干部人事檔案管理提質(zhì)增效路徑探析

摘要：干部人事檔案管理提質(zhì)增效是干部人事檔案資政作用得以充分發(fā)揮的重要前提，是加強(qiáng)干部人事管理的重要基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段干部人事檔案管理工作中，制度建設(shè)尚不完善，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后，檔案管理人員管理理念有待更新、專業(yè)技能有待提高，導(dǎo)致干部人事檔案管理質(zhì)效不高的問題。本文基于問題導(dǎo)向原則，提出了更新檔案管理理念、健全考核問責(zé)機(jī)制、注重管理技能提升以及加快基礎(chǔ)設(shè)施升級等建議，為提升干部人事檔案管理質(zhì)效提供了經(jīng)驗借鑒。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；智慧檔案管理系統(tǒng)；問責(zé)機(jī)制

DOI：10.12433/zgkjtz.20243447

一、提升干部人事檔案管理質(zhì)效的意義

干部人事檔案管理除檔案材料收集與審核、材料歸類與整理、目錄編制和檔案保管等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)外，還包括檔案審核、檔案查閱、檔案轉(zhuǎn)遞以及檔案數(shù)字化等一系列專業(yè)工作。干部人事檔案管理作為一項專業(yè)性強(qiáng)、程序復(fù)雜的工作，其管理質(zhì)量與效率均有嚴(yán)格要求。提升干部人事檔案管理質(zhì)效的重要意義主要體現(xiàn)在兩個方面：其一是有利于維護(hù)檔案的完整性和安全性。在以往的檔案管理工作中，經(jīng)常會因為文件資料歸檔不及時而出現(xiàn)檔案材料缺失、干部檔案信息滯后等情況，影響了干部人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性。而通過提升檔案管理質(zhì)效，加強(qiáng)檔案管理人員與檔案材料形成單位的組織人事干部工作對接，及時收集相關(guān)的檔案資料歸位相應(yīng)干部的人事檔案中，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的及時更新，維護(hù)了檔案的完整性和時效性[1]。其二是有利于挖掘檔案的價值。干部人事檔案管理以收集和保管檔案為手段，以滿足干部選拔任用和干部日常管理工作的需要為目的。通過提升檔案管理質(zhì)效，可以讓檔案工作人員快速完成檔案材料的收集、審核、分類、整理等基礎(chǔ)性工作，從而留出更多的時間投入到干部人事信息的整合與發(fā)掘，讓干部人事檔案在干部人事管理中的重要作用得以充分發(fā)揮。

二、干部人事檔案管理質(zhì)效不高的原因分析

（一）檔案管理人員觀念落后

當(dāng)前正處于檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式向信息化、智慧化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，檔案工作人員的管理理念、工作方法也必須與時俱進(jìn)，才能順應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展趨勢、提高自身的崗位適應(yīng)能力。就目前管理狀況來看，仍然有一部分檔案工作人員沿用傳統(tǒng)的工作習(xí)慣，例如，在干部人事檔案管理中僅滿足于檔案材料的收集、保管，存在工作缺乏主動性、目光缺少前瞻性等問題。但干部人事檔案的數(shù)量不斷增加，如果仍然沿用傳統(tǒng)工作模式，不僅會面臨較大的工作壓力，而且會嚴(yán)重制約檔案管理質(zhì)效，這也是新形勢下干部人事檔案管理質(zhì)效提升方面亟待解決的問題之一。

（二）檔案管理制度不完善

檔案管理實踐表明，規(guī)章制度能夠指導(dǎo)各項工作有序開展，讓檔案工作人員能夠明確責(zé)任、各司其職，進(jìn)而起到提升檔案管理質(zhì)效的作用?，F(xiàn)階段檔案管理部門雖然有一套規(guī)章制度，但是存在兩方面的問題：其一是制度的配套還不夠完善，在日常管理中還存在盲點、堵點，例如，現(xiàn)行制度中關(guān)于干部人事檔案材料制作未作具體規(guī)范、基層單位干部人事檔案管理存在人員變動頻繁的問題等尚待解決。其二是檔案管理制度的落實不到位，對檔案工作人員的激勵性不足。在檔案管理質(zhì)效沒有與檔案工作人員個人利益掛鉤的情況下，用規(guī)章制度提升干部人事檔案管理質(zhì)效的作用并不明顯。

