傳統(tǒng)建筑企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建路徑

譚波

財(cái)務(wù)共享中心基于信息技術(shù)的支撐而建立，可通過優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程來實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、集中化管理。本文基于建筑業(yè)財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)及建立財(cái)務(wù)共享中心對提升建筑業(yè)財(cái)務(wù)管理效率的作用，以SXWJ為例探討了傳統(tǒng)建筑企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的路徑，希望對推動(dòng)建筑業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的成功建立有所幫助。

在新時(shí)代管理現(xiàn)代化和會(huì)計(jì)信息化趨勢的推動(dòng)下，基于信息技術(shù)支撐的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心正在各行各業(yè)中得到廣泛的應(yīng)用。財(cái)務(wù)共享服務(wù)可通過優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程來實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和集中化管控。SXWJ是一家傳統(tǒng)的建筑業(yè)集團(tuán)企業(yè)，因分子公司數(shù)量多、分布廣泛，形成了較為分散獨(dú)立的財(cái)務(wù)核算組織，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員構(gòu)建繁冗、成本高、核算標(biāo)準(zhǔn)與方法差異較大、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分散、費(fèi)用報(bào)銷失控等風(fēng)險(xiǎn)。建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是解決其財(cái)務(wù)管理瓶頸、優(yōu)化企業(yè)資源配置，降低企業(yè)管理成本、提高企業(yè)管理效率、最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)的必然趨勢。

確定建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的戰(zhàn)略定位

戰(zhàn)略定位的確定在建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心整個(gè)過程中處于主導(dǎo)地位，決定了業(yè)務(wù)流程、人員組織、運(yùn)營管理及信息系統(tǒng)的方向，是建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心首先考慮的內(nèi)容。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心戰(zhàn)略目標(biāo)的確定 在戰(zhàn)略目標(biāo)上，SXWJ實(shí)施共享服務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)主要有三點(diǎn)，一是對部分業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的作業(yè)模式，提高財(cái)務(wù)管控能力和財(cái)務(wù)效率，使集團(tuán)公司能更加靈活應(yīng)對業(yè)務(wù)擴(kuò)張和市場波動(dòng)；二是將財(cái)務(wù)基礎(chǔ)操作性職能與管理職能分離，釋放財(cái)務(wù)管理人員精力，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型；三是通過合理規(guī)劃選址、再造業(yè)務(wù)流程、優(yōu)化信息系統(tǒng)等手段實(shí)現(xiàn)人工成本的降低。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)的確定 不同的戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)復(fù)雜程度和管理復(fù)雜程度會(huì)產(chǎn)生根本影響，根據(jù)共享中心提供的所涵蓋的領(lǐng)域劃分，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心主要包含三種戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)模式，即“全球中心”“區(qū)域中心”“專長中心”。SXWJ的業(yè)務(wù)目前主要集中在山西省內(nèi)，隨著業(yè)務(wù)模式的擴(kuò)展，正在向華南、華北、西北等全國各地?cái)U(kuò)張，且當(dāng)前SXWJ的業(yè)務(wù)范圍比較單一，主要是建筑施工業(yè)務(wù)，基于以上特點(diǎn)，適合于SXWJ的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)主要是“區(qū)域中心”，將集團(tuán)所涉及的業(yè)務(wù)單元建立共享服務(wù)中心，基于業(yè)務(wù)交易，以企業(yè)整體成本降低為目標(biāo)的組織形式。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心戰(zhàn)略職能的確定 戰(zhàn)略職能的確定是對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)模式的定位，共享中心的戰(zhàn)略職能定位在發(fā)展中主要經(jīng)歷了“內(nèi)部職能中心”“虛擬經(jīng)營單位”和“獨(dú)立自主的外包服務(wù)公司”，SXWJ目前建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心處于起步階段，更適合于“內(nèi)部職能中心”模式，作為集團(tuán)內(nèi)部的業(yè)務(wù)單元，提供跨組織、跨地區(qū)的專業(yè)支持服務(wù)，包括基礎(chǔ)會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)報(bào)表出具、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息加工等。財(cái)務(wù)共享服務(wù)建立運(yùn)營成熟后，可以再向“虛擬經(jīng)營單位”或“獨(dú)立自主的外包服務(wù)公司”進(jìn)行轉(zhuǎn)型，以市場機(jī)制獨(dú)立運(yùn)營、服務(wù)收費(fèi)，以服務(wù)提供商的定位向其他客戶提供專業(yè)支持。

