大數(shù)據(jù)在企業(yè)智慧檔案館建設(shè)中的應(yīng)用

高偉

[摘 要]近年來，隨著信息化社會建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，大數(shù)據(jù)的概念日益深入人心，大數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用于各行業(yè)領(lǐng)域。以檔案館的檔案管理為例，檔案資料數(shù)量及資料類型呈爆炸式增長，且獲得了云計(jì)算、大數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)的充分支持。在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的支撐下，檔案資料分類、整理及分析等工作過程，均能夠?qū)崿F(xiàn)智能化管理，這有助于提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量。因此，文章以大數(shù)據(jù)及檔案館檔案相關(guān)內(nèi)容為切入點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)智慧檔案館建設(shè)的必要性，提出大數(shù)據(jù)在企業(yè)智慧檔案館建設(shè)中的具體應(yīng)用要點(diǎn)，希望以此為企業(yè)智慧檔案館建設(shè)提供一些可靠的經(jīng)驗(yàn)支持。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；企業(yè)智慧檔案館；必要性；應(yīng)用要點(diǎn)

中圖分類號：F272；TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）04-0061-03

在社會經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的大背景下，國內(nèi)的各級檔案管理工作日趨成熟，社會對相關(guān)企業(yè)或單位的檔案管理工作提出了全新的標(biāo)準(zhǔn)和更高的要求。因此，為了主動迎合時代發(fā)展潮流，滿足日益嚴(yán)格的管理工作要求，企業(yè)檔案管理工作重心需逐步向分析智慧檔案館建設(shè)現(xiàn)狀、掌握大數(shù)據(jù)在其中的應(yīng)用要點(diǎn)等方向轉(zhuǎn)變[ 1 ]。

與此同時，智慧城市作為目前我國城市建設(shè)發(fā)展的主流趨勢，為城市居民的日常生活提供了更為便捷的服務(wù)，其理念被廣泛應(yīng)用于政務(wù)、醫(yī)療、交通等領(lǐng)域，因此企業(yè)檔案管理部門需緊抓時代發(fā)展機(jī)遇，使檔案管理模式向智能化轉(zhuǎn)變，為推動智慧城市建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持。

一、大數(shù)據(jù)及智慧檔案館相關(guān)概述

《中華人民共和國檔案法》明確指出，“檔案，是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。從檔案定義的角度來看，經(jīng)檔案記錄的信息被稱為“檔案數(shù)據(jù)”，電子檔案與大數(shù)據(jù)之間存在非常密切的聯(lián)系。

同時，檔案與大數(shù)據(jù)之間基本特征較為相似，均具有確定性、原始記錄性、歷史性及社會性等鮮明特點(diǎn)，是人類互動行為的原始記錄且記錄的內(nèi)容屬于完成確定的事件，大數(shù)據(jù)可以為檔案信息資料的完善、保存賦能，比如獲取有效信息數(shù)據(jù)，形成檔案信息資料，滿足相關(guān)企業(yè)、單位或用戶的檔案數(shù)據(jù)要求。又如，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)檔案信息管理，保證檔案信息安全等[ 2 ]。

智慧檔案館是指在網(wǎng)絡(luò)信息時代高速發(fā)展的背景下，形成的以智慧業(yè)態(tài)形式為基礎(chǔ)的單位場所。智慧檔案館需以一系列信息技術(shù)為支撐，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、人工智能技術(shù)、5G技術(shù)等[ 3 ]。

值得注意的是，智慧檔案館建設(shè)離不開大數(shù)據(jù)的支持，大數(shù)據(jù)既可以作為數(shù)據(jù)資源，又可以作為管理輔助技術(shù)工具，使智慧檔案館的建設(shè)管理更加高效、便捷和安全。因此，在企業(yè)智慧檔案館建設(shè)工作開展期間，需了解大數(shù)據(jù)，科學(xué)合理地應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息資源及技術(shù)。

二、企業(yè)智慧檔案館建設(shè)的必要性

企業(yè)智慧檔案館建設(shè)，是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。同時，從企業(yè)建設(shè)發(fā)展的角度考慮，企業(yè)也需要與時俱進(jìn)，做好智慧檔案館建設(shè)工作。結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)來看，企業(yè)智慧檔案館建設(shè)的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）有助于減輕檔案管理工作負(fù)荷，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理目標(biāo)

相關(guān)企業(yè)隨著規(guī)模的不斷擴(kuò)大，會形成海量的信息資源。但是，目前我國大部分企業(yè)檔案館仍存在管理理念滯后、管理效率偏低、管理手段單一化等問題，在過度依賴人工操作的情況下，難以提高企業(yè)檔案管理工作的效率。與此同時，企業(yè)檔案管理人員的意識有待增強(qiáng)，管理隊(duì)伍建設(shè)存在一定缺陷，此種情況會使企業(yè)檔案資源難以得到深度開發(fā)和充分利用[4-5]。為妥善處理企業(yè)海量檔案信息，提高檔案資源利用率，需從根源上認(rèn)識到應(yīng)用大數(shù)據(jù)的重要性及必要性，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的不足，比如將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，達(dá)到快速錄入檔案信息的目的，使檔案管理模式更為清晰、便捷，大幅提高檔案數(shù)據(jù)調(diào)用的準(zhǔn)確性及時效性，減輕檔案管理工作負(fù)荷，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理目標(biāo)。