（三）檔案工作人員綜合素質(zhì)參差不齊

檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)素養(yǎng)與干部人事檔案管理質(zhì)效密切相關(guān)。從調(diào)查情況來看，多數(shù)檔案工作人員專業(yè)技能較為扎實、從業(yè)經(jīng)驗較為豐富，可以滿足檔案管理崗位的基本要求。但是在工作實踐中，部分檔案工作人員由于長時間從事檔案收集、整理、編目等基礎(chǔ)性、重復(fù)性工作，無法更好地實現(xiàn)自我價值，存在工作態(tài)度消極、工作質(zhì)效不高的情況。此外，在干部人事檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型過程中，部分檔案工作人員對信息技術(shù)的應(yīng)用不夠熟練，未能充分發(fā)揮信息技術(shù)在提升檔案管理質(zhì)效方面的優(yōu)勢，這也成為制約檔案管理質(zhì)效提高的因素之一。

（四）檔案管理信息化水平不高

信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用是推動檔案事業(yè)發(fā)展的重要動力，同時對革新檔案管理模式、提升檔案管理質(zhì)效也有積極幫助。從整體看，近幾年檔案管理部門的信息基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，客觀上減輕了基層檔案工作人員的負(fù)擔(dān)與壓力，但是信息技術(shù)與檔案管理的融合程度不深，目前主要用于檔案的快速檢索與檔案查閱，檔案管理信息化與干部人事檔案服務(wù)于干部人事管理的功能之間還有待進(jìn)一步契合。例如，目前干部人事檔案數(shù)字化所做的多為檔案圖片信息的錄入與處理，雖能方便于檔案查閱和利于延長紙質(zhì)檔案的壽命，但在干部統(tǒng)計、快速提取干部信息方面仍存在短板。同時目前不同的干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)之間存在技術(shù)壁壘，對于不同系統(tǒng)制作的數(shù)字化成果無法兼容接納，也不利于部門之間的信息共享，仍然需要檔案工作人員重新掃描相關(guān)資料及錄入干部人事相關(guān)信息，然后上傳到干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)中，在這種工作模式下，檔案管理質(zhì)效很難得到真正意義上的提高。

三、干部人事檔案管理質(zhì)效的提升策略

（一）更新檔案管理理念

干部人事檔案作為對干部“三齡兩歷一身份”等各方面信息的真實記錄，在干部的選拔任用和干部日常管理等方面發(fā)揮了重要作用。新時期的檔案工作人員必須緊跟檔案事業(yè)發(fā)展趨勢，主動創(chuàng)新檔案管理意識，實現(xiàn)從“重藏輕用”向“藏用并重”的轉(zhuǎn)變，把工作重心逐漸轉(zhuǎn)移到干部人事檔案的開發(fā)和利用上[2]。檔案工作人員必須主動提高自身素養(yǎng)，提升檔案管理質(zhì)效，以便于提高干部人事檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。除此之外，干部人事檔案工作人員還要更新管理理念，主動嘗試將大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新一代信息技術(shù)應(yīng)用到干部人事檔案管理中。通過發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢、革新檔案管理模式，在提升檔案管理質(zhì)效的基礎(chǔ)上，為檔案資源的整合與開發(fā)提供必要的支持。例如，借鑒其他檔案管理部門的成功經(jīng)驗，在材料收集歸檔、信息錄入、查閱使用、審核鑒別等方面嘗試使用智慧管理系統(tǒng)，不斷提高工作質(zhì)效。

在保質(zhì)保量做好干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)上，檔案工作人員還要樹立主動服務(wù)意識和檔案開發(fā)觀念。充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，變被動為主動，在了解檔案使用需求的基礎(chǔ)上實現(xiàn)工作重心從“管理”向“服務(wù)”、從“保存”向“開發(fā)”的轉(zhuǎn)變。按照《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，結(jié)合干部人事檔案日常利用情況，對關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)的檔案進(jìn)行整合歸類，發(fā)現(xiàn)干部人事檔案的內(nèi)在規(guī)律，充分挖掘干部人事檔案的潛在價值。檔案工作人員還要主動加強(qiáng)與用人單位的溝通合作，要求各單位在干部人事檔案材料形成過程中，確保干部的“三齡兩歷一身份”信息，與經(jīng)審核認(rèn)定的干部人事檔案審核專用《干部任免審批表》保持一致，并按規(guī)定及時移交材料，保證干部人事檔案的真實性和完整性，為干部人事管理工作的科學(xué)決策提供保障。

