信息化時(shí)代辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

文/江春燕

在信息化時(shí)代，各領(lǐng)域都面臨著更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，這也為各種工作的進(jìn)行開辟了新的路徑和方式。辦公室文書檔案的管理也是如此。

信息化時(shí)代讓文書檔案的處理效率和品質(zhì)都有了顯著的增長和優(yōu)化。但在文書檔案管理過程中也存在一些問題和不足，如檔案管理的難度較大、檔案管理人員安全意識不足等。因此，需要持續(xù)提升信息化管理的能力和水平，構(gòu)建管理體系，通過強(qiáng)化云計(jì)算的應(yīng)用以及其他多種方式，增強(qiáng)文書檔案的管理效能與品質(zhì)。

辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)的意義

便于信息管理查詢。通過信息化的方式管理文書檔案，可以提升查閱檔案的效率。在傳統(tǒng)的文書管理方法中，尋找相關(guān)信息需要投入大量的時(shí)間和精力，增加了工作人員的工作壓力和負(fù)擔(dān)。而采用數(shù)字化的管理方法，工作人員可以直接從文件檔案管理系統(tǒng)獲取所需的信息，不僅節(jié)約了時(shí)間和精力，還降低了勞動強(qiáng)度與壓力。此外，在數(shù)字化的管理系統(tǒng)里，可以滿足多人共享同一個(gè)信息的需求，顯著提升了文件檔案的工作效率和品質(zhì)。

降低管理成本。通過強(qiáng)化文件檔案的數(shù)字化管理，可以減少管理開銷，提升管理的效率和品質(zhì)。在初步進(jìn)行信息化的構(gòu)建時(shí)，必須大量購置硬件和軟件設(shè)備，而這些設(shè)備的安裝和維護(hù)都需要花費(fèi)大量的資金，構(gòu)成了信息化構(gòu)建開銷的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而，隨著信息化體系的構(gòu)建，接下來的花費(fèi)相對較低。通過強(qiáng)化信息技術(shù)的發(fā)展，可以顯著降低人力資源的開銷。在傳統(tǒng)的文件和檔案管理流程中，單位職工承受的壓力和負(fù)擔(dān)較大。在現(xiàn)代信息技術(shù)的推動下，可以降低人力資源的開銷，同時(shí)提升員工技術(shù)能力和綜合素質(zhì)，從而推動其成長與進(jìn)步。

信息化時(shí)代辦公室文書檔案管理工作存在的不足

安全意識不足。雖然信息技術(shù)的飛速發(fā)展有助于大幅度提高文件檔案管理的效率和質(zhì)量，但同時(shí)也暴露出一些潛在的問題，比如對安全的認(rèn)知不足。如在構(gòu)建文件和資料的過程中，忽略了保護(hù)其安全性，一旦出現(xiàn)信息安全問題，就有可能引發(fā)信息的泄露。因此，對于文檔檔案管理而言，必須重視安全問題，加強(qiáng)對信息安全的認(rèn)識和理解，才能有效保障文檔檔案的完整性和保密性。

缺乏有效的管理機(jī)制。由于信息化帶來的便利性，很多單位開始嘗試使用云端存儲服務(wù)，以便管理好文件和檔案。然而，在這種情況下，如果沒有一個(gè)完善的管理機(jī)制，就會導(dǎo)致文件和檔案被隨意更改或刪除。這就需要建立一套完整的管理制度，確保文件和檔案的完整性和準(zhǔn)確性。另外，在信息化時(shí)代，許多單位已經(jīng)采用了自動化的文件管理工具，但這些工具并不能完全替代人工干預(yù)。因此，還需要制定相應(yīng)的管理措施，確保文件和檔案的正確性和及時(shí)性。

風(fēng)險(xiǎn)防范水平不足。在信息化時(shí)代，許多單位都在加快推進(jìn)信息化進(jìn)程，但這些過程當(dāng)中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患，需加以防范。因此，要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，明確責(zé)任分工，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決出現(xiàn)的問題。一方面，檔案保護(hù)系統(tǒng)的安全性不足，缺乏足夠的安全級別，可能會使系統(tǒng)內(nèi)的相應(yīng)信息被偷取或損害。另一方面，由于沒有及時(shí)對管理系統(tǒng)進(jìn)行漏洞檢測、升級和安全審查，使管理系統(tǒng)極易受到外部攻擊。

文書管理難度大。在傳統(tǒng)管理模式下，文書檔案管理員對相關(guān)文件只能通過手動查找、整理、分類、歸檔等，這些操作都非常繁瑣且耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。隨著時(shí)間推移，涉及的文件數(shù)量在不斷增長，這無疑也增加了文書管理的難度。

信息化時(shí)代辦公室文書檔案管理工作的有效措施

加強(qiáng)云計(jì)算應(yīng)用。如果想要有效提升文書檔案的信息化管理技術(shù)和水平，就應(yīng)該積極利用云計(jì)算。目前，云計(jì)算技術(shù)已經(jīng)發(fā)展得較為成熟，能夠顯著提升工作效率和質(zhì)量。利用云計(jì)算技術(shù)，可以在文書檔案的管理流程中，高效解讀并總結(jié)相關(guān)信息，從而縮短計(jì)算處理的周期，降低員工的壓力與負(fù)荷。云計(jì)算包含眾多計(jì)算方法，它在數(shù)據(jù)處理上具有很高的效率和速度，所以需要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，以增進(jìn)對數(shù)據(jù)的深度解讀。尤其是現(xiàn)在需要處理的文書檔案數(shù)據(jù)也在不斷增加，因此，采用云計(jì)算可以顯著提升處理效率和質(zhì)量，從而推動文書檔案管理的進(jìn)步和發(fā)展。