確定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的管理體系

SXWJ要設(shè)立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，需要由集團(tuán)財(cái)稅管理中心負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)管理，共享服務(wù)中心對財(cái)稅管理中心提供決策支持。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司各分子公司進(jìn)行業(yè)務(wù)核算，財(cái)稅管理中心可以根據(jù)共享服務(wù)中心提供的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對分子公司進(jìn)行管理考核，從而建立起完整的財(cái)務(wù)管理體系。具體組織機(jī)構(gòu)可設(shè)計(jì)為在財(cái)稅管理中心下設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，財(cái)稅管理中心與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的關(guān)系是政策的制定與執(zhí)行的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算職能與管理職能的適度分離。共享服務(wù)中心履行核算職能，向財(cái)稅管理中心提供數(shù)據(jù)信息，財(cái)稅管理中心制定財(cái)務(wù)政策，分子公司財(cái)務(wù)科執(zhí)行財(cái)務(wù)政策，并將所有財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)都納入共享中心管理。為保證分子公司的價(jià)值創(chuàng)造能力，保留分子公司的資源管理、審批管理、內(nèi)部控制、審計(jì)管理、稅收管理的職責(zé)權(quán)限。

確定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的地址

由于SXWJ的業(yè)務(wù)是跨地區(qū)的，業(yè)務(wù)擴(kuò)張目前并未覆蓋全國乃至全球，選擇共享服務(wù)中心的地址應(yīng)重點(diǎn)考慮人力成本及信息系統(tǒng)的管理成本，SXWJ應(yīng)盡量在信息系統(tǒng)管理便捷的前提下，選擇人力和區(qū)域成本較低的地址。目前公司的總部位于山西省太原市，負(fù)責(zé)對全集團(tuán)的整體管理，建立共享服務(wù)中心更適合將其選擇在總部所在城市。

確定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)現(xiàn)需要依賴信息系統(tǒng)，選擇共享服務(wù)信息系統(tǒng)是構(gòu)建共享服務(wù)中心的重中之重。信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)施的載體，能夠支撐共享服務(wù)中心完成各項(xiàng)工作。SXWJ建立共享服務(wù)中心需要在原有ERP信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改造和升級，使其與再造后的業(yè)務(wù)流程匹配。參考目前比較常見的企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)使用的信息系統(tǒng)架構(gòu)，建立共享服務(wù)中心需要在原有ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上配置或整合如電子影像系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、合并報(bào)表系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)、預(yù)算控制系統(tǒng)和稅務(wù)管理系統(tǒng)等。

規(guī)范共享服務(wù)中心的人員配置及職責(zé)劃分

SXWJ在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，需要調(diào)整集團(tuán)全體財(cái)務(wù)人員配置。集團(tuán)財(cái)稅管理中心保留高素質(zhì)的戰(zhàn)略財(cái)務(wù)人員，各分子公司保留一至兩名業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員，其他財(cái)務(wù)人員通過選拔進(jìn)入共享服務(wù)中心成為共享財(cái)務(wù)人員。此次人員的重大調(diào)整勢必會(huì)減少財(cái)務(wù)人員的需求量，部分財(cái)務(wù)人員將面臨被淘汰或轉(zhuǎn)型的風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)稅管理中心所保留的戰(zhàn)略財(cái)務(wù)人員，應(yīng)將精力重點(diǎn)集中在財(cái)稅管理政策的制定、管理會(huì)計(jì)、投融資、稅務(wù)籌劃等職能上。各分子公司保留的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員將取消財(cái)務(wù)核算職能，重點(diǎn)將精力集中于業(yè)務(wù)支持上。共享服務(wù)中心的共享財(cái)務(wù)承擔(dān)集團(tuán)范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)核算職能，共享服務(wù)中心通過對不同業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，各業(yè)務(wù)組承擔(dān)不同業(yè)務(wù)類別的核算職能，進(jìn)一步提升核算的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、效率化。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程的再造

建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，SXWJ可對原有的采購與付款、銷售與收款、費(fèi)用報(bào)銷、固定資產(chǎn)管理、財(cái)資管理等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造，實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)以上業(yè)務(wù)的共享處理。

采購與付款流程再造 采購與付款業(yè)務(wù)主要包括供應(yīng)商準(zhǔn)入、詢價(jià)、合同簽訂、收貨入庫、應(yīng)付掛賬、應(yīng)付款。第一，供應(yīng)商準(zhǔn)入流程：分子公司采購員發(fā)起供應(yīng)商準(zhǔn)入申請單——采購中心采購經(jīng)理評估供應(yīng)商資質(zhì)——財(cái)稅管理中心合同管理員審批供應(yīng)商資質(zhì)評估結(jié)果并形成供應(yīng)商檔案。第二，詢價(jià)流程：分子公司采購員發(fā)布詢價(jià)報(bào)價(jià)單——采購中心采購經(jīng)理審批價(jià)格形成價(jià)格審批單。第三，采購合同簽訂流程：分子公司采購員發(fā)起采購合同——采購中心采購經(jīng)理審批采購合同——財(cái)稅管理中心經(jīng)理審批采購合同——財(cái)稅管理中心合同管理員審批采購合同。第四，收貨入庫流程：分子公司采購員發(fā)起采購訂單——采購中心經(jīng)理審批采購合同——項(xiàng)目部材料員辦理采購到貨——項(xiàng)目部材料員辦理到貨檢驗(yàn)——項(xiàng)目部材料員辦理驗(yàn)收入庫形成入庫單。第五，應(yīng)付掛賬流程：分子公司業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)根據(jù)入庫單登記發(fā)票并提交應(yīng)付單——共享中心應(yīng)付審核崗審核應(yīng)付單并生成記賬憑證——共享中心總賬主管崗審核記賬憑證。第六，應(yīng)付款流程：分子公司采購員提交付款單——分子公司業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)關(guān)聯(lián)應(yīng)付單并提交付款單——共享中心應(yīng)付審核崗審核付款單并生成記賬憑證——共享中心出納通過銀企直聯(lián)支付應(yīng)付款——共享中心總賬主管崗審核記賬憑證。

