái)反向要求哪些印章管理程序必須有，因此，只要一枚印章的“伴生資料”齊備，該印章管理流程就不會(huì)出現(xiàn)脫節(jié)、漏洞現(xiàn)象，從而可實(shí)現(xiàn)并促進(jìn)印章生命周期的全流程及合規(guī)化管理。

（二）做好企業(yè)印章“兩風(fēng)險(xiǎn)”管控

目前，企業(yè)每年會(huì)組織印章管理專項(xiàng)整治或檢查工作，從各企業(yè)摸排情況看，雖然取得一定效果，但是各種印章管理問(wèn)題依然出現(xiàn)，主要表現(xiàn)為：私刻印章、偽造蘿卜章、印章未在公安系統(tǒng)刻制備案、印章管理員未經(jīng)審批私蓋印章、任由他人蓋章、被盜搶或丟失后被盜蓋、公司同時(shí)使用多枚同一印章、空白文件預(yù)先加蓋印章、項(xiàng)目部印章未妥善管理、更換印章或廢止印章未及時(shí)公示及通知業(yè)務(wù)往來(lái)單位、廢止印章未及時(shí)清理銷毀等等。之所以各種印章管理問(wèn)題屢屢出現(xiàn)，說(shuō)明該企業(yè)印章管理“兩風(fēng)險(xiǎn)”管控不到位。對(duì)此，礦業(yè)公司采取了以下舉措：

1.加強(qiáng)操作風(fēng)險(xiǎn)管控。印章管理涉及的國(guó)家法律法規(guī)主要有《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》《印章治安管理辦法》《中華人民共和國(guó)刑法》《中華人民共和國(guó)治安管理處罰法》。根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及作者所在礦業(yè)公司管理實(shí)際，對(duì)印章涉及的操作風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)位及風(fēng)險(xiǎn)管控進(jìn)行分析，相關(guān)操作風(fēng)險(xiǎn)如果不提前打預(yù)防針、強(qiáng)化過(guò)程管控，將給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成嚴(yán)重后果。

2.加強(qiáng)人為風(fēng)險(xiǎn)管控。近年來(lái)，首鋼礦業(yè)公司人為風(fēng)險(xiǎn)管控主要從以下幾方面落實(shí)，實(shí)踐中取得了很好的管理成效。一是崗位交接風(fēng)險(xiǎn)管控。在印章管理員崗位變動(dòng)、發(fā)生交接時(shí)，礦業(yè)公司印章牽頭專業(yè)會(huì)及時(shí)跟進(jìn)，及時(shí)靶向到人到崗，進(jìn)行上崗前專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)及離崗前安全教育。同時(shí)，涉及交接的兩任印章管理人員，尤其是臨時(shí)替崗人員，不僅要求其對(duì)實(shí)體印章和印章伴生資料履行交接登記手續(xù)，同時(shí)關(guān)于印章管理的知識(shí)交接、風(fēng)險(xiǎn)告知方面也要求同步交接到位。二是上級(jí)檢查方式、頻次管控。目前，礦業(yè)公司印章專業(yè)檢查，不僅組織年度計(jì)劃性檢查方案，日常更是采取常態(tài)化、突擊式檢查，讓所有印章管理人員時(shí)刻緊繃風(fēng)險(xiǎn)管理這根弦。三是安全教育培訓(xùn)管控。礦業(yè)公司印章管理專業(yè)采用下基層進(jìn)現(xiàn)場(chǎng)的方式，對(duì)所管理的33個(gè)單位逐個(gè)1對(duì)1開展全覆蓋式、深入式調(diào)研培訓(xùn)，現(xiàn)場(chǎng)面對(duì)面進(jìn)行溝通講解，解決了過(guò)去傳授人員范圍較窄、印章管理知識(shí)不能普及、培訓(xùn)偏于形式化的問(wèn)題，強(qiáng)化了培訓(xùn)效果，極大程度上提升了網(wǎng)絡(luò)末梢印章管理人員的專業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，在培訓(xùn)內(nèi)容上做文章，編制膾炙人口、通俗易懂順口溜，錄制圖文并茂的印章警示教育管理小視頻，發(fā)表印章管理知識(shí)文章，不但培訓(xùn)內(nèi)容上更豐富，通過(guò)專業(yè)群、網(wǎng)微平臺(tái)等媒介推送，還可引起廣大普通職工的興趣和關(guān)注，將受眾群體進(jìn)一步擴(kuò)大，印章管理知識(shí)進(jìn)一步普及到基層。

四、結(jié)語(yǔ)

實(shí)踐證明，礦業(yè)公司在提出“印章伴生資料”管理理念以來(lái)，印章管理人員對(duì)印章的管理模式已經(jīng)從“機(jī)械化”到“人性化”、從“生搬硬套”到“理解應(yīng)用”有了本質(zhì)轉(zhuǎn)變，整體的印章專業(yè)管理水平已大幅度提升。同時(shí)，在“印章伴生資料”管理模式的加持下，“兩風(fēng)險(xiǎn)”管控工作取得了很大成效，印章刻制、使用、保管、崗位交接等重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)位，問(wèn)題極少發(fā)生，公司的印章合規(guī)化管理更加有效。