（二）滿足用戶檔案信息資源需求，提高企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量水平

在網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)備份需要大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分支持，尤其是在企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下，檔案資料的數(shù)量不斷增多。即便相關(guān)企業(yè)能夠主動迎合時代發(fā)展潮流，積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，但是仍存在檔案信息存儲空間不足等現(xiàn)實(shí)問題。如何做好檔案數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)備份等工作，是目前檔案管理人員面臨的主要挑戰(zhàn)[ 6 ]。

由此可見，企業(yè)可以積極借鑒優(yōu)秀先進(jìn)檔案館開展檔案管理工作的成功經(jīng)驗(yàn)，將智慧檔案館建設(shè)與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，逐步建設(shè)具有企業(yè)特色的音像檔案數(shù)據(jù)庫、檔案文字?jǐn)?shù)據(jù)庫、檔案實(shí)體數(shù)據(jù)庫及檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)單一數(shù)據(jù)供應(yīng)向復(fù)雜知識服務(wù)供應(yīng)轉(zhuǎn)變，極大程度滿足用戶深入挖掘檔案信息價值的需求，提高企業(yè)檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平。

（三）有助于保證企業(yè)檔案信息資源的安全性

基于現(xiàn)狀層面分析，相關(guān)企業(yè)在檔案管理工作開展期間，主要負(fù)責(zé)分門別類地整理檔案信息。但是，受大數(shù)據(jù)時代影響，企業(yè)數(shù)據(jù)信息量呈爆炸式增長態(tài)勢，使企業(yè)檔案管理工作量不斷增加，而傳統(tǒng)檔案管理模式存在一些不足之處，客觀上增加了企業(yè)檔案管理工作的難度[ 7 ]。與此同時，自進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代以來，相關(guān)企業(yè)檔案資料以電子文檔為主要保存形式，其安全性問題深受各種因素的影響，如果電子檔案保密措施嚴(yán)密性不足，或安全管理流程未能有效落實(shí)，則容易遭到電腦病毒或黑客攻擊，出現(xiàn)破壞數(shù)據(jù)系統(tǒng)或盜取數(shù)據(jù)等安全問題，還容易造成重要數(shù)據(jù)丟失、泄密，對企業(yè)或個人帶來不可估量的損失。企業(yè)通過智慧檔案館建設(shè)，科學(xué)合理地利用大數(shù)據(jù)信息資源及技術(shù)，對檔案信息資源實(shí)施安全加密管理，能夠有效保證企業(yè)檔案信息資源的安全性。

三、大數(shù)據(jù)在企業(yè)智慧檔案館建設(shè)中的應(yīng)用要點(diǎn)

為做好企業(yè)智慧檔案館建設(shè)工作，鑒于大數(shù)據(jù)在其中的價值顯著作用，有必要掌握相關(guān)要點(diǎn)，合理利用大數(shù)據(jù)資源及技術(shù)。

（一）以大數(shù)據(jù)為導(dǎo)向，構(gòu)建完善的智慧檔案館檔案管理體系

首先，先進(jìn)科學(xué)的工作理念與體制，具有有效指導(dǎo)相關(guān)工作順利、有序開展的價值作用。因此，在智慧檔案館的實(shí)際建設(shè)過程中，相關(guān)企業(yè)需秉持實(shí)事求是的基本工作原則，提高對智慧檔案館建設(shè)的重視程度，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，不斷革新檔案管理模式、優(yōu)化管理流程、完善管理機(jī)制，從根源上認(rèn)識到轉(zhuǎn)變信息服務(wù)觀念的重要性及必要性，使檔案管理由單一數(shù)據(jù)供給向知識服務(wù)供給轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案利用與檔案管理并存的目標(biāo)，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的不足。

其次，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)智慧檔案館建設(shè)以電子化為主要途徑，不僅能有效壓縮檔案存儲空間，而且能有效提高檔案管理工作效率，因此相關(guān)企業(yè)需結(jié)合實(shí)際情況，創(chuàng)新檔案館檔案管理模式，補(bǔ)全系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)管理職能多元化[ 8 ]。

再次，要以大數(shù)據(jù)為導(dǎo)向，構(gòu)建完善的智慧檔案館檔案管理體系，合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，做好檔案信息資源的收集、分析、整理、存儲、利用、開發(fā)等一系列工作，明確數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)互聯(lián)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交互輸出標(biāo)準(zhǔn)等。