（二）健全考核問責(zé)機(jī)制

為進(jìn)一步增強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任感、使命感，使其能夠積極、高效、認(rèn)真地做好干部人事檔案管理工作，必須要建立健全考核問責(zé)機(jī)制。通過發(fā)揮制度的約束和激勵作用，讓干部人事檔案的管理質(zhì)效和開發(fā)程度得到全面提升，挖掘干部人事檔案在干部管理中的潛在價值。結(jié)合新時期干部人事檔案管理內(nèi)容細(xì)化考核指標(biāo)，使考核指標(biāo)能夠如實、全面地反映出檔案管理工作的開展情況，確保考核結(jié)果的客觀性、真實性。特別是以往干部人事檔案管理中存在的一些短板，必須要設(shè)置相應(yīng)的指標(biāo)，發(fā)揮其考核促提升的作用，對檔案工作人員產(chǎn)生激勵、督促作用，達(dá)到補(bǔ)齊短板、提升質(zhì)效的目的。例如，干部人事檔案需要定期更新，確保檔案內(nèi)容與干部真實情況相符。在建立健全考核體系時，應(yīng)重點設(shè)計一些與干部人事檔案內(nèi)容更新相關(guān)的考核指標(biāo)，像“接收的干部人事檔案材料是否及時進(jìn)檔”“對新接收的檔案是否及時審核”“檔案數(shù)字化信息是否同步更新”等。這樣就能促使檔案工作人員嚴(yán)格遵循本部門的規(guī)章制度，做好干部人事檔案的日常管理工作，從而提高干部人事檔案管理的質(zhì)量與實效。

同時，還要以考核結(jié)果為依據(jù)，實行相應(yīng)的激勵措施，將干部人事檔案的管理質(zhì)效與檔案工作人員的薪資績效直接掛鉤，從而倒逼檔案工作人員認(rèn)真履行職責(zé)、恪守職業(yè)道德。對于能夠按照本部門規(guī)章制度準(zhǔn)確高效完成干部人事檔案歸檔、整理、審核、查閱、轉(zhuǎn)遞、檔案數(shù)字化和檔案的日常保管等工作的，給予表彰，樹立典型，以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性；相反，對于工作上懶散懈怠，或者是因為個人工作失誤造成干部人事檔案審核、查閱、轉(zhuǎn)遞、檔案安全管理等工作中出現(xiàn)問題的，提出批評并進(jìn)行問責(zé)，視情況予以懲戒。通過多種途徑，激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，不斷提高檔案管理工作質(zhì)效。

（三）注重管理技能提升

數(shù)字化時代干部人事檔案的管理質(zhì)效與開發(fā)程度與檔案工作人員的綜合素質(zhì)密切相關(guān)，特別是在檔案管理向信息化、智慧化轉(zhuǎn)型的過程中，必須更加重視檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)的提高，通過組織教育培訓(xùn)，使其專業(yè)技能得到提升，思維視野變得更加開闊，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力，進(jìn)而提高干部人事檔案管理質(zhì)效[3]。可以從以下三方面打造一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高的現(xiàn)代化干部人事檔案管理隊伍：

一要抓好經(jīng)驗總結(jié)，隨著《干部人事檔案工作條例》的深入實施，各級各部門對干部人事檔案日益重視，干部人事檔案的日常管理中也遇到一些問題，必須重視問題分析和經(jīng)驗總結(jié)。一方面，加強(qiáng)經(jīng)驗總結(jié)，每月底召開一次總結(jié)會議，回顧本月檔案管理中遇到的困難、存在問題，在集中討論的基礎(chǔ)上尋找解決對策，使干部人事檔案管理工作能夠有條不紊、順暢高效地開展；另一方面，做好經(jīng)驗交流，組織檔案管理人員分享管理的新方法、學(xué)習(xí)的新技術(shù)，相互借鑒，取長補(bǔ)短，共同提高。通過經(jīng)驗總結(jié)，在提升個人工作技能和做好檔案管理工作上實現(xiàn)“雙贏”，進(jìn)而促成檔案管理質(zhì)效的提高。