構(gòu)建管理體系。需要建立一個(gè)完善的管理體系來強(qiáng)化文書檔案的管理工作。只有通過優(yōu)化管理體系，才能在工作進(jìn)行時(shí)更具針對性和目標(biāo)性。首先，確保所有需要管理的文件和資料都能被整合到管理系統(tǒng)中，防止資料遺失，以免影響后續(xù)工作的進(jìn)行。其次，確立管理流程和體系，設(shè)定嚴(yán)格的管理規(guī)定和準(zhǔn)則，妥善處理文書檔案的管理任務(wù)，防止出現(xiàn)推諉或效率低下的情況。最后，應(yīng)優(yōu)化和刷新管理系統(tǒng)。對于文件資料的處理，應(yīng)該根據(jù)社會的進(jìn)步來持續(xù)調(diào)整，以適應(yīng)社會的進(jìn)步，以此來提升處理文件資料的效益與品質(zhì)。

增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識。需要在強(qiáng)化文書檔案數(shù)字化管理的同時(shí)，提升對風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知，確保信息的安全，防止其被盜取或損壞，以此來提升文書檔案管理的安全性。必須高度關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的任務(wù)，并且提升對風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防意識，尤其是在管理層面，需要增加對人員和物資的支援，以此來提升信息化管理的安全性和科學(xué)性。為文書檔案信息化系統(tǒng)配備必要的攔截軟件或殺毒軟件，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。通過提高密鑰等級等多種手段，有效確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。建立專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，并持續(xù)提升其技術(shù)素質(zhì)和能力，對信息化管理系統(tǒng)或平臺進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，及時(shí)審查和保養(yǎng)管理系統(tǒng)，增強(qiáng)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。同時(shí)，也可以增進(jìn)與相關(guān)科技單位的交流和協(xié)作，利用其技術(shù)實(shí)力和水準(zhǔn)來確保信息化系統(tǒng)的安全。

構(gòu)建共享系統(tǒng)。在處理辦公室的文件時(shí)，不能只是簡單地進(jìn)行儲存和管理，而是要深入探索其實(shí)際應(yīng)用的價(jià)值，并通過數(shù)據(jù)的解讀與分享，提升文件的價(jià)值。因此，需要優(yōu)化共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)中文件和其他相關(guān)信息進(jìn)行共享，以便各相關(guān)部門可以借助之前的數(shù)據(jù)進(jìn)行當(dāng)前的任務(wù)或者作出更科學(xué)的決定。單位必須高度重視建立共享系統(tǒng)，并投入人力和物力來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。還應(yīng)持續(xù)優(yōu)化共享系統(tǒng)的性能，以便相關(guān)人員可以通過該系統(tǒng)獲取他們所需的信息。為確保數(shù)據(jù)的穩(wěn)固，需要優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的開放審核過程，并且只向某些部門或者某些人員提供一些權(quán)限，以防止其他人員竊取有關(guān)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)外泄。

加強(qiáng)設(shè)施配備。建設(shè)設(shè)施是執(zhí)行文書檔案管理任務(wù)的基石和前提，只有優(yōu)化設(shè)施配置，才能有效提升信息化管理的能力和水平。因此，單位需要增強(qiáng)對文件和檔案管理的信息化建設(shè)，并且需要配置必要的設(shè)備，裝備必要的硬件設(shè)備，以保證任務(wù)的順暢執(zhí)行?？梢栽鰪?qiáng)對軟件設(shè)施的支持，并與技術(shù)單位建立交流和協(xié)作，引進(jìn)符合文書檔案管理需求的軟件或系統(tǒng)。同時(shí)，組織單位內(nèi)計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的專家開發(fā)出適應(yīng)單位文件檔案管理需求的系統(tǒng)，從而有效提升系統(tǒng)的合理性和科學(xué)性。還要投入專門的資金用于升級和優(yōu)化硬件軟件設(shè)施。

提升工作人員信息化素質(zhì)。通過提升文書檔案的處理效率和品質(zhì)，來持續(xù)增強(qiáng)單位員工的技能和素養(yǎng)。在招聘文書管理人員時(shí)，需要嚴(yán)格篩選，挑選出擁有相關(guān)教育背景或者工作經(jīng)驗(yàn)的人才，以此減少其適應(yīng)時(shí)間，并增強(qiáng)他們與職位的匹配程度。加大培訓(xùn)力度，深入闡述文書檔案處理的常規(guī)方式和方法以及文書檔案處理的詳細(xì)步驟，以保證單位員工能掌握相關(guān)的知識，提升其工作執(zhí)行力和效益。強(qiáng)化對單位員工信息化素質(zhì)和能力的提升。組織安排單位員工參與檔案信息化培訓(xùn)，了解信息系統(tǒng)的運(yùn)行和實(shí)際操作，提升對系統(tǒng)應(yīng)用的能力和水平。文書管理人員需要積極掌握并學(xué)習(xí)最新的信息科技和操作方式，以此來持續(xù)增強(qiáng)信息化運(yùn)用技巧和能力，進(jìn)一步將其應(yīng)用于日常工作中，不斷提升文書檔案管理的效率和品質(zhì)。

圖據(jù)網(wǎng)絡(luò)。