最后，還需合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，理順數(shù)據(jù)語義關(guān)系及數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系等，使檔案信息資源能夠完整、安全可靠地存儲于智慧檔案館，豐富企業(yè)智慧檔案館的館藏資源，滿足企業(yè)、相關(guān)單位及用戶個人對數(shù)據(jù)檔案資料的需求。

（二）與時俱進(jìn)，革新智慧檔案館檔案管理技術(shù)

傳統(tǒng)工作模式下，相關(guān)企業(yè)往往采用人工方式處理相關(guān)檔案資料，這會影響檔案管理工作的效率，進(jìn)而難以提高企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量。因此，在企業(yè)智慧檔案館建設(shè)過程中，有必要革新檔案管理技術(shù)。

一方面，可將計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)與檔案管理有效結(jié)合，拉近現(xiàn)代技術(shù)與智慧檔案館檔案管理之間的距離，不斷加快技術(shù)更新?lián)Q代速度，實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新，通過充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的作用，提高企業(yè)智慧檔案館檔案管理工作的效率及質(zhì)量。與此同時，為做好企業(yè)智慧檔案館建設(shè)工作，企業(yè)要充分發(fā)揮信息技術(shù)協(xié)助檔案管理的作用，加深與第三方大數(shù)據(jù)技術(shù)研發(fā)企業(yè)之間的溝通與合作，便于研發(fā)企業(yè)積極參與特色智慧檔案館工作過程，消除行業(yè)之間的隔閡，為企業(yè)智慧檔案館建設(shè)發(fā)展賦能。

另一方面，在企業(yè)智慧檔案館檔案管理工作開展期間，為保證檔案信息資料的完整性及安全性，需合理利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、安全密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)等，確保檔案信息資源避免受到黑客攻擊和病毒感染，充分體現(xiàn)檔案館檔案管理工作的智慧化及智能化作用。

（三）搭建智慧檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的智能管理

為實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案館檔案資料的智能管理，需利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，搭建完善的智慧檔案管理平臺。

一方面，企業(yè)智慧檔案館應(yīng)注重引進(jìn)智能設(shè)備，包括智能庫房及安防設(shè)備，充分利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)等，感知檔案實(shí)體、內(nèi)容及管理信息。

另一方面，優(yōu)化升級檔案管理平臺，使檔案館檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的融合程度加深，使感知范圍擴(kuò)大，在智能跟蹤、記錄檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的全過程管理，使檔案相關(guān)業(yè)務(wù)得到規(guī)范科學(xué)監(jiān)督、指導(dǎo)。此外，要將企業(yè)檔案館檔案系統(tǒng)升級為綜合性平臺，集信息收集、服務(wù)提供、安全保護(hù)與監(jiān)督管理于一體，全面提高檔案的管理和利用效率，為企業(yè)建設(shè)發(fā)展賦能。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)教育，提高智慧檔案館檔案管理人員的信息素養(yǎng)

在智慧檔案館的實(shí)際建設(shè)過程中，相關(guān)企業(yè)需以積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)背景下智慧檔案館建設(shè)人才的挑戰(zhàn)為前提，加大對檔案管理人才隊(duì)伍組建的重視力度，針對在崗人員定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)活動，提高在崗人員的綜合素質(zhì)水平及專業(yè)水平。與此同時，可以將企業(yè)建設(shè)與檔案管理相結(jié)合，制訂具體的人才培訓(xùn)計(jì)劃方案，保證檔案管理人員快速掌握全新的檔案管理知識及管理實(shí)踐能力，學(xué)習(xí)并掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)的應(yīng)用方法、技巧，充分適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作節(jié)奏[9-10]。招聘檔案管理人才時，要擇優(yōu)選出最為合適的檔案管理專業(yè)人才，做到專人專崗，為保證企業(yè)智慧檔案館建設(shè)工作的順利、有序進(jìn)行提供強(qiáng)有力的人才支持。此外，持續(xù)完善企業(yè)檔案館檔案信息化安全體系，加大資金投入，購買優(yōu)質(zhì)硬件設(shè)備，發(fā)揮技術(shù)人才的職能作用，做好檔案管理系統(tǒng)日常檢修工作，杜絕檔案管理系統(tǒng)的安全隱患，確保核心技術(shù)設(shè)備處于正常、安全可靠的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，為智慧檔案館建設(shè)質(zhì)量的提升保駕護(hù)航。

四、結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下，企業(yè)智慧檔案館建設(shè)離不開大數(shù)據(jù)的支持，合理利用大數(shù)據(jù)信息資源及技術(shù)，可以使企業(yè)智慧檔案館實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，提高企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量水平，保證檔案信息資源的安全性等。

因此，需以大數(shù)據(jù)為導(dǎo)向，構(gòu)建完善的智慧檔案館檔案管理體系，革新檔案管理技術(shù)，搭建智慧檔案管理平臺，提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)等，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的價值作用，提高企業(yè)智慧檔案館建設(shè)質(zhì)量，為我國檔案館建設(shè)事業(yè)的電子化、信息化、智慧化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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