二要重視日常培訓(xùn)，每季度組織一次集中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)培訓(xùn)模式上要大膽創(chuàng)新，激發(fā)檔案工作人員參加培訓(xùn)的積極性。根據(jù)檔案工作人員的日常表現(xiàn)，挑選工作積極性高、富有創(chuàng)新創(chuàng)造力的年輕職工，提供到專業(yè)機(jī)構(gòu)或高校進(jìn)修的機(jī)會。在進(jìn)修學(xué)習(xí)中豐富檔案工作人員的理論知識、學(xué)習(xí)新的檔案管理方法，從而在檔案事業(yè)改革發(fā)展過程中始終保持較強(qiáng)的崗位勝任力。此舉還能對其他檔案工作人員產(chǎn)生激勵作用，充分調(diào)動工作積極性，從而形成一種積極向上的氛圍。也可以采取邀請行業(yè)教授做客講座、現(xiàn)場問答等多種形式，逐一解答檔案工作人員在干部人事檔案管理中遇到的具體問題，幫助檔案工作人員掌握新技能、運(yùn)用新方法，從而提高工作質(zhì)效。

三要重視技術(shù)交接，在引進(jìn)了檔案自助服務(wù)終端、檔案管理信息系統(tǒng)后，要進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和交接，讓檔案工作人員熟悉新設(shè)備的基本功能、操作技巧，若能熟練操作新設(shè)備，不僅能減輕工作負(fù)擔(dān)，也能大幅度提升干部人事檔案管理質(zhì)效。近幾年檔案管理部門加快了信息化建設(shè)進(jìn)程，在每次引進(jìn)新的硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件后，需要及時開展一次專項技術(shù)培訓(xùn)，掌握硬件設(shè)備的維護(hù)要點、熟悉應(yīng)用軟件的操作流程，真正發(fā)揮新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用優(yōu)勢，實現(xiàn)干部人事檔案管理的提質(zhì)增效。通過做好技術(shù)交接，使新時期干部人事檔案管理模式順利向信息化、智慧化過渡。

（四）加快基礎(chǔ)設(shè)施升級

將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用到干部人事檔案管理中，既是檔案事業(yè)信息化發(fā)展的客觀要求，同時也是減輕基層檔案管理人員壓力、提高干部人事檔案管理質(zhì)效的有效舉措。在信息基礎(chǔ)設(shè)施日臻完善的背景下，需要建立管理設(shè)備更新?lián)Q代的長效機(jī)制，通過設(shè)置專項預(yù)算等方式提供充足的資金保障，讓檔案管理部門可以引進(jìn)智慧檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案材料的收集、審核、分類、整理、查閱、轉(zhuǎn)遞等常規(guī)業(yè)務(wù)的一站式辦理[4]。以檔案的更新和備份為例，由于干部的職務(wù)、工資等相關(guān)信息會發(fā)生較為頻繁的變動，需要定期進(jìn)行檔案信息更新維護(hù)，保證檔案載體內(nèi)容與干部實際情況一致。同時，為了保證干部人事檔案的安全性，還需要定期備份。在引進(jìn)智慧檔案管理系統(tǒng)后，可以在檔案管理部門和干部管理部門之間實現(xiàn)信息共享，當(dāng)出現(xiàn)干部人事信息變動后，立刻將信息同步到檔案管理部門，自動完成檔案信息的更新。此外，檔案工作人員還可以設(shè)定備份時間，如每周或每月備份一次，完成干部人事檔案的自動備份。將檔案工作人員從信息錄入、材料掃描、圖像整理等繁重、重復(fù)的日常事務(wù)中解放出來，讓檔案管理人員有更多的時間投入到檔案資料的補(bǔ)充與管理中，及時完善檔案信息，提高干部人事檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。而且工作人員還應(yīng)集中精力，深入分析干部人事檔案材料的邏輯性和嚴(yán)密性，加大干部人事檔案資源的整合力度，讓檔案資源在干部任用、人事決策等方面發(fā)揮應(yīng)有的價值，使干部人事檔案管理的質(zhì)效得到進(jìn)一步提高，從而為干部人事管理工作提供堅實的保障。

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