銷售與收款流程再造 銷售與收款業(yè)務(wù)主要包括簽訂工程承包合同、應(yīng)收掛賬、應(yīng)收款。第一，工程承包合同簽訂：分子公司經(jīng)營預(yù)算員錄入合同——市場經(jīng)營中心經(jīng)理審核合同——財(cái)稅管理中心經(jīng)理審核合同。第二，應(yīng)收掛賬流程：分子公司經(jīng)營預(yù)算員錄入建設(shè)單位驗(yàn)工計(jì)價(jià)單——分子公司業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)審核驗(yàn)工計(jì)價(jià)單并生成發(fā)票申請單——財(cái)稅管理中心稅務(wù)會(huì)計(jì)審核發(fā)票申請單并入銷售發(fā)票——分子公司業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)接收發(fā)票并提交應(yīng)收單——共享中心應(yīng)收審核崗審批應(yīng)收單并生成記賬憑證——共享中心總賬會(huì)計(jì)審核記賬憑證。第三，應(yīng)收款流程：分子公司業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)錄入收款單——財(cái)稅管理中心經(jīng)理審批收款單——共享中心出納確認(rèn)收款結(jié)算并生成記賬憑證——共享中心總賬會(huì)計(jì)審核記賬憑證。

費(fèi)用報(bào)銷流程再造 費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)主要包括報(bào)銷信息提交、報(bào)銷資料審批、資金撥付。以差旅費(fèi)報(bào)銷為例，流程再造設(shè)計(jì)如下：分子公司業(yè)務(wù)人員填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單——分子公司分管經(jīng)理審核差旅費(fèi)報(bào)銷單——分子公司業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)審核差旅費(fèi)報(bào)銷單及所上傳的業(yè)務(wù)單據(jù)——共享中心費(fèi)用審核崗審核報(bào)銷單及業(yè)務(wù)單據(jù)——共享中心出納崗進(jìn)行付款結(jié)算并生成記賬憑證——共享中心總賬會(huì)計(jì)審核記賬憑證。

固定資產(chǎn)流程再造 固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)主要包括固定資產(chǎn)購置申請、固定資產(chǎn)新增、固定資產(chǎn)折舊。第一，固定資產(chǎn)購置申請流程：分子公司業(yè)務(wù)員錄入固定資產(chǎn)申請表——資產(chǎn)管理中心經(jīng)理審核固定資產(chǎn)申請表。第二，固定資產(chǎn)新增流程：分子公司業(yè)務(wù)員引用固定資產(chǎn)申請表并錄入采購訂單——分子公司綜合辦公室主任審批采購訂單——分子公司業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)關(guān)聯(lián)采購訂單并提交發(fā)票申請單——財(cái)稅管理中心稅務(wù)會(huì)計(jì)審核發(fā)票申請單并提交發(fā)票——分子公司業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)提交應(yīng)付單——共享中心應(yīng)付初審崗審核應(yīng)付單并生成記賬憑證——共享中心總賬會(huì)計(jì)審核記賬憑證——共享中心資產(chǎn)核算崗接受系統(tǒng)通知記錄資產(chǎn)增加并生成固定資產(chǎn)卡片。第三，固定資產(chǎn)折舊流程：共享中心資產(chǎn)核算崗?fù)ㄟ^資產(chǎn)管理系統(tǒng)計(jì)提固定資產(chǎn)折舊并生成憑證——共享中心總賬會(huì)計(jì)審核記賬憑證。

傳統(tǒng)建筑業(yè)企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心是一個(gè)不斷探索與完善的過程，SXWJ在建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的過程中要充分結(jié)合集團(tuán)公司的實(shí)際情況，在現(xiàn)有財(cái)務(wù)信息化資源的基礎(chǔ)上進(jìn)行建設(shè)，同時(shí)要對全體財(cái)務(wù)人員進(jìn)行分類型的專業(yè)培訓(xùn)，才能使財(cái)務(wù)人員逐步適應(yīng)財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作模式，從而不斷突破集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)管理瓶頸，進(jìn)一步降低管理成本，逐步提高集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理水平。

（作者單位：山西五建集團(tuán)有